Change Management - Activiteiten progress

Met betrekking tot inzicht voor aanmelders op het SSP in het verloop van niet standaard wijzigingen maken wij vaak een actiereeks die bijvoorbeeld de (zichtbare) updates uit het actieveld kopieert naar het actieveld van de bovenliggende wijziging.

Als je van plan bent om zoiets te gebruiken, is het handig om van te voren te bedenken wat je wel/niet wilt synchroniseren:

• Alleen zichtbare of ook onzichtbare updates
• Statuswijzigingen
• (Aangepaste) streefdatum

Daarnaast is het belangrijk om stil te staan bij eventuele mailacties die je wilt gebruiken.
Je kunt namelijk met een mailactie ook tussentijdse updates vanuit een activiteit versturen bij bepaalde statuswijzigingen of actieveld updates, die zijn niet zichtbaar in het SSP, maar hebben ook geen actiereeks nodig.

Als je wel voor de actiereeks kiest en je synchroniseert actieveld updates en/of statuswijzigingen naar de bovenliggende wijziging, check dan even wat voor mailacties je daar op aan hebt staan. Wellicht krijgt een aanmelder anders straks per ongeluk 2 mails over dezelfde update.
Hierin kun je er dan dus ook voor kiezen om mailacties naar de aanmelder juist alleen nog maar vanaf de wijziging te sturen en niet meer vanaf de activiteit.

Als je graag updates via het SSP wilt kunnen terugzien en dit wordt ook redelijk veel gebruikt binnen je organisatie, heeft het mijn persoonlijke voorkeur om te werken met een actiereeks die zichtbare actievelden naar de wijziging kopieert.
Statuswijzigingen e.d. laat ik vaak achterwege, een goed beschreven uitgevoerde actie geeft vaak betere context.

Vind het een interessant vraagstuk!

Op de huidige klus waar ik zit, is die vraag ookal eens langs gekomen vanuit een eindgebruiker, maar we hebben er niets voor ingericht.

Bij voorgaande klussen weet ik dat er organisaties zijn dus bij het afsluiten van een activiteit de laatste zichtbare update + activiteiten nummer en korte omschrijving noteren in de bovenliggende wijziging.

Nou zie ik dat een activiteit best vaak zonder update wordt afgesloten, dus hier zou de update meesturen niet echt een meerwaarde hebben.

Denk dat het dus zeker een goed idee is (zoals Joost ookal aangaf) dat je vooraf bedenkt wat je wel en niet zou willen kopiëren/synchroniseren en wat standaard gedrag bij jou in de omgeving is. 

Ben benieuwd wat je oplossing gaat worden!