Vraag & Antwoord (Q&A)

Hi Topdesk Friends,We use Topdesk as ticket system for our support org, and SSP for customers to create new tickets, and track the progress of those tickets.One of our important customers requests a way to sort the list of tickets on their side. As far as I was able to check this is not currently possible. Can someone confirm this?If you had the same type of request or same need, what did you do as an alternative if any?Thank you.Alain.

Voor een project is een publiek formulier gemaakt. Echter zijn daarin alleen Naam en Email gekoppeld voor een Topdesk melding. Alle andere veldinformatie zie je alleen terug in de omschrijving.Is het mogelijk om via een actiereeks de inhoud van de formuliervelden uit te lezen en aan betreffende meldingsvelden toe te voegen?Ik ben niet zo heel bekend met actiereeksen, dus zou erg dankbaar zijn voor antwoorden waar (mogelijke) oplossingen duidelijk beschreven worden. Ik heb wel al een werkende api, die zet bijv. ook de melding op een specifieke behandelaarsgroep. 

We hebben regelmatig bij wijzigingen via  SSP formulieren worden ingevuld dat de Aanvraagdatum later is dan startdatum.Zie onderstaande screenshot.Heeft iemand een idee hoe dit te voorkomen? Of is dit “normaal gedrag” wanneer er precies op de exacte minuut overgang een wijziging wordt ingeschoten.

Update: ik heb bij de vestiging de verschillende etages uniek gemaakt door er een paar letters in toe te voegen en dit ook in de regels voor de import toe te voegen. Dan komt de fout niet. Daarna heb ik in Topdesk na de import die omschrijvingen weer aangepast. Blijft raar dat het zo moet. Tenslotte moet je de vestiging erbij opgeven, dus zou de import niet nog verder daaronder moeten kijken naar de waardes in Gedeelte van het gebouw.______________________Ik probeer ruimtes te importeren in Topdesk. De bovenliggende vestigingen bestaan allemaal al. Echter loop ik telkens tegen een fout aan bij het veld Gedeelte van het gebouw (oftewel etage). Ik ben nu met ruimtes voor een vestging aan het testen die alleen de Begane grond en 1e verdieping kent. Maar ik krijg telkens de melding Waarde ‘Begane grond’ kan verwijzen naar meer dan een kaart. Maar die waarde is bij de betreffende ruimte en naam uniek. Dus ik snap de melding niet. Heeft iemand een idee wat ik hiermee moet? 

Sinds de lancering van de nieuwe Knowledge Base Explorer draait de meeste feedback om één ding: sorteren en ordenen. De alfabetische volgorde is voor sommigen een verbetering, maar voor anderen juist een probleem,  content verschijnt niet zoals gewenst in de SSP, of de volgorde past simpelweg niet bij hoe je je kennisbank hebt ingericht.Daarom horen we graag hoe jij door je kennis navigeert. We hebben een korte enquête gemaakt over hoe je als gebruiker naar informatie zoekt, wat de volgorde zou moeten bepalen, en waar meer controle voor jouw team en klanten echt verschil maakt.Vul de enquête hieronder in en deel hem gerust binnen je organisatie. Hoe meer perspectieven we ophalen, hoe beter we iets kunnen bouwen dat voor iedereen werkt.Bedankt dat je meedenkt. 

Hallo allemaal,Ik heb tijdens de zomer ons portaal op onze testomgeving een nieuwe look and feel gegeven alsook heel wat onderliggende tegels en formulieren geoptimaliseerd om nu fris te kunnen overstappen naar nieuwe SSP.Nu wil ik dit uiteraard graag overzetten naar onze live omgeving en vroeg mij af hoe ik dit het beste aanpak, zonder al teveel impact voor onze gebruikers! Als ik gewoon alle tegels en formulieren deel voor deel ga aanpassen en save tussenin dan zitten we een tijdje met een half nieuw / half oud portaal wat we uiteraard willen vermijden.Niet saven tussenin lijkt me geen optie want het zijn teveel aanpassingen om kwijt te geraken als systeem zich na x aantal minuten zou refreshen.Een dag portaal ‘uitzetten’ zou kunnen maar is niet ideaal want onze medewerkers zitten in woonzorgcentra waar 24/7 gewerkt wordt en dus ook op alle mogelijke momenten meldingen gemaakt moeten kunnen worden.   Hoe hebben jullie dit aangepakt? Alle tips zijn welkom!Alvast bedankt.Groetjes Clair

Ha allemaal,Ik zag vanochtend dat de zoekinstructies in de nieuwe SSP toegevoegd zijn, maar het is niet de zoekinstructies die ingesteld staat in het behandelaarsgedeelte.We hebben dit ingesteld: Maar we zien nu dit aan de voorkant:Deze zoekinstructies staan in het Engels, terwijl heel ons SSP in het Nederlands is.Waar kunnen we de zoekinstructies ‘Search or ask a question’ aanpassen?Alvast bedankt!

Beste TOPdesk en community,We vroegen ons af hoe we de terugnavigatie beter kunnen inregelen vanuit een formulier naar een subpagina.Bijvoorbeeld:Op de startpagina hebben we een tegel die leidt naar een subpagina.  Daar hebben we een tegel die leidt naar een formulier (flow). Op de formulierenpagina staat dan een broodkruimel met: Startpagina > Diensten > Dienst > FormulierMaar het zou volgens ons gebruiksvriendelijker zijn als daar de subpagina staat, zodat je makkelijker terug kunt navigeren.Bijvoorbeeld: Startpagina > Subpagina > Formulier.Is dat mogelijk?De enige optie nu is om de terugknop van de browser te gebruiken, maar soms moeten we twee keer  op de terugknop klikken voordat we daadwerkelijk terug op de subpagina komen.Daarnaast had ik getest om de flow los te koppelen van de dienst, maar dan is het niet mogelijk om een tegel ervan te tonen in het Self Service Portal.

Hallo allemaal,Volgens mij is mijn vraag al eens voorbij gekomen, maar ik kan de oplossing helaas niet vinden.Ik wil in bij behandelaars waar de “einddatum contract” is geweest automatisch de behandelaarsgroepen, rechten en filters ontkoppelen. Heeft iemand daar een werkende JSON-bestand voor?Dat zou mij een hoop (uitzoek-)werk schelen.Alvast dank 

Vraag:Wij hebben in de SSP geen tegel staan van het telefoonboek.Maar als je een naam invult bij “Zoeken” dan komt het telefoonboek wel tevoorschijn.Ik weet dat je dit uit kan schakelen door bij Module instellingen à Algemeen en dan bij Functionaliteit het vinkje uit te zetten bij “Toon personen in de zoekresultaten en het telefoonboek”.Het vervelende is dat we een formulier hebben waarbij we de naam van een persoon op moeten kunnen zoeken.Heeft iemand een idee hoe je wel personen kan zoeken in de SSP, maar niet het telefoonboek te zien krijgt?

We hebben de afgelopen maanden verschillende AI-functies uitgerold, en we zijn benieuwd hoe die bij jouw team landen.AI-incidentcategorisatie. Tickets komen automatisch met de juiste categorie en prioriteit bij het juiste team terecht. Niet meer scrollen door 23 categorieën om de juiste te vinden.AI-incidentsamenvatting. Pak je een lastig ticket op? AI vat het probleem, de uitgeprobeerde oplossingen en de huidige status voor je samen — zodat je meteen volledig op de hoogte bent, zonder de hele ticketgeschiedenis door te hoeven spitten.AI-antwoordassistent haalt een kant-en-klaar concept uit je kennissysteem, rechtstreeks in de incidentkaart. Klik op Beantwoorden en je krijgt een voorgesteld antwoord op basis van het bijpassende kennisitem. Jij houdt de controle — beoordeel het, pas het aan en verstuur het pas als je tevreden bent. Geen apart tabblad meer openen, zoeken naar het juiste kennisitem en alles opnieuw schrijven.AI-kennisitemgeneratie zet een opgelost ticket in enkele seconde

Ik ben benieuwd hoe anderen hier tegenaan kijken.Ik ben zelf actief op de TOPdesk Community omdat ik het leuk vind om anderen te helpen, ideeën op te doen en van elkaar te leren. De afgelopen tijd heb ik verschillende voorbeelden gedeeld, waaronder meerdere JSON-configuraties voor actiereeksen, API-voorbeelden en andere technische oplossingen die door iedereen gebruikt kunnen worden.Tegelijkertijd zie ik dat er veel TOPdesk User Groups bestaan. Sommige zijn regionaal of landgebonden, andere zijn gericht op specifieke sectoren zoals Onderwijs, Zorg of Overheid.Ik begrijp de voordelen daarvan zeker. Binnen een User Group kun je makkelijker in jargon praten over sectorspecifieke processen, wet- en regelgeving, uitdagingen en ervaringen die voor die doelgroep herkenbaar zijn.Toch worstel ik ook met een vraag.Veel van de onderwerpen waar ik zelf mee bezig ben, zoals actiereeksen, API's, FreeMarker, Asset Management of automatiseringen, zijn naar mijn idee niet specifiek voor één sector. Een

Benieuwd hoe anderen in de Community erover denken? Wij ook.Dit soort onderwerpen verschuift nogal eens, afhankelijk van wat er in jouw dagelijkse werk speelt, dus een goed moment om even te peilen.Kies hieronder het onderwerp waar jij het meest in geïnteresseerd bent, en zie hoe jouw antwoord zich verhoudt tot de rest.

Kan iemand aangeven wat de standaard is voor het veld Object/ruimte bij een mail import.Is het veld Betreft “Object” of “Locatie” als standaard en kan dit bij een mail import worden aangepast?Iemand die weet hoe dit zit?

Ik ben bezig met het inrichten van een actiereeks binnen Reserveringen, maar ik loop vast op het moment van triggeren.De situatie is als volgt: de actiereeks hoeft alleen te worden gestart wanneer er bij de reservering een specifiek asset (of een asset van een specifiek assetsjabloon) van een bepaalde vestiging is geselecteerd.Ik loop echter tegen het volgende aan: In de criteria voor de trigger zie ik zo snel geen veld om te filteren op de vestiging van het gekoppelde asset of het specifieke assetsjabloon. Ik wil liever niet dat de actiereeks onnodig afgaat voor alle reserveringen om het vervolgens pas achteraf in de uitzonderingen van de actie zelf uit te sluiten (vanwege de vervuiling/prestaties). Weet iemand of het mogelijk is om binnen de criteria van een Reserveringen-actiereeks te filteren op eigenschappen van een gekoppeld asset of assetsjabloon? En zo ja, hoe richt ik deze trigger het beste in?Alvast bedankt voor het meedenken!

Heeft iemand hetzelfde als wij hebben bij de koppeling TOPdesk - Teams:De tijd vanuit Teams wordt in TOPdesk niet gelijkgetrokken met de GMT=2 uur tijd.Voorbeeld:Teams-bericht aangemaakt om 08:15 CEST, verzoekveld in TOPdesk toont 06:15 UTC.De timestamp wordt waarschijnlijk niet geconverteerd van UTC naar lokale tijd. Weet iemand hoe ik dat kan aanpassen (en waar)?

Hallo, Ik zou graag zien dat wanneer onze behandelaars een nieuwe eerste- of tweede lijns melding aanmaken, dat standaard de impact en prioriteit op "laag” ingevuld staat. Kan dit standaard ingesteld worden?

Onze IT afdeling is anders gaan werken, waardoor er behoefte was aan een nieuwe structuur van (sub)categorieën.Die herinrichting is afgerond, de oude (sub)categorieën zijn gearchiveerd. Nu zit ik met een restpuntje; de AI-categorisatie (de blauwe lettertjes bij de categorisatie) komt nog op de proppen met de oude categorieën: die zijn jaren gebruikt dus op zich is het niet gek dat bijvoorbeeld een laptop storing als suggestie de oude categorie krijgt.Tegelijk is het niet handig en zorgt het ervoor dat incidenten wel eens verkeerd gecategoriseerd worden, waardoor automatische behandelaarsgroep toewijzingen niet goed gaan, etc. Is er een manier om te zorgen dat gearchiveerde (sub)categorieën niet meer naar boven komen als suggestie?

Hallo allen,Het viel me op dat steekwoorden die ik bij een dienst heb toegevoegd niet (goed/volledig) worden opgenomen in de zoekresultaten in het nieuwe SSP wanneer ik de zoekbalk gebruik. In het oude SSP wel.Screenshot nieuwe SSP geen resultaten gevonden Screenshot oude SSP, wel een resultaat gevonden Screenshot steekwoord ingevuld in TOPdeskIk probeerde het ook uit onder Dienst > Flows > Steekwoorden. En ik probeerde ook komma gescheiden woorden toe te voegen zoals: karton, container, vol maar dit werkte ook niet.Doe ik iets verkeerds of is er een andere oplossing?Alvast dank!Edit: een collega keek even mee en als we een hoofdletter gebruiken of een woordje weglaten werd er wel iets gevonden. Bijv: ‘Karton container is vol’ en ‘karton container vol’ gaf wel resultaten. 

Is there a way for an Operator to download all files attached to a call by a customer in one go?At present it seems that Operators can only download attachments one at a time?Thanks in advance!

Vandaag voor het eerst een majormelding aangemaakt en de informatie op onze Seflservice gepubliceerd. Direct vroeg ik me af of we inlvoed hebben op de opmaak van dit blok (zie screenshot).Nu is dat hetzelfde grijs als het Nieuwsblok. Om het beter op te laten vallen zouden we hier bijv. oranje tinten voor willen gebruiken.Is het mogelijk om dit aan te passen?Ik kon het in de SSP designer niet vinden. 

Het leek mij een goed idee om een topic te starten over ‘bekende’ migratieblokkers die we tegenkomen bij het migreren van de Verkenner van het kennissysteem. In de migratietool verschijnt dit als een item met een algemene foutmelding.Het doel is om ervaringen met elkaar te delen, zodat we zelf eerst kunnen onderzoeken wat de oorzaak van een ‘algemene foutmelding’ kan zijn, voordat we hiervoor een melding bij Support hoeven aan te maken. Ik trap af met de migratieblokkers die ik tijdens onze test- en productiemigratie ben tegengekomen.1. Onzichtbare opmaak in kennisitemsTijdens de testmigratie kwam ik tegen dat een kennisitem een migratieblokker kan veroorzaken wanneer de inhoud bijvoorbeeld rechtstreeks vanuit Word of een AI-tool is gekopieerd.Hierbij kunnen onzichtbare opmaakwaarden worden meegenomen die problemen geven tijdens de migratie.Oplossing:De tekst eerst naar Kladblok kopiëren. Hierdoor wordt alle opmaak verwijderd. Vervolgens kan de tekst vanuit Kladblok opnieuw naar het ke

Sinds de aanpassing van het tekstvak bij Meldingen waarbij we meer grafische mogelijkheden hebben (sinds 2 a 3 weken), verdwijnt je mail uit Outlook, wanneer je de mail naar TOPdesk sleept. Hij kopieert dus niet, maar verplaatst. Bij wijzigingen gaat het nog wel goed, maar daar is het tekstvak ook nog niet aangepast.Herkent iemand dit en is dit te herstellen?