Unanswered questions

Hoi! Op dit moment ben ik bezig met het verbeteren van de communicatie tussen aanmelder en behandelaars bij een uitgebreide wijziging.  Helaas komt het nog vaak voor dat een behandelaar meer informatie nodig heeft om de uitgebreide wijziging op te lossen.Huidige situatie:Middels een mailactie krijgt de aanmelder bericht voor meer informatie vanuit de wijzigingsactiviteit, helaas wordt dit actieveld niet naar de bovenliggende wijziging gekopieerd. Dit is verwarrend voor de aanmelder omdat hij/zij niet de vraag van de behandelaarsgroep ziet staan bij de wijziging die is ingediend. Binnen onze organisatie proberen we mailverkeer te verminderen dus het is geen optie voor de aanmelder om een reply te geven en het middels mailimport op te lossen ;). Tevens is het ook verwarrend voor de behandelaars omdat zij geen reply/reactie krijgen en dus echt de bovenliggende wijziging moeten openen voor een reactie. Ik ben bekend met de actiereeksen uit de library, (KI 1579 en  KI 11279) en daar ben ik

Ik wil TOPdesk gaan inzetten als registratietool voor datalekken, bhv- en interventiemeldingen.Dit type meldingen mag alleen in te zien zijn door de specifieke behandelaarsgroepen.Nu begreep ik dat ik dit met filtering kan regelen, alleen...Ik zie de optie tot filtering alleen niet terug in mijn TOPdesk omgeving. We werken met de laatste SAAS versie en ik heb alle rechten. Dient dit geactiveerd te worden in mijn licentie, of zoek ik op de verkeerde plek? Ik zoek nu bij Functionele instellingen.Vervolg vraag: wat is jullie advies categorie of behandel filter?We werken al geruime tijd met meldingenbeheer en hebben daarin een aantal behandelaarsgroepen gedefinieerd. Nu komen er dus drie type meldingen/behandelaarsgroepen bij. De meldingen die door deze drie groepen gedaan worden, mogen alleen door die betreffende groep gezien worden.Hoe regel ik dit het beste in? 

Hoi! binnen onze Gemeente maken we gebruik van de applicatie AFAS voor ons personeelssysteem, TOPdesk voor persoonskaarten en Azure AD voor de centrale registratie van accounts en bijbehorende rechten. Afgelopen jaar hebben we via de Tool Enable-U een koppeling opgezet tussen deze applicaties. Deze koppeling kan in ons opzicht wat beter en zijn we afhankelijk altijd van een leverancier om aanpassingen hierin te doen.Steeds vaker hoor ik dat organisaties gebruik maken van AFAS-TOPdesk-AD waarin vanuit AFAS de persoonskaarten automatisch gevuld worden. Doordat het AD van de hostingpartij is mogen we hierin niet zelf direct schrijven maar worden er wijzigingflows naar de hostingpartij via geautomatiseerde acties verstuurd. Mijn vraag is: zijn er hier beheerders die gebruik maken van Tool4ever om deze koppelingen te realiseren, en zo ja, zou ik met diegene eens mogen schakelen?

Hallo allemaal, Heeft iemand ervaring om 2 Topdesk omgevingen aan elkaar te koppelen?Wij gaan op basis van ICT samenwerken met een andere VVT organisatie. Zie het als een samenwerking met een detachering constructie. Dit betekend dat de ICT’ers van beide organisaties in beide Topdesk omgevingen moeten kunnen werken. Ik ken de optie om dit te doen op basis van koppelen naar externe leverancier maar zoek een optie om het al te doen op basis van meldingen wat nog niet in behandeling zijn. Aanmelden in beide Topdesk omgeving kan een keuze zijn maar betekend dat men hier wel altijd aan moet denken. Alvast bedankt voor jullie ervaringen en meningen. Met vriendelijke groet,Thijs

Heeft iemand een idee of en hoe je binnen Topdesk een alert kan genereren als een application token van een API-account binnen een paar weken gaat verlopen?

Goedemiddag iedereen,In onze organisatie lopen we tegen het volgende aan en ik ben benieuwd hoe jullie hiermee om gaan of hoe er binnen TOPdesk wordt verwacht mee om te gaan.Het gaat over het prioriteren van een melding. Wanneer hier een P1 (=hoogste prio) aan wordt toegekend, zal bijv. de applicatiebeheerder zsm actie ondernemen (eventueel via externe leverancier) om de eindgebruikers weer een werkbare omgeving te geven. De applicatie wordt dan vervolgens weer vrijgegeven voor die eindgebruikers. De applicatiebeheerder wil daarna nog documentatie toevoegen aan de melding voor toekomstige referentie. Voor een juiste registratie dat een melding binnen de te verwachte oplostijd is afgehandeld wordt hier door collega's de melding afgeschaald van prio 1 naar prio 2. Echter omwille van de historie is het ons niet duidelijk of wij later met rapportages nog kunnen zien dat er een prio 1 melding is geweest.Hoe gaan jullie met dit soort situaties om?Alle input is welkom. Dank jullie wel alvast.

Bij mijn huidige klant heeft vrijwel elke subafdeling – wat vaak neerkomt op een apart werkproces – een eigen behandelaarsgroep. In totaal gaat het om ongeveer 80 behandelaarsgroepen, waarvan bijvoorbeeld: ±26 voor Facilitair & Vastgoed ±10 voor ICT ±9 voor Functioneel Beheer ±6 voor Marketing & Communicatie ±9 voor HR etc. Voor zover ik kan zien en heb gehoord, is deze inrichting vooral ontstaan om de verschillende werkstromen te scheiden. Tegelijkertijd vraag ik me af of dit op de lange termijn ook de meest overzichtelijke en beheersbare aanpak is en of dat ik hier toch iets mee moet gaan doen.Daarom ben ik benieuwd: Vanuit welke insteek maken jullie behandelaarsgroepen aan? Hoe zijn jullie tot jullie huidige structuur gekomen? Hoe verdelen jullie de werkzaamheden binnen TOPdesk? Ik hoor graag jullie aanpak, ervaringen, tips of voorbeelden.Alvast bedankt!

Beste TOPdesk specialisten,Ik ben benieuwd naar jullie ervaring en advies met het volgende:Wij hebben veel leveranciers die we in een ander systeem hebben staan. Deze willen we ook gebruiken in TOPdesk. Het idee is 1x vastleggen en inlezen in andere systemen waar nodig.Ik begrijp  echter dat er geen standaard import voor leveranciers bestaat en dat dit alleen via een custom import kanIs het mogelijk om leveranciers aan te maken via de API? Ik zie op de DEV pagina alleen maar GET opties.Hoe hebben jullie het leverancier management georganiseerd? Via custom imports of zijn er betere opties beschikbaar?

Hallo,Ik zoek een manier om met een actiereeks of iets anders automatisch op de hoogte gehouden te worden wanneer er een medewerker gearchiveerd wordt.Vanuit AFAS worden personen automatisch gearchiveerd na uit dienst, maar het behandelaarsaccount blijft dan nog steeds actief.Gezien wij nu sinds kort een (ruime) verdubbeling hebben aan behandelaren door de inhuizing van facilitair in onze TOPdesk omgeving is het niet meer eenvoudig bij te houden wanneer er een behandelaar de organisatie verlaat.Mijn vraag is concreet, hoe kan ik het beste geautomatiseerd een piepsysteem maken dat dagelijks checkt bij de personen of er ook behandelaars aan gekoppeld zitten?Ik heb wel met de instructie van MyTOPdesk een selectie gebouwd die dit handmatig kan doen, maar ik zie geen mogelijkheid deze gepland uit te voeren en in een actiereeks mee te nemen.Hebben jullie nog ideeën?Groetjes,Sascha

Onze projectleiders van de technische dienst zijn op zoek naar een manier om projectopvolging/-oplevering efficiënter te laten verlopenZijn er collega's van een openbaar bestuur die hier projectbeheer/wijzigingsbeheer voor gebruiken? 

Zijn er klanten die werken met inrichtingen binnen de module Contractbeheer & SLM? Denk hierbij aan diensten, dienstenniveaus en service windows.Ik ben benieuwd:Hoe hebben jullie dit ingericht? Waar liepen jullie tegenaan bij de inrichting of het gebruik? En hoe wordt dit in de praktijk toegepast binnen de verschillende modules, zoals incidentbeheer, wijzigingsbeheer, problembeheer en operationele activiteiten?Alle ervaringen, tips of aandachtspunten zijn welkom. Alvast bedankt voor het meedenken!

Goedemiddag, Ik ben aan het orienteren op een strippenkaart. Met de meldingen heb ik het voor elkaar dat de bestede tijd weggeschreven wordt in een asset.Weet iemand of dit ook mogelijk is om vanuit een eenvoudige wijziging uit te lezen? Ik kan deze niet vinden. 

Binnen ons bestuur gebruiken we Esignflow voor het tekenen van documenten.We zouden graag bekijken of we een koppeling zouden leggen met Topdesk, zodat we vanuit Topdesk voor bepaalde aanvragen / beslissingen een document kunnen laten ondertekenen via eSignFlow.Iemand die dit al gedaan heeft?

Hey allemaal, Mijn taak binnen het team is eeuwig veranderend op vrijwel alle vlakken. Mij is nu gevraagd om KPI's goed in te delen, te bedenken, en waarneming goed in beeld te brengen.Dit "gebeurt” natuurlijk al in TOPdesk, maar…. niemand vult dit serieus in….Ik wil dit denk ik al zo veel mogelijk in formulieren laten doen.Zijn er mensen die al goed gebruik maken van hun KPI's en dit op een mooie manier in beeld weten te brengen, of voldoet de nieuwe reporting hub hier al aan? Wat zijn jullie eisen voor een p1/p2/p3/p4? Zijn er valkuilen waar ik rekening mee moet houden?Ik hoor graag!!! 

Goedemorgen, Zijn er TOPdesk gebruikers die ervaring hebben met het gebruik van Kennisbeheer in combinatie met Asset Management als documentbeheersysteem (of handboek) met versiebeheer, herzieningsdata, goedkeuringsstappen en eigenaren koppelen. 

Is er een mogelijkheid om bezoekers die niet zijn gekomen of geannuleerd in één keer de annuleren? Wij hebben namelijk geregeld bezoekers die wel zijn aangemeld maar niet komen en ook niet worden geannuleerd door de aanmelder.

Hallo iedereen,Ik gebruik als coördinator technisch onderhoud het planbord van Topdesk om de werkuren van ons onderhoudspersoneel met gebruik van dagindelingen in topdesk voor andere behandelaars zichtbaar te maken. Ook de verloven, ziektes en andere afwezigheden worden voor een behandelaarsgroep van 15 medewerkers (behandelaars) met het planbord  op die manier zichtbaar gemaakt.Begrijp ik het goed dat deze functionalitiet met het nieuwe takenbord zal verdwijnen?Of wordt het takenbord uitgebreid zodat deze functionaliteit kan blijven bestaan? Ik zou het zelf heel handig vinden wanneer afspraken die we nu op het planbord kunnen maken ook als filter op het takenbord zichtbaar zouden zijn.Zijn er hier nog mensen met deze problematiek?

Wij werken met eerstelijns en tweedelijns meldingen. Eerstelijns meldingen zijn de meldingen die we zonder verdere vragen aan de eindgebruiker afsluiten. Hebben we meer informatie nodig dan moet het een tweedelijns melding worden. Heeft iemand een geautomatiseerde actie die op basis van status de melding automatisch escaleert en opslaat? Dus bijvoorbeeld, eerstelijns melding gaat op status ‘wacht op informatie’ dan wordt de melding bij opslaan, geescaleerd naar tweedelijns en opgeslagen. 

SituatieBinnen onze organisatie registreren we pakketsoftware in TOPdesk. In het verleden is ervoor gekozen om als ObjectId de naam van de software te gebruiken. Dit werkte destijds prima en sloot ook goed aan bij onze interne afspraken rondom registratie. We gebruiken momenteel nog de configuratiemangement module maar willen migreren naar assetmanagement. ProbleemIn de praktijk blijkt deze aanpak inmiddels minder goed houdbaar. Het komt namelijk voor dat verschillende leveranciers een product met dezelfde naam hebben.Een voorbeeld hiervan is het pakket “Connect”, dat door meerdere fabrikanten wordt aangeboden, zoals:Posit Entra Brick StreetOmdat de ObjectId in TOPdesk uniek moet zijn, kunnen we dezelfde productnaam niet meerdere keren registreren. Hierdoor ontstaat een knelpunt binnen onze huidige werkwijze. VraagIk ben benieuwd hoe andere organisaties hiermee omgaan.Herkennen jullie dit probleem binnen jullie CMDB / TOPdesk-omgeving? Hoe bepalen jullie de ObjectId voor pakketsoftware

Other than the Active Operators Overview, has anyone successfully found a way of extracting additional data around Operator activity?For instance when they logged in, how long they are active etc.I have a manager from a different department who has a performance issue with one of their Operators where using TOPdesk is integral to their role.No answer is a bad one!!Thank you

Hoi,ik zoek hoe ik de lijst van forms kan exporteren MET UnID. (dit om een url te kunnen meegeven)Het is me trouwens ook opgevallen dat het UnID in publieke en operator (Pi link) kant anders is.Waarom heb ik dit nodig:1.om een algemeen overzicht te maken (wat ik dan in een K.I plaats) van alle forms titels, en de link ernaar toe.  (gewoon om een overzicht te hebben van de mogelijke forms, onder het motto, kan je het juiste form niet vinden, kijk hier eens...)2.Ik ben aan het experimenteren met een Copilot Agent die als bron onze K.I’s heeft (excel export), en ook een export van onze services, nu wil ik dat ook doen met een lijst van Forms, mits een extra kolom erbij met uitleg over het form en dan de link, denk ik dat mijn AI agent al een heleboel mensen sneller gaat kunnen brengen tot de juiste info.update: => ik kan het deels oplossen door het resultaat van te copieren. maar dan heb ik natuurlijk maar een deel van mijn forms. groeten,Tom 

Hallo allemaal,Onze collega's van de afdeling Facilitaire Zaken hebben mij gevraagd of het mogelijk is om een soort webshop/reservering systeem op te nemen in onze TOPdesk omgeving. Ik schakel graag jullie hulp in om te zien of iemand hier al iets voor gebouwd heeft. Korte situatieschetsVanuit onze organisatie worden veel zaken niet enkel zakelijk, maar ook privé ter beschikking gesteld. Denk hierbij aan barkrukken, statafels en partytenten.Deze zelfde zaken worden ook zakelijk gebruikt, waarbij zakelijk gebruik altijd gaat boven privé gebruik (denk aan bijeenkomsten die in een wijk plaatsvinden, waarvoor genoemde partytent en statafels nodig zijn). VraagstellingWaar ik aan denk is een soort reserveringpagina, waarbij personen kunnen aangeven welke aantallen ze van x artikel nodig hebben binnen een vooraf gedefinieerd moment (van datum x tot datum y).De artikelen (assets) worden voor die specifieke duur gekoppeld aan een persoon en vervolgens ontkoppeld (automatisch of na ‘bevestiging’

is het mogelijk om een export/overzicht te maken van alle formulieren en de daarbij gekoppeld behandelaarsgroepen?We willen een behandelaarsgroepen opheffen en de behandelaren toevoegen aan een andere groep. Nu ben ik dus benieuwd welke formulieren gekoppeld zitten aan die desbetreffende behandelaarsgroep.Hebben jullie een idee? 😅

Vanwege een reorganisatie is de vraag bij mij terecht gekomen om een aantal behandelaarsgroepen samen te voegen zodat teams meer zicht hebben op de tickets van collega's en samenwerking stimuleert. Nou ben ik erg benieuwd of er hier mensen zijn die zoiets al eens hebben uitgevoerd, en wat waren je aandachtspunten? Zelf worstel ik met de geschiedenis van tickets. Deze zijn niet in bulk te verhuizen, en ik vraag mij ook af of dat een handeling is die echt uitgevoerd moet worden, het lijkt mij ook voldoende om alleen open meldingen over te zetten en dan de behandelaarsgroepen te archiveren bijvoorbeeld. Kwam je ook in de problemen met rapportages e.d. of was dit geen issue?  Ik ben heel benieuwd naar jullie ervaringen en aandachtspunten. 

iemand nog tips hoe dit het beste in te regelen met een actiereeks?