Werken met TOPdesk

Hi Robin hier! Voor de mensen die bij mij hebben meegekeken op de coworking dag, jullie zullen het misschien nog wel weten. Voor de andere komt nu een korte uitleg van mijn vraag. Onze servicedesk heeft dagelijks mensen op bezoek voor het ophalen van hardware of fysieke ondersteuning. Ze laten de medewerkers zelf een afspraak inplannen via microsoft bookings.  Regelmatig gaat dit toch nog wel eens mis, omdat mensen voor een of andere reden niet goed weten hoe ze in bookings moeten werken. Heeft iemand een TOPdesk koppeling lopen met bookings, of een idee voor een koppeling (en dus niet gewoon de URL geven) zodat mensen makkelijker een afspraak in bookings kunnen plaatsen door één of andere functie binnen in TOPdesk.Ik hoor graag!

Wellicht handig? Wij maken er dagelijks gebruik van. Dit proces zorgt ervoor dat er geen middelen achterblijven na archivering (lees: vertrek) van een collega en dat de juiste persoon geïnformeerd wordt. Let op: Variabelen moeten aangepast worden zodat naar de juiste wijziging wordt verwezen.Zoek gekoppelde middelen 🔍 Bij archivering van een persoon wordt gecontroleerd of er nog middelen (zoals een laptop) aan deze persoon gekoppeld zijn. Managergegevens ophalen 👔 Indien beschikbaar, wordt de manager van de persoon opgezocht. Details van middelen verzamelen 📦 Elk gevonden middel wordt opgehaald en verzameld in een overzicht. Notificatie voorbereiden 📝 Een meldingstekst wordt gegenereerd met een overzicht van de gevonden middelen en de naam van de persoon. Wijzigingsverzoek indienen 📤 Er

Bij mijn huidige klant heeft vrijwel elke subafdeling – wat vaak neerkomt op een apart werkproces – een eigen behandelaarsgroep. In totaal gaat het om ongeveer 80 behandelaarsgroepen, waarvan bijvoorbeeld: ±26 voor Facilitair & Vastgoed ±10 voor ICT ±9 voor Functioneel Beheer ±6 voor Marketing & Communicatie ±9 voor HR etc. Voor zover ik kan zien en heb gehoord, is deze inrichting vooral ontstaan om de verschillende werkstromen te scheiden. Tegelijkertijd vraag ik me af of dit op de lange termijn ook de meest overzichtelijke en beheersbare aanpak is en of dat ik hier toch iets mee moet gaan doen.Daarom ben ik benieuwd: Vanuit welke insteek maken jullie behandelaarsgroepen aan? Hoe zijn jullie tot jullie huidige structuur gekomen? Hoe verdelen jullie de werkzaamheden binnen TOPdesk?

Goedemiddag,Zijn er organisaties die het proces ‘schade melden aan voertuigen’ in TOPdesk (gedeeltelijk of volledig) hebben geautomatiseerd?Wij zijn vanuit een projectgroep benieuwd naar: hoe het end-to-end proces is ingericht (van melding tot afhandeling), welke onderdelen specifiek in TOPdesk zijn geautomatiseerd, en welke lessons learned jullie hierbij hebben opgedaan. Alle voorbeelden, tips of ervaringen zijn welkom.Met vriendelijke groet,Anneke Ligthart

Hi,Wij zijn vanuit onze organisatie benieuwd hoe jullie het beheer van TOPdesk verdeeld hebben.Hebben jullie hier 1 dedicated persoon voor die vaste Functioneel Beheer uren krijgt of hebben jullie dit verdeeld onder bijvoorbeeld een volledige servicedesk?Hoe zijn jullie ervaringen hiermee? Met name het verdelen van de Functioneel beheer taken.

Wellicht handig? Wij maken er dagelijks gebruik van.🧩 Middel-toewijzingen leegmaken bij archiveringDit proces zorgt ervoor dat wanneer een middel in TOPdesk wordt gearchiveerd, automatisch alle koppelingen met personen, lokalen én onderlinge relaties worden verwijderd.Zo blijft de administratie netjes 🧹 en worden oude koppelingen voorkomen.Hoe werkt dit JSON script?Informatie ophalen 📥 Zodra de status van een middel wordt gewijzigd naar “Gearchiveerd”, haalt het systeem via een API-aanroep alle actuele toewijzingen op.Hierbij worden lijsten opgehaald van gekoppelde personen, locaties en relaties (met hun unieke linkId). Personen loskoppelen 👥 Voor iedere gevonden persoon wordt een DELETE-aanroep gestuurd naar de TOPdesk-API. Hiermee wordt de koppeling tussen het middel en de medewerker verwijderd. Locaties loskoppelen 🏷️ Daarna worden alle gekoppelde lokalen é

Eigenlijk heel snel en simpel. Wat is jullie ervaring? Werken jullie er mee? Waar moet ik aan denken als ik er mee werk, en wat zijn de valkuilen.Ik wil kijken of dit interresant is om mee te werken binnen ons team.

Dit is een vraag in de trant van hoe doen jullie dit / hoe zouden jullie dit aanpakken. Wij werken met problems en krijgen de vraag hoe overzichtelijk te maken in de voorraad tickets per behandelaar(sgroep) welke aan een problem hangen en welke niet aan een problem hangen. Ik zat zelf te denken aan het gebruik van selecties, maar misschien hebben anderen hier een nettere oplossing voor. Ik hoor graag van jullie!

Hoi! binnen onze Gemeente maken we gebruik van de applicatie AFAS voor ons personeelssysteem, TOPdesk voor persoonskaarten en Azure AD voor de centrale registratie van accounts en bijbehorende rechten. Afgelopen jaar hebben we via de Tool Enable-U een koppeling opgezet tussen deze applicaties. Deze koppeling kan in ons opzicht wat beter en zijn we afhankelijk altijd van een leverancier om aanpassingen hierin te doen.Steeds vaker hoor ik dat organisaties gebruik maken van AFAS-TOPdesk-AD waarin vanuit AFAS de persoonskaarten automatisch gevuld worden. Doordat het AD van de hostingpartij is mogen we hierin niet zelf direct schrijven maar worden er wijzigingflows naar de hostingpartij via geautomatiseerde acties verstuurd. Mijn vraag is: zijn er hier beheerders die gebruik maken van Tool4ever om deze koppelingen te realiseren, en zo ja, zou ik met diegene eens mogen schakelen?

Hallo,iemand ervaring met het instellen van SLA’s en de daar aan gekoppelde prioriteitenmatrix?We willen dit als organisatie gaan inrichten, maar gebruiken meldingenbeheer voor zowel ICT als gebouwenbeheer. Als je dan een prioriteitenmatrix gaat opstellen stel ik toch vast dat de insteek verschillend is.Voor de openingsuren en doorlooptijden kan je dit apart opzetten, via een apart dienstencontract. En je kan verschillende velden definiëren bij impact en urgentie, maar je ziet dan alles staan in beide servicecontracten. concreet voor ICT zou dan impact 1persoon, meerdere personen of dienst en alle gebruikers zijn, voor gebouwbeheer kan dat dan 1 gebouw, 1 provincie of streek en alle gebouwen zijn. Is er een manier om daar te filteren of te koppelen? Mvg,Bart De MeesterTOPdesk admin Familiehulp (België)

HalloWeet iemand een oplossing voor het volgende ('new’ assetmanagement):In Asset management wil ik filteren over 2 velden die elk op een ander sjabloon staan. vb. sjabloon applicatie veld appmanager AND sjabloon Licentie enddate between date1 and date2je behoort dan alle licenties die in die periode verlopen en op naam van een specifieke appmanager staan te krijgen.  Echter resultaat is nil. Als ik puur op de periode zoek dan zie ik de manager wel voorkomen.  Heeft iemand hier een oplossing voor ?Ik los het liever op binnen TOPdesk dan op excel terug te moeten vallen.

Is het mogelijk om te zoeken op meerdere verschillende assets (bijvoorbeeld simcard1 en simcard2) in één zoekopdracht/filter? (dus niet opeenvolgend). Volgens mij kan het niet, de zoekfunctie kent voor zover ik zie niet iets van een OR of AND  operator.

Wat doet deze actiereeks?Deze actiereeks monitort alle actiereeksen binnen TOPdesk (uitgezonderd ingeplande acties, webhooks en asset-acties).Wanneer één van deze actiereeksen faalt, wordt er automatisch een melding aangemaakt.Waarom deze actiereeks?Persoonlijk vind ik de standaard mailnotificatie voor actiereeks-monitoring niet prettig werken. Deze mails lopen mee met de reguliere importen, waardoor je: geen specifieke urgentie kunt meegeven minder grip hebt op prioritering en opvolging Het is uiteraard mogelijk om hiervoor een aparte import in te richten, maar in dit geval vond ik een actiereeks zelf overzichtelijker en flexibeler. Implementatie van de actiereeksStap 1 – Ga naar Actiebeheer Ga in TOPdesk naar Modules Open Actiebeheer

We zijn benieuwd hoe jullie als klanten de categorieën en subcategorieën in TOPdesk hebben ingericht.Hoe zijn jullie tot deze structuur gekomen? Welke ticketkenmerken gebruiken jullie voor rapportages en dashboards? Gebruiken jullie dezelfde categorieën binnen de verschillende modules? Of hebben jullie voor elke module aparte categorieën?We horen graag jullie aanpak, voorbeelden, tips of aandachtspunten. Alvast bedankt!

Standaard wordt in TOPdesk het verzoek veld ingeklapt getoond bij het openen van een incident. Weet iemand of het ook mogelijk is dit standaard uitgeklapt te tonen? 

In een versie en in Mijlpaal zie je de tabbladen meldingen en problems, met subtabbladen “opgelost door” en “veroorzaakt door”.  Op welke manier worden deze aan een versie  gekoppeld?

Heb je weleens gemerkt dat je Aanmaken kaart of Wijzigen kaart gebeurtenissen niet afgaan wanneer een incident via de mailimport binnenkomt? Dat klopt, en het is logisch ook. Deze gebeurtenissen worden namelijk alleen getriggerd wanneer een behandelaar op de opslaan-knop drukt, en dat gebeurt niet bij een mailimport.Gelukkig is dit eenvoudig op te lossen, waarmee je tóch automatische acties kunt starten zodra een incident via de mailimport is aangemaakt of bijgewerkt. Hieronder leggen we uit hoe je zo’n gebeurtenis bouwt met behulp van de soort kaartdatum.Gebeurtenis triggeren na het aanmaken van een incident via Mailimport Maak een gebeurtenis aan met de volgende instellingen:Actief: aangevinkt Soort kiezen: Kaartdatum Voorwaarden: aanmaker van de kaart is gelijk aan het account dat door de Mailimport wordt gebruikt Kaartdatum en interim selectere

Weet iemand op in Topdesk de v4 progress trail in de incident-API wordt ondersteund voor het opnemen van rich tekst in het action-field? (content-type: application/x.topdesk-progress-trail-v4+json)

Zijn er klanten die werken met inrichtingen binnen de module Contractbeheer & SLM? Denk hierbij aan diensten, dienstenniveaus en service windows.Ik ben benieuwd:Hoe hebben jullie dit ingericht? Waar liepen jullie tegenaan bij de inrichting of het gebruik? En hoe wordt dit in de praktijk toegepast binnen de verschillende modules, zoals incidentbeheer, wijzigingsbeheer, problembeheer en operationele activiteiten?Alle ervaringen, tips of aandachtspunten zijn welkom. Alvast bedankt voor het meedenken!

Zijn er hier mensen die de trainingen actiebeheer van TOPdesk hebben gevolgd?Ik had gisteren de basistraining en moet zeggen dat dat nog best lastig was.In maart zou ik de intermediate al hebben, maar ik vroeg me af of dat niet veel te snel is.Iemand advies daarover?

Hoi Robin hier,  Wij hebben er bij ons vaak last van dat mede behandelaren van een andere tak een vraag gesteld krijgen over een ticket. De melding wordt op hun naam gezet, en reactie blijft uit… Deze mensen kijken NOOIT in TOPdesk… Heel irritant. Ze reageren pas als je ze een mailtje stuurt met: “ Kan je kijken naar deze tickets?”Wij gebruiken nu sinds kort dit: Een actie sequence die kijkt naar de nieuwe behandelaar. Heeft deze medewerker een attentie genaam “mailontvangers” dan wordt er GELIJK een mailtje gestuurd. Hiervoor heb je een attentie nodig. Dit kan je vinden en aanmaken in: Instellingen > Functionele instellingen > Algemene opzoeklijsten > Attentie. Vervolgens maak je een attentie aan genaamd “Mailontvangers” of uiteraard iets wat je zelf wilt.

Goedemorgen,Wij zijn bezig om als medewerkers uit dienst gaan en hun middelen inleveren een vrijwaringsbewijs digitaal aan te maken en per mail te versturen. Dit bewijs wordt nu als document gekoppeld aan het asset. De volgende stap moet zijn dat dit document wordt gekoppeld als bijlage aan de persoonskaart.Is er al iemand dit heeft draaien ? 

Goedemiddag,Ik heb een actiereeks welke eerst een behandelaar invult in de wijzigingsaanvraag. Vervolgens moet in de volgende stap een e-mail worden verstuurd naar deze ingevulde behandelaar. Is het mogelijk om in de actiereeks in te stellen dat de e-mailstap iets later wordt verstuurd? Wellicht iets met een aangepaste voorwaarde? Zoja, kan iemand uitleggen hoe?Alvast bedankt!

Ben je klaar met handmatig meldingen afsluiten? Met KI 11138 kun je instellen dat meldingen na de status Opgelost automatisch sluiten – inclusief een update naar de melder.✅ Scheelt repetitief werk✅ Houdt je overzicht schoon✅ Zorgt voor een consistente afhandelingWie gebruikt deze automation al?Deel je ervaring in de comments:Hoeveel tijd scheelt het jou? Heb je nog tips of valkuilen ontdekt? Zou je het iedereen aanraden?