Unanswered questions

Hoi allemaal,Ik ben voor onze organisatie bezig om change management steeds meer te gebruiken binnen TOPdesk.Nu loop ik bij een aantal formulier en templates aan tegen beperkingen in de werkwijze van onze organisatie.Het gaat dan vooral om approval flows en beperkingen hierbij.De 2 belangrijkste puntjes zijn deze:Hoe om te gaan met een approver als deze niet aanwezig is. Voor zover ik weet is er in TOPdesk geen backup manager of iets aangegeven. Nu zag ik dat dit kan via een SSP aanvraag om een temp manager aan te stellen maar vraag me af of er mensen zijn die hierin andere best practises hebben. We hebben voor een aantal vragen een afwijkende regel qua approvals. Bijvoorbeeld onze hoogste management laag heeft voor een aantal verzoeken geen approver nodig. Een deel omdat de managers hiervan in een ander werelddeel zitten en niet met TOPdesk werken en een deel om onnodig admin werk voor ons hoogste management te besparen. Hoe kan ik dit het beste afvangen als ik formulieren maak? Ik zo

Goedemiddag 🙋🏻Wij maken al enige jaren gebruik van de TOPdesk Barcode Asset Audit module maar nog niet optimaal. Op een aantal middelen plakken wij QR codes die verwijzen naar het middelnummer zoals we deze registeren in TOPdesk. Denk aan laptops, beeldschermen en printers. Nu vraag ik mij af wat de best practice is hoe je de database optimaal houd? Barcode scanner? En is het nog nodig om bij te houden waar alles staat. Een laptop is tenslotte een apparaat wat continu in beweging is. Ik ben benieuwd hoe jullie hier mee om gaan.Groet,Gerwin​​​​​​​

Hi,Did anyone map the _request object? I cannot find any docs for at and before I research this myself I hope someone has done the work already.I'm specifically looking for incoming headers but any info is welcome.

Ik krijg van onze servicedesk meldingen dat de pagina van onze TOPdesk omgeving geregeld een timeout geeft als ze even van hun plek zijn geweest. De pagina is dan niet meer beschikbaar.Energiebeheer op de netwerkaansluiting staat al uit en de URL van TOPdesk is opgenomen onder “Deze sites altijd actief houden” in Edge.Iemand enig idee waar dit nog meer aan kan liggen?

iemand nog tips hoe dit het beste in te regelen met een actiereeks?

Goedemorgen, Ik weet niet ok ik deze vragen hier mag stellen. Zo niet verwijder hem maa.Mijn manager zoekt een overzicht om de aantallen en bestede tijd van alle modules in 1 overzicht te krijgen.Hij is op zoek naar het volgende:  Hij wilt per medewerker inzien hoeveel uur hij/zij geschreven heeft per module, en in totaal. En dat in 1 overzicht.Bijvoorbeeld:Behandelaar: Robin Exoo (behandelaarsgroep A, B en C)Jaar 2026 - Maand Januari* Meldingen (15 stuks) (12,5 uur)* Wijzigingen (13 stuks) (18 uur) Liefst opgesplitst in Standaard en niet standaard wijzigingen (1.3 uur).* Activiteiten (20 stuks) (20 uur)* Operationele taken (2 stuks) (8 uur)Doorklikken naar welke categorie de aanvragen hadden zou prachtig zijnTotaal: 50 aanvragen - 58.5 uurEn dat bijvoorbeeld in dit formaat.Medewerker Meldingen Wijzigingen NSA Security Totaal A 12,5 18 1,3 2,4 34,2  Heeft iemand al zoiets gemaakt. Ik kom er niet uit, CHatGPT gaf ook geen goed antwoord omdat die de tabelnamen uit T

Is het mogelijk om documenten gekoppeld aan een set/soort specifieke assets in één keer te downloaden?

Hi all,I’d be interested to learn how others are utilising MFA when access TOPdesk, as an operator and SSP.  I would like to know how the end user experience is/was, what types of MFA you are using and if there are any NHS colleagues on here, if you’ve managed to adopt the NHS connect shared tenant as the source of MFA so your users are logging in with their NHS.net accounts? Thanks.

Het maken van formulieren in Topdesk is vrij bewerkelijk. Gaat dit in de toekomst nog worden verbeterd?Suggestie:Kopieermogelijkheid van de op het formulier staande objecten zoals bijv. keuzelijsten e.d.Soms heb ik vaker vrijwel dezelfde keuzelijst nodig waarbij de zichtbaarheid afhankelijk is van vraag/antwoord. Het zou reuze handig zijn als dit te kopieren is, zodat sneller gewerkt kan worden. Dan hoeft alleen maar een optie te worden toegevoegd c.q. verwijderd in zo'n lijst terwijl de rest van de tekst er al staat.De kopieeroptie zou ook over verschillende formulieren moeten werken. Dus als een bepaald object al goed staat op het ene formulier, die ook te kopieren is naar een ander formulier (i.p.v. een heel formulier kopieren).Of als je keuzevaktjes moet toevoegen dat er een dan een pop-up komt hoeveel toegevoegd moeten worden i.p.v. dat je ze stuk voor stuk moet toevoegen.

Ik heb een flow lopen in PA die alle maintance until checkt, en hier een melding van maakt. Nu wil ik bij elke asset die daar in aanmerking van komt een standaard document aan toevoegen. Voor een of andere reden kom ik hier niet uit en gaat mijn pa chain in een loop. Super irritant. Iemand die sterk is in Power Automate en TOPdesk en toevallig weet hoe je een goeie http post kan geven naar de assets upload? en hoe ik daar dan een pfd vanuit mijn onedrive kan toevoegen? :(

Goedemiddag allen, Ik ben op zoek naar een stuk dashboarding wat je op een extern scherm zou kunnen tonen. We werken met een implementatie afdeling die wijzigingen doorvoeren die impact hebben op de operations. Bij de operations willen we een scherm / dashboard hebben met de wijzigingen die impact hebben. Weet iemand of hier een oplossing voor is? Zo ja, dan hoor ik het graag! 

Er zijn behandelaren bij ons die graag via Teams een notificatie zouden willen ontvangen als er een melding op hun naam is gezet. Ik zag in de Action Sequences wel een Teams notificatie staan ([INC] Action Sequences: Microsoft Teams - Notifications (Workflows) - My TOPdesk SSP) maar die kan maar naar één persoon of groep wat sturen.Zijn er mensen die dit met een actiereeks werkend hebben kunnen krijgen?

Ik zou graag een log bijhouden in tickets van onderdelen van een Action sequence die gelukt zijn, maar die onzichtbaar zijn voor de behandelaren. Mijn idee is om daarvoor Log entries te gebruiken.We zetten dit nu vaker in de Action log van tickets, maar daar hoort die informatie m.i. niet thuis.Denk bijvoorbeeld aan:Succesvol een bericht verzonden via sms-integratie Succesvol een bericht gepost in een extern systeemMaar ook een stukje troubleshooting kan hierdoor vergemakkelijkt worden zonder dat daarvoor de beheerder moet kijken in de output van de action sequence, bijvoorbeeld een melding als...De noodzakelijke variabele was niet gevuld, daarom kan ik deze stap in de automatisering niet uitvoerenIk vind echter geen API endpoint voor de Log entries. Klopt het dat je die niet via de API kunt vullen?

Hallo, Ik zou graag net zoals bij een uitgebreide wijziging een standaard set aan activiteiten willen hebben bij een melding (1e of 2e lijns).Handelingen die verricht moeten worden door verschillende behandelaars.Voorziet Topdesk hierin? Of hoe hebben jullie dit ingericht? Groet,Johan

Hallo allen,Ik ben op zoek naar de manier om de geautomatiseerde acties te gebruiken voor het volgende doeleinde: Ik zou graag zien dat wanneer alle deelmeldingen onder de hofdmeldingen de status ‘Gereed’ hebben bereikt, de hoofdmelding ook als ‘Gereed’ wordt gemarkeerd. Maakt iemand gebruik van dezelfde actiereeks en kan mij helpen? Dank!

Hi Topdesker’s We can see that you have something interesting in the Topdesk Market Place, a connector for Servicenow. This is a nice piece of documentation: https://developers.topdesk.com/ :-)First, Is this connector a two way connector (bi-directional) so we can do case creations on both  sides? We intent to have customers Topdesk integrated to Atea’s Servicenow.Second, do you guys have support for OAUTH2 (Token based authentication) ?Best RegardsSteen SchusterIntegration Specialist Atea Digital Services Denmark      

Hi All, One major issue we hit with logging items via the SSP is the ability for staff to log a ticket on behalf of another individual..  Sometimes this could be a PA for a Director, or a colleague logging an item for someone that isn’t able to get on the system.  Currently if we open this up to members of the same Branch(Office) or team - it allows everyone to see all tickets logged/open for that Branch (Office) or Team.  This is a major security breach for us as tickets could relate to personal items such as Workplace Adjustments etc or questions logged about a direct line reports activity. We really need this sorting, ideally anyone should be able to log a ticket against any other user, unless we specifically set the Caller field in an SSP form to not allow the value to be edited. Anyone have any thoughts on this?   

Welcome to our community! We’re here to help each other work faster and easier. This week is all about saving time with TOPdesk—whether it’s small tweaks or smart workflows that make a big difference in your day.To kick things off, here’s a question for you:Which automation in TOPdesk saves you the most time—and why?We’d love to learn from your experience. Share your answer in the comments and keep it practical:Before/after: what did you do manually before, and what’s automated now? How to set it up: briefly describe the steps (trigger, macro, workflow). Impact: how much time or clicks does it save, and for whom? Pitfalls: what should others avoid—or definitely do?Tip: even small automations count—they often deliver instant wins.Let’s make each other better: feel free to tag someone who helped you or has a great example.🔒 Important: don’t share confidential information or customer data. Screenshots are welcome, but please anonymize them.

Hi all  🙂Has anyone setup a TOPdesk MCP server, and if so have you found any helpful use cases for this?

Hi Robin hier! Voor de mensen die bij mij hebben meegekeken op de coworking dag, jullie zullen het misschien nog wel weten. Voor de andere komt nu een korte uitleg van mijn vraag. Onze servicedesk heeft dagelijks mensen op bezoek voor het ophalen van hardware of fysieke ondersteuning. Ze laten de medewerkers zelf een afspraak inplannen via microsoft bookings.  Regelmatig gaat dit toch nog wel eens mis, omdat mensen voor een of andere reden niet goed weten hoe ze in bookings moeten werken. Heeft iemand een TOPdesk koppeling lopen met bookings, of een idee voor een koppeling (en dus niet gewoon de URL geven) zodat mensen makkelijker een afspraak in bookings kunnen plaatsen door één of andere functie binnen in TOPdesk.Ik hoor graag!

Bij mijn huidige klant heeft vrijwel elke subafdeling – wat vaak neerkomt op een apart werkproces – een eigen behandelaarsgroep. In totaal gaat het om ongeveer 80 behandelaarsgroepen, waarvan bijvoorbeeld: ±26 voor Facilitair & Vastgoed ±10 voor ICT ±9 voor Functioneel Beheer ±6 voor Marketing & Communicatie ±9 voor HR etc. Voor zover ik kan zien en heb gehoord, is deze inrichting vooral ontstaan om de verschillende werkstromen te scheiden. Tegelijkertijd vraag ik me af of dit op de lange termijn ook de meest overzichtelijke en beheersbare aanpak is en of dat ik hier toch iets mee moet gaan doen.Daarom ben ik benieuwd: Vanuit welke insteek maken jullie behandelaarsgroepen aan? Hoe zijn jullie tot jullie huidige structuur gekomen? Hoe verdelen jullie de werkzaamheden binnen TOPdesk? Ik hoor graag jullie aanpak, ervaringen, tips of voorbeelden.Alvast bedankt!

Wij hebben voor onze IT kavels (4) aparte mailimport folders zodat de juiste behandelaarsgroep cq coordinator wordt gezet bij mailimport.Wijzigingen importeren bij ons standaard als Voorlopige wijzigingsaanvraag. Nu loop ik hierop vast.Ik doe de query /tas/api/operatorChanges/${unid} en krijg de volgende respons:Response body: {"status":400,"errors":[{"errorCode":"Change type is not set. Please first set the change type before continuing","appliesTo":[]}]}Ik heb geen idee wat ik precies moet doen nu. Als ik het op een normale (dus niet voorlopige) wijzigingsaanvraag uitvoer krijg ik wel netjes respons.edit: ik snap de foutmelding, hij wil weten of het een eenvoudige of uitgebreide change is, maar zover is het proces nog niet..

Hi everyone, I’m facing a recurring situation in TOPdesk and I’d like to know if anyone has encountered something similar or found a workable solution.In several workflows, I need the operator to finalize a call or activity only after providing specific information — essentially like a mandatory form before completion.The issue is that TOPdesk does not natively offer a feature that forces the operator to fill in these details at the moment of closing the call/activity.I also cannot simply make the optional fields mandatory, because the information required varies across many different workflows and topics. Each process has its own set of specific data that must be collected, so making a field globally required would break other flows.Ideally, TOPdesk would have configurable pop‑ups triggered by specific events, where I could build a customized form integrated with an action sequence. That would perfectly address the requirement.So far, the closest I’ve come to a solution has been:Creat

Has anyone tried the new email designs? If so, do you have any feedback or insight so far on this feature?

Goedemiddag,Zijn er organisaties die het proces ‘schade melden aan voertuigen’ in TOPdesk (gedeeltelijk of volledig) hebben geautomatiseerd?Wij zijn vanuit een projectgroep benieuwd naar: hoe het end-to-end proces is ingericht (van melding tot afhandeling), welke onderdelen specifiek in TOPdesk zijn geautomatiseerd, en welke lessons learned jullie hierbij hebben opgedaan. Alle voorbeelden, tips of ervaringen zijn welkom.Met vriendelijke groet,Anneke Ligthart