Werken met TOPdesk

Hoi allemaal,Ik ben voor onze organisatie bezig om change management steeds meer te gebruiken binnen TOPdesk.Nu loop ik bij een aantal formulier en templates aan tegen beperkingen in de werkwijze van onze organisatie.Het gaat dan vooral om approval flows en beperkingen hierbij.De 2 belangrijkste puntjes zijn deze:Hoe om te gaan met een approver als deze niet aanwezig is. Voor zover ik weet is er in TOPdesk geen backup manager of iets aangegeven. Nu zag ik dat dit kan via een SSP aanvraag om een temp manager aan te stellen maar vraag me af of er mensen zijn die hierin andere best practises hebben. We hebben voor een aantal vragen een afwijkende regel qua approvals. Bijvoorbeeld onze hoogste management laag heeft voor een aantal verzoeken geen approver nodig. Een deel omdat de managers hiervan in een ander werelddeel zitten en niet met TOPdesk werken en een deel om onnodig admin werk voor ons hoogste management te besparen. Hoe kan

Goedemiddag 🙋🏻Wij maken al enige jaren gebruik van de TOPdesk Barcode Asset Audit module maar nog niet optimaal. Op een aantal middelen plakken wij QR codes die verwijzen naar het middelnummer zoals we deze registeren in TOPdesk. Denk aan laptops, beeldschermen en printers. Nu vraag ik mij af wat de best practice is hoe je de database optimaal houd? Barcode scanner? En is het nog nodig om bij te houden waar alles staat. Een laptop is tenslotte een apparaat wat continu in beweging is. Ik ben benieuwd hoe jullie hier mee om gaan.Groet,Gerwin​​​​​​​

Goedemiddag, Heeft iemand een actiereeks of webhook op de plank liggen die op basis van een Excel lijst honderden wijzigingen in 1x kan afsluiten? Alvast bedankt. Mvg,Frank Mulders

Is er al enig zicht op wanneer de layout voor de kennisbank beschikbaar komt?Ik heb meegedaan met een pilot hiervoor en dat werkte erg prettig. Zou het graag live zien.​@Stefan van Opstal weet jij dat toevallig al?

Ik krijg van onze servicedesk meldingen dat de pagina van onze TOPdesk omgeving geregeld een timeout geeft als ze even van hun plek zijn geweest. De pagina is dan niet meer beschikbaar.Energiebeheer op de netwerkaansluiting staat al uit en de URL van TOPdesk is opgenomen onder “Deze sites altijd actief houden” in Edge.Iemand enig idee waar dit nog meer aan kan liggen?

iemand nog tips hoe dit het beste in te regelen met een actiereeks?

Goedemorgen, Ik weet niet ok ik deze vragen hier mag stellen. Zo niet verwijder hem maa.Mijn manager zoekt een overzicht om de aantallen en bestede tijd van alle modules in 1 overzicht te krijgen.Hij is op zoek naar het volgende:  Hij wilt per medewerker inzien hoeveel uur hij/zij geschreven heeft per module, en in totaal. En dat in 1 overzicht.Bijvoorbeeld:Behandelaar: Robin Exoo (behandelaarsgroep A, B en C)Jaar 2026 - Maand Januari* Meldingen (15 stuks) (12,5 uur)* Wijzigingen (13 stuks) (18 uur) Liefst opgesplitst in Standaard en niet standaard wijzigingen (1.3 uur).* Activiteiten (20 stuks) (20 uur)* Operationele taken (2 stuks) (8 uur)

Is het mogelijk om documenten gekoppeld aan een set/soort specifieke assets in één keer te downloaden?

Wij gaan beginnen met het inrichten van operationeel beheer voor onze facilitaire afdeling. Ik stoei wat met het bedenken van de inrichting van de schema's . Je kan het op verschillende manieren inrichten maar wat is nu handig.  ik ben benieuwd of iemand dit al heeft ingerichtEen voorbeeld waar ik aan denk is (vet gedrukt is schema daaronder zie je dan de reeksen: Schoonmaak  Glasbewassing (6 reeksen, moet gebeuren op meerdere panden) Lamellenreiniging (1 reeks alleen KWL) Gevelreiniging  (1 reeks alleen KWL)  Veiligheid EHBO koffer (6 reeksen, alle panden) AED (6 reeksen, alle panden) Brandblussers en haspels (6 reeksen, moet gebeuren op meerdere panden) Brandmeldinstallaties (2 reeksen, moet gebeuren op meerdere panden) Camerabewaking (5 reeksen, moet gebeur

[For English version, see: Improved handling of caller absence | TOPdesk]Voorheen gebeurde het bij ons dat wanneer een behandelaar een melding op Wacht op aanmelder zette terwijl de aanmelder afwezig was, de status direct weer veranderde naar Reactie ontvangen. Dit kwam doordat het automatisch antwoord-mailtje werd geïmporteerd en TOPdesk dit als een reactie interpreteerde. We importeerden automatisch mailtjes om te kunnen bepalen of een aanmelder aanwezig is.Vanaf vandaag is het probleem opgelost met een nieuwe actiereeks . Wanneer een behandelaar een melding op Wacht op aanmelder zet, controleert het systeem automatisch via de Microsoft Graph AP

Het maken van formulieren in Topdesk is vrij bewerkelijk. Gaat dit in de toekomst nog worden verbeterd?Suggestie:Kopieermogelijkheid van de op het formulier staande objecten zoals bijv. keuzelijsten e.d.Soms heb ik vaker vrijwel dezelfde keuzelijst nodig waarbij de zichtbaarheid afhankelijk is van vraag/antwoord. Het zou reuze handig zijn als dit te kopieren is, zodat sneller gewerkt kan worden. Dan hoeft alleen maar een optie te worden toegevoegd c.q. verwijderd in zo'n lijst terwijl de rest van de tekst er al staat.De kopieeroptie zou ook over verschillende formulieren moeten werken. Dus als een bepaald object al goed staat op het ene formulier, die ook te kopieren is naar een ander formulier (i.p.v. een heel formulier kopieren).Of als je keuzevaktjes moet toevoegen dat er een dan een pop-up komt hoeveel toegevoegd moeten worden i.p.v. dat je ze stuk voor stuk moet toevoegen.

Bij deze een topic om ongedocumenteerde API endpoints op een centrale plek vast te leggen.Deze lijst zal vast niet compleet zijn, maar daar is deze community voor.Post hieronder een comment met wat er mist en dan voeg ik het toe aan de lijst! WARNING:Gebruik van de endpoints is op eigen risico. TOPdesk kan op elk moment wijzigingen doorvoeren of de endpoint uitschakelen, zonder voorafgaande melding.Dit kan dan leiden tot breaking changes.Share & Subscribe APIMethod: GET,URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId={ID}Method: POST,URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId={ID}Body: "person-id-to-share"Voorbeeld POST:URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId=bffdf204-3097-49ca-9ada-3c02

Ik heb een flow lopen in PA die alle maintance until checkt, en hier een melding van maakt. Nu wil ik bij elke asset die daar in aanmerking van komt een standaard document aan toevoegen. Voor een of andere reden kom ik hier niet uit en gaat mijn pa chain in een loop. Super irritant. Iemand die sterk is in Power Automate en TOPdesk en toevallig weet hoe je een goeie http post kan geven naar de assets upload? en hoe ik daar dan een pfd vanuit mijn onedrive kan toevoegen? :(

Goedemiddag allen, Ik ben op zoek naar een stuk dashboarding wat je op een extern scherm zou kunnen tonen. We werken met een implementatie afdeling die wijzigingen doorvoeren die impact hebben op de operations. Bij de operations willen we een scherm / dashboard hebben met de wijzigingen die impact hebben. Weet iemand of hier een oplossing voor is? Zo ja, dan hoor ik het graag! 

Wij hebben met TOPdesk en Trello een koppeling lopen, dat zodra we een ticket op TO DO (status) zetten, die een trello ticket in dient.Nou heb ik een hekel aan dingen die niet binnen TOPdesk en Microsoft gebeuren. En nu is het zo dat microsoft hun eigen "trello” heeft.Weet iemand of hier al een koppeling tussen is/kan/heeft? Ik hoor graag!

We willen hier graag in bepaalde categorieën de tickets afschermen voor het grootste gedeelte van onze behandelaren. Dit hebben we geprobeerd met categoriefilters, maar levert niet het gewenste resultaat op. Wat we concreet willen is de tickets in de categorie waar datalekken en andere ISO/PO gerelateerde zaken in gedaan worden afgeschermd worden voor de rest van de behandelaren (beheerders in principe uitgezonderd). Punt is, dat er op zich wel tickets aangemaakt mogen worden door iedereen, maar daarna moeten ze naar een void gaan om alleen door de ISO/PO behandellaarsgroep zichtbaar te zijn. Heeft iemand hier ideeën hoe we dit kunnen implementeren? Edit: ik doel hier op zowel meldingen als wijzigingen

Hoi Robin hier!Soms ben je bezig in TOPdesk en kom je iets tegen waarvan je dacht…. Waarom heb ik dit nooit eerder gebruikt….. Ookal is het nog zo voor de hand liggend….  Misschien is het dus heel gebruikelijk om dit te gebruiken, maar ik deed dit eigenlijk nooit... Ik had vorige week zo een besef momentje. Wij bij HWW doen ontzettend veel wijzigingen, en daarbij komen ook heel veel wijzigingsactiviteiten kijken. Zoals het controleren van contracten. Hierbij hoeven we enkel snel de naam te controleren met AFAS. Elke keer opende wij een wijziging, dan de activiteit, dan afsluiten, dan de volgende wijziging… En blijkbaar hoeft dit dus niet… Dit staat rechtsboven in de wijziginsactiviteitenAls je namelijk op bovenstaand knopje klikt krijg je een lijst met all

Is er iets gewijzigd voor het zoeken in het middelenoverzicht?Omdat je (nog) niet kunt zoeken in de Geschiedenis widget bij een middel, gebruiken wij het veld Opmerkingen veel om gegevens historisch bij te houden. Dus als iemand iets inlevert, dan komt dat in de opmerking te staan. Als het middel vervolgens weer uitgegeven wordt, dan komt dat in een regel boven de vorige regel te staan in de opmerkingen. Dit laatste hoeft in principe niet omdat je die ook op naam toewijst, maar als dat per ongeluk vergeten wordt, dan kun je het altijd nog via de opmerkingen terugvinden.Voorheen kon ik in het zoekvenster snel even op een naam zoeken en dan vond ik alle middelen die iemand ingeleverd had. Sinds ongeveer een week (heb ik het idee) werkt dat niet meer of niet goed. Het maakt niet uit of je met of zonder wildcard teken zoekt. ID's van middelen zoeken gaat wel goed en ook als je zoekt op bijv. merk/type dat bij het middel horen. Toewijzing lijkt ook in het zoeken meegenomen

Goedemiddag,Ik wil de pdf-bijlage die aan een wijziging is toegevoegd via een actiereeks uploaden als bijlage aan de gekoppelde Asset.  Als basis heb ik deze actiereeks die een bijlage kopieert van een Activiteit naar de bovenliggende wijziging gebruikt:In de actiereeks wordt de bijlage opgehaald via URL: ${_responses.get_change_progresstrail.body.results?last.downloadUrl?no_esc}Voor het uploaden van dat bestand gebruik ik als endpoint: /tas/api/assetmgmt/assets/${_responses.get_change.body.asset.id}/uploads Content-Type: multipart/form-data; boundary=BOUNDARY Inhoud: --BOUNDARY Content-Disposition: form-data; name="file"; filename="${_responses.get_change_progresstrail.body.results?last.fileName}" Content-Type: application/plain;charset=utf-8

Er zijn behandelaren bij ons die graag via Teams een notificatie zouden willen ontvangen als er een melding op hun naam is gezet. Ik zag in de Action Sequences wel een Teams notificatie staan ([INC] Action Sequences: Microsoft Teams - Notifications (Workflows) - My TOPdesk SSP) maar die kan maar naar één persoon of groep wat sturen.Zijn er mensen die dit met een actiereeks werkend hebben kunnen krijgen?

Ik zou graag een log bijhouden in tickets van onderdelen van een Action sequence die gelukt zijn, maar die onzichtbaar zijn voor de behandelaren. Mijn idee is om daarvoor Log entries te gebruiken.We zetten dit nu vaker in de Action log van tickets, maar daar hoort die informatie m.i. niet thuis.Denk bijvoorbeeld aan:Succesvol een bericht verzonden via sms-integratie Succesvol een bericht gepost in een extern systeemMaar ook een stukje troubleshooting kan hierdoor vergemakkelijkt worden zonder dat daarvoor de beheerder moet kijken in de output van de action sequence, bijvoorbeeld een melding als...De noodzakelijke variabele was niet gevuld, daarom kan ik deze stap in de automatisering niet uitvoerenIk vind echter geen API endpoint voor de Log entries. Klopt het dat je die niet via de API kunt vullen?

Hallo, Ik zou graag net zoals bij een uitgebreide wijziging een standaard set aan activiteiten willen hebben bij een melding (1e of 2e lijns).Handelingen die verricht moeten worden door verschillende behandelaars.Voorziet Topdesk hierin? Of hoe hebben jullie dit ingericht? Groet,Johan

Hallo allen,Ik ben op zoek naar de manier om de geautomatiseerde acties te gebruiken voor het volgende doeleinde: Ik zou graag zien dat wanneer alle deelmeldingen onder de hofdmeldingen de status ‘Gereed’ hebben bereikt, de hoofdmelding ook als ‘Gereed’ wordt gemarkeerd. Maakt iemand gebruik van dezelfde actiereeks en kan mij helpen? Dank!

Heeft iemand in zijn productieomgeving al de AI-features geactiveerd, zoals:1️⃣ AI Incident Categorization – automatische categorisatie van tickets2️⃣ AI Incident Summarization – snelle samenvattingen van incidenten3️⃣ AI Knowledge Item Generation – automatisch kennisitems aanmakenBenieuwd hoe jullie deze functies ervaren in dagelijks gebruik 

Wij hebben (nog) geen koppeling met ons digitale onderteken­systeem (Evidos), maar zorgen er wel voor dat het akkoord op de leenovereenkomst (voor onder andere laptops en smartphones) via TOPdesk wordt vastgelegd en gekoppeld aan de juiste apparaten en personen. Daarnaast wordt hiervan een incident geregistreerd. Wat doet dit JSON script?Incident ophalen 🔍 De melding en bijbehorende informatie worden opgehaald. Apparaatgegevens verzamelen 📱💻 Informatie over de telefoon of laptop wordt opgehaald. Template identificeren 🏷️ De juiste template wordt gezocht voor het apparaat. Leenovereenkomst aanmaken 📑 De overeenkomst wordt aangemaakt op basis van de bestaande template. Apparaat koppelen 🔗 De laptop of smartphone wordt aan de leenovereenkomst gekoppeld. Persoonsgegevens koppelen 👤 D