Unanswered questions

We onderzoeken of een SharePoint-lijst als source of truth kan dienen en deze automatisch kan synchroniseren naar Asset Management.Heeft iemand al een synchronisatie opgezet tussen een SharePoint-lijst en TOPdesk Asset Management via Power Automate en de Asset Management API?Ik ben op zoek naar praktijkervaringen en aanbevelingen rond:voorbeeldflows (Power Automate of andere middleware); logica voor het aanmaken versus updaten van assets; beheer van parent-child relaties (bv. Site → Building → Room); aanbevolen primaire sleutels (Asset ID, Site Code, SharePoint ID, ...); omgaan met verwijderde records in SharePoint; lessons learned of zaken waar jullie tijdens de implementatie zijn tegenaan gelopen.Alvast bedankt voor jullie feedback en eventuele ervaringen die jullie hierover kunnen delen 😊

Hallo Community,Is er hier toevallig iemand die binnen de organisatie TOPdesk gebruikt voor het afhandelen van wijzigingen voor toegang tot applicaties én SAP S/4HANA gebruikt als financiëel systeem?Ik probeer met de beheerders van SAP S/4HANA mee te denken hoe hun complexe structuur van rollen en rechten via het TOPdesk wijzigingsproces ondersteund kan worden. In de zin dat taken die goedkeuring behoeven of uitgevoerd moeten worden op een juiste groep komen te staan. Maar er zitten redelijk wat controles / goedkeuringen in, waardoor ik eigenlijk niet weet hoe te beginnen.Laura

Goedemorgen,Wij hebben veel actie’s uit bijvoorbeeld Pentesten, verzoeken van auditors etc...waar we voor elke opvolging een incident aanmaken. Dit zijn uiteraard geen incidenten maar meer ter opvolging en vooral een reminder om het niet te vergeten.Is hier iemand die dit soort werkzaamheden ook heeft en hier een andere oplossing voor heeft ipv. losse incidenten aan te maken? Dank!   

Vanuit een Asset wil ik een change aanmaken voor het uitfaseren van een server.Ik ben al een heel eind met het invullen van de change met gegevens uit de asset kaart maar ik loop nog tegenaan dat ik als aanmelder degene wil invullen die de actie aftrapt vanuit de asset kaart.Nu is er de API call /operators/current maar die geeft de gegevens van het API account terug en dus niet de daadwerkelijk ingelogde behandelaar (en vanaf daar de persoon als aanmelder).Is er een manier om dit voor elkaar te krijgen?

Hoi allemaal,Ik voreg me af of iemand weet of het mogelijk is om binnen een voorlopig wijzigingsaanvraag de goedkeuring op alleen een manager groep te krijgen. Het lijkt er namelijk op dat wanneer je het manager veld leeglaat deze toch altijd word ingevuld met de manager van de aanvrager. Ik heb dit geprobeerd met een actiereeks op te lossen echter deze lijkt aan te geven dat het manager veld niet overschreven mag worden.Iemand hier eventueel een andere opolossing voor? Alvast bedankt.

Wij onderzoeken mogelijkheden om geregistreerde Problems beter onder de aandacht te brengen van onze Service Desk.Problems worden meestal aangemaakt door 2e lijn (FAM) en zijn daardoor niet altijd zichtbaar voor de 1e lijn. We zoeken een manier waarbij tijdens het behandelen/registreren van een incident automatisch een suggestie wordt gegeven van een mogelijk relevant Problem, inclusief eventuele workaround.Het doel is dat de Service Desk incidenten direct kan koppelen aan een bestaand Problem en bekende workarounds kan toepassen, zonder het ticket onnodig door te zetten naar de 2e lijn.Hoe hebben jullie dit ingericht binnen TOPdesk?Maken jullie gebruik van standaardfunctionaliteit, kennisitems of automatiseringen? Is er een manier om op basis van categorie, onderwerp of omschrijving relevante Problems te suggereren? Zijn er andere oplossingen of best practices die hierbij helpen?Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen en ideeën!

Is het mogelijk om het aantekeningenveld van gereserveerde diensten op te halen via de OData-koppeling?Wij zouden graag willen weten of deze informatie beschikbaar is binnen de OData-feed en, zo ja, via welke entiteit of kolom deze gegevens benaderd kunnen worden.  

Hallo! Binnen onze organisatie is recentelijk de gehele SSP ingericht. Nu zitten we in de beheer- en verbeterfase. Er komen vaak vragen van gebruikers binnen over het ObjectID dat ze zelf in moeten vullen in een formulier, terwijl ze eigenlijk de tegel van bijvoorbeeld de betreffende applicatie al aangeklikt hebben.  Nu is het zo dat gebruikers het SSP openen, dan bijvoorbeeld kiezen voor de categorie “Applicaties”. Vervolgens krijgen zij een lijst van applicaties te zien en daarbij formulieren die gedeeld worden met alle andere applicaties (bijvoorbeeld “Storing melden”. Echter moeten zij, om het ObjectID in de behandelaarsomgeving in te vullen, zelf in een drop-down menu kiezen om welke applicatie het gaat. Dit is handig voor de Servicedesk want zij hoeven het dan niet meer te doen, maar zeer onhandig voor de gebruiker. Is het mogelijk om met de basis functionaliteiten van de TOPdesk SSP-module dit makkelijker te maken? Idealiter zou het ObjectID automatisch ingevuld worden op basis

Telkens wanneer we een selectie aanmaken wordt er een weergave gemaakt met een 20 tal kolommen.  Volgens wat ik zie moet je dan als beheerder de “standaardinstellingen” van die selectie aanpassen en dan aan elke medewerker vragen om ‘herstellen standaardinstellingen’ te kiezen zodat ze zelf niet manueel de kolommen moeten kiezen. Wij werken bijvoorbeeld nooit met SLA streefdatum of ‘Afgemeld’.  

Binnen onze organisatie maken we momenteel nog gebruik van het standaard huisvestingsbeheer van TOPdesk. Hoewel dit ons veel functionaliteit biedt, lopen we in de praktijk ook tegen een aantal beperkingen aan. Daarom onderzoeken we of een volledige inrichting van huisvestingsbeheer binnen Asset Management op termijn een beter passende oplossing zou kunnen zijn.Ik ben benieuwd of er organisaties zijn die hun huisvestingsbeheer volledig in Asset Management hebben ondergebracht, inclusief bijvoorbeeld:Gebouwen/vestigingen Ruimtes Huurders/gebruikers Installaties en overige vastgoedgerelateerde objectenDaarnaast ben ik erg benieuwd hoe jullie omgaan met externe melders. Gebruiken jullie hiervoor de standaard persoons- en vestigingskaarten in TOPdesk, een eigen constructie in Asset Management, of een combinatie van beide? En hoe werkt dit in de praktijk samen met het Self Service Portal?Welke voordelen ervaren jullie? Zijn er ook zaken waar jullie juist tegenaan lopen of die je achteraf and

Gebruik van integratie Teams in het maken van meldingen. Wat zijn jullie ervaringen?We willen het hier invoeren, er zijn wat kanttekeningen gemaakt door IT. Ik zie veel positieve punten. We willen gebruikers stimuleren om alles te melden via TOPdesk. Ik denk dat dit een aanvulling kan zijn daarop.gebruiken jullie het?

Is het mogelijk om via een emailactie een activiteit af te melden. Bijvoorbeeld mail komt aan bij pietje en pietje klikt op een button in dit mailtje die ervoor zorgt dat de activiteit binnen een Sjabloon wordt afgerond.Momenteel heb ik Sjabloon aangemaakt voor in dienst treding van nieuwe medewerkers. Dit is een standaard wijzing , type uitgebreide.  Waarvan het verzoek automatisch wordt goedgekeurd hierin zitten een aantal activiteiten. Als activiteit 1 is afgerond wordt er nu een mailtje gestuurd naar een persoon die geen operator is binnen TOPdesk. Is het mogelijk via HTML om een knop te maken die een activiteit kan sluiten/ gereed melden? Zo niet, hoe zou ik anders mijn doel kunnen bereiken.

Heeft iemand hetzelfde als wij hebben bij de koppeling TOPdesk - Teams:De tijd vanuit Teams wordt in TOPdesk niet gelijkgetrokken met de GMT=2 uur tijd.Voorbeeld:Teams-bericht aangemaakt om 08:15 CEST, verzoekveld in TOPdesk toont 06:15 UTC.De timestamp wordt waarschijnlijk niet geconverteerd van UTC naar lokale tijd. Weet iemand hoe ik dat kan aanpassen (en waar)?

Is er iemand die het voor elkaar heeft gekregen om bezoekers die als groep zijn geregistreerd individueel in de bezoekersregistratie naar voren te laten komen?Kort gezegd: Men meld in 1 aanvraag bijvoorbeeld 5 bezoekers aan en deze komen als 5 losse bezoekers in de bezoekersregistratie terecht. 

Beste TOPdesk specialisten,Ik ben benieuwd naar jullie ervaring en advies met het volgende:Wij hebben veel leveranciers die we in een ander systeem hebben staan. Deze willen we ook gebruiken in TOPdesk. Het idee is 1x vastleggen en inlezen in andere systemen waar nodig.Ik begrijp  echter dat er geen standaard import voor leveranciers bestaat en dat dit alleen via een custom import kanIs het mogelijk om leveranciers aan te maken via de API? Ik zie op de DEV pagina alleen maar GET opties.Hoe hebben jullie het leverancier management georganiseerd? Via custom imports of zijn er betere opties beschikbaar?

Ik ben opzoek naar een mogelijkheid om tickets die in Afas worden geregistreerd vanuit HRM en financien ook terug te laten komen in TOPdesk met de juiste velden zodat het ook audit proof is.Zijn er organisaties die hier ervaring mee hebben? Dit geldt ook voor wijzigingen. We willen graag alle wensen en wijzigingen registreren in TOPdesk. Uiteraard mag de uitvoering met sprints best plaatsvinden in Afas op HRM en financieel niveau.Dus eigenlijk een mogelijkheid om beide systemen te koppelen maar dat wel TOPdesk primair blijft voor registratie meldingen en wijzigingen.

I would like to know if anyone has found a way to measure either of the following metrics in TOPdesk:First Contact Resolution (FCR) The percentage of incidents or service requests that are fully resolved during the initial contact with the Service Desk, without requiring follow-up, escalation, or additional interactions. First Team Resolution (FTR) The percentage of incidents or service requests resolved by the first support team that receives them, without being reassigned or escalated to another team. I tried searching the community and found this closed post which contained a suggestion using Selection criteria: First-time resolution rate | CommunityAm I right in thinking that there is no out of the box flag that Operators can select to record an FCR?For FTR, I’ve had a look at the Selection criteria based on the post linked above, but have been unable to produce accurate results, possibly due to the following factors:We have three different roles in our IT Service Desk te

We hebben regelmatig bij wijzigingen via  SSP formulieren worden ingevuld dat de Aanvraagdatum later is dan startdatum.Zie onderstaande screenshot.Heeft iemand een idee hoe dit te voorkomen? Of is dit “normaal gedrag” wanneer er precies op de exacte minuut overgang een wijziging wordt ingeschoten.

Voor onze organisatie willen we een, gedeeltelijk ge-automatiseerde approval flow opzetten: Medewerker vraagt toegang tot een applicatie aan en duidt aan op basis van een lijst uit Asset management welke software hij graag wenst.  Een approval gaat naar de leidinggevende die dit dan moet verwerken Goedgekeurd → stap 3 Afgekeurd → Medewerker ontvangt een bericht Afhankelijk van een aanvinkveld in het asset (approval nodig van applicatiebeheerder) wordt een approval gestuurd naar de applicatiebeheerder die dit verwerkt. Goedgekeurd → Stap 4 Afgekeurd → Medewerker ontvangt een bericht ICT ontvangt bericht en doet een laatste check op alle data en doet finaal akkoord. Toegangsbeheerder ontvangt bericht om toegang te geven.  Toegangsbeheerder voert rechten aanpassing aan en geeft via een knop (eveneens approval?) aan dat de aanvrager de rechten heeft ontvangen. Applicatie wordt toegewezen aan de aanvrager. Indien deze al toegewezen was aan de toepassing verandert er niets.  Wijziging wo

Hallo allemaal,Ik heb tijdens de zomer ons portaal op onze testomgeving een nieuwe look and feel gegeven alsook heel wat onderliggende tegels en formulieren geoptimaliseerd om nu fris te kunnen overstappen naar nieuwe SSP.Nu wil ik dit uiteraard graag overzetten naar onze live omgeving en vroeg mij af hoe ik dit het beste aanpak, zonder al teveel impact voor onze gebruikers! Als ik gewoon alle tegels en formulieren deel voor deel ga aanpassen en save tussenin dan zitten we een tijdje met een half nieuw / half oud portaal wat we uiteraard willen vermijden.Niet saven tussenin lijkt me geen optie want het zijn teveel aanpassingen om kwijt te geraken als systeem zich na x aantal minuten zou refreshen.Een dag portaal ‘uitzetten’ zou kunnen maar is niet ideaal want onze medewerkers zitten in woonzorgcentra waar 24/7 gewerkt wordt en dus ook op alle mogelijke momenten meldingen gemaakt moeten kunnen worden.   Hoe hebben jullie dit aangepakt? Alle tips zijn welkom!Alvast bedankt.Groetjes Clair

Hi Topdesk Friends,We use Topdesk as ticket system for our support org, and SSP for customers to create new tickets, and track the progress of those tickets.One of our important customers requests a way to sort the list of tickets on their side. As far as I was able to check this is not currently possible. Can someone confirm this?If you had the same type of request or same need, what did you do as an alternative if any?Thank you.Alain.

Ik heb een nieuwe actiereeks (webhook + incidentreeks) gemaakt die enkel voor budgethouders (lees: managers) te gebruiken/zien is en een overzicht stuurt per e-mail met zijn/haar collega's en de middelen die gekoppeld zijn zoals laptops, meubilair maar ook licenties/contracten. In het kort gebeurt het volgende:Een budgethouder opent in het Selfserviceportal het formulier Overzicht medewerkers en middelen opvragen en klikt op verzenden. TOPdesk maakt hiervan een incident. De gebeurtenis ziet dat incident en start de eerste actiereeks. Die actiereeks kijkt wie het formulier heeft ingestuurd en geeft alleen het persoons-ID door aan de webhook. De webhook controleert vervolgens zelfstandig of deze persoon echt Budgethouder is, leest zijn kostenplaats en e-mailadres uit TOPdesk, zoekt alle actieve medewerkers van die kostenplaats en kijkt per medewerker welke middelen op naam staan. Daarna maakt TOPdesk automatisch een overzichtelijke e-mail en stuurt deze naar de budgethouder.Een belangrij

Beste TOPdesk community,Heeft iemand misschien een voorbeeld (document, print screen of staat open voor een gesprek) van de inrichting van het change proces in TOPdesk? Wij zijn met name benieuwd welke wijzigingsactiviteiten er zijn gedefinieerd en welke gegevens de IT-teams aan moeten leveren voorafgaande aan de uitvoering van de change. We zouden jullie hulp erg op prijs stellen!Met vriendelijke groet,Suzanne

Update: ik heb bij de vestiging de verschillende etages uniek gemaakt door er een paar letters in toe te voegen en dit ook in de regels voor de import toe te voegen. Dan komt de fout niet. Daarna heb ik in Topdesk na de import die omschrijvingen weer aangepast. Blijft raar dat het zo moet. Tenslotte moet je de vestiging erbij opgeven, dus zou de import niet nog verder daaronder moeten kijken naar de waardes in Gedeelte van het gebouw.______________________Ik probeer ruimtes te importeren in Topdesk. De bovenliggende vestigingen bestaan allemaal al. Echter loop ik telkens tegen een fout aan bij het veld Gedeelte van het gebouw (oftewel etage). Ik ben nu met ruimtes voor een vestging aan het testen die alleen de Begane grond en 1e verdieping kent. Maar ik krijg telkens de melding Waarde ‘Begane grond’ kan verwijzen naar meer dan een kaart. Maar die waarde is bij de betreffende ruimte en naam uniek. Dus ik snap de melding niet. Heeft iemand een idee wat ik hiermee moet? 

Hallo,Ik heb een vraag en hoop dat iemand een idee/oplossing heeft.Ik heb een behandelaarsfilter waar bijna alle behandelaarsgroepen in staan behalve de securitybehandelaarsgroepen.Dit behandelaarsfilter is gekoppeld aan “Alle behandelaars”.Ik heb nu een API-behandelaar die gebruikt wordt om van een beperkt aantal behandelaarsgroepen de meldingen naar Qliksense over te halen.Daar heb ik een nieuw behandelaarsfilter voor gemaakt, maar omdat het andere behandelaarsfilter voor “Alle behandelaars” geldt komen toch (uiteraard) alle behandelaarsgroepen mee.Ik begrijp dat dit is op te lossen door alle (+ 400) bestaande behandelaars als “Specifieke behandelaars” toe te voegen, maar dit gaat geheid mis bij nieuwe behandelaars (want een handmatige handeling).Heeft iemand een idee of het mogelijk is om die API-behandelaar uit deze groep te krijgen of hoe ik de “Specifieke behandelaars” groep automatisch kan vullen? Dus dat ook alle nieuwe behandelaars automatisch worden toegevoegd als "Specifieke