Vraag & Antwoord (Q&A)

We onderzoeken of een SharePoint-lijst als source of truth kan dienen en deze automatisch kan synchroniseren naar Asset Management.Heeft iemand al een synchronisatie opgezet tussen een SharePoint-lijst en TOPdesk Asset Management via Power Automate en de Asset Management API?Ik ben op zoek naar praktijkervaringen en aanbevelingen rond:voorbeeldflows (Power Automate of andere middleware); logica voor het aanmaken versus updaten van assets; beheer van parent-child relaties (bv. Site → Building → Room); aanbevolen primaire sleutels (Asset ID, Site Code, SharePoint ID, ...); omgaan met verwijderde records in SharePoint; lessons learned of zaken waar jullie tijdens de implementatie zijn tegenaan gelopen.Alvast bedankt voor jullie feedback en eventuele ervaringen die jullie hierover kunnen delen 😊

Hallo Community,Is er hier toevallig iemand die binnen de organisatie TOPdesk gebruikt voor het afhandelen van wijzigingen voor toegang tot applicaties én SAP S/4HANA gebruikt als financiëel systeem?Ik probeer met de beheerders van SAP S/4HANA mee te denken hoe hun complexe structuur van rollen en rechten via het TOPdesk wijzigingsproces ondersteund kan worden. In de zin dat taken die goedkeuring behoeven of uitgevoerd moeten worden op een juiste groep komen te staan. Maar er zitten redelijk wat controles / goedkeuringen in, waardoor ik eigenlijk niet weet hoe te beginnen.Laura

Is het mogelijk om het aantekeningenveld van gereserveerde diensten op te halen via de OData-koppeling?Wij zouden graag willen weten of deze informatie beschikbaar is binnen de OData-feed en, zo ja, via welke entiteit of kolom deze gegevens benaderd kunnen worden.  

Sinds de lancering van de nieuwe Knowledge Base Explorer draait de meeste feedback om één ding: sorteren en ordenen. De alfabetische volgorde is voor sommigen een verbetering, maar voor anderen juist een probleem,  content verschijnt niet zoals gewenst in de SSP, of de volgorde past simpelweg niet bij hoe je je kennisbank hebt ingericht.Daarom horen we graag hoe jij door je kennis navigeert. We hebben een korte enquête gemaakt over hoe je als gebruiker naar informatie zoekt, wat de volgorde zou moeten bepalen, en waar meer controle voor jouw team en klanten echt verschil maakt.Vul de enquête hieronder in en deel hem gerust binnen je organisatie. Hoe meer perspectieven we ophalen, hoe beter we iets kunnen bouwen dat voor iedereen werkt.Bedankt dat je meedenkt. 

Gebruik van integratie Teams in het maken van meldingen. Wat zijn jullie ervaringen?We willen het hier invoeren, er zijn wat kanttekeningen gemaakt door IT. Ik zie veel positieve punten. We willen gebruikers stimuleren om alles te melden via TOPdesk. Ik denk dat dit een aanvulling kan zijn daarop.gebruiken jullie het?

Is het mogelijk om via een emailactie een activiteit af te melden. Bijvoorbeeld mail komt aan bij pietje en pietje klikt op een button in dit mailtje die ervoor zorgt dat de activiteit binnen een Sjabloon wordt afgerond.Momenteel heb ik Sjabloon aangemaakt voor in dienst treding van nieuwe medewerkers. Dit is een standaard wijzing , type uitgebreide.  Waarvan het verzoek automatisch wordt goedgekeurd hierin zitten een aantal activiteiten. Als activiteit 1 is afgerond wordt er nu een mailtje gestuurd naar een persoon die geen operator is binnen TOPdesk. Is het mogelijk via HTML om een knop te maken die een activiteit kan sluiten/ gereed melden? Zo niet, hoe zou ik anders mijn doel kunnen bereiken.

Heeft iemand hetzelfde als wij hebben bij de koppeling TOPdesk - Teams:De tijd vanuit Teams wordt in TOPdesk niet gelijkgetrokken met de GMT=2 uur tijd.Voorbeeld:Teams-bericht aangemaakt om 08:15 CEST, verzoekveld in TOPdesk toont 06:15 UTC.De timestamp wordt waarschijnlijk niet geconverteerd van UTC naar lokale tijd. Weet iemand hoe ik dat kan aanpassen (en waar)?

Hallo allemaal,Volgens mij is mijn vraag al eens voorbij gekomen, maar ik kan de oplossing helaas niet vinden.Ik wil in bij behandelaars waar de “einddatum contract” is geweest automatisch de behandelaarsgroepen, rechten en filters ontkoppelen. Heeft iemand daar een werkende JSON-bestand voor?Dat zou mij een hoop (uitzoek-)werk schelen.Alvast dank 

Is er iemand die het voor elkaar heeft gekregen om bezoekers die als groep zijn geregistreerd individueel in de bezoekersregistratie naar voren te laten komen?Kort gezegd: Men meld in 1 aanvraag bijvoorbeeld 5 bezoekers aan en deze komen als 5 losse bezoekers in de bezoekersregistratie terecht. 

Wij hebben een heel aantal standaard wijzigingen waar met een sjabloon een aantal activiteiten aan gekoppeld worden. Door omstandigheden is het beheer even blijven liggen en nu zitten we tegen een enorme berg aan wijzigingen aan te kijken waarvan bij sommige alle activiteiten afgerond zijn (en dus alleen nog afgesloten hoeft te worden) en anderen waar nog openstaande activiteiten zijn. Ik zou graag twee selecties willen maken:toon mij alle wijzigingen waarvan alle activiteiten op afgehandeld of overgeslagen staan toon mij alle wijzigingen waarvan er minimaal 1 activiteit niet op afgehandeld of overgeslagen staat.Ik krijg dit niet voor elkaar. Wie is dit gelukt en kan mij de gouden tip geven?

Beste TOPdesk specialisten,Ik ben benieuwd naar jullie ervaring en advies met het volgende:Wij hebben veel leveranciers die we in een ander systeem hebben staan. Deze willen we ook gebruiken in TOPdesk. Het idee is 1x vastleggen en inlezen in andere systemen waar nodig.Ik begrijp  echter dat er geen standaard import voor leveranciers bestaat en dat dit alleen via een custom import kanIs het mogelijk om leveranciers aan te maken via de API? Ik zie op de DEV pagina alleen maar GET opties.Hoe hebben jullie het leverancier management georganiseerd? Via custom imports of zijn er betere opties beschikbaar?

Ik ben opzoek naar een mogelijkheid om tickets die in Afas worden geregistreerd vanuit HRM en financien ook terug te laten komen in TOPdesk met de juiste velden zodat het ook audit proof is.Zijn er organisaties die hier ervaring mee hebben? Dit geldt ook voor wijzigingen. We willen graag alle wensen en wijzigingen registreren in TOPdesk. Uiteraard mag de uitvoering met sprints best plaatsvinden in Afas op HRM en financieel niveau.Dus eigenlijk een mogelijkheid om beide systemen te koppelen maar dat wel TOPdesk primair blijft voor registratie meldingen en wijzigingen.

We hebben regelmatig bij wijzigingen via  SSP formulieren worden ingevuld dat de Aanvraagdatum later is dan startdatum.Zie onderstaande screenshot.Heeft iemand een idee hoe dit te voorkomen? Of is dit “normaal gedrag” wanneer er precies op de exacte minuut overgang een wijziging wordt ingeschoten.

Er zitten in Topdesk meerdere manieren om je to-do's te ordenen. Je kan de takenwidget per groep gebruiken. Daarin zie je al je taken per groep. In het kanbanbord kan je ze ordenen per status en in de takenlijst zie je ze allemaal onder elkaar gesorteerd op datum.Stellen jullie deze allemaal open voor je eindgebruikers en laat je hen zelf bepalen welke ze gebruiken? Of hebben jullie afspraken gemaakt welk bord je waarvoor gebruikt? Welke is het meest/minst favoriet en waarom?

Ha community,Ik krijg de laatste tijd vaak deze bug:Als ik in het Self Service Portaal een subpagina aanpas, krijg ik regelmatig opeens dubbele items te zien en ‘fout opgetreden’.Ik heb hier zojuist een support ticket van aangemaakt, maar ik was benieuwd of jullie er ook last van hebben, want dan weet ik of het aan mij ligt of aan het systeem.Alvast bedankt!Update: het probleem doet zich nu voor als ik een Flow toevoeg. Ik dacht dat het gebeurde wanneer ik een custom icon upload, maar dat is het dus niet.Update 2: de exacte stappen:Ik ben in het behandelaarsgedeelte Ik ga naar Selfserviceportal-designer Ik zit op de startpagina Ik voeg een subpagina tegel toe Ik ga naar de subpagina Ik voeg een flow toe Ik sla op Alles gaat goed. Ik voeg een nieuwe flow toe De flow die als eerste toegevoegd was komt dubbel te staan onder elkaar. Ik sla op, en ik krijg de foutmelding 

Hallo allemaal,Ik heb tijdens de zomer ons portaal op onze testomgeving een nieuwe look and feel gegeven alsook heel wat onderliggende tegels en formulieren geoptimaliseerd om nu fris te kunnen overstappen naar nieuwe SSP.Nu wil ik dit uiteraard graag overzetten naar onze live omgeving en vroeg mij af hoe ik dit het beste aanpak, zonder al teveel impact voor onze gebruikers! Als ik gewoon alle tegels en formulieren deel voor deel ga aanpassen en save tussenin dan zitten we een tijdje met een half nieuw / half oud portaal wat we uiteraard willen vermijden.Niet saven tussenin lijkt me geen optie want het zijn teveel aanpassingen om kwijt te geraken als systeem zich na x aantal minuten zou refreshen.Een dag portaal ‘uitzetten’ zou kunnen maar is niet ideaal want onze medewerkers zitten in woonzorgcentra waar 24/7 gewerkt wordt en dus ook op alle mogelijke momenten meldingen gemaakt moeten kunnen worden.   Hoe hebben jullie dit aangepakt? Alle tips zijn welkom!Alvast bedankt.Groetjes Clair

Hi Topdesk Friends,We use Topdesk as ticket system for our support org, and SSP for customers to create new tickets, and track the progress of those tickets.One of our important customers requests a way to sort the list of tickets on their side. As far as I was able to check this is not currently possible. Can someone confirm this?If you had the same type of request or same need, what did you do as an alternative if any?Thank you.Alain.

Voor een project is een publiek formulier gemaakt. Echter zijn daarin alleen Naam en Email gekoppeld voor een Topdesk melding. Alle andere veldinformatie zie je alleen terug in de omschrijving.Is het mogelijk om via een actiereeks de inhoud van de formuliervelden uit te lezen en aan betreffende meldingsvelden toe te voegen?Ik ben niet zo heel bekend met actiereeksen, dus zou erg dankbaar zijn voor antwoorden waar (mogelijke) oplossingen duidelijk beschreven worden. Ik heb wel al een werkende api, die zet bijv. ook de melding op een specifieke behandelaarsgroep. 

Update: ik heb bij de vestiging de verschillende etages uniek gemaakt door er een paar letters in toe te voegen en dit ook in de regels voor de import toe te voegen. Dan komt de fout niet. Daarna heb ik in Topdesk na de import die omschrijvingen weer aangepast. Blijft raar dat het zo moet. Tenslotte moet je de vestiging erbij opgeven, dus zou de import niet nog verder daaronder moeten kijken naar de waardes in Gedeelte van het gebouw.______________________Ik probeer ruimtes te importeren in Topdesk. De bovenliggende vestigingen bestaan allemaal al. Echter loop ik telkens tegen een fout aan bij het veld Gedeelte van het gebouw (oftewel etage). Ik ben nu met ruimtes voor een vestging aan het testen die alleen de Begane grond en 1e verdieping kent. Maar ik krijg telkens de melding Waarde ‘Begane grond’ kan verwijzen naar meer dan een kaart. Maar die waarde is bij de betreffende ruimte en naam uniek. Dus ik snap de melding niet. Heeft iemand een idee wat ik hiermee moet? 

Ha allemaal,Ik zag vanochtend dat de zoekinstructies in de nieuwe SSP toegevoegd zijn, maar het is niet de zoekinstructies die ingesteld staat in het behandelaarsgedeelte.We hebben dit ingesteld: Maar we zien nu dit aan de voorkant:Deze zoekinstructies staan in het Engels, terwijl heel ons SSP in het Nederlands is.Waar kunnen we de zoekinstructies ‘Search or ask a question’ aanpassen?Alvast bedankt!

Beste TOPdesk en community,We vroegen ons af hoe we de terugnavigatie beter kunnen inregelen vanuit een formulier naar een subpagina.Bijvoorbeeld:Op de startpagina hebben we een tegel die leidt naar een subpagina.  Daar hebben we een tegel die leidt naar een formulier (flow). Op de formulierenpagina staat dan een broodkruimel met: Startpagina > Diensten > Dienst > FormulierMaar het zou volgens ons gebruiksvriendelijker zijn als daar de subpagina staat, zodat je makkelijker terug kunt navigeren.Bijvoorbeeld: Startpagina > Subpagina > Formulier.Is dat mogelijk?De enige optie nu is om de terugknop van de browser te gebruiken, maar soms moeten we twee keer  op de terugknop klikken voordat we daadwerkelijk terug op de subpagina komen.Daarnaast had ik getest om de flow los te koppelen van de dienst, maar dan is het niet mogelijk om een tegel ervan te tonen in het Self Service Portal.

Vraag:Wij hebben in de SSP geen tegel staan van het telefoonboek.Maar als je een naam invult bij “Zoeken” dan komt het telefoonboek wel tevoorschijn.Ik weet dat je dit uit kan schakelen door bij Module instellingen à Algemeen en dan bij Functionaliteit het vinkje uit te zetten bij “Toon personen in de zoekresultaten en het telefoonboek”.Het vervelende is dat we een formulier hebben waarbij we de naam van een persoon op moeten kunnen zoeken.Heeft iemand een idee hoe je wel personen kan zoeken in de SSP, maar niet het telefoonboek te zien krijgt?

We hebben de afgelopen maanden verschillende AI-functies uitgerold, en we zijn benieuwd hoe die bij jouw team landen.AI-incidentcategorisatie. Tickets komen automatisch met de juiste categorie en prioriteit bij het juiste team terecht. Niet meer scrollen door 23 categorieën om de juiste te vinden.AI-incidentsamenvatting. Pak je een lastig ticket op? AI vat het probleem, de uitgeprobeerde oplossingen en de huidige status voor je samen — zodat je meteen volledig op de hoogte bent, zonder de hele ticketgeschiedenis door te hoeven spitten.AI-antwoordassistent haalt een kant-en-klaar concept uit je kennissysteem, rechtstreeks in de incidentkaart. Klik op Beantwoorden en je krijgt een voorgesteld antwoord op basis van het bijpassende kennisitem. Jij houdt de controle — beoordeel het, pas het aan en verstuur het pas als je tevreden bent. Geen apart tabblad meer openen, zoeken naar het juiste kennisitem en alles opnieuw schrijven.AI-kennisitemgeneratie zet een opgelost ticket in enkele seconde

Ik ben benieuwd hoe anderen hier tegenaan kijken.Ik ben zelf actief op de TOPdesk Community omdat ik het leuk vind om anderen te helpen, ideeën op te doen en van elkaar te leren. De afgelopen tijd heb ik verschillende voorbeelden gedeeld, waaronder meerdere JSON-configuraties voor actiereeksen, API-voorbeelden en andere technische oplossingen die door iedereen gebruikt kunnen worden.Tegelijkertijd zie ik dat er veel TOPdesk User Groups bestaan. Sommige zijn regionaal of landgebonden, andere zijn gericht op specifieke sectoren zoals Onderwijs, Zorg of Overheid.Ik begrijp de voordelen daarvan zeker. Binnen een User Group kun je makkelijker in jargon praten over sectorspecifieke processen, wet- en regelgeving, uitdagingen en ervaringen die voor die doelgroep herkenbaar zijn.Toch worstel ik ook met een vraag.Veel van de onderwerpen waar ik zelf mee bezig ben, zoals actiereeksen, API's, FreeMarker, Asset Management of automatiseringen, zijn naar mijn idee niet specifiek voor één sector. Een