Automatiseren

Soms doen behandelaren bijzondere dingen, zoals het invoeren van 1000 uur op één melding en wil je daar een info bericht over geven.In dit voorbeeld laat ik je zien hoe je een soort pop-up kan maken, dit kun je toepassen hoe je zelf wilt!Let op dat deze pop-up opent in een nieuw tabblad.(als iemand een tip heeft hoe je dit in dezelfde webpagina opent waar TOPdesk zelf open staat dan lees ik het graag in de comments!) Maak een gebeurtenis aan naar wensMijn voorbeeld:Maak een nieuwe HTTP actie aanActiebeheer Aanmaken HTTP actie Kies de juiste module

Wij maken geen gebruik (meer) van de bezoekers module maar leggen dit vast in tickets. Ik heb een actiereeks gemaakt die de naam/namen anonimiseert van de bezoekers die zijn aangemeld.Voor reguliere meldingen geldt bij ons het bewaarbeleid van 5 jaar na het sluiten van de melding. Bij meldingen voor bezoekersaanmeldingen is het echter niet nodig dat de naam van de bezoeker gedurende deze volledige periode zichtbaar blijft.Daarom wordt bij het afmelden van een bezoekersaanmelding automatisch de naam uit de oorspronkelijke aanvraagtekst geanonimiseerd.Wat gebeurt er?1️⃣ Melding wordt afgemeld Zodra een Bezoekers - Algemeen melding wordt afgesloten met de status Afgemeld, wordt de automatische actiereeks gestart. 2️⃣ Request-entries ophalenDe actiereeks haalt de request-entries van de melding op via:GET /tas/api/incidents/id/${unid}/requests 3️⃣ Originele request

Goedendag, 😉Wij ontvangen regelmatig aanvragen voor behandelaarsaccounts. Na het verlenen van toegang blijkt echter dat deze accounts vaak slechts sporadisch of zelfs helemaal niet worden gebruikt.Daarom overweeg ik om een automatische controle in te richten (bijvoorbeeld op basis van “Laatste actief”), waarbij wordt gekeken naar de activiteit van behandelaarsaccounts. Wanneer er gedurende een bepaalde periode (x aantal weken) geen activiteit of inlogmoment is geweest, zou het account automatisch kunnen worden gearchiveerd.Mijn idee is om dit via Power Automate in te richten met dan gelijktijdig een informatiemail die naar de betreffende gebruiker wordt verstuurd. Of zou dit binnen TOPdesk ook haalbaar zijn?Mijn vraag is of iemand hier al ervaring mee heeft en of de TOPdesk-API’s de juiste velden ondersteunen om dit goed te kunnen inrichten.Groet,

Hallo,Is er iemand die heeft ingericht dat er via een geautomatiseerde actie een ticket wordt aangemaakt dat er een op datum x een bepaalde actie uitgevoerd moet worden? Zo ja, zou je dat ook willen delen :-).Alvast bedankt voor de reactie!Grt

Is er iemand die een actiereeks heeft gemaakt die het volgende doet:Wij hebben een Uitgebreide wijziging in de fase “Aanvraag”  Er staan 2 of meerdere autorisatie activiteiten. De eerste activiteit is voor “Goedkeuring” als deze wordt goedgekeurd kunnen de overige autorisatie verzoeken worden gestart en uitgevoerd. Indien het eerste autorisatie verzoek wordt “Afgewezen” moeten alle overige autorisatie verzoeken de status “Afgewezen” krijgen. De uitgebreide wijziging krijgt dan de status “Afgewezen”Is er iemand dit dit al heeft gebouwd???????

Hallo Community,Ik zoek een oplossing voor het volgende:We hebben uitgebreide wijzigingen waarbij de uitvoeringsfase start met een autorisatie-activiteit voor de manager. (dit is omdat we in SSP formulier met keuzevakjes en optionele activiteiten werken en wél een goedkeuring van de manager willen).Op het moment dat de manager de autorisatie-activiteit afwijst, dan gaat er al wel een e-mail naar de aanmelder. Maar de uitgebreide wijziging blijft in de Uitvoeringsfase staan.Afwijzen kan niet.Maar we willen hem wel ‘sluiten’.Is het mogelijk om de wijziging automatisch te annuleren?Waarbij dan de Manager wordt overgenomen uit de autorisatie-activiteit (die de afwijzing heeft gedaan) en een Standaard ‘Reden van annulering’ (we hebben al ‘Door manager afgewezen’ als optie).De trigger / gebeurtenis ligt dus bij de autorisatie-activiteit (is altijd op basis van een bepaald activiteitsjabloon). Maar alle aanpassingen / handelinge

Ik heb een automated action met 3 http stappen. Stap 1: Een connectie met Microsoft Graph API (gaat altijd goed :-)Stap 2: controleert ‘only if a custom condition applies via : <#if _card["totalfacilitycosts"] == 1>true</#if>Hoe laat ik stap 3 uitvoeren op als de uitkomst van stap 2 niet is: Step 2 'Postagenda'Skipped because custom condition evaluated to false (of wel uitvoeren als uitkomst is = Successfully finished Step 2 'Postagenda' ) 

De credits hiervoor zijn niet voor mij. Ik zag dat iemand dit eerder had gedeeld en dacht: misschien is dit ook handig voor anderen. Wil jij binnen een vestiging een kaart van de locatie kunnen zien? Lees dan verder.Let op! Dit werkt alleen als je de adresgegevens hebt ingevoerd bij de vestiging:Straat Huisnummer Postcode Plaats Open de actieverkenner via: Modules - Actiebeheer - Actieverkenner Open het kopje Huisvestingsbeheer - Vestiging Kies rechtsboven voor aanmaken, selecteer HTTP actie en kies voor Huisvestigingsbeheer - Vestiging Klik op "Nieuwe HTTP-actie aanmaken” Kopieer alle vinkjes in het onderstaande plaatje Tekst in het onderstaande plaatje:nominatim.openstreetmap.org poort 443/sea

Goedemorgen, Het is nogal een specifieke actiereeks en ik weet niet of het voor iemand handig kan zijn 😅 Wij werken namelijk met gebruikersovereenkomsten die als middel (ouder) zijn gekoppeld aan onze laptops. Deze actiereeks zorgt er voor dat de gebruikersovereenkomsten automatisch worden losgekoppeld en worden gearchiveerd als de persoon wordt losgekoppeld van de laptop. Wanneer wordt deze actie getriggerd?De actiereeks start automatisch zodra een persoon wordt losgekoppeld van een Notebook in TOPdesk. Concreet: de trigger vuurt op het moment dat een koppeling van het type Personen/Persoonsgroepen wordt verwijderd van een middelkaart van het sjabloon Notebook.Wat doet de actiereeks stap voor stap?Stap 1 — VeiligheidscheckDe actiereeks controleert of de laptop op dit moment daadwerkelijk geen perso

Wellicht handig? Wij maken er dagelijks gebruik van. Dit proces zorgt ervoor dat er geen middelen achterblijven na archivering (lees: vertrek) van een collega en dat de juiste persoon geïnformeerd wordt. Let op: Variabelen moeten aangepast worden zodat naar de juiste wijziging wordt verwezen.Zoek gekoppelde middelen 🔍 Bij archivering van een persoon wordt gecontroleerd of er nog middelen (zoals een laptop) aan deze persoon gekoppeld zijn. Managergegevens ophalen 👔 Indien beschikbaar, wordt de manager van de persoon opgezocht. Details van middelen verzamelen 📦 Elk gevonden middel wordt opgehaald en verzameld in een overzicht. Notificatie voorbereiden 📝 Een meldingstekst wordt gegenereerd met een overzicht van de gevonden middelen en de naam van de persoon. Wijzigingsverzoek indienen 📤 Er

In alle modules van Topdesk is het mogelijk om statussen te automatiseren. Daarmee bedoel ik dat de status bepaald welke vinkjes (gereed/afgemeld, afgehandeld/overgeslagen) gezet worden. Hierdoor kan je de melding/wijziging/activiteit in het kanban bord verslepen naar een andere kolom, en wordt de status aangepast.Dit werkt zo in alle modules… behalve operationeel beheer…Het staat ook niet op de roadmap om het zo te maken, dus ik ben op zoek naar een pleister. Behandelaren zetten namelijk wél de vinkjes, maar kiezen niet de bijbehorende status, waardoor rapportages scheef gaan lopen (vb: afgeronde taak met de status in behandeling).Ik ben op zoek naar een JSON die de status aanpast op basis van de vinkjes. Dus:status is afgehandeld als het vinkje 'afgerond’ wordt aangevinkt status is overgeslagen als het vinkje 'overgeslagen’ wordt aangevinktHeeft iemand deze al een keer gemaakt? Of hebben jullie bovenstaande issue op een

Goedemiddag,Is er wellicht iemand die een actiereeks ‘op de plank heeft liggen’ die op basis van het gekoppelde Object ID automatisch een manager instelt? De managers moeten in de actiereeks komen en bijv. niet in de Asset.Alvast bedankt.Gr. Frank

Goedemiddag,Weet iemand of het mogelijk om een aanmelder van een melding via een actiereeks te anonimiseren? En zo ja, hoe :-)

ik heb van uit onze historie heel veel budgethouders en afdelingen.Om dit te kunnen opruimen moet ik bij alle oude gearchiveerde personen (langer dan 730 dagen geleden) de budgethouder en afdeling veranderen in n.v.t.)Het script heb ik al gemaakt (eerst de archiveren, afdeling en budgethouder aanpassen en weer archiveren)Dit werkt prima met een trigger op gearchiveerde personen, 730 dagen na de laatste wijziging.Maar nu wil ik dit voor alle persoonskaarten doen die ouder zijn dan 730 dagen.Dit kan met een webhook maar wat voor url moet ik aanroepen in powershell?De url naar de webhook weet ik wel maar de url om te filteren wil ik weten. 

Ik ben een custom notificatie (via API) aan het maken binnen operarationeel beheer, die in een notificatie stuurt naar altijd dezelfde behandelaar. Hij loopt succesvol...maar toch krijg ik (want ik ben die behandelaar) geen notificatie.{ "title": "Gestarte taak op DevOps board aan sprint koppelen", "body": "${_card['naam']!'-'}", "url": "/tas/secure/operationsmanagementactivity?unid=${_card["unid"]!}", "operatorIds": ["70c2f1ac-8c93-4a5e-afdf-4c4e14262d8e"]}Waar gaat het mis?(binnen incidentbeheer hebben we ook een custom notificatie, maar dan is behandelaar variabel en werkt hij prima)

Hoe koppelen jullie naar de aanvrager over de status van een extensive change met betrekking tot de lijst van gekoppelde activiteiten?Nu blijft de extensive change status eigenlijk zelfde totdat de laatste activiteit is afgelopen. (En dan wordt de ext change automatisch gesloten)Ik dacht er aan om de lijst met activiteiten uit te lezen met hun respectievelijke status en die lijst dan telkens te posten in de extensive change wanneer een activiteit is gesloten; zodat de gebruiker een zicht heeft op de progress. Hoe doen jullie dat?

Weet iemand hoe je kunt zien/ophalen of een operator gearchiveerd is?Ais ik in het endpoint GET /tas/secure/operators/id/{id} kijk heb ik daar geen aanknopingspunt?

In de loop der jaren zijn er veel gebeurtenissen gemaakt met email acties. Van de helft weet ik niet eens meer wat ze doen en of ze het überhaupt nog doen. Kan ik ergens zien welke gebeurtenissen nog regelmatig afgaan? En welke emails er nog getriggerd worden, door een gebeurtenis of vanuit een contextmenu?

[For English version, see: Improved handling of caller absence | TOPdesk]Voorheen gebeurde het bij ons dat wanneer een behandelaar een melding op Wacht op aanmelder zette terwijl de aanmelder afwezig was, de status direct weer veranderde naar Reactie ontvangen. Dit kwam doordat het automatisch antwoord-mailtje werd geïmporteerd en TOPdesk dit als een reactie interpreteerde. We importeerden automatisch mailtjes om te kunnen bepalen of een aanmelder aanwezig is.Vanaf vandaag is het probleem opgelost met een nieuwe actiereeks . Wanneer een behandelaar een melding op Wacht op aanmelder zet, controleert het systeem automatisch via de Microsoft Graph AP

Is het mogelijk een call overzicht o.b.v. een selectie als excel in een mail te versturen via een action sequence?

Bij deze een topic om ongedocumenteerde API endpoints op een centrale plek vast te leggen.Deze lijst zal vast niet compleet zijn, maar daar is deze community voor.Post hieronder een comment met wat er mist en dan voeg ik het toe aan de lijst! WARNING:Gebruik van de endpoints is op eigen risico. TOPdesk kan op elk moment wijzigingen doorvoeren of de endpoint uitschakelen, zonder voorafgaande melding.Dit kan dan leiden tot breaking changes.Share & Subscribe APIMethod: GET,URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId={ID}Method: POST,URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId={ID}Body: "person-id-to-share"Voorbeeld POST:URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId=bffdf204-3097-49ca-9ada-3c02

Hoi allemaal,Ik weet nog uit de whatsapp community dat er ooit eens iets voorbij was gekomen over het afhandelen, het liefst geautomatiseerd van mails van ON2IT. Deze blijven namelijk maar mails sturen ipv te antwoorden op een ticket mail met daarin een ticket nummer. Hierdoor worden er dus een hele hoop (onnodige) tickets gemaakt over hetzelfde subject.Ik was eens benieuwd of er meerdere mensen zijn met dit issue zijn, en ook of er mogelijk iemand dit al geautomatiseerd heeft om deze mails te mergen op een logische manier. Een logische volgorde van aanpak zou volgens mij dan kunnen zijn:Van elk ticket van ON2IT kopieer het ticketnummer van hun uit de subject naar het externe nummer veld (middels KI 11963 heb ik deze stap al draaien en deze check laat ik doen 1 minuut na aanmaak ticket) Doe een check of er al een ander ticket bestaat met ditzelfde nummer in het externe nummer veld (2 of meer minuten na aanmaak ticket uit te vo

Hoi allemaal,Ik ben bezig om voor een specifiek team een actie reeks op te zetten die af moet gaan wanneer het team een 2 star rating krijgt. Deze stuurt dan een mail die vraagt om meer info waarom de rating zo laag is. Ik heb inmiddels een event gemaakt op een card edit die af gaat als de operator groep gelijk is aan die van dat team en wanneer de rating van leeg naar ingevuld gaat. Daarna heb ik een nieuwe automated action aangemaakt met een email stap erin met een custom conditie (op advies van TOPdesk support). De conditie die zij meegaven was deze:<#if _responses.NAAMGETINCIDENTSTAP.body.feedbackRating lte 2>true<#else>false</#if>Echter deze lijkt te falen (of ik doe iets verkeerd) dus met hulp van copilot ben ik nu tot de volgende gekomen:${_responses.NAAMGE

Hi Community,Ik ben een workflow aan het ontwerpen waarbij eerst via het SSP een melding wordt aangemaakt. Vervolgens moet mbv de verzamelde data volautomatisch een (aan de melding gekoppelde) Operationele activiteit worden aangemaakt (niet gebonden binnen een reeks, wel gekoppeld aan een Schema).Dat aanmaken van die OA via een actiereeks die wordt getrigerd op aanmaak van de melding via het SSP, is niet mijn probleem. Wel het realiseren van die link tussen melding en OA (net zoals je die krijgt wanneer je via de GUI vanuit een melding een losse OA aanmaakt). Heeft iemand hier ervaring mee ? Ik kan in de documentatie geen geschikt endpoint vinden hiervoor…

Binnen onze organisatie hebben we op verschillende vestigingen een balie waar mensen langs kunnen komen met een vraag.Vaak zijn dit gebruikersvragen die ter plekke opgelost worden. Die vragen werden vaak niet geregistreerd (want registratie duurt langer dan de vraag zelf).We hebben dit opgelost met een knoppendoos: een eenvoudige stream deck met een aantal knopjes waarmee je een melding kunt registreren. De stream deck hadden we nog liggen, dus kosten waren er niet. Op zo'n streamdeck kun je json code koppelen aan een drukknop. Met een druk op de knop wordt een melding aangemaakt, voorzien van een aantal standaard waardes, en afgesloten.We doen dit nu een tijdje, en het geeft ons hele waardevolle inzichten in wat het aantal vragen die aan de balies langskomen en het soort vragen dat daar gesteld wordt.Goed, hoe ziet dat er dan uit? Dat zie je hieronder. Elke vestiging heeft een eigen kleurtje, met de pijltjesknoppen ga je naar een andere vestigi