Werken met TOPdesk

Wie kan ons helpen?Voor onze medewerkers van werkplekbeheer worden werkbonnen geprint, dit gebeurd d.m.v. de standaard template. Helaas wordt het ruimtenummer van het gekoppelde ObjectID niet geprint op de werkbon wat wel een grote wens is en het uitvoeren van de werkzaamheden vergemakkelijkt.Nu is mijn vraag heeft iemand de standaard werkbon aangepast of heeft iemand een werkbon gemaakt welke wij als voorbeeld kunnen gebruiken? 

Is het mogelijk om content embedded op te nemen in kennisitems?We maken gebruik van Selfguide, het zou mooi zijn als we de instructies niet alleen via een link maar ook embedded kunnen tonen. Selfguide biedt dat aan via een iframe, kan ik dat in een kennisitem invoegen?

Binnen onze organisatie hebben we op verschillende vestigingen een balie waar mensen langs kunnen komen met een vraag.Vaak zijn dit gebruikersvragen die ter plekke opgelost worden. Die vragen werden vaak niet geregistreerd (want registratie duurt langer dan de vraag zelf).We hebben dit opgelost met een knoppendoos: een eenvoudige stream deck met een aantal knopjes waarmee je een melding kunt registreren. De stream deck hadden we nog liggen, dus kosten waren er niet. Op zo'n streamdeck kun je json code koppelen aan een drukknop. Met een druk op de knop wordt een melding aangemaakt, voorzien van een aantal standaard waardes, en afgesloten.We doen dit nu een tijdje, en het geeft ons hele waardevolle inzichten in wat het aantal vragen die aan de balies langskomen en het soort vragen dat daar gesteld wordt.Goed, hoe ziet dat er dan uit? Dat zie je hieronder. Elke vestiging heeft een eigen kleurtje, met de pijltjesknoppen ga je naar een andere vestigi

Wellicht handig? Wij maken er dagelijks gebruik van. Dit proces zorgt ervoor dat er geen middelen achterblijven na archivering (lees: vertrek) van een collega en dat de juiste persoon geïnformeerd wordt. Let op: Variabelen moeten aangepast worden zodat naar de juiste wijziging wordt verwezen.Zoek gekoppelde middelen 🔍 Bij archivering van een persoon wordt gecontroleerd of er nog middelen (zoals een laptop) aan deze persoon gekoppeld zijn. Managergegevens ophalen 👔 Indien beschikbaar, wordt de manager van de persoon opgezocht. Details van middelen verzamelen 📦 Elk gevonden middel wordt opgehaald en verzameld in een overzicht. Notificatie voorbereiden 📝 Een meldingstekst wordt gegenereerd met een overzicht van de gevonden middelen en de naam van de persoon. Wijzigingsverzoek indienen 📤 Er

Werk jij bij een organisatie waar bestellingen via het TOPdesk Self Service Portal automatisch worden doorgezet naar AFAS voor verdere afhandeling? Voor een klant zijn we op zoek naar een praktijkvoorbeeld of referentie van iemand die:het bestelproces in het SSP gebruikt, én de vervolgstappen/afhandeling in AFAS laat plaatsvinden.Herkenbaar? Of ken je een organisatie die dit zo heeft ingericht? 👉 Laat het hieronder weten of stuur me een berichtje.Je helpt er een andere TOPdesk‑gebruiker enorm mee!

Hoi community! Leuke edge-case:Nieuwe melding wordt aangemaakt vanuit de mailimport (mail is een scan verstuurd vanaf een printer, afzender printernummer@bedrijf.nl Behandelaar past aanmelder aan naar persoon die de scan heeft ingestuurd Melding wordt afgehandeld, aanmelder krijgt gereedmeldingsmailtje met knop om (vijf-sterren) feedback te geven Aanmelder klikt op knop maar ‘geen rechten om de melding te bekijken’ en kan geen feedback geven.Werkt de feedbackknop alleen als een melding via de Self Service Portal is ingeschoten? Of werkt dit specifieke geval niet omdat de originele aanmelding vanaf een onpersoonlijk print-mailadres kwam?Hoe kunnen we dit een volgende keer wel laten werken? (En ja, aanmelder vragen om geen scans meer te mailen kan een geldig antwoord zijn….)

Goedemorgen, Mijn naam is Carolien van den Brink, ik ben functioneel- en applicatiebeheerder TOPdesk bij Quadraam (voorgezet onderwijs regio Arnhem en Liemers). In 2024 zijn wij gestart met TOPdesk voor Asset Management en Meldingenbeheer. Nu ben ik bezig voor inrichting SSP en Reserveringenbeheer.Ik heb een specifieke vraag over uitwerking van een flow. Ik ben aan het stoeien in Selfserviceportal-formulier met de aanvraag datum om deze automatisch in te laten vullen, helaas lukt het mij niet. Wie kan mij de tip geven hoe ik dit wel voor elkaar krijg.Er zullen waarschijnlijk nog wel meer vragen van mijn kant komen, dus alle andere tips voor dit onderwerp zijn uiteraard welkom.Ik hoor graag van wie dan ook.😉 Hartelijke groet, Carolien van den Brink   

We zijn bij een klant aan het kijken naar het uitfaseren van http acties, klant heeft er alleen een paar op problem management. Nu zie ik dat er geen API endpoints zijn voor Problem Management.Zit dit nog in de pijplijn?

Dag allemaal!Ik vroeg mij af of iemand al eens een poging heeft gedaan om de dagelijkse access logs van TOPdesk te laten analyseren via een Action Sequence?Bijvoorbeeld op de aanwezigheid van een login van een specifieke user (users), het gebruik van een specifieke login service of de combinatie van user en IP range oid.Op dit moment voer ik dit nog buiten TOPdesk om uit. We downloaden daarvoor dagelijks de logfile, maar ik vroeg mij af of het niet gewoon binnen TOPdesk opgelost kan worden...

Goedemiddag iedereen,In onze organisatie lopen we tegen het volgende aan en ik ben benieuwd hoe jullie hiermee om gaan of hoe er binnen TOPdesk wordt verwacht mee om te gaan.Het gaat over het prioriteren van een melding. Wanneer hier een P1 (=hoogste prio) aan wordt toegekend, zal bijv. de applicatiebeheerder zsm actie ondernemen (eventueel via externe leverancier) om de eindgebruikers weer een werkbare omgeving te geven. De applicatie wordt dan vervolgens weer vrijgegeven voor die eindgebruikers. De applicatiebeheerder wil daarna nog documentatie toevoegen aan de melding voor toekomstige referentie. Voor een juiste registratie dat een melding binnen de te verwachte oplostijd is afgehandeld wordt hier door collega's de melding afgeschaald van prio 1 naar prio 2. Echter omwille van de historie is het ons niet duidelijk of wij later met rapportages nog kunnen zien dat er een prio 1 melding is geweest.Hoe gaan jullie met dit soort situaties om?Alle in

Wij hebben een aantal servicewindows. Onder andere voor catering en vergaderzalen.Heeft er iemand ervaring met het invoeren van (nationale-)feestdagen, behalve handmatig? Ben benieuwd hoe er om wordt gegaan met de invoering en of iemand daar een automatisering voor heeft gevonden (kan daar zo snel niets over vinden in de api documentatie) 

Kan je een directe link maken om naar een specifiek te reserveren middel/asset wilt gaan via een UNID?Ik heb onderstaande gevonden, maar dan zie je alles wat onder een template is aangemaakt en niet specifiek 1 asset/tas/public/ssp/content/page/assetreservationplanner?assetType=Template/tas/public/ssp/content/page/assetreservationplanner?assetType=TYPEIk heb deze geprobeerd, maar dan kom ik bij hetzelfde uit/tas/public/ssp/content/page/assetreservationplanner?assetUnid=[UNID] 

Ik ben op zoek naar een oplossing om de assets die binnen een bepaald team in gebruik zijn te exporteren in een overzicht.De assets staan dus aan de medewerker gekoppeld die in het veld “afdeling” de team naam heeft staan. Ik kan alleen nergens vinden hoe ik bijvoorbeeld een selectie of rapportage kan maken op dat afdelingsveld.Is er iemand die hier een oplossing voor heeft?

Goedemiddag, Ik ben aan het orienteren op een strippenkaart. Met de meldingen heb ik het voor elkaar dat de bestede tijd weggeschreven wordt in een asset.Weet iemand of dit ook mogelijk is om vanuit een eenvoudige wijziging uit te lezen? Ik kan deze niet vinden. 

Bij onze organisatie staan op onze SSP een aantal selecties die te gebruiken zijn door een specifieke persoonsgroep.De personen in deze groep (teamleiders, locatiemanagers etc.) kunnen alleen van hun eigen locatie zien welke TOPdesk meldingen er open staan. Nu heb ik het verzoek gekregen of ik een overzicht (periodiek) kan aanleveren welke personen gebruik hebben gemaakt van de selectie.Heeft iemand hier een idee of dit mogelijk is binnen TOPdesk?Mvg TomApplicatiebeheerder bij Charim

Beste TOPdesk community,Heeft iemand misschien een voorbeeld (document, print screen of staat open voor een gesprek) van de inrichting van het change proces in TOPdesk? Wij zijn met name benieuwd welke wijzigingsactiviteiten er zijn gedefinieerd en welke gegevens de IT-teams aan moeten leveren voorafgaande aan de uitvoering van de change. We zouden jullie hulp erg op prijs stellen!Met vriendelijke groet,Suzanne

Goedemiddag Community,Wij hebben een gebruikersvraag ontvangen, waar wij niet helemaal uit komen.Haar vraag was of het mogelijk is om onder de knop Autorisatie-verzoeken op de SSP, ook de autorisatieverzoeken te zien die haar collega heeft goed/afgekeurd.Op dit moment kan zij alleen haar eigen tickets inzien.Zij is verder geen behandelaar maar een Persoon met manager rechten zodat zij autorisatieverzoeken kan behandelen.Hopelijk kunnen jullie ons helpen dit vraagstuk te behandelenGroetjes,Rick

Is het mogeijk om op een bepaalde manier de modify date van een service op te halen, zodat ik het kan gebruiken in een autmatisering? Ik zie in het endpoint /tas/api/services en de ODATA er geen veld voor staan helaas. Ik gebruik dit voor een KPI die laat zien of/hoe actueel onze PDC is. Services moeten minimaal 1 keer per jaar een update krijgen. Al die KPIs verzamel ik op een vastgezet interval in een Asset binnen een KPI Asset template. Dat werkt prima, maar er zijn nog wat getallen die nu nog handmatig moeten worden gevuld (waaronder deze) en daar wil ik vanaf...

Ik heb een actiereeks waarin ik een change moet cancelen.In de API documentatie voor dit endpoint staat voor de body:{ "canceledById": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6", "cancelDate": "2026-03-30T13:14:36.883Z", "cancelReason": "string", "action": "string"} Ik geef het volgende op in mijn actiereeks (vanuit de log):Request body: {  "canceledById": "938ba7e0-9c6d-4f4c-ba0a-8be59a9a9d9b",  "cancelReason": "Wordt niet verder verwerkt",  "action": "Er wordt een nieuwe laptop aangevraagd. zie aanvraag RFC2623451."}Ik krijg hierop de foutmelding {"status":400,"errors":[{"errorCode":"operator or group is missing a role","appliesTo":[]}]}Wie heeft dit wel eens gebruikt en wat is dan de juiste syntax?

Dit script automatiseert het proces binnen TOPdesk waarbij incidentgegevens worden opgehaald en vervolgens het actieveld wordt aangevuld met de recent gemelde incidenten voor hetzelfde middel (bijvoorbeeld een apparaat of werkplek).🔍 Stap 1: Haal incidentdetails op Het script start met het ophalen van details van het huidige incident via een GET-aanroep naar de API: - Zoekt het incident op op basis van een unieke ID (${unid}). - Authenticatie via een vooraf ingestelde sleutel. - Slaat de opgehaalde gegevens op voor latere verwerking. 📋 Stap 2: Zoek gerelateerde incidenten Vervolgens zoekt het script naar recente incidenten die gekoppeld zijn aan hetzelfde middel (bijvoorbeeld een defecte laptop): - Voert een nieuwe API-aanroep uit om historische incidenten te vinden. - Haalt maximaal 10 eerdere incidenten op (kan worden aangepast via "Maximum_history_records"). - Sorteert de incide

Hoi! Op dit moment ben ik bezig met het verbeteren van de communicatie tussen aanmelder en behandelaars bij een uitgebreide wijziging.  Helaas komt het nog vaak voor dat een behandelaar meer informatie nodig heeft om de uitgebreide wijziging op te lossen.Huidige situatie:Middels een mailactie krijgt de aanmelder bericht voor meer informatie vanuit de wijzigingsactiviteit, helaas wordt dit actieveld niet naar de bovenliggende wijziging gekopieerd. Dit is verwarrend voor de aanmelder omdat hij/zij niet de vraag van de behandelaarsgroep ziet staan bij de wijziging die is ingediend. Binnen onze organisatie proberen we mailverkeer te verminderen dus het is geen optie voor de aanmelder om een reply te geven en het middels mailimport op te lossen ;). Tevens is het ook verwarrend voor de behandelaars omdat zij geen reply/reactie krijgen en dus echt de bovenliggende wijziging moeten openen voor een reactie. Ik ben bekend met de actiereeksen uit de library, (

Hoi! binnen onze Gemeente maken we gebruik van de applicatie AFAS voor ons personeelssysteem, TOPdesk voor persoonskaarten en Azure AD voor de centrale registratie van accounts en bijbehorende rechten. Afgelopen jaar hebben we via de Tool Enable-U een koppeling opgezet tussen deze applicaties. Deze koppeling kan in ons opzicht wat beter en zijn we afhankelijk altijd van een leverancier om aanpassingen hierin te doen.Steeds vaker hoor ik dat organisaties gebruik maken van AFAS-TOPdesk-AD waarin vanuit AFAS de persoonskaarten automatisch gevuld worden. Doordat het AD van de hostingpartij is mogen we hierin niet zelf direct schrijven maar worden er wijzigingflows naar de hostingpartij via geautomatiseerde acties verstuurd. Mijn vraag is: zijn er hier beheerders die gebruik maken van Tool4ever om deze koppelingen te realiseren, en zo ja, zou ik met diegene eens mogen schakelen?

Hallo allemaal, Heeft iemand ervaring om 2 Topdesk omgevingen aan elkaar te koppelen?Wij gaan op basis van ICT samenwerken met een andere VVT organisatie. Zie het als een samenwerking met een detachering constructie. Dit betekend dat de ICT’ers van beide organisaties in beide Topdesk omgevingen moeten kunnen werken. Ik ken de optie om dit te doen op basis van koppelen naar externe leverancier maar zoek een optie om het al te doen op basis van meldingen wat nog niet in behandeling zijn. Aanmelden in beide Topdesk omgeving kan een keuze zijn maar betekend dat men hier wel altijd aan moet denken. Alvast bedankt voor jullie ervaringen en meningen. Met vriendelijke groet,Thijs

Heeft iemand een idee of en hoe je binnen Topdesk een alert kan genereren als een application token van een API-account binnen een paar weken gaat verlopen?

Bij mijn huidige klant heeft vrijwel elke subafdeling – wat vaak neerkomt op een apart werkproces – een eigen behandelaarsgroep. In totaal gaat het om ongeveer 80 behandelaarsgroepen, waarvan bijvoorbeeld: ±26 voor Facilitair & Vastgoed ±10 voor ICT ±9 voor Functioneel Beheer ±6 voor Marketing & Communicatie ±9 voor HR etc. Voor zover ik kan zien en heb gehoord, is deze inrichting vooral ontstaan om de verschillende werkstromen te scheiden. Tegelijkertijd vraag ik me af of dit op de lange termijn ook de meest overzichtelijke en beheersbare aanpak is en of dat ik hier toch iets mee moet gaan doen.Daarom ben ik benieuwd: Vanuit welke insteek maken jullie behandelaarsgroepen aan? Hoe zijn jullie tot jullie huidige structuur gekomen? Hoe verdelen jullie de werkzaamheden binnen TOPdesk?