Vraag & Antwoord (Q&A)

Er zitten in Topdesk meerdere manieren om je to-do's te ordenen. Je kan de takenwidget per groep gebruiken. Daarin zie je al je taken per groep. In het kanbanbord kan je ze ordenen per status en in de takenlijst zie je ze allemaal onder elkaar gesorteerd op datum.Stellen jullie deze allemaal open voor je eindgebruikers en laat je hen zelf bepalen welke ze gebruiken? Of hebben jullie afspraken gemaakt welk bord je waarvoor gebruikt? Welke is het meest/minst favoriet en waarom?

Wij komen bij meerdere TOPdesk omgevingen tegen dat meldingen niet bewerkt/opgeslagen kunnen worden vanwege verzoek/actievelden met ‘gebroken’ afbeeldingen of lege tekstvelden (tekstveld is niet rood, dat er niks in staat, maar verschijnt ‘leeg’).Er is in die velden of niets meer te zien, of afbeeldingen worden weergegeven als:De foutmelding die je terug krijgt bij het proberen op te slaan is steeds als volgt:We komen het tegen in oudere meldingen en velden, maar ook in recent aangemaakte.Tot nu toe is de workaround om het verzoek/actieveld aan te passen en de afbeelding eruit te halen, het veld te vullen met tekst, of het veld weg te halen.Dit biedt echter geen permanente oplos

Wij willen graag voor de Servicedesk (aparte behandelgroep)een maandelijks overzicht ontvangen van het aantal meldingen. Deze rapportage dient maandelijks te worden opgesteldDe rapportage bevat de volgende onderdelen:Het aantal 1e-lijns meldingen van de Servicedesk Het aantal 2e-lijns meldingen van de Servicedesk De uitgevoerde wijzigingsactiviteiten door de Servicedesk Het aantal gemaakte reserveringen in de betreffende maandWij hebben gekeken in in het forum maar kunnen niets hierover vinden. 

Een klant van ons zou graag willen zien hoeveel en welke tickets een bepaalde behandelaar op een bepaalde dag behandeld/geraakt heeft.Via de logging is wel naar voren te halen dat een behandelaar een ticket geraakt heeft, maar niet wanneer.Weet iemand of dit ergens opgehaald kan worden?

Ik ben er eind van de ochtend achter gekomen dat er momenteel een verstoring is rondom het relatief (maart 2026) nieuwe vinkje ‘is aanmelder’ op de persoonskaart.Normaal zou bij het aanmaken van een persoonskaart dit vinkje standaard aan moeten staan en voor zover ik terug kon zien in mijn omgeving, heeft dit ook zo gewerkt tot 12/13 mei.Maar nu staat dat vinkje dus standaard uit.Support heeft aangegeven dat het een bekend probleem is en dat de fix deze week/ volgende week uitgerold wordt. De bugfix werkt niet met terug werkende kracht.Gezien dit vinkje er voor zorgt dat een persoon als aanmelder gezien wordt, leek het mij handig om dit even te delen hier.Wat merk je hiervan in de omgeving?Je kan de persoon niet selecteren in het aanmeldersblok als aanmelder. Persoon niet vindbaar via de aanmelderskaart functionaliteit. Mailimport herkend de persoon niet bij het emailadres, ticket wordt dus niet gekoppeld aan de

Wij hebben een aparte behandelaarsgroep voor de security meldingen van ICT. De meldingen die daar op geregistreerd staan zijn alleen door behandelaars in de groep te zien dmv een behandelaarsfilter.Nu is het geval dat er een aantal behandelaars in deze groep zitten die niet in andere behandelaarsgroepen zitten. Deze behandelaars zijn nu ook niet zichtbaar onder de security behandelaarsgroep voor behandelaren die niet in dit filter zitten.Zit deze behandelaar wel in een andere behandelaarsgroep dan staat hij wel zichtbaar onder security.Dus de servicedesk wil iets op naam van zo'n behandelaar zetten maar ziet deze niet onder de behandelaarsgroep van security.Zijn er meer die tegen dit probleem zijn aangelopen en hoe heb je dit op kunnen lossen?

Binnen onze zorginstelling kunnen er specifieke hulpmiddelen gedurende een periode van 6 weken worden uitgeprobeerd.Graag wil ik middels een dienst en geautomatiseerde actie ervoor zorgen dat wanneer het item wordt gereserveerd dat de reservering wordt aangepast naar 6 weken.  Heeft iemand hiermee ervaring?

Goedemorgen,Om beter grip te krijgen op meldingen, wijzigingen en activiteiten ben ik op zoek naar mogelijkheden om dit in Power BI inzichtelijk te maken. Ik heb zelf al enkele dashboards gebouwd, maar merk dat dit best complex is om goed neer te zetten.Zijn er binnen de community voorbeelden van dashboards die gedeeld kunnen worden? Of hebben jullie tips over hoe je dit het beste kunt opbouwen en presenteren?Ik hoor het graag!Groet,Roy FijmaCoördinator Servicedesk & Servicemanagement

In de huidige configuratiemodule hebben we bij diverse apparaten een afbeelding toegevoegd. Bij de overgang naar de asset module kan dat niet meer op dezelfde manier. Ik heb begrepen dat deze afbeelding dan alleen als bijlage aan het asset gekoppeld is. Ik ben benieuwd hoe anderen hiermee omgaan. Het liefst willen we dat dit op dezelfde manier kan werken. Dat is prettig voor de collega's die onderhoud plegen.

We proberen hier een dashboard te maken die  weergeeft welke licenties aan een applicatie zijn gekoppeld. Alle applicaties en licenties zijn aangemaakt in Asset managementNu is het idee om dit in Power BI te regelen (al zou TOPdesk imo. ook een prima optie zijn) .We hebben de licenties aan applicaties gekoppeld via een relatieoverzicht. Maar als we dit in een overzicht willen krijgen dan kunnen we dit niet voor elkaar krijgen . In de Odata zien we inderdaad tabellen met licentiegegevens. En ook gegevens over applicaties.Echter niet op welke velden die twee gerelateerd zijn en hoop dat jullie hiermee kunnen helpen. Zonder matchende ID's is het helaas niet mogelijk om te koppelen.Hebben jullie soortgelijke overzichten, en hoe hebben jullie dit gedaan?

Voor onze kinderdagopvang organisatie hebben we zeg even 50 vestigingen. Per vestiging kunnen drie soorten opvang aanwezig zijn. Voor peuter, BSO of KDV. Per vestiging en opvangsoort hebben we aparte kostenplaatsen voor doorbelasting van werkzaamheden.Nu zijn de vestigingen per aangeboden opvangsoort gesplitst:Bijvoorbeeld Almere BSO, Almere KDV, Almere POV. De aanmelder kiest één van die vestigingen.Nu komt de vraag: Dit krijgen we niet zo uit Afas. Daar hebben we alleen de vestigingen. Hoe kunnen we eventueel met dochter vestigingen ervoor zorgen dat mensen toch de specifieke keuze behouden, maar bijvoorbeeld niet de hoofdvestiging kunnen kiezen.Almere hoofdvestiging Almere POV Almere BSO Almere KOV Ik zou dus graag zien dat ze wel de keuze hebben tussen de onderste drie, maar de eerste niet kunnen kiezen.Ik heb op het formulier de vraag opgenomen waarbij ze alleen ruimte kunnen s

Kan ik een rapportage maken van het aantal interacties (lees berichten) in een melding?

Zo maar eens benieuwd hoe jullie je Asset softwarekaarten up tot date houden. Hoe krijgen jullie door wanneer je een kaart moet aanmaken, wijzigen of verwijderen?Gaat dit via een melding en wijzig je dit handmatig of hebben jullie hier software voor met een koppeling naar TOPdesk.Ik ben benieuwd!

is het mogelijk om een export/overzicht te maken van alle formulieren en de daarbij gekoppeld behandelaarsgroepen?We willen een behandelaarsgroepen opheffen en de behandelaren toevoegen aan een andere groep. Nu ben ik dus benieuwd welke formulieren gekoppeld zitten aan die desbetreffende behandelaarsgroep.Hebben jullie een idee? 😅

Hoi allemaal,Vanuit mijn rol als Customer Enablement Manager ben ik bezig om onze dienstverlening beter aan te laten sluiten op de praktijk van onze klanten. Daarom ben ik benieuwd naar hoe onboarding en opleiding van behandelaars er binnen jullie organisatie uitziet.Zouden jullie willen delen:Hoe groot jullie organisatie ongeveer is (aantal medewerkers)? Hoeveel behandelaars actief met TOPdesk werken? Hoeveel nieuwe behandelaars jullie gemiddeld per jaar opleiden in het gebruik van TOPdesk?Met deze inzichten proberen we beter te begrijpen hoe de verhouding tussen organisatiegrootte en instroom van nieuwe behandelaars eruitziet. Alle input helpt enorm!Alvast bedankt 🙌

We zien steeds vaker QR‑codes terug op assets, ruimtes of hardware om meldingen of informatie sneller beschikbaar te maken.We zijn benieuwd:Waar zetten jullie QR‑codes voor in? Wat levert het je op in de praktijk? Wat werkte achteraf minder goed?Deel gerust je aanpak of learnings (zonder gevoelige info).

Beste TOPdesk specialisten,Ik ben benieuwd naar jullie ervaring en advies met het volgende:Wij hebben veel leveranciers die we in een ander systeem hebben staan. Deze willen we ook gebruiken in TOPdesk. Het idee is 1x vastleggen en inlezen in andere systemen waar nodig.Ik begrijp  echter dat er geen standaard import voor leveranciers bestaat en dat dit alleen via een custom import kanIs het mogelijk om leveranciers aan te maken via de API? Ik zie op de DEV pagina alleen maar GET opties.Hoe hebben jullie het leverancier management georganiseerd? Via custom imports of zijn er betere opties beschikbaar?

Gebruik je af en toe "Webhook en ingeplande acties" die je liever handmatig uitvoert? En herken je het dat je geen zin hebt om steeds naar Actiebeheer te gaan om die ene webhook op te zoeken (hoe heette die ook alweer? 😄)?Goed nieuws: het kan een stuk makkelijker!👉 Voeg een widget toe op je startpagina en geef die een duidelijke naam, bijvoorbeeld “Mijn Webhooks”.👉 In Actiebeheer zie je bij een actie de URL — kopieer die en plak hem in je widget.Klaar! 🎉Vanaf nu heb je al je belangrijke Webhooks overzichtelijk bij elkaar en kun je ze snel openen. Nog even op "Trigger actie" klikken en je bent klaar.Waarom nu deze tip? Omdat ik al jaren met Topdesk werk… en dit nu net ontdekte 😅. 

Via onze Accountmanager bij Topdesk kregen wij te horen dat de booker module van Topdesk per 1 juni stopt. Dat was voor ons eigenlijk DE manier op een mobiele telefoon iets te reserveren.Denk bijvoorbeeld aan dat je buiten de garage staat en er dan pas aan denkt dat je nog een parkeerplaats moet reserveren. Bij navraag wat het alternatief is krijg als antwoord dat de planner enigszins werkt op mobiel en dat je het daarmee moet doen maar is echt niet werkbaar. Doet iemand hier aan reserveren via mobiele telefoon in TOPdesk en zo ja hoe? 

Ik heb zojuist een idee op de TIP pagina ingendiend, maar ik post het hier ook nog even omdat jullie misschien ideen/suggesties hebben.Binnenkort gaat een andere afdeling meedraaien in onze Topdesk. Filters voor Categorie en Behandelaars heb ik al toegepast.Maar we hebben natuurlijk ook mails die (al dan niet automatisch) gestuurd worden bij een melding/wijziging, die zijn vaak zichtbaar onder de puntjes achter de aanmelderen en/of de Status. Die zijn zo te zien niet af te schermen/tonen voor een bepaalde categorie meldingen of behandelaars.Hebben jullie daar ervaringen mee en hoe gaan jullie hiermee om?

Wij gaan aan de slag om onze gegevens binnen TOPdesk op te ruimen. Dus niet alleen archiveren, maar ook verwijderen van informatie. In onze organisatie bestaat een richtlijn hiervoor, maar ik kan de data van TOPdesk naar niet goed aan relateren omdat het beleid vooral over medische- en onderzoeksgegevens gaat. Is er wellicht iemand die een voorbeeld heeft hoe de organisatie hiermee omgaat? Eén van de aandachtspunten is dat we bij een audit wel de juiste informatie moeten blijven tonen.

We zijn bezig met onze TOPdesk implementatie. Nu hoorden we onlangs van een TOPdesk consultant dat het niet mogelijk is eenvoudig een bepaalde inrichting, zoals een formulier over te zetten tussen omgevingen. Bijvoorbeeld een formulier die je inricht in een testomgeving overzetten naar de productieomgeving (of andersom). Daarvoor in de plaats werd gesteld dat je het formulier nog een keer moet inrichten in de volgende omgeving. Hoe gaan jullie hier mee om, bij nieuwe implementatie of tijdens beheer?

onze afdeling communicatie wil promotie materiaal zoals vlaggenlijntjes, vlaggen, banners, etc beschikbaar stellen voor promotiedoeleinden bij externe evenementen.Hoe maak ik een formulier voor op het SSP waarin een aanvragen kan aangeven welke materialen ze willen lenen met daarbij ook de hoeveelheid van elk en de periode dat ze deze materialen willen lenen.Dit formulier moet na indienen eigenlijk direct automatisch omgezet wordt naar een reservering zodat je in reserveringen beheer direct kunt zien welke middelen in welke periode uitgeleend zijn en wat er nog beschikbaar is.

Sinds de aanpassing van het tekstvak bij Meldingen waarbij we meer grafische mogelijkheden hebben (sinds 2 a 3 weken), verdwijnt je mail uit Outlook, wanneer je de mail naar TOPdesk sleept. Hij kopieert dus niet, maar verplaatst. Bij wijzigingen gaat het nog wel goed, maar daar is het tekstvak ook nog niet aangepast.Herkent iemand dit en is dit te herstellen?