Unanswered questions

Hi TOPdesk Community, I'd like to report an issue we've identified in the New Self-Service Portal (SSP) related to the search functionality for shared incidents.🔍 Issue descriptionWhen an incident is shared with another user (via the "Shared with" feature on the incident card), the shared incident does correctly appear in the recipient's "My Requests" page (/services/app/ssp/requests).However, when the same user tries to search for that incident using the SSP search bar — for example, by typing the incident number (e.g., C2508-3322) — the incident does not appear under the "Requests" tab in the search results.The search returns 0 results under Requests, even though the user has legitimate access to that incident through the share feature, and the same incident is visible in their "My Requests" list.🧭 Steps to reproduceAs Operator A, create or open an existing incident. Share the incident with End User B using the "Shared with" field on the incident card. Log in to the New SSP as End

Sinds een week of 2 heb ik bij de import van personen soms wel een foutmelding en soms niet.De accounts die de foutmelding geven zijn al bestaande accounts die TOPdesk opnieuw wil aanmaken.Aangezien we dezelfde imports ook nog in de acceptatie hebben draaien, dacht ik vergelijkingsmateriaal te hebben. Helaas. Daar gaan de imports op andere momenten mis. Op andere accounts.Gelukkig gaan de imports gemiddeld 1x per 2 uur goed. Dus staan de nieuwe accounts er in elk geval binnen 2 uur wel in.Mijn TOPdesk is een VA met de laatste versie van 2025.Heeft iemand anders deze problemen ook? En wat heb je hieraan gedaan? Behalve de notificatie uit zetten?

Wij zijn sinds vandaag om gegaan naar de nieuwe SSP en ik zag dat de icoontjes een gek randje hebben bij een subpagina.Heeft iemand hier een simpele oplossing voor om te zorgen dat een eigen icoontje niet de achtergrond kleur laat tonen in de hoeken? 

Ik ben een custom notificatie (via API) aan het maken binnen operarationeel beheer, die in een notificatie stuurt naar altijd dezelfde behandelaar. Hij loopt succesvol...maar toch krijg ik (want ik ben die behandelaar) geen notificatie.{ "title": "Gestarte taak op DevOps board aan sprint koppelen", "body": "${_card['naam']!'-'}", "url": "/tas/secure/operationsmanagementactivity?unid=${_card["unid"]!}", "operatorIds": ["70c2f1ac-8c93-4a5e-afdf-4c4e14262d8e"]}Waar gaat het mis?(binnen incidentbeheer hebben we ook een custom notificatie, maar dan is behandelaar variabel en werkt hij prima)

Hoe koppelen jullie naar de aanvrager over de status van een extensive change met betrekking tot de lijst van gekoppelde activiteiten?Nu blijft de extensive change status eigenlijk zelfde totdat de laatste activiteit is afgelopen. (En dan wordt de ext change automatisch gesloten)Ik dacht er aan om de lijst met activiteiten uit te lezen met hun respectievelijke status en die lijst dan telkens te posten in de extensive change wanneer een activiteit is gesloten; zodat de gebruiker een zicht heeft op de progress. Hoe doen jullie dat?

In de huidige configuratiemodule hebben we bij diverse apparaten een afbeelding toegevoegd. Bij de overgang naar de asset module kan dat niet meer op dezelfde manier. Ik heb begrepen dat deze afbeelding dan alleen als bijlage aan het asset gekoppeld is. Ik ben benieuwd hoe anderen hiermee omgaan. Het liefst willen we dat dit op dezelfde manier kan werken. Dat is prettig voor de collega's die onderhoud plegen.

Weet iemand hoe je kunt zien/ophalen of een operator gearchiveerd is?Ais ik in het endpoint GET /tas/secure/operators/id/{id} kijk heb ik daar geen aanknopingspunt?

Kan je van een eenvoudig wijziging die is goedgekeurd daarna omzetten naar een melding?Wij gebruiken een change formulier waar ze speciale middelen kunnen aanvragen. Maar niet iedereen krijgt deze automatisch toegewezen. Wanneer de aanvraag is goedgekeurd dan zou ik willen dat dit wordt omgezet naar een melding. De aanvraag en eventuele aanpassingen hierop na goedkeuring moet dan omgezet worden naar melding.Waarom wil ik dit, omdat deze dan via een API koppeling naar Digital Deploy gaat. En vanuit Digital Deploy kan er vanuit een wijziging niet in TOPdesk gemuteerd worden. Wel geinformeerd worden. Doe ik het vanuit een meldingformulier dan kan dit wel. Dan kunnen ze vanuit dit programma wel mutaties doen. Zoals statusupdates en verder afronding ervanDaarom mijn vraag of ik dan van een eenvoudige wijziging na goedkeuring het kan omzetten naar een melding.Heeft iemand hier ervaring mee?

Wij maken personen aan ahv een AD import. Helaas worden de tussenvoegsels (van, de, der) vanuit de AD koppeling niet geïmporteerd bij de aanmaak van een nieuwe persoonskaart.Weet iemand hoe dit AD-veld ingelezen kan worden in het Topdesk-veld “Tussenvoegsels”

Ik krijg van onze servicedesk meldingen dat de pagina van onze TOPdesk omgeving geregeld een timeout geeft als ze even van hun plek zijn geweest. De pagina is dan niet meer beschikbaar.Energiebeheer op de netwerkaansluiting staat al uit en de URL van TOPdesk is opgenomen onder “Deze sites altijd actief houden” in Edge.Iemand enig idee waar dit nog meer aan kan liggen?

onze afdeling communicatie wil promotie materiaal zoals vlaggenlijntjes, vlaggen, banners, etc beschikbaar stellen voor promotiedoeleinden bij externe evenementen.Hoe maak ik een formulier voor op het SSP waarin een aanvragen kan aangeven welke materialen ze willen lenen met daarbij ook de hoeveelheid van elk en de periode dat ze deze materialen willen lenen.Dit formulier moet na indienen eigenlijk direct automatisch omgezet wordt naar een reservering zodat je in reserveringen beheer direct kunt zien welke middelen in welke periode uitgeleend zijn en wat er nog beschikbaar is.

Wij gaan aan de slag om onze gegevens binnen TOPdesk op te ruimen. Dus niet alleen archiveren, maar ook verwijderen van informatie. In onze organisatie bestaat een richtlijn hiervoor, maar ik kan de data van TOPdesk naar niet goed aan relateren omdat het beleid vooral over medische- en onderzoeksgegevens gaat. Is er wellicht iemand die een voorbeeld heeft hoe de organisatie hiermee omgaat? Eén van de aandachtspunten is dat we bij een audit wel de juiste informatie moeten blijven tonen.

Op dit moment kunnen we geen gebruiken maken van CTRL+V wanneer we een bijlagen zouden willen toevoegen aan een al eerder ingediende wijzigingsaanvraagWat we dan eerst moeten doen is, afbeelding opslaan om deze daarna op te zoeken in de verkenner en dan te slepen naar het veld in SSP.We zouden heel graag deze functie zoals het mogelijk is bij meldingen ook gebruik willen maken van CTRL + V direct.En het lukt wel tijdens het aanmaken van een melding of wijziging maar niet als je later dit wilt toevoegen.Hoe kunnen we dit wel voor elkaar krijgen?

Sinds de aanpassing van het tekstvak bij Meldingen waarbij we meer grafische mogelijkheden hebben (sinds 2 a 3 weken), verdwijnt je mail uit Outlook, wanneer je de mail naar TOPdesk sleept. Hij kopieert dus niet, maar verplaatst. Bij wijzigingen gaat het nog wel goed, maar daar is het tekstvak ook nog niet aangepast.Herkent iemand dit en is dit te herstellen?

Wanneer wij een Asset koppelen aan een persoon normaal gesproken veranded de kostenplaats automatischa naar kostenplaats van persoon. Nu wanneer wij een Asset op een persoon koppelen kostenplaats blijft ongewijzigd. Hebben jullie ooit zo iets gehad en wat is de oplossing? 

Wie kan mij helpen met het volgende:We hebben verschillende behandelaars van verschillende afdelingen. Sommige afdelingen behandelen persoongevoelige informatie die niet voor de andere behandelaars zichtbaar moeten zijn. Als we als behandelaar nu naar wijzigingsbeheer gaan en dan naar alle wijzigingen krijgen we ook alle wijzigingen te zien.Hoe kan ik TOPdesk zo inrichten dat als een behandelaar naar alle wijzigingen gaat, die alleen maar die wijzigingen te zien krijgen die van hem zijn of van de behandelaarsgroep waar hij deel van uit maak

Is het mogelijk een call overzicht o.b.v. een selectie als excel in een mail te versturen via een action sequence?

HiIn onze organisatie zijn diverse teams, die uit meerdere behandelaarsgroepen bestaan.Voor beheer, management, audittrail checks of nakomen SLA’s moeten er vaak overzichten komen van bijvoorbeeld van specifieke teams, over een specifieke periode, van specifieke wijzigingssoorten, etc.Ik werk nog niet zo heel lang met TOPdesk, en ik ondervind veel handmatig werk om hier in TOPdesk zelf, overzicht te krijgen, zonder hier een power BI dashboard voor te maken. Waar ik bijvoorbeeld tegenaanloop is dat bij ‘ uitgebreide wijzigingen’ er alleen in het ticket, een coordinator waarde is en geen behandelaarsgroep en er dan altijd een waarde uitkomt met bijvoorbeeld behandelaar onbekend of behandelaarsgroep onbekend. Zie onderstaand voorbeeld voor context. Er is ook geen realtime filter, dus dat maakt het dat er veel handwerk nodig is om een accuraat overzicht te krijgen per organisatorisch team (dus meerdere behandelaarsgroepen), welke wijzigingssoort, etc. Vanwege wet- en regelgeving, NIS2, SUR

Goedemiddag,Weet iemand of het mogelijk om een aanmelder van een melding via een actiereeks te anonimiseren? En zo ja, hoe :-)

Hi Gang,I was wondering if there is an easy way to get the URL of a specific asset in the asset management?Thanks in advance.René

Release Notes:“TOPdesk for Microsoft Teams: The TOPdesk application for Microsoft Teams is now available. You can create TOPdesk calls directly from your Microsoft Teams chats and channels — find the app in the Apps section in Microsoft Teams.”Don’t forget to set your call field settingsFunctional Settings > Microsoft Teams > Entry Type = Microsoft Teams

Ik kan het echt werkelijk niet vinden, er zijn wat kennisitems hierover maar die doen niet wat ik wil.Heel simpel: ik wil bepaalde groepen vanuit Entra importeren in TOPdesk als persoonsgroepen en de bijbehorende personen daar aan toevoegen.Wat ik ook doe, het werkt gewoon niet. Ik krijg in mijn tests voor elke persoon in de betreffende groep een eigen persoonsgroep in plaats van één persoonsgroep met deze members.Is er dan geen out-of-the box oplossing hiervoor?

Ik heb zojuist een idee op de TIP pagina ingendiend, maar ik post het hier ook nog even omdat jullie misschien ideen/suggesties hebben.Binnenkort gaat een andere afdeling meedraaien in onze Topdesk. Filters voor Categorie en Behandelaars heb ik al toegepast.Maar we hebben natuurlijk ook mails die (al dan niet automatisch) gestuurd worden bij een melding/wijziging, die zijn vaak zichtbaar onder de puntjes achter de aanmelderen en/of de Status. Die zijn zo te zien niet af te schermen/tonen voor een bepaalde categorie meldingen of behandelaars.Hebben jullie daar ervaringen mee en hoe gaan jullie hiermee om?

Hoi allemaal,Ik weet nog uit de whatsapp community dat er ooit eens iets voorbij was gekomen over het afhandelen, het liefst geautomatiseerd van mails van ON2IT. Deze blijven namelijk maar mails sturen ipv te antwoorden op een ticket mail met daarin een ticket nummer. Hierdoor worden er dus een hele hoop (onnodige) tickets gemaakt over hetzelfde subject.Ik was eens benieuwd of er meerdere mensen zijn met dit issue zijn, en ook of er mogelijk iemand dit al geautomatiseerd heeft om deze mails te mergen op een logische manier. Een logische volgorde van aanpak zou volgens mij dan kunnen zijn:Van elk ticket van ON2IT kopieer het ticketnummer van hun uit de subject naar het externe nummer veld (middels KI 11963 heb ik deze stap al draaien en deze check laat ik doen 1 minuut na aanmaak ticket) Doe een check of er al een ander ticket bestaat met ditzelfde nummer in het externe nummer veld (2 of meer minuten na aanmaak ticket uit te voeren) Zo ja, kopieer het request veld (en eventueel bijlages

In some cases we want to create calls in TOPdesk using the incident API. If we know that a caller is registered, the callerLookup field works very nicely, also if we know that a caller is not registered, we use caller with email, dynamicName and branch.id.But what when we don’t know whether the caller is registered or not? When an external system used by both employees and external users shall POST a call, for example? Is there a way to create a call in one POST in such cases?