Automatiseren

Goedemorgen,Zolang One TOPdesk User nog niet is uitgerold wil ik graag gegevens (bijv. achternaam, functie, afdeling, in de persoonskaart syncen naar de behandelaarskaart zodat deze gelijk aan elkaar blijven. Voordat ik zelf ga proberen, heeft iemand wellicht zo'n actiereeks op de plank liggen die hij of zij wil delen?Alvast bedankt.Groeten,Frank

Wellicht handig? Wij maken er dagelijks gebruik van. Dit proces zorgt ervoor dat er geen middelen achterblijven na archivering (lees: vertrek) van een collega en dat de juiste persoon geïnformeerd wordt. Let op: Variabelen moeten aangepast worden zodat naar de juiste wijziging wordt verwezen.Zoek gekoppelde middelen 🔍 Bij archivering van een persoon wordt gecontroleerd of er nog middelen (zoals een laptop) aan deze persoon gekoppeld zijn. Managergegevens ophalen 👔 Indien beschikbaar, wordt de manager van de persoon opgezocht. Details van middelen verzamelen 📦 Elk gevonden middel wordt opgehaald en verzameld in een overzicht. Notificatie voorbereiden 📝 Een meldingstekst wordt gegenereerd met een overzicht van de gevonden middelen en de naam van de persoon. Wijzigingsverzoek indienen 📤 Er wordt automatisch een wijzigingsverzoek aangemaakt en verstuurd naar de juiste verantwoordelijke, zodat de middelen beheerd kunnen worden. 

Goedendag, 😉Wij ontvangen regelmatig aanvragen voor behandelaarsaccounts. Na het verlenen van toegang blijkt echter dat deze accounts vaak slechts sporadisch of zelfs helemaal niet worden gebruikt.Daarom overweeg ik om een automatische controle in te richten (bijvoorbeeld op basis van “Laatste actief”), waarbij wordt gekeken naar de activiteit van behandelaarsaccounts. Wanneer er gedurende een bepaalde periode (x aantal weken) geen activiteit of inlogmoment is geweest, zou het account automatisch kunnen worden gearchiveerd.Mijn idee is om dit via Power Automate in te richten met dan gelijktijdig een informatiemail die naar de betreffende gebruiker wordt verstuurd. Of zou dit binnen TOPdesk ook haalbaar zijn?Mijn vraag is of iemand hier al ervaring mee heeft en of de TOPdesk-API’s de juiste velden ondersteunen om dit goed te kunnen inrichten.Groet,

Hallo allemaal, Ik heb een gelijkaardige vraag als die over behandelaarsgroep toekennen maar zou dan de subcategorie willen toekennen op basis van de keuze die ze maken in dropdown op formulier op SSP. De keuzes in de dropdown komen namelijk overeen met de subcategoriën en AI zal dat na een tijdje wel herkennen maar wil eigenlijk liever dat ze ineens correct worden ingevuld obv van de keuze van die gemaakt is geweest in formulier. Ik heb namelijk rappprtjes gemaakt obv die subcategoriën omdat die dan gemakkelijk kunnen opgepikt worden gezien het steeds over eenzelfde soort handeling gaat die ze gaan moeten uitvoeren in ons boekhoudsysteem. maw 1 subcategorie = 1 type van taakDus stel dropdown heeft keuzeopties A, B, C en DWordt antwoord A gegeven? Dan wordt aan de melding automatisch subcategorie A gekoppeld, wordt antwoord B gegeven dan wordt automatisch subcategorie B gekoppeld etc.Hoe kan ik dit gemakkelijk opzetten? En moet dat dan voor elke optie apart opgemaakt worden?alvast beda

Is het mogelijk dat als er een major melding is of een bepaald nieuwsbericht in TOPdesk deze dan ook automatisch op sharepoint te plaatsen? 

Wij krijgen van een externe partner verzoeken per email met altijd dit subject in de email: Case CS1234567 Update/Question Nu wil ik graag de eerste mail (via de mail import) in Topdesk zetten (zodat we die kunnen oppakken). Hoe zorg ik ervoor dat de vervolgs mails (zelfde subject, niet met RE: of FW: ervoor) ook worden gezet in hetzelfde ticket? 

Wij leggen data vast in asset management van personen waarbij in een noodgeval acuut medisch handelen nodig is. Dit is alleen inzichtelijk voor beveiliging en EHBO. Vanuit de DPIA is aangegeven dat deze gegevens verwijderd (dus niet gearchiveerd of ontkoppeld) moeten worden als de persoon de instelling verlaat. Ik ben op zoek naar een geautomatiseerde actie die een asset kan -verwijderen- als de persoon gearchiveerd wordt. Ik heb op MyTopdesk en hier in de Community niks kunnen vinden. Mocht ik iets over het hoofd hebben gezien dan hoor ik het graag. Als je zo'n JSON hebt en die wilt delen dan houd ik mij ook aanbevolen. Ik ben geen html expert, dus aanpassen van bestaande JSON is niet mijn forte.

Onlangs heb ik een goedkeuringsproces voor TOPdesk changes ingericht dat volledig via Microsoft Teams verloopt.In de praktijk zag ik vaak hetzelfde gebeuren: managers moeten inloggen in TOPdesk om een change goed te keuren of af te wijzen. Dat kost tijd en zorgt er regelmatig voor dat aanvragen blijven liggen.Daarom heb ik het proces anders ingericht.De flow Een change wordt aangemaakt in TOPdeskTOPdesk verstuurt een webhook naar een Azure Function App De manager ontvangt direct een Adaptive Card in Microsoft Teams Met één klik wordt de change goedgekeurd of afgewezenWat gebeurt er automatisch?• De status van de change wordt bijgewerkt in TOPdesk• De Teams-card wordt aangevuld met de beslissing en timestamp• Er wordt een actielog toegevoegd aan de changeTechniek achter de oplossingVoor de realisatie van deze workflow maak ik gebruik van een Azure Function App die fungeert als middleware tussen TOPdesk en Microsoft Teams.Binnen de Function App is in TypeScript een workflow geïmplementee

Heeft er iemand een oplossing voor het volgende:Als velden in assets zijn gekoppeld aan een persoon of behandelaar dat je daar een check op kan laten uitvoeren als een persoon of behandelaar gearchiveerd wordt? Dus deze zijn niet toegewezen aan de asset maar aan een veld op de asset.

Hallo!Ik heb al even gezocht in de beschikbare documentatie van TOPdesk, maar kom er nog niet helemaal uit. Heeft er iemand ervaring met het automatisch toekennen van een behandelaarsgroep aan een melding, op basis van een antwoord dat in het formulier in het SSP is gegeven? Dus stel vraag 1 heeft als antwoord opties A, B, C en DWordt antwoord A gegeven? Dan wordt aan de melding automatisch behandelaarsgroep 1 gekoppeld, wordt antwoord B gegeven dan wordt automatisch behandelaarsgroep 2 gekoppeld etc.Mocht iemand ervaring hebben hoe dit aan te pakken (ik vermoed met acties) dan verneem ik dat graag!Het zou mij ook helpen als ik aan de (sub)categorieen standaard behandelaarsgroepen kan toekennen, maar voor zover ik kan zien kan ik alleen individuele behandelaars aan categorieen koppelen en geen behandelaarsgroepen.

Ik moet via een FIQL query een lijst met meldingen ophalen die binnen een bepaald tijdsbestek zijn aangemaakt bijvoorbeeld:/tas/api/incidents?query=creationDate=ge=2013-01-01T00:00:00Z;creationDate=lt=2013-01-31T23:59:59Z&fields=id,number,creationDateDit geeft wel resultaat maar niet alles. Met deze query zie ik er 10.Als ik een selectie op hetzelfde tijdsbestek doe dan zie ik er 18. Zie ik iets over het hoofd?

Soms doen behandelaren bijzondere dingen, zoals het invoeren van 1000 uur op één melding en wil je daar een info bericht over geven.In dit voorbeeld laat ik je zien hoe je een soort pop-up kan maken, dit kun je toepassen hoe je zelf wilt!Let op dat deze pop-up opent in een nieuw tabblad.(als iemand een tip heeft hoe je dit in dezelfde webpagina opent waar TOPdesk zelf open staat dan lees ik het graag in de comments!) Maak een gebeurtenis aan naar wensMijn voorbeeld:Maak een nieuwe HTTP actie aanActiebeheer Aanmaken HTTP actie Kies de juiste moduleVul de gegevens in op het tabblad actie zoals in het plaatje hieronderJe ziet dat er in dit tabblad weinig aan moet worden gezetDoe dit ook voor het tabblad Diversenonder het kopje vaste tekst kun je HTML kwijt, alleen een aantal woorden gaan ook prima, zelf merk ik geen verschil bij De actie tonen: Vaste tekst/HTML dus gebruik wat voor jou werkt.Het stukje HTML code uit het voorbeeld:<!DOCTYPE html><html lang="nl"><head>   

Wij maken geen gebruik (meer) van de bezoekers module maar leggen dit vast in tickets. Ik heb een actiereeks gemaakt die de naam/namen anonimiseert van de bezoekers die zijn aangemeld.Voor reguliere meldingen geldt bij ons het bewaarbeleid van 5 jaar na het sluiten van de melding. Bij meldingen voor bezoekersaanmeldingen is het echter niet nodig dat de naam van de bezoeker gedurende deze volledige periode zichtbaar blijft.Daarom wordt bij het afmelden van een bezoekersaanmelding automatisch de naam uit de oorspronkelijke aanvraagtekst geanonimiseerd.Wat gebeurt er?1️⃣ Melding wordt afgemeld Zodra een Bezoekers - Algemeen melding wordt afgesloten met de status Afgemeld, wordt de automatische actiereeks gestart. 2️⃣ Request-entries ophalenDe actiereeks haalt de request-entries van de melding op via:GET /tas/api/incidents/id/${unid}/requests 3️⃣ Originele request-entry bepalen 🧾Het ID van de oorspronkelijke request-entry wordt opgeslagen in de variabele request_id. 4️⃣ Oorspronkelijke te

Hallo,Is er iemand die heeft ingericht dat er via een geautomatiseerde actie een ticket wordt aangemaakt dat er een op datum x een bepaalde actie uitgevoerd moet worden? Zo ja, zou je dat ook willen delen :-).Alvast bedankt voor de reactie!Grt

Is er iemand die een actiereeks heeft gemaakt die het volgende doet:Wij hebben een Uitgebreide wijziging in de fase “Aanvraag”  Er staan 2 of meerdere autorisatie activiteiten. De eerste activiteit is voor “Goedkeuring” als deze wordt goedgekeurd kunnen de overige autorisatie verzoeken worden gestart en uitgevoerd. Indien het eerste autorisatie verzoek wordt “Afgewezen” moeten alle overige autorisatie verzoeken de status “Afgewezen” krijgen. De uitgebreide wijziging krijgt dan de status “Afgewezen”Is er iemand dit dit al heeft gebouwd???????

Hallo Community,Ik zoek een oplossing voor het volgende:We hebben uitgebreide wijzigingen waarbij de uitvoeringsfase start met een autorisatie-activiteit voor de manager. (dit is omdat we in SSP formulier met keuzevakjes en optionele activiteiten werken en wél een goedkeuring van de manager willen).Op het moment dat de manager de autorisatie-activiteit afwijst, dan gaat er al wel een e-mail naar de aanmelder. Maar de uitgebreide wijziging blijft in de Uitvoeringsfase staan.Afwijzen kan niet.Maar we willen hem wel ‘sluiten’.Is het mogelijk om de wijziging automatisch te annuleren?Waarbij dan de Manager wordt overgenomen uit de autorisatie-activiteit (die de afwijzing heeft gedaan) en een Standaard ‘Reden van annulering’ (we hebben al ‘Door manager afgewezen’ als optie).De trigger / gebeurtenis ligt dus bij de autorisatie-activiteit (is altijd op basis van een bepaald activiteitsjabloon). Maar alle aanpassingen / handelingen moeten op de bovenliggende wijzigingskaart gedaan worden.Ik heb

Ik heb een automated action met 3 http stappen. Stap 1: Een connectie met Microsoft Graph API (gaat altijd goed :-)Stap 2: controleert ‘only if a custom condition applies via : <#if _card["totalfacilitycosts"] == 1>true</#if>Hoe laat ik stap 3 uitvoeren op als de uitkomst van stap 2 niet is: Step 2 'Postagenda'Skipped because custom condition evaluated to false (of wel uitvoeren als uitkomst is = Successfully finished Step 2 'Postagenda' ) 

De credits hiervoor zijn niet voor mij. Ik zag dat iemand dit eerder had gedeeld en dacht: misschien is dit ook handig voor anderen. Wil jij binnen een vestiging een kaart van de locatie kunnen zien? Lees dan verder.Let op! Dit werkt alleen als je de adresgegevens hebt ingevoerd bij de vestiging:Straat Huisnummer Postcode Plaats Open de actieverkenner via: Modules - Actiebeheer - Actieverkenner Open het kopje Huisvestingsbeheer - Vestiging Kies rechtsboven voor aanmaken, selecteer HTTP actie en kies voor Huisvestigingsbeheer - Vestiging Klik op "Nieuwe HTTP-actie aanmaken” Kopieer alle vinkjes in het onderstaande plaatje Tekst in het onderstaande plaatje:nominatim.openstreetmap.org poort 443/search?postalcode=[Postcode_(Bezoek)]&city=\U[Plaats_(Bezoek)]\u&street=\U[Straat_(Bezoek)]\u%20[Huisnummer_(Bezoek)]Selecteer ook nog het tabblad diversen:Druk op opslaan, wanneer je een vestiging opnieuw opent zal er een tabblad bij staan die een map aangeeftDebug!!Werkt het niet, dan zoe

Goedemorgen, Het is nogal een specifieke actiereeks en ik weet niet of het voor iemand handig kan zijn 😅 Wij werken namelijk met gebruikersovereenkomsten die als middel (ouder) zijn gekoppeld aan onze laptops. Deze actiereeks zorgt er voor dat de gebruikersovereenkomsten automatisch worden losgekoppeld en worden gearchiveerd als de persoon wordt losgekoppeld van de laptop. Wanneer wordt deze actie getriggerd?De actiereeks start automatisch zodra een persoon wordt losgekoppeld van een Notebook in TOPdesk. Concreet: de trigger vuurt op het moment dat een koppeling van het type Personen/Persoonsgroepen wordt verwijderd van een middelkaart van het sjabloon Notebook.Wat doet de actiereeks stap voor stap?Stap 1 — VeiligheidscheckDe actiereeks controleert of de laptop op dit moment daadwerkelijk geen persoon meer heeft. Dit voorkomt dat de actie per ongeluk afvuurt bij andere wijzigingen op de kaart.Stap 2 — Relaties ophalenAlle gekoppelde middelen van de laptop worden opgehaald. Alleen midd

In alle modules van Topdesk is het mogelijk om statussen te automatiseren. Daarmee bedoel ik dat de status bepaald welke vinkjes (gereed/afgemeld, afgehandeld/overgeslagen) gezet worden. Hierdoor kan je de melding/wijziging/activiteit in het kanban bord verslepen naar een andere kolom, en wordt de status aangepast.Dit werkt zo in alle modules… behalve operationeel beheer…Het staat ook niet op de roadmap om het zo te maken, dus ik ben op zoek naar een pleister. Behandelaren zetten namelijk wél de vinkjes, maar kiezen niet de bijbehorende status, waardoor rapportages scheef gaan lopen (vb: afgeronde taak met de status in behandeling).Ik ben op zoek naar een JSON die de status aanpast op basis van de vinkjes. Dus:status is afgehandeld als het vinkje 'afgerond’ wordt aangevinkt status is overgeslagen als het vinkje 'overgeslagen’ wordt aangevinktHeeft iemand deze al een keer gemaakt? Of hebben jullie bovenstaande issue op een andere manier getackeld? Ik hoor het graag.

Goedemiddag,Is er wellicht iemand die een actiereeks ‘op de plank heeft liggen’ die op basis van het gekoppelde Object ID automatisch een manager instelt? De managers moeten in de actiereeks komen en bijv. niet in de Asset.Alvast bedankt.Gr. Frank

Goedemiddag,Weet iemand of het mogelijk om een aanmelder van een melding via een actiereeks te anonimiseren? En zo ja, hoe :-)

ik heb van uit onze historie heel veel budgethouders en afdelingen.Om dit te kunnen opruimen moet ik bij alle oude gearchiveerde personen (langer dan 730 dagen geleden) de budgethouder en afdeling veranderen in n.v.t.)Het script heb ik al gemaakt (eerst de archiveren, afdeling en budgethouder aanpassen en weer archiveren)Dit werkt prima met een trigger op gearchiveerde personen, 730 dagen na de laatste wijziging.Maar nu wil ik dit voor alle persoonskaarten doen die ouder zijn dan 730 dagen.Dit kan met een webhook maar wat voor url moet ik aanroepen in powershell?De url naar de webhook weet ik wel maar de url om te filteren wil ik weten. 

Ik ben een custom notificatie (via API) aan het maken binnen operarationeel beheer, die in een notificatie stuurt naar altijd dezelfde behandelaar. Hij loopt succesvol...maar toch krijg ik (want ik ben die behandelaar) geen notificatie.{ "title": "Gestarte taak op DevOps board aan sprint koppelen", "body": "${_card['naam']!'-'}", "url": "/tas/secure/operationsmanagementactivity?unid=${_card["unid"]!}", "operatorIds": ["70c2f1ac-8c93-4a5e-afdf-4c4e14262d8e"]}Waar gaat het mis?(binnen incidentbeheer hebben we ook een custom notificatie, maar dan is behandelaar variabel en werkt hij prima)

Hoe koppelen jullie naar de aanvrager over de status van een extensive change met betrekking tot de lijst van gekoppelde activiteiten?Nu blijft de extensive change status eigenlijk zelfde totdat de laatste activiteit is afgelopen. (En dan wordt de ext change automatisch gesloten)Ik dacht er aan om de lijst met activiteiten uit te lezen met hun respectievelijke status en die lijst dan telkens te posten in de extensive change wanneer een activiteit is gesloten; zodat de gebruiker een zicht heeft op de progress. Hoe doen jullie dat?