Unanswered questions

Goedendag, 😉Wij ontvangen regelmatig aanvragen voor behandelaarsaccounts. Na het verlenen van toegang blijkt echter dat deze accounts vaak slechts sporadisch of zelfs helemaal niet worden gebruikt.Daarom overweeg ik om een automatische controle in te richten (bijvoorbeeld op basis van “Laatste actief”), waarbij wordt gekeken naar de activiteit van behandelaarsaccounts. Wanneer er gedurende een bepaalde periode (x aantal weken) geen activiteit of inlogmoment is geweest, zou het account automatisch kunnen worden gearchiveerd.Mijn idee is om dit via Power Automate in te richten met dan gelijktijdig een informatiemail die naar de betreffende gebruiker wordt verstuurd. Of zou dit binnen TOPdesk ook haalbaar zijn?Mijn vraag is of iemand hier al ervaring mee heeft en of de TOPdesk-API’s de juiste velden ondersteunen om dit goed te kunnen inrichten.Groet,

Hallo allemaal, Ik heb een gelijkaardige vraag als die over behandelaarsgroep toekennen maar zou dan de subcategorie willen toekennen op basis van de keuze die ze maken in dropdown op formulier op SSP. De keuzes in de dropdown komen namelijk overeen met de subcategoriën en AI zal dat na een tijdje wel herkennen maar wil eigenlijk liever dat ze ineens correct worden ingevuld obv van de keuze van die gemaakt is geweest in formulier. Ik heb namelijk rappprtjes gemaakt obv die subcategoriën omdat die dan gemakkelijk kunnen opgepikt worden gezien het steeds over eenzelfde soort handeling gaat die ze gaan moeten uitvoeren in ons boekhoudsysteem. maw 1 subcategorie = 1 type van taakDus stel dropdown heeft keuzeopties A, B, C en DWordt antwoord A gegeven? Dan wordt aan de melding automatisch subcategorie A gekoppeld, wordt antwoord B gegeven dan wordt automatisch subcategorie B gekoppeld etc.Hoe kan ik dit gemakkelijk opzetten? En moet dat dan voor elke optie apart opgemaakt worden?alvast beda

Eén van onze klanten wil graag een audit log hebben op elk ticket (incident en change).Voor elke behandelaar die het ticket opent en dus inziet, moet ergens een auditlog voor worden aangemaakt zodat ik daarop kan rapporteren.Ik heb al contact gehad met de servicedesk, maar helaas wordt daar niet in voorzien.We zorgen er al voor dat enkel bevoegde mensen die tickets kunnen zien, maar dat is dus niet genoeg.Iemand ideeen voor de auditting rapportage vraag?

We have an event that triggers two separate automated actions to update an incident. Is there the chance of conflict/failure with this set-up?For example, the first task is updating an incident and the second fails to update because the first is in the process of updating. Is this a concern?

Ik ben op zoek naar een actie of mogelijkheid om na het aanmaken van een wijzigingsactiviteit, die ook weer automatisch te sluiten en een mail gaat sturen naar een persoon in de organisatie die niet de aanmelder en geen behandelaar is in TOPdesk, maar wel één of meerdere actie(s) moet gaan uitvoeren. De activiteit (WA) is optioneel, maar als die na goedkeuren gestart word, moet ik nu handmatig de status aanpassen en wordt automatisch de mail verzonden. ik zou dit graag willen automatiseren. Kan dit?  

Ik heb een vraag over mail versturen uit een lijst e-mail adressen, die in Asset management staan in een aantekeningen veld. Op dit moment hebben wij het zo ingericht dat we functieprofielen hebben staan in Configuratiebeheer. In het tablad informatie  van zo'n kaart is een opmerkingen invulveld.Deze hebben we gevuld met een aantal mailadressen.Het functieprofiel wordt met aanmaken in het Object ID van een wijziging gezet. Via een automatische mail actie vanuit een activiteit wordt er een mail verstuurd, die kijkt naar de mailadressen in dat opmerkingen veld. zodat alleen die mensen een mail krijgen.De code is: [Wijzigingsnummer.Object_ID.Opmerking]Helaas heeft dat veld een max van +/- 125 tekens Hierdoor wil ik deze profielen gaan migreren naar Asset management, en dan een opmerkingen veld gebruiken, die ik met bijvoorbeeld 1000 tekens kan vullen. Ik zit te zoeken, maar ik kan de code er niet voor vinden.Heeft iemand een idee hoe ik dit zou kunnen oplossen. Alles in Asset management b

Is het mogelijk dat als er een major melding is of een bepaald nieuwsbericht in TOPdesk deze dan ook automatisch op sharepoint te plaatsen? 

Wij gebruiken al jaren reserveringenbeheer maar de reserveringen worden niet gearchiveerd en de meeste oude zijn ook niet te verwijderen omdat er zaken aan gerelateerd zijn.Hoe gaan jullie hier mee om? Reserveringenbeheer heeft al een aantal jaren geen noemenswaardige ontwikkelingen meer gehad waardoor ik deze module steeds meer vind tegenvallen en constant tegen beperkingen aanloop.

HI Everyone, Is there a way to merge tickets? We often get different people from our sites raising the same issue but we can’t find a way to merge the tickets so that all the information and resolution is on one ticket.

We gebruiken de AI toepassing voor het categoriseren van meldingen.Daarbij merk ik dat deze toepassing gebruik maakt van ons archief aan meldingen , wat op zichzelf logisch is.Punt is alleen dit: we hebben jaren een bepaalde categorie indeling gebruikt, maar een jaar of twee geleden zijn we overgegaan naar een andere categorisering. De AI toepassing komt consequent met de oude incident categorieën.Nu zou je kunnen zeggen: ruim die categorieën op. Ze zijn gearchiveerd. Verwijderen is geen optie, want er hangen meldingen aan vast.  Dit lijkt op een typisch geval ‘garbage in = garbage out’. Daarom de vraag: is het mogelijk om een bepaalde set aan meldingen op te geven die als referentie kunnen worden gebruikt?

Vanuit verschillende bronnen en kennissystemen: teams, intranet(ten), handleidingen sites etc, wordt verwezen naar TOPdesk. Hier zitten ook deep-links tussen.Deze bronnen, bijvoorbeeld intranet, zijn veelal decentraal beheerd , soms op afdelingsniveau (dicht bij de mensen voor wie ze werken). Dit zijn zo al snel 350+ redacteuren welke niet allemaal zo maar in beeld zijn.Nu is het bij grotere organisaties vaker zo dat er organisatorische veranderingen zijn, maar ook dat service verlening veranderd. Dit betekend dat het soms wenselijk is om de self service portal anders in te richten. Bij ons al snel om 350-400 formulieren. Bij verplaatsen van een formulier in de SSP gaan de links vanuit die andere bronnen kapot. Ik vind het onlogisch dat een formulier in TOPdesk geen eigen ID heeft zodat een verwijzing vanuit een andere bron heel blijft maar, hoe gaan jullie, in dit licht, om met een herinrichting van de SSP?

Sinds assetmanagement is het niet mogelijk een selectie van personen uit te draaien met in een kolom hun gekoppelde assets. Dit kon ooit in middelenbeheer wel. Wij hebben hier best wel behoefte aan maar dat hadden we 3 jaar geleden ook.Lopen er meer mensen tegenaan en heeft iemand wellicht een workaround? Alvast bedankt,Jaco Zyderveld

Wij krijgen van een externe partner verzoeken per email met altijd dit subject in de email: Case CS1234567 Update/Question Nu wil ik graag de eerste mail (via de mail import) in Topdesk zetten (zodat we die kunnen oppakken). Hoe zorg ik ervoor dat de vervolgs mails (zelfde subject, niet met RE: of FW: ervoor) ook worden gezet in hetzelfde ticket? 

Sinds recent zijn de bookmarked tasks (tickets geflagged met sterretje) geïntegreerd in het Task Board.Nu merk ik op dat al geselecteerde bookmarked tickets meegenomen werden, maar nieuwe komen hier niet meer in terecht?Heeft nog iemand dit probleem?(al ticket open bij Support, maar misschien is er hulp of tips via community)

Vandaag bestaat de keuze inzake icoontjes, foto’s, vaste tiles in TOPdesk uit een aantal mogelijkheden maar dit is al jaren hetzelfde gebleven. wij gebruiken de build in images voor de tiles en botsen op de limieten momenteel. Zelf foto’s toevoegen zou kunnen, maar een standaard icoon of pictogram is duidelijker dan een foto soms. voor AI bv is er geen gepast pictogram in de lijst. Wij hebben verschillende SSP views omdat we verschillende companies servicen. Elke company heeft zijn kleur en het voordeel aan de ingebouwde pictogrammen is dat die ongeacht de achtergrondkleur gewoon duidelijk zijn en werken. als je zelf icoontjes maakt moet je die bewerken allemaal. Heeft hier nog iemand ervaring mee of loopt die ook tegen de limieten? Of hanteren jullie custom build pictogrammen op het SSP?

Hello everyone,we have a problem with the TOPdesk Self Service Portal.The portal is already set to the correct language. In our case, the language is German.However, some browsers still ask the user if they want to translate the website. This happens in Mozilla Firefox and also in Microsoft Edge.Both browsers show a translation dialog, even though the page is already displayed in German. This can be confusing for users, because they think the page is in the wrong language.The problem is only the browser translation prompt. The language setting in TOPdesk seems to be correct.Has anyone else seen this behavior in the TOPdesk Self Service Portal?Thank you! Best regards.

Heeft er iemand een oplossing voor het volgende:Als velden in assets zijn gekoppeld aan een persoon of behandelaar dat je daar een check op kan laten uitvoeren als een persoon of behandelaar gearchiveerd wordt? Dus deze zijn niet toegewezen aan de asset maar aan een veld op de asset.

How is your IT team setup in terms of support services?I’m intrigued to know how others have their IT support setup and who they are supporting. This will give me (and hopefully other members) an idea of the options available to us.Currently, our setup is to provide internal support to 1110 users with the following under my role as Service & Support Manager:L1 Service Desk: Service Desk Manager, 2 x Senior Technicians, 4 x techniciansL2 Systems/App support: Systems Manager, 2 x senior technicians, 4 x techniciansService Delivery: SD Manager, 1 x technician Who looks after your Microsoft licensing and other vendor licensing? Who does the research & development to see what end user devices we should bring in to the device lifecycle? Who makes sure devices are still in support by the manufacture (BIOS, Samsung, Android UI etc)? Who is managing the PSTN switch over (UK)? Do you outsource any of your support services? Really interesting to know how our support model and resourcing c

Wij komen bij meerdere TOPdesk omgevingen tegen dat meldingen niet bewerkt/opgeslagen kunnen worden vanwege verzoek/actievelden met ‘gebroken’ afbeeldingen of lege tekstvelden (tekstveld is niet rood, dat er niks in staat, maar verschijnt ‘leeg’).Er is in die velden of niets meer te zien, of afbeeldingen worden weergegeven als:De foutmelding die je terug krijgt bij het proberen op te slaan is steeds als volgt:We komen het tegen in oudere meldingen en velden, maar ook in recent aangemaakte.Tot nu toe is de workaround om het verzoek/actieveld aan te passen en de afbeelding eruit te halen, het veld te vullen met tekst, of het veld weg te halen.Dit biedt echter geen permanente oplossing voor dit terugkerende probleem.Met TOPdesk Support hebben we nog geen goede oorzaak of oplossing gevonden, ook niet in de logging.Wat we tot nu toe uit de logging hebben gehaald voor de lege velden is het volgende:java.lang.NullPointerException: plainText is marked non-null but is null at com.topdesk.mango.

Na de migratie van de objecten van de module Configuratiebeheer naar de module Asset Management wil ik een overzicht maken van alle te keuren assets (objecten).Wat ik wil, is een maand vóór dat de waarde in het veld “Inspectiedatum” verloopt er automatisch een e-mail wordt verstuurd naar de medewerker aan wie het asset is toegewezen en naar diens manager.Met een geautomatiseerde actie die ik heb, is dit deels mogelijk maar daarbij wordt voor ieder asset afzonderlijk een e-mail verstuurt. Wat ik wil, is dat er één e-mail wordt verstuurt naar de medewerker en de manager met daarin een overzicht van alle betreffende assets die binnen een maand gekeurd moeten worden.Ik krijg dit niet voor elkaar.Wat heb ik bedacht en geprobeerd met hulp het antwoord op de vraag “Middelen - Nulmeting persoonsmiddelen”:Personen ophalen (/tas/api/persons?pageSize=2000&archived==false&fields=email,id) Haal in een loop de assets op die gekoppeld zijn aan de persoon (/tas/api/assetmgmt/assets?linkedTo=pe

Hallo!Ik heb al even gezocht in de beschikbare documentatie van TOPdesk, maar kom er nog niet helemaal uit. Heeft er iemand ervaring met het automatisch toekennen van een behandelaarsgroep aan een melding, op basis van een antwoord dat in het formulier in het SSP is gegeven? Dus stel vraag 1 heeft als antwoord opties A, B, C en DWordt antwoord A gegeven? Dan wordt aan de melding automatisch behandelaarsgroep 1 gekoppeld, wordt antwoord B gegeven dan wordt automatisch behandelaarsgroep 2 gekoppeld etc.Mocht iemand ervaring hebben hoe dit aan te pakken (ik vermoed met acties) dan verneem ik dat graag!Het zou mij ook helpen als ik aan de (sub)categorieen standaard behandelaarsgroepen kan toekennen, maar voor zover ik kan zien kan ik alleen individuele behandelaars aan categorieen koppelen en geen behandelaarsgroepen.

Hi Everyone,Is there a way to update multiple tickets at the same time? I know we can use the closure wizard to bulk close tickets, but I would like to be able to bulk update fields with multiple tickets at the same time?ThanksCaz

Wij willen graag voor de Servicedesk (aparte behandelgroep)een maandelijks overzicht ontvangen van het aantal meldingen. Deze rapportage dient maandelijks te worden opgesteldDe rapportage bevat de volgende onderdelen:Het aantal 1e-lijns meldingen van de Servicedesk Het aantal 2e-lijns meldingen van de Servicedesk De uitgevoerde wijzigingsactiviteiten door de Servicedesk Het aantal gemaakte reserveringen in de betreffende maandWij hebben gekeken in in het forum maar kunnen niets hierover vinden. 

Wij hebben een aparte behandelaarsgroep voor de security meldingen van ICT. De meldingen die daar op geregistreerd staan zijn alleen door behandelaars in de groep te zien dmv een behandelaarsfilter.Nu is het geval dat er een aantal behandelaars in deze groep zitten die niet in andere behandelaarsgroepen zitten. Deze behandelaars zijn nu ook niet zichtbaar onder de security behandelaarsgroep voor behandelaren die niet in dit filter zitten.Zit deze behandelaar wel in een andere behandelaarsgroep dan staat hij wel zichtbaar onder security.Dus de servicedesk wil iets op naam van zo'n behandelaar zetten maar ziet deze niet onder de behandelaarsgroep van security.Zijn er meer die tegen dit probleem zijn aangelopen en hoe heb je dit op kunnen lossen?

Wij maken geen gebruik (meer) van de bezoekers module maar leggen dit vast in tickets. Ik heb een actiereeks gemaakt die de naam/namen anonimiseert van de bezoekers die zijn aangemeld.Voor reguliere meldingen geldt bij ons het bewaarbeleid van 5 jaar na het sluiten van de melding. Bij meldingen voor bezoekersaanmeldingen is het echter niet nodig dat de naam van de bezoeker gedurende deze volledige periode zichtbaar blijft.Daarom wordt bij het afmelden van een bezoekersaanmelding automatisch de naam uit de oorspronkelijke aanvraagtekst geanonimiseerd.Wat gebeurt er?1️⃣ Melding wordt afgemeld Zodra een Bezoekers - Algemeen melding wordt afgesloten met de status Afgemeld, wordt de automatische actiereeks gestart. 2️⃣ Request-entries ophalenDe actiereeks haalt de request-entries van de melding op via:GET /tas/api/incidents/id/${unid}/requests 3️⃣ Originele request-entry bepalen 🧾Het ID van de oorspronkelijke request-entry wordt opgeslagen in de variabele request_id. 4️⃣ Oorspronkelijke te