Vraag & Antwoord (Q&A)

Weten jullie of het mogelijk is om in een Teams-bericht het incidentnummer van een bestaande TOPdesk-melding te plaatsen, waarbij het nummer aanklikbaar is en je direct naar de betreffende melding in TOPdesk gaat?Het liefst opent de melding in een al geopende TOPdesk-sessie, zonder dat TOPdesk opnieuw in een nieuw tabblad wordt geopend.Zo ja, hoe kunnen we dit het beste inrichten?

Goedemiddag !Sinds vorig jaar zit niet alleen de IT afdeling in TOPdesk maar ook facilitair. We zijn al goed op weg met meldingen en begonnen aan asset management maar zouden graag een keer in de keuken willen kijken bij een organisatie die al langer werkt met TOPdesk voor de afdeling facilitair. Wat is er allemaal mogelijk en wat hebben jullie al ingericht?Ik hoor graag bij wie wij eens zouden mogen meekijken.Groet, Michiel TollenaarFunctioneel Beheer Vonk

Wij gebruiken TOPdesk voor onze incidentregistratie en willen inzicht krijgen in de escalaties tussen behandelaarsgroepen.Zijn hiervoor selecties te maken of wat is een handige manier om deze gegevens inxichtelijk te krijgenConcreet willen wij kunnen rapporteren:Van welke behandelaarsgroep een melding afkomstig is. Naar welke behandelaarsgroep de melding is doorgestuurd. Het aantal escalaties per route

Hallo allemaal,Mijn collega's van de SD gebruiken de status Waiting for caller voor incidenten die zij niet meteen moeten oplossen, maar in de toekomst. Voorbeeld: aanvraag van een laptop van een nieuwe medewerker die pas over 3 maanden begint. Ze geven aan deze status te gebruiken omdat er geen andere beschikbare statussen zijn en i.v.m. hun SLA rapportage. Per dag kijken ze dan naar deze incidenten of ze al iets moeten gaan doen. Dit is natuurlijk niet hoe het proces zou moeten lopen, maar wel eenmaal een beslissing die is genomen.Nu loop ik er tegenaan dat ik de status Waiting for caller voor reminders wil gaan gebruiken. Ik vroeg me af of meer organisaties dit op deze manier gebruiken of dat er andere mogelijkheden of ideeën zijn. Ik hoor het graag!

Beste TOPdesk specialisten,Ik ben benieuwd naar jullie ervaring en advies met het volgende:Wij hebben veel leveranciers die we in een ander systeem hebben staan. Deze willen we ook gebruiken in TOPdesk. Het idee is 1x vastleggen en inlezen in andere systemen waar nodig.Ik begrijp  echter dat er geen standaard import voor leveranciers bestaat en dat dit alleen via een custom import kanIs het mogelijk om leveranciers aan te maken via de API? Ik zie op de DEV pagina alleen maar GET opties.Hoe hebben jullie het leverancier management georganiseerd? Via custom imports of zijn er betere opties beschikbaar?

Als wij nieuwe behandelaars toevoegen aan TOPdesk, dan hebben we twee manieren om een account in te richten.  We hebben een format die we kopiëren, waardoor de nieuwe behandelaar een standaardinrichting ontvangt. Dit is niet altijd handig, omdat sommige behandelaarsgroepen een uitzondering hebben in hun account (bijvoorbeeld extra rapportages). Een andere manier is een kopie maken van een bestaand behandelaarsaccount, maar dit werkt ook niet altijd prettig, omdat behandelaars deze zelf kunnen aanpassen (eigen templates). Of zijn er nog andere manieren om accounts aan te maken? Wij zijn benieuwd hoe andere organisaties hiermee omgaan. Maken jullie kopieën van bestaande accounts of hebben jullie ook een format?Hoe richten jullie dashboards in en eventuele aanpassingen hierop?Hoe zorgen jullie dat behandelaren de juiste widgets/rapportages zien? Of hebben jullie alleen een standaardinrichting en moeten behandelaars dit zelf aanpassen?

Op 20 november begint de verplichte migratie van de kennissysteem verkenner. Voor onze omgeving levert dit diverse substantiële problemen op in het selfserviceportaal.Ik ben benieuwd of dit ook bij anderen speelt en of hier dan oplossingen/workarounds voor zijn.Het grootste issue is de omzetting van kennisitems naar folders in relatie tot het selfserviceportaal. In het SSP is namelijk vaak een indeling gemaakt op basis van kennisitems. Die worden dan als subitem getoond op de pagina. Deze links moeten allemaal omgezet worden naar de nieuwe folders.Daarbij kan echter niet alle informatie uit het kennisitem overgenomen worden; tekst voor behandelaars, documenten. Daarvoor moet dan een apart kennisitem aangemaakt worden.Op een SSP-pagina van een folder kan ook geen flow gekoppeld worden. Bijvoorbeeld een contactpagina is dan niet meer zichtbaar bij het hoofdonderwerp, maar alleen nog bij individuele kennisitems.Linken naar het oorspronkelijke kennisitem in plaats van de nieuwe folder is o

Wij zijn op zoek of het mogelijk is om bij een reservering van een Poolauto een vinkje te laten zetten dat de gebruiker akkoord gaat met de voorwaarden. en dat dit akkoord dan in de reservering terecht komt.Nu heb ik een soortgelijke vraag al eerder gesteld en in die reactie werd ik op de mogelijkheid gewezen van digitaal laten ondertekenen maar dat gaat ons te ver.De vraag is dus of het op een eenvoudigere manier in reserveringsbeheer mogelijk is?(de poolauto's staan nu bij ons in middelenbeheer)

Ik ben bezig met een automatische actie waarbij ik een datumveld (zonder tijd) wil kopiëren naar een vrij datumveld. Nu krijg ik het wel voor elkaar om die datum op te halen maar krijg hem niet gepatched..Eerst geprobeerd om deze datum te plakken in het actieveld maar die geeft al een error aan..Zal wel komen omdat ik een datumveld wil plakken in een memotekst veld..LoggingStep 1 'UpdateIncident'[2026-11-05T10:48:05.484267078Z] Starting FreeMarker template processing[2026-11-05T10:48:05.484676988Z] Finished FreeMarker template processing[2026-11-05T10:48:05.504545451Z] Using basic authentication from connection 'TOPdesk API connection'[2026-11-05T10:48:05.504584584Z] Request: PATCH https://vmi-group-test.topdesk.net/tas/api/incidents/id/aec9c3b7-0329-4587-847d-a134f2aa63f5Request headers: {Authorization=[[omitted from the logs]], Content-Type=[application/json-patch+json]}Request body: {"action":"November 20, 2026"}[2026-11-05T10:48:05.623519037Z] Response status: 415 Unsupported Media

Momenteel zijn wij bezig met de inrichting van bewaartermijnen voor persoonsgegevens en bestandsopslag in Topdesk. In onze situatie kan het voorkomen dat persoonsgegevens belanden in het actieveld, dit is uiteraard niet wenselijk.Het betreffen dan vaak voor-/achternaam en/of geboortedatum van personen die niet direct zijn gekoppeld aan een persoon-/behandelarenkaart.Het zoeken op dit soort gegevens (bijv. met een selectie) wordt hierdoor lastig omdat je niet op Regex manier kan zoeken (zover ik weet) kan zoeken op dit soort gegevens.Heeft iemand ervaring met het vinden van dit soort persoonsgegevens en welllicht een methode om deze informatie te vinden in actievelden via Topdesk of de Topdesk API? Groeten,Roel

Goedemorgen allen,Na wat speurwerk op deze community pagina, kan ik helaas mijn antwoord nog niet zo snel vinden.Maar kort en bondig; is het mogelijk om middels rapportage inzichtelijk te krijgen hoe vaak een dienst wordt gebruikt binnen het SSP?Dit om relevantie van een dienst te achterhalen, welke ons kan ondersteunen om beter inzicht te krijgen in ons SSP, en waar mogelijk verbeter slagen te maken en de vindbaarheid te verbeteren.Misschien is het onderwerp ergens als eens op tafel gekomen, en dan hoor ik dat natuurlijk ook graag :)Bedankt voor een ieders moeite iig. 

Goedemorgen!Waar ik eigenlijk al sinds dag 1 tegenaan loop, is dat ik het zoeken in overzichten binnen TOPdesk heel onhandig vind werken.Je kunt vaak filters gebruiken, maar die werken niet voor alles waar ik naar wil zoeken. Een voorbeeld: in de gebeurtenisverkenner wil ik zoeken naar gebeurtenissen waarin een bepaalde term in de titel voorkomt. Op dit moment gebruik ik Ctrl+F om de zoekfunctie van mijn browser te gebruiken en die termen op te zoeken. Maar met Ctrl+F zoek je nog steeds alleen naar de plekken waar de tekst daadwerkelijk in beeld staat, wat bij veel resultaten alsnog onoverzichtelijk is.Het zou zo handig zijn als je binnen de weergave zelf in de kolomnamen zou kunnen zoeken.Lopen jullie hier ook tegenaan? Hoe gaan jullie hiermee om? Op de roadmap zie ik geen wensen staan die hierover gaan.Eigenlijk hoop ik dat iemand antwoordt dat ik gewoon een paar slimme instellingen over het hoofd zie en dat dit probleem daarmee opgelost is haha. Gr Jeanine

Het zoeken naar een fout in de TOPdesk-logs kan soms best een uitdaging zijn. Zeker wanneer logbestanden groot zijn en dezelfde waarschuwingen of foutmeldingen meerdere keren voorkomen.Omdat ik merkte dat ik daar regelmatig mee worstelde, ben ik aan het vibecoden gegaan. Het resultaat is een eenvoudige lokale HTML-pagina die wat meer structuur aanbrengt in de loganalyse.Je plakt de ruwe logtekst links in de pagina. Rechts worden automatisch de errors en warnings overzichtelijk weergegeven. Terugkerende meldingen worden gebundeld. Staat er bijvoorbeeld 28×, dan kun je de melding uitklappen om alle afzonderlijke voorkomens met timestamp te bekijken. zodat je ze weer in het log kan opzoeken om de onderliggende regels te bekijken.De pagina werkt volledig lokaal in de browser. Logbestanden worden niet geüpload en de website kan zelf geen ZIP-bestanden uit te pakken.Het is geen vervanging voor een uitgebreide loganalysetool, maar wel een praktisch hulpmiddel om sneller overzicht te krijgen i

Not sure if this is possible, but would be handy, when working with subsidiary branches that you could see in the incident’s details for which branch this is.And also having a column-picker in the My requests view would be more than welcome!  

Hallo,Weet iemand of het mogelijk is het Selfserviceprotaal bij Mijn aanvragen in het blok Details aanvraag het veld Externe nummer zichtbaar te krijgen/te tonen?Alvast bedankt voor een reactie!Groet, Chris Hendriks

Wij hebben tot nu toe gebruik gemaakt van het goedkeuringsvinkje binnen reserveerbare locaties.Maar dit geeft problemen als je een reservering van een collega wilt wijzigen.Deze collega is lid van dezelfde persoonsgroep en heeft het recht “Bekijk en bewerk reserveringen aangevraagd door andere leden van deze persoonsgroep”Is het mogelijk om middels een script alle eerder gemaakte reserveringen (die in de toekomst staan) in een keer te wijzigen, zodat het goedkeuringsvinkje van de locatie niet meer actief is?

Is het mogelijk om de Aanschafdatum en de Afschrijftermijn verplicht te maken bij registratie?Voor het lifecycleproces van hardware is het fijn als verschillende velden in TOPdesk gevuld zijn.Idealiter krijg ik met een druk op de knop een overzicht van de (bijna) afgeschreven items/ assets. Daarvoor dienen de velden Aanschafdatum en de Afschrijftermijn altijd gevuld te worden.Wij werken nu nog met Configuratiebeheer en overwegen de overstap naar Asset management 

Wat is de laatste status van One topdesk user? Ik wil het liefst zsm dat gebruikers tegelijkertijd in het ssp en behandelaarsgedeelte kunnen werken.

Goedemorgen,Is het mogelijk om het veld Leverancier (Supplier) verplicht te maken wanneer de status “Waiting for Supplier” geselecteerd wordt?Idealiter blijft het veld optioneel voor de andere statussen en wordt het enkel verplicht bij “Waiting for Supplier”.Weet iemand of dit mogelijk is en hoe dit geconfigureerd kan worden?Alvast bedankt!

Ha allemaal,Ik zag vanochtend dat de zoekinstructies in de nieuwe SSP toegevoegd zijn, maar het is niet de zoekinstructies die ingesteld staat in het behandelaarsgedeelte.We hebben dit ingesteld: Maar we zien nu dit aan de voorkant:Deze zoekinstructies staan in het Engels, terwijl heel ons SSP in het Nederlands is.Waar kunnen we de zoekinstructies ‘Search or ask a question’ aanpassen?Alvast bedankt!

Beste collega functioneel beheerders,Dagelijks ervaar ik problemen bij het uitvoeren van mijn functioneel beheerders taken door de beperking dat je maar 10 actieve tabbladen openen kunt hebben. Graag zou ik willen weten of ik de enige ben die dit probleem ervaart?Als ik bezig ben met een verbetering, wijziging, analyse, onderzoek van een probleem, etc. dan worden er aldoor tabbladen gesloten die ik nodig heb. Ik moet ze constant heropenen en tabbladen sluiten die ik op dat moment ook nodig heb. Tien tabbladen is niet toereikend.Als workaround werk ik nu soms maar met twee behandelaarssessies geopend in een aparte browsers.Ik heb het al eens gemeld bij tip.topdesk. Maar als ik de enige ben die dit probleem en de wens tot aanpassing heb gemeld, zal het onderwerp geen aandacht krijgen. Helaas krijgen we op onze tips/wensen nooit feedback terug, dus ik heb geen idee of anderen dit ook weleens als wens hebben doorgegeven. En stel dat het niet mogelijk is in de programmatuur, zal ik dat ook

Goedemiddag,Wij ervaren binnen onze TOPdesk SaaS-omgeving een probleem met de automatische herplanning van activiteiten bij uitgebreide wijzigingen. Kan goed zijn dat we het verkeerd gebruiken, en het by-design is. Maar ik heb het idee dat het eerder anders was ingesteld dan nu.Huidige situatieBinnen onze wijzigingen werken we met meerdere activiteiten die onderling afhankelijk zijn. Bij alle activiteiten staat de planningsoptie ingesteld op Automatisch aanpassen.Wanneer een activiteit wordt afgerond, worden de opvolgende activiteiten echter niet automatisch opnieuw ingepland. De oorspronkelijke start- en einddatums blijven behouden. Hierdoor blijven activiteiten soms nog dagen in de toekomst gepland, terwijl ze direct kunnen starten. In andere gevallen staan opvolgende activiteiten al als verlopen of te laat gepland voordat ze zijn gestart.Verwachte werkingOnze verwachting is dat TOPdesk bij het afronden van een activiteit de resterende planning automatisch herberekent, mits de optie

Hallo allemaal,Wij zijn aan het onderzoeken of we onze NEN 3140 keuringen volledig in TOPdesk kunnen gaan bijhouden. Ik ben erg benieuwd of er hier al organisaties zijn die dit succesvol hebben ingericht en hun ervaringen willen delen.Ik ben vooral op zoek naar antwoorden op de volgende vragen: Wat registreren jullie precies? Welke velden en specifieke data leggen jullie vast rondom de keuring zelf (denk aan keuringsdatum, resultaat, document/certificaat, naam van de keurmeester)? Hoe pakken jullie de inrichting in Asset Management aan? Het gaat bij NEN 3140 natuurlijk niet alleen om grote installaties, maar juist ook om de enorme hoeveelheid kleine apparatuur zoals haspels, boormachines, waterkokers en ander elektrisch (hand)gereedschap. Voeren jullie elk verlengsnoer en elke boormachine als een individuele asset in (inclusief unieke bestickering/barcodes), of maken jullie gebruik van bulk-assets of andere slimme constructies om het beheer werkbaar te houden?Alle tips, valkuilen of