Werken met TOPdesk

Ik wil een melding aanmaken als de voorraad van laptops onder de 10 komtIs er iemand die hier een workaround voor heeft bedacht. Ik kan nergens iets vinden voor middelenbeheer maar wel voor het oude configuratiebeheer.Je zou toch  denken dat dit ergens beschikbaar moet zijn daar je wel de voorraadtotalen kunt bekijken

ik zou in de korte omschrijving van een melding de inhoud van een Topdesk-veld willen toevoegen.Via een automatisering lukt dat, maar is nogal omslachtig. Is het ook mogelijk door het eenvoudig toevoegen van een code, zoals je bij mailsjablonen kunt doen --> [benaming veld]Het veld is de locatie, dat sowieso al gevraagd wordt bij het invullen van het formulier.

Ik heb een vraag over hoe andere organisaties grote changes in TOPdesk communiceren richting hun behandelaren (bij ons ongeveer 500). Met changes bedoel ik bijvoorbeeld nieuwe functionaliteiten van een action sequence binnen Change management of een wijziging in de prioriteitenmatrix.Gebruiken jullie hiervoor bijvoorbeeld de mailingfunctionaliteit in TOPdesk, of hanteren jullie een andere werkwijze? Ik hoor graag hoe jullie dit hebben ingericht.

Goedemiddag iedereen,Ondanks dat we voor onze teams al mailnotificaties en query/report‑dashboards voorzien hebben, blijft het toch een uitdaging om tijdig te reageren op tickets met hogere prioriteit.Daarom komt bij ons regelmatig de vraag terug of TOPdesk geen prioriteits‑kleurcodes kan tonen, zodat P1/P2/P3 visueel sneller opvallen.Ik vind in de TOPdesk SaaS‑documentatie zelf niets terug dat dit standaard ondersteunt. Ik kom enkel uit op lokale oplossingen via browser‑extensies (zoals Stylus), maar dat is bij ons minder wenselijk — ons Security & Workplace‑team ziet zo’n lokale injecties liever niet uitgerold worden.Daarom mijn vraag aan jullie:👉 Hoe lossen jullie dit op binnen TOPdesk SaaS?👉 Bestaat er een betere of meer centrale manier om prioriteiten visueel te laten opvallen?👉 Of ideeën om dit op te vangen zonder lokale CSS‑injecties?Te

Graag zou ik willen informeren naar de mogelijkheden om lopende problems zichtbaar te maken op de selfservicepagina, vergelijkbaar met hoe major‑meldingen daar worden gepubliceerd.Daarnaast ben ik benieuwd of er een optie bestaat om aanmelders van tickets die gekoppeld zijn aan een lopend problem te voorzien van een statusupdate. Dit bij voorkeur op een vergelijkbare wijze als de afmeldmagiër werkt, maar dan zonder dat de tickets direct worden afgesloten.

Goedemorgen, Zijn er organisaties die via HD2HD gegevens uitwisselen met Canon?Wij worstelen met de juiste data te vullen uit de melding via een actiereeks.Alvast dank.MvgGerard

Besten, Ik wil graag gebruik gaan maken van collaboration platform. Is hier enige dcumentatie of ervaring van anderen over? ik kon helaas zelf niet heel veel informatie vinden hierover.

Nice to have of nuttig?Als behandelaar werk je aan een melding en wil je snel volledig inzicht krijgen in wat er eerder in dezelfde ruimte is gemeld. Denk hierbij aan de laatste tien meldingen die betrekking hebben op dezelfde ruimte én dezelfde subcategorie — bijvoorbeeld terugkerende klachten over klimaat, verlichting, schoonmaak, meubilair of technische voorzieningen.Via de drie puntjes (beschikbaar in het contextmenu) trigger je de actiereeks. Deze haalt automatisch de tien meest recente meldingen op die voldoen aan dezelfde ruimte- en subcategoriecombinatie. De gevonden meldingen worden — onzichtbaar voor de aanmelder — toegevoegd aan het actieveld van de huidige melding. voorbeeld: 

Ik zou graag aan de Vestigingen velden willen toevoegen. Ik wil namelijk dat ik aan deze kaart kan aanvinken dat het gaat om een uitgifte locatie bijvoorbeeld en ik wil dat er een extra tabblad met informatie over deze uitgifte kan invullen.zoals: Openingstijden extra info ivm bellen voor voor een afspraak aantal telefoonnummers toevoegen extra memo voor bijvoorbeeld als er een locatie of uitgifte plek in de toekomst wordt gewijzigd of locatie gaat verhuizen. zodat ik dit hierin kan meenemen.Ik neem aan dat dit het beste is om te registreren bij de vestigingskaarten of is hier beter een asset van te maken. 

Hai, Waarom en met welke reden kan je in het nieuwe takenbord de fantastische functionaliteit en het gebruik van afspraken niet meer toepassen?Ik gebruik deze functie om snel een medewerker ook via topdesk op een gesprek of een niet ticket gerelateerde actie uit te nodigen. Nu ik eindelijk iedereen aan de “app” en het takenbord heb gekregen zie ik dat deze functie werd afgestoten. Kan deze toepassing opnieuw worden opgenomen in de ontwikkeling van het takenbord aub! Het niet kunnen gebruiken van deze functionaliteit is allesbehalve consequent! 

Hi allemaal!We zijn op zoek naar een klant die een potentiële nieuwe organisatie wil helpen. Zij oriënteren zich op TOPdesk en willen graag leren van jullie praktijkervaringen, specifiek rondom samenwerking met leveranciers.Ze zijn vooral benieuwd naar:Hoe meldingen vanuit interne én externe klanten worden doorgestuurd naar leveranciers, bijvoorbeeld via e‑mail rechtstreeks vanuit TOPdesk. Hoe jullie leverancierscommunicatie in TOPdesk hebben ingericht, handmatig of geautomatiseerd. Hoe rapportages helpen om inzicht te houden in openstaande leveranciersmeldingen en doorlooptijden.Heb jij hiermee ervaring en zou je bereid zijn om in een kort gesprek jouw aanpak of learnings te delen?Laat het hieronder weten of stuur me even een privé berichtje. Je helpt een potentiële collega‑klant enorm op weg! 🙌 Alvast heel veel dank voor het meedenken 💙

Nice to have of nuttig?Als behandelaar werk je aan een melding en wil je snel meer inzicht krijgen in de aanmelder. Denk daarbij aan de laatste tien meldingen die deze persoon heeft gedaan, specifiek binnen de behandelaarsgroep waarin je nu actief bent.Via de drie puntjes (bepalen in contexmenu) open je de actiereeks, die vervolgens automatisch de laatste tien meldingen — onzichtbaar voor de aanmelder — toevoegt aan het actieveld van de huidige melding. Voorbeeld:  

Beste community leden,Voor onze organisatie willen we gebruik gaan maken van wijzigingsbeheer binnen TOPdesk.Even een kort overzicht waarvoor we dit willen gaan gebruiken:Aanvraag van accounts Aanvraag licenties (met of zonder approval flow) Aanvraag veranderingen abonnementen Hardware vervangingen Hardware inleveringen Hardware pickups Aanvraag en wijziging operator accounts TOPdesk Aanvraag workflows Aanvraag wijzigingen workflowsIk ben inmiddels een beetje bekend met het opzetten van wijzigingstemplates en activiteiten templates.Verder zijn er rechten groepen al aangemaakt. Ik heb een 2-tal actiereeksen al ingericht voor de registratiemeldingen richting de eindgebruiker en een voor de approval melding richting de manager.Ook hebben we enige tijd geleden al onze on- en offboarding flows in wijzigingsbeheer opgezet en hier zijn wat actiereeksen voor aanwe

Hoi Community, Ik heb onlangs onze IDU (Instroom, Doorstroom en Uitstroom) meldingen overgezet naar wijzigingsverzoeken en ben ik nu bezig om wat puntjes op de i te zetten.Waar ik nu tegenaan loop is dat de geplande einddatum op een willekeurig datum staat ipv datumveld in het formulier. Ik heb hier al onderzoek naar gedaan, maar kan geen bestaande oplossing vinden.Wel zag ik dat dit onderwerp eerder is aangemaakt, alleen staan daar geen verdere instructies bij: erbij https://my.topdesk.com/tas/public/ssp/content/detail/knowledgeitem?unid=b6d2dc0b-ca8b-4b0a-97f1-4992acc9e84f. Is hier al een bestaande actie voor of heeft iemand van de community hier al een oplossing voor?Alvast bedankt voor antwoord en meedenken!Groet, Yasin

Hallo!Is het mogelijk dat je kunt inloggen in TOPdesk zonder dat je moet aangeven dat je wil inloggen op de SSP of Operatorkant?Dus wanneer ik de URL [topdeskomgeving]/tas/public/login/saml of url [topdeskomgeving]/tas/secure/login/saml gebruik niet de keuze krijg om de knop ‘Login to Self-service Portal’ of ‘VMI operator login’ aan te klikken, maar gelijk word ingelogd.Ik stuur in de mails naar de aanmelders en behandelaren een link mee maar dan moeten ze eerst de aangeven dat ze willen inloggen..    

Hallo allen, Binnen onze organisatie hebben we meerdere licenties voor diverse applicaties waar we gebruik van maken. Een voorbeeld hiervan is Visio van Microsoft. Deze licenties rouleren tussen gebruikers. Echter ontbreekt het aan een helder overzicht van wie deze licenties in gebruik hebben, hoeveel gebruik ze ervan maken en OF ze überhaupt gebruik gemaakt hebben van deze licentie gedurende x periode.Waar ik naar op zoek ben is het volgende:In TOPdesk wil ik een mogelijkheid bouwen waarlangs collega's via het SSP een aanvraag doen voor tijdelijk gebruik van een applicatie (laten we het beperken tot Microsoft licenties en Visio als voorbeeld nemen), waarbij automatisch een licentie aan hun account wordt toegekend als deze beschikbaar is (en dus niet in gebruik door een andere collega). In dat geval is het dus van belang dat een licentie  weggenomen wordt bij een collega als deze bijvoorbeeld 2 weken lang de Visio licentie niet gebruikt heeft

Voor IT-overeenkomsten (lees: (cloud)software aanvragen) heb ik een formulier gemaakt zodat ik het samen oppak met de security officer, FG, jurist en andere betrokkenen. Nu zoek ik een oplossing om dit verder te automatiseren en ook de aanvrager op de hoogte te houden. Denk aan een kan-ban achtige oplossing / stoplichten systeem waar je kan zien waar de aanvraag op dat moment zit. Of is dit een kwestie van een uitgebreide wijziging maken? (met als gevolg dat de betrokkenen ook in TOPdesk moeten werken)?Hoe hebben jullie dit ingericht? Ik ben benieuwd.

Wellicht handig? Wij maken er dagelijks gebruik van. Dit proces zorgt ervoor dat er geen middelen achterblijven na archivering (lees: vertrek) van een collega en dat de juiste persoon geïnformeerd wordt. Let op: Variabelen moeten aangepast worden zodat naar de juiste wijziging wordt verwezen.Zoek gekoppelde middelen 🔍 Bij archivering van een persoon wordt gecontroleerd of er nog middelen (zoals een laptop) aan deze persoon gekoppeld zijn. Managergegevens ophalen 👔 Indien beschikbaar, wordt de manager van de persoon opgezocht. Details van middelen verzamelen 📦 Elk gevonden middel wordt opgehaald en verzameld in een overzicht. Notificatie voorbereiden 📝 Een meldingstekst wordt gegenereerd met een overzicht van de gevonden middelen en de naam van de persoon. Wijzigingsverzoek indienen 📤 Er

Is het mogelijk om in TOPdesk aan de behandelaarskant een formulier op te vragen die net zo eruit ziet als aan de SSP kant maar dan voor de behandelaren. Onze Servicedesk krijgen telefoontjes waarmee ze gelijk dan dit formulier kunnen aanklikken en de gevraagde opties ook meteen in te vullen. Op moment dat er dan alle vragen zijn ingevuld en zij kunnen het niet oplossen bijvoorbeeld of er moet een repair komen voor een laptop dan kan er na het invullen ge-escaleerd wroden naar de 2e lijn of via een koppeling naar de leverancier gestuurd worden.Is dit mogelijk? En zo ja hoe kan ik zo'n formulier voor de Servicedesk maken?

Bij ons hebben we veel collega's die een oplaad kabel willen lenen of hun laptop vergeten en leen apparatuur mee krijgen. Het kost ons veel moeite om dit bij te houden en vervolgens terug te krijgen waardoor veel collega's naar ons idee allemaal wel 3 oplaad kabels hebben of headsets enz. Ik weet dat bij Ministerie ze dit hebben geautomatiseerd en je automatisch reminders krijgt als je niet op tijd inlevert. Zodanig hoog niveau dat mensen niet zo gauw meer om leen dingen vragen maar onderling oplossen. :-D Weet iemand een goede manier waarop wij zonder veel moeite een leen item op naam kunnen registreren en automatisch reminders worden gestuurd?

Is het mogelijk om een manager te informeren wanneer er een asset wordt toegewezen aan een medewerker.We willen namelijk ook de manager informeren.Ik heb een gebeurtenis + actiereeks gemaakt. Zodra er een asset wordt toegewezen op naam van de medewerker, zouden we ook zijn/haar manager willen informeren. Dit het liefst via een andere mail dan degene die een mail ontvangt omdat er een asset is toegewezen aan zijn/haar persoonskaart.Hoe kan ik dit het beste doen?

HoiWij zijn begonnen met de inrichting van Operationeel beheer. Nu loop ik er tegen aan dat ik gewoon weg niet weet hoe ik een email actie kan maken dat een afdeling een mailtje krijgt op de signaleringsdatum.  Ik hoop dat iemand een voorbeeld voor mij heeft. Het gaat dus over een actie en een gebeurtenis

Hoe kan ik in een formulier naast de informatie die een aanmelder toe te voegen is, ook een opzoeklijst maken voor bestaande personen. Ik wil dat een manager een aanvraag indient en dat de manager met gebruik van een opzoeklijst de persoon voor wie het betreft kan opzoeken. Hiermee moet ik het volgende op het formulier terug zien:Naam van degene voor wie iets bestemd is: Is opzoek lijst Email: deze kan eventueel opgezocht worden of direct toegevoegd worden wanneer ze naam opzoekenHiermee voorkom je dan er een verkeerd mailadres ingevuld wordt, zodat er geen formulier verwerkt kan worden zonder hier een correct email wordt ingevuld. Dit is belangrijk voor ons omdat er ook medewerkers zijn die aliassen gebruiken alleen deze willen we hiermee voorkomen.Hoe kan ik zo'n opzoeklijst aan mijn formulier het beste toevoegen?

Hi,Wij zijn vanuit onze organisatie benieuwd hoe jullie het beheer van TOPdesk verdeeld hebben.Hebben jullie hier 1 dedicated persoon voor die vaste Functioneel Beheer uren krijgt of hebben jullie dit verdeeld onder bijvoorbeeld een volledige servicedesk?Hoe zijn jullie ervaringen hiermee? Met name het verdelen van de Functioneel beheer taken.

Als ik vanuit ondersteunende bestanden een behandelaarsgroep open en ik ga naar koppelingen, dan zie ik alleen gekoppelde meldingen waarbij zowel de behandelaar als de behandelaarsgroep gelijk is aan de behandelaarsgroep.Dat vind ik onlogisch, ik zou verwachten dat ik dan alle meldingen zie waarvan de behandelaarsgroep gelijk is aan de behandelaarsgroep, ongeacht aan welke behandelaar de melding gekoppeld is.We liepen hier toevallig tegenaan, ik vind dit eigenlijk een bug.