Werken met TOPdesk

Ik wil TOPdesk gaan inzetten als registratietool voor datalekken, bhv- en interventiemeldingen.Dit type meldingen mag alleen in te zien zijn door de specifieke behandelaarsgroepen.Nu begreep ik dat ik dit met filtering kan regelen, alleen...Ik zie de optie tot filtering alleen niet terug in mijn TOPdesk omgeving. We werken met de laatste SAAS versie en ik heb alle rechten. Dient dit geactiveerd te worden in mijn licentie, of zoek ik op de verkeerde plek? Ik zoek nu bij Functionele instellingen.Vervolg vraag: wat is jullie advies categorie of behandel filter?We werken al geruime tijd met meldingenbeheer en hebben daarin een aantal behandelaarsgroepen gedefinieerd. Nu komen er dus drie type meldingen/behandelaarsgroepen bij. De meldingen die door deze drie groepen gedaan worden, mogen alleen door die betreffende groep gezien worden.Hoe regel ik dit het beste in? 

Dit script automatiseert het proces binnen TOPdesk waarbij incidentgegevens worden opgehaald en vervolgens het actieveld wordt aangevuld met de recent gemelde incidenten voor hetzelfde middel (bijvoorbeeld een apparaat of werkplek).🔍 Stap 1: Haal incidentdetails op Het script start met het ophalen van details van het huidige incident via een GET-aanroep naar de API: - Zoekt het incident op op basis van een unieke ID (${unid}). - Authenticatie via een vooraf ingestelde sleutel. - Slaat de opgehaalde gegevens op voor latere verwerking. 📋 Stap 2: Zoek gerelateerde incidenten Vervolgens zoekt het script naar recente incidenten die gekoppeld zijn aan hetzelfde middel (bijvoorbeeld een defecte laptop): - Voert een nieuwe API-aanroep uit om historische incidenten te vinden. - Haalt maximaal 10 eerdere incidenten op (kan worden aangepast via "Maximum_history_records"). - Sorteert de incide

Hoi! Op dit moment ben ik bezig met het verbeteren van de communicatie tussen aanmelder en behandelaars bij een uitgebreide wijziging.  Helaas komt het nog vaak voor dat een behandelaar meer informatie nodig heeft om de uitgebreide wijziging op te lossen.Huidige situatie:Middels een mailactie krijgt de aanmelder bericht voor meer informatie vanuit de wijzigingsactiviteit, helaas wordt dit actieveld niet naar de bovenliggende wijziging gekopieerd. Dit is verwarrend voor de aanmelder omdat hij/zij niet de vraag van de behandelaarsgroep ziet staan bij de wijziging die is ingediend. Binnen onze organisatie proberen we mailverkeer te verminderen dus het is geen optie voor de aanmelder om een reply te geven en het middels mailimport op te lossen ;). Tevens is het ook verwarrend voor de behandelaars omdat zij geen reply/reactie krijgen en dus echt de bovenliggende wijziging moeten openen voor een reactie. Ik ben bekend met de actiereeksen uit de library, (

Hoi! binnen onze Gemeente maken we gebruik van de applicatie AFAS voor ons personeelssysteem, TOPdesk voor persoonskaarten en Azure AD voor de centrale registratie van accounts en bijbehorende rechten. Afgelopen jaar hebben we via de Tool Enable-U een koppeling opgezet tussen deze applicaties. Deze koppeling kan in ons opzicht wat beter en zijn we afhankelijk altijd van een leverancier om aanpassingen hierin te doen.Steeds vaker hoor ik dat organisaties gebruik maken van AFAS-TOPdesk-AD waarin vanuit AFAS de persoonskaarten automatisch gevuld worden. Doordat het AD van de hostingpartij is mogen we hierin niet zelf direct schrijven maar worden er wijzigingflows naar de hostingpartij via geautomatiseerde acties verstuurd. Mijn vraag is: zijn er hier beheerders die gebruik maken van Tool4ever om deze koppelingen te realiseren, en zo ja, zou ik met diegene eens mogen schakelen?

Hallo allemaal, Heeft iemand ervaring om 2 Topdesk omgevingen aan elkaar te koppelen?Wij gaan op basis van ICT samenwerken met een andere VVT organisatie. Zie het als een samenwerking met een detachering constructie. Dit betekend dat de ICT’ers van beide organisaties in beide Topdesk omgevingen moeten kunnen werken. Ik ken de optie om dit te doen op basis van koppelen naar externe leverancier maar zoek een optie om het al te doen op basis van meldingen wat nog niet in behandeling zijn. Aanmelden in beide Topdesk omgeving kan een keuze zijn maar betekend dat men hier wel altijd aan moet denken. Alvast bedankt voor jullie ervaringen en meningen. Met vriendelijke groet,Thijs

JAAAA, Wij hebben hem eindelijk. De nieuwe tekst Editor in onze productieomgeving in incident manager! De nieuwe tekst editorWat vinden jullie er van? Blij er mee net zoals ik?Wat is jullie favoriete functie? Die van mij…. screenshots plakken met control V!  

Heeft iemand een idee of en hoe je binnen Topdesk een alert kan genereren als een application token van een API-account binnen een paar weken gaat verlopen?

Goedemiddag iedereen,In onze organisatie lopen we tegen het volgende aan en ik ben benieuwd hoe jullie hiermee om gaan of hoe er binnen TOPdesk wordt verwacht mee om te gaan.Het gaat over het prioriteren van een melding. Wanneer hier een P1 (=hoogste prio) aan wordt toegekend, zal bijv. de applicatiebeheerder zsm actie ondernemen (eventueel via externe leverancier) om de eindgebruikers weer een werkbare omgeving te geven. De applicatie wordt dan vervolgens weer vrijgegeven voor die eindgebruikers. De applicatiebeheerder wil daarna nog documentatie toevoegen aan de melding voor toekomstige referentie. Voor een juiste registratie dat een melding binnen de te verwachte oplostijd is afgehandeld wordt hier door collega's de melding afgeschaald van prio 1 naar prio 2. Echter omwille van de historie is het ons niet duidelijk of wij later met rapportages nog kunnen zien dat er een prio 1 melding is geweest.Hoe gaan jullie met dit soort situaties om?Alle in

Bij mijn huidige klant heeft vrijwel elke subafdeling – wat vaak neerkomt op een apart werkproces – een eigen behandelaarsgroep. In totaal gaat het om ongeveer 80 behandelaarsgroepen, waarvan bijvoorbeeld: ±26 voor Facilitair & Vastgoed ±10 voor ICT ±9 voor Functioneel Beheer ±6 voor Marketing & Communicatie ±9 voor HR etc. Voor zover ik kan zien en heb gehoord, is deze inrichting vooral ontstaan om de verschillende werkstromen te scheiden. Tegelijkertijd vraag ik me af of dit op de lange termijn ook de meest overzichtelijke en beheersbare aanpak is en of dat ik hier toch iets mee moet gaan doen.Daarom ben ik benieuwd: Vanuit welke insteek maken jullie behandelaarsgroepen aan? Hoe zijn jullie tot jullie huidige structuur gekomen? Hoe verdelen jullie de werkzaamheden binnen TOPdesk?

Beste TOPdesk specialisten,Ik ben benieuwd naar jullie ervaring en advies met het volgende:Wij hebben veel leveranciers die we in een ander systeem hebben staan. Deze willen we ook gebruiken in TOPdesk. Het idee is 1x vastleggen en inlezen in andere systemen waar nodig.Ik begrijp  echter dat er geen standaard import voor leveranciers bestaat en dat dit alleen via een custom import kanIs het mogelijk om leveranciers aan te maken via de API? Ik zie op de DEV pagina alleen maar GET opties.Hoe hebben jullie het leverancier management georganiseerd? Via custom imports of zijn er betere opties beschikbaar?

Hallo,Ik zoek een manier om met een actiereeks of iets anders automatisch op de hoogte gehouden te worden wanneer er een medewerker gearchiveerd wordt.Vanuit AFAS worden personen automatisch gearchiveerd na uit dienst, maar het behandelaarsaccount blijft dan nog steeds actief.Gezien wij nu sinds kort een (ruime) verdubbeling hebben aan behandelaren door de inhuizing van facilitair in onze TOPdesk omgeving is het niet meer eenvoudig bij te houden wanneer er een behandelaar de organisatie verlaat.Mijn vraag is concreet, hoe kan ik het beste geautomatiseerd een piepsysteem maken dat dagelijks checkt bij de personen of er ook behandelaars aan gekoppeld zitten?Ik heb wel met de instructie van MyTOPdesk een selectie gebouwd die dit handmatig kan doen, maar ik zie geen mogelijkheid deze gepland uit te voeren en in een actiereeks mee te nemen.Hebben jullie nog ideeën?Groetjes,Sascha

Werk jij bij een organisatie waar bestellingen via het TOPdesk Self Service Portal automatisch worden doorgezet naar AFAS voor verdere afhandeling? Voor een klant zijn we op zoek naar een praktijkvoorbeeld of referentie van iemand die:het bestelproces in het SSP gebruikt, én de vervolgstappen/afhandeling in AFAS laat plaatsvinden.Herkenbaar? Of ken je een organisatie die dit zo heeft ingericht? 👉 Laat het hieronder weten of stuur me een berichtje.Je helpt er een andere TOPdesk‑gebruiker enorm mee!

Zijn er nog mensen die het antwoord van hun formulieren niet echt overzichtelijk vinden, zeker bij vele vragen. Om dit op te lossen heb ik een automatisatie gemaakt die belangrijkste vragen inleest het de requests en deze dan in html vorm append in een memotext. Voor een new user form met heel wat info kan dit wel makkelijk zijn om in 1 oogopslag het voornaamste te zien. Zijn er mensen die dit anders aanpakken?Voorbeeldje:   

Onze projectleiders van de technische dienst zijn op zoek naar een manier om projectopvolging/-oplevering efficiënter te laten verlopenZijn er collega's van een openbaar bestuur die hier projectbeheer/wijzigingsbeheer voor gebruiken? 

Wij hebben een SaaS-omgeving. Ik ben de enige functioneel beheerder van TOPdesk.Ik probeer zoveel mogelijk de community te volgen, de roadmap bij te houden, informatie van TOPdesk te lezen en webinars te volgen. Ondanks dat merk ik dat ik het lastig vind om een goed overzicht te krijgen wanneer welke zaken veranderen. Ik heb dat onvoldoende onder controle.Ik zou dat graag meer gestructureerd aangeboden krijgen.Hoe gaan anderen hier mee om? 

Ik heb gezocht in alle documentatie maar ik kan het niet vinden. Vandaar mijn vraag.In de persoonskaart staat 2 keer afdeling. Weet iemand het verschil tussen deze 2?Het heeft daadwerkelijk wel verschil welke ik aanvink. Ik hoor het graag!

Zijn er klanten die werken met inrichtingen binnen de module Contractbeheer & SLM? Denk hierbij aan diensten, dienstenniveaus en service windows.Ik ben benieuwd:Hoe hebben jullie dit ingericht? Waar liepen jullie tegenaan bij de inrichting of het gebruik? En hoe wordt dit in de praktijk toegepast binnen de verschillende modules, zoals incidentbeheer, wijzigingsbeheer, problembeheer en operationele activiteiten?Alle ervaringen, tips of aandachtspunten zijn welkom. Alvast bedankt voor het meedenken!

Goedemiddag, Ik ben aan het orienteren op een strippenkaart. Met de meldingen heb ik het voor elkaar dat de bestede tijd weggeschreven wordt in een asset.Weet iemand of dit ook mogelijk is om vanuit een eenvoudige wijziging uit te lezen? Ik kan deze niet vinden. 

Binnen ons bestuur gebruiken we Esignflow voor het tekenen van documenten.We zouden graag bekijken of we een koppeling zouden leggen met Topdesk, zodat we vanuit Topdesk voor bepaalde aanvragen / beslissingen een document kunnen laten ondertekenen via eSignFlow.Iemand die dit al gedaan heeft?

Hey allemaal, Mijn taak binnen het team is eeuwig veranderend op vrijwel alle vlakken. Mij is nu gevraagd om KPI's goed in te delen, te bedenken, en waarneming goed in beeld te brengen.Dit "gebeurt” natuurlijk al in TOPdesk, maar…. niemand vult dit serieus in….Ik wil dit denk ik al zo veel mogelijk in formulieren laten doen.Zijn er mensen die al goed gebruik maken van hun KPI's en dit op een mooie manier in beeld weten te brengen, of voldoet de nieuwe reporting hub hier al aan? Wat zijn jullie eisen voor een p1/p2/p3/p4? Zijn er valkuilen waar ik rekening mee moet houden?Ik hoor graag!!! 

Goedemorgen, Zijn er TOPdesk gebruikers die ervaring hebben met het gebruik van Kennisbeheer in combinatie met Asset Management als documentbeheersysteem (of handboek) met versiebeheer, herzieningsdata, goedkeuringsstappen en eigenaren koppelen. 

Hallo allemaal, Ik ben Niels van het TOPdesk Product Management Team. Ik doe onderzoek naar welke use-cases allemaal door TOPdesk worden gedekt. Binnen de ESM-wereld hebben we het vaak over IT, faciliteiten en HR, maar ik weet dat velen van jullie ook veel andere teams hebben aangesloten. Mijn vraag is: welke andere teams of afdelingen hebben jullie ook in TOPdesk geïntegreerd? En hoe hebben jullie dat aangepakt? Was er behoefte aan bij die teams of is het aan hen geïntroduceerd? Bedankt voor jullie hulp en ik hoop jullie vandaag tijdens een van de webinars te zien :)Niels UiterwaalGroup Product Manager TOPdeskVertaald met DeepL.com (gratis versie)

Is er een mogelijkheid om bezoekers die niet zijn gekomen of geannuleerd in één keer de annuleren? Wij hebben namelijk geregeld bezoekers die wel zijn aangemeld maar niet komen en ook niet worden geannuleerd door de aanmelder.

Heeft iemand in zijn productieomgeving al de AI-features geactiveerd, zoals:1️⃣ AI Incident Categorization – automatische categorisatie van tickets2️⃣ AI Incident Summarization – snelle samenvattingen van incidenten3️⃣ AI Knowledge Item Generation – automatisch kennisitems aanmakenBenieuwd hoe jullie deze functies ervaren in dagelijks gebruik 

Wij zijn bezig met het inrichten van wijzigingsbeheer. Onderdeel van de inrichting is het aanmaken van een aantal automatische acties. Ik ben aan het zoeken naar de juiste manier om een e-mail te genereren naar de manager van de aanvrager op het moment dat er goedkeuring nodig is. (Dus niet bij een automatische goedkeuring). Dat zou iets moeten zijn als:trigger: eenvoudige wijziging aangemaakt of gewijzigdvoorwaarde: voorlopige wijzigingsaanvraag autoriseren status is geregistreerd EN manager is lid van persoonsgroep managers. Ik krijg dit niet goed werkend, iemand die me hierbij kan helpen zou ik bijzonder dankbaar zijn.