Recently active topics

I’d like to hear from the TOPdesk community about your experiences with generating knowledge items using AI.In our experience, the AI often makes the resulting content too short. Even when we provide a detailed solution summary with multiple steps, it tends to generate either:A very brief summary or short explanation; or A numbered 1–2–3–4–5 step plan containing only headlines, without enough detail or context.This means we often need to expand and rewrite the generated knowledge items manually.Have you experienced the same issue? If so, have you found any effective prompts, settings, instructions, or other tricks to make the AI generate more complete and detailed knowledge items?I’d be particularly interested in tips for ensuring that the AI:Includes all relevant solution steps; Provides sufficient explanation for each step; Maintains the desired level of detail; Produces a consistent knowledge item structure; and Avoids oversimplifying the source information.Any experiences or recomm

Sinds de lancering van het nieuwe SSP merken veel gebruikers dezelfde visuele verschillen op: een logo dat kleiner oogt dan verwacht, tegels waarvan de afbeelding wat wazig lijkt, of een banner die er anders uitziet dan ingesteld. Je ziet het goed en je doet ook niets verkeerd.Voordat we verder gaan: heb je de Update Guide al bekeken? Die is je eerste stop. Hij beschrijft precies wat je voorbereidt vóór de overstap: afbeeldingsformaten, maatrichtlijnen en wat je kunt verwachten. Veel van de meldingen na de lancering hadden hiermee voorkomen kunnen worden. De moeite waard om te bewaren!Hieronder lichten we toe wat er speelt bij de meest voorkomende visuele verschillen en wat je er vandaag al aan kunt doen.Logo oogt kleiner dan in het oude SSPHet nieuwe SSP gaat anders om met de logogrootte dan het klassieke portaal. Een grotere afbeelding uploaden lost dit niet op — dit is een huidige beperking van de nieuwe interface, niet van jouw configuratie. Het staat op onze lijst en wordt aangepa

Ik gebruik in verschillende modules enige vorm van veldvalidatie om een HTTP request af te trappen die de gebruiker een duidelijke “pop-up” toont om aan te geven dat er iets verkeerd is gedaan (vergelijkbaar aan het mooie voorbeeld van ​@Ronald Visscher op deze pagina).Heeft iemand zoiets ook op een Asset actief? HTTP acties bestaan niet op assets. Ik weet dat ik op basis van wijziging van velden een Action Sequence kan laten aftrappen, dus de trigger is er en de validatie kan ik met een condition perfect bouwen. Maar… hoe zorg ik dat er een goed zichtbare notificatie volgt voor de gebruiker (een notiricatie die dus direct getoond wordt).Ik vond iets over Task notifications, maar 1. dat is Labs functionaliteit en ik dacht dat Labs niet meer bestond. Daarnaast vraag ik mij af of het dan “gewoon” in het notificatiemenu rechtsboven te zien wordt. Dan wordt 2. van toepassing: Dat menu heeft een veel te lage attentiewaarde. Dan kan ik (beter waarschijnlijk) een mailtje sturen naar de gebrui

Als ik kennisitems aanmaak en vertaal en vervolgens op sla dan zijn er velden zoals Omschrijving, Titel en soms meer weer leeg. Dan moet ik dus opnieuw de tekst maken. Ook het veld toelichting voor behandelaars is soms weer leeg. Na 2-3 keer wordt het wel bewaard. Erg vervelend 😣 Hebben jullie dit ook?  

Ik heb een actiereeks gemaakt die na x dagen een herinnering stuurt naar de gebruiker. Je kan zelf kiezen voor welke behandelaarsgroepen het actief is: 1️⃣ Incidentgegevens ophalen 📥De actiereeks haalt de actuele incidentgegevens op via de Incident Management API. Hierbij worden onder andere het incidentnummer, de aanmelder, de behandelaar, de behandelaarsgroep, de On hold-status en de huidige verwerkingsstatus opgehaald.2️⃣ Behandelaarsgroep ophalen 👥Met het ID van de behandelaarsgroep wordt de volledige behandelaarsgroep opgehaald. Het e-mailadres uit de contactgegevens van de groep wordt gebruikt als afzender en antwoordadres van de herinneringsmail.3️⃣ Voornaam van de aanmelder bepalen 👤De naam van de aanmelder wordt verwerkt zodat in de aanhef alleen de voornaam wordt gebruikt, bijvoorbeeld 'Beste Gerwin,'.4️⃣ Naam van de behandelaar opmaken ✍️De naam van de behandelaar wordt omgezet naar de natuurlijke volgorde voor de afsluiting. Bijvoorbeeld 'Filius, Gerwin' wordt 'Gerwin Fi

Ik merk dat ik als TOPdesk-beheerder steeds vaker PowerShell inzet om beheerwerkzaamheden uit te voeren. Zo heb ik onlangs een script gemaakt dat alle meldingen én wijzigingen controleert op de aanwezigheid van wachtwoorden of andere wachtwoordvermeldingen. Wanneer deze worden gevonden, worden ze automatisch gemaskeerd met ***, zodat gevoelige informatie niet meer zichtbaar is.Ik ben benieuwd hoe andere TOPdesk-beheerders PowerShell inzetten binnen hun omgeving. Welke usecases hebben jullie ontwikkeld die het beheer vereenvoudigen?

Ik heb een actiereeks gemaakt voor incidenten die gesloten worden (geregistreerde gebruikers).Dit proces zorgt ervoor dat een afgemelde melding automatisch netjes wordt teruggekoppeld aan de aanmelder, inclusief de laatste zichtbare actie en eventueel het gekoppelde kennisitem.1️⃣ Incidentgegevens ophalen 📄De actiereeks haalt de actuele gegevens van de melding op, waaronder de aanmelder, behandelaar, behandelaarsgroep, korte omschrijving en status.2️⃣ Aanmelder correct aanspreken 👤De persoonskaart van de aanmelder wordt opgehaald, zodat in de begroeting alleen de voornaam wordt gebruikt. Bijvoorbeeld: Beste Charlene,.3️⃣ Laatste actie en melding tonen 💬De meest recente zichtbare actie en de oorspronkelijke melding worden opgehaald en met behoud van opmaak in de e-mail weergegeven.4️⃣ Gekoppeld kennisitem controleren 📚Via TOPdesk OData wordt gecontroleerd of er een kennisitem aan de melding is gekoppeld. Als dit zo is, verschijnt automatisch een blauw blok met een link naar het kenn

Hi All,Is there an easy way to set up an approval to go to different people based on who is raising the request?We have multiple different sectors / departments which have different Finance Managers managing each one. I want to be able to point an approval to the right Finance Manager based on who is raising the request.ThanksCaz 

Proactieve Software Licentie- en ContractmonitorVoorkom onverwachte uitval, compliance-risico's en onnodige kosten door softwarelicenties en contracten tijdig te signaleren vanuit TOPdesk Asset Management.Hoe het werktEen geplande Webhook-actiereeks wordt periodiek (bijvoorbeeld wekelijks) uitgevoerd. De actiereeks raadpleegt alle assets van een geselecteerd assetsjabloon in TOPdesk Asset Management. Op basis van een opgegeven datumveld, zoals Geldig tot, Verloopdatum, Lease-einddatum of een ander datumattribuut, wordt automatisch bepaald welke assets binnenkort verlopen of reeds verlopen zijn. Vervolgens wordt automatisch een melding aangemaakt voor de Software Asset Manager (SAM) of verantwoordelijke beheerdersgroep, inclusief een overzicht van de betreffende assets en relevante datuminformatie.WaardeVoorkomt dat softwarelicenties, onderhoudscontracten of leaseovereenkomsten onopgemerkt verlopen. Ondersteunt compliance- en auditvereisten. Vermindert het risico op operationele verstor

I have a query relating to Microsoft Teams integration for TOPdesk and updating existing tickets. A colleague was looking to update a ticket via Teams but the ticket was older than the ones listed. Does it list tickets going back 21 or so days, or can this setting be amended to go back further?

Hallo,Ik heb een vraag en hoop dat iemand een idee/oplossing heeft.Ik heb een behandelaarsfilter waar bijna alle behandelaarsgroepen in staan behalve de securitybehandelaarsgroepen.Dit behandelaarsfilter is gekoppeld aan “Alle behandelaars”.Ik heb nu een API-behandelaar die gebruikt wordt om van een beperkt aantal behandelaarsgroepen de meldingen naar Qliksense over te halen.Daar heb ik een nieuw behandelaarsfilter voor gemaakt, maar omdat het andere behandelaarsfilter voor “Alle behandelaars” geldt komen toch (uiteraard) alle behandelaarsgroepen mee.Ik begrijp dat dit is op te lossen door alle (+ 400) bestaande behandelaars als “Specifieke behandelaars” toe te voegen, maar dit gaat geheid mis bij nieuwe behandelaars (want een handmatige handeling).Heeft iemand een idee of het mogelijk is om die API-behandelaar uit deze groep te krijgen of hoe ik de “Specifieke behandelaars” groep automatisch kan vullen? Dus dat ook alle nieuwe behandelaars automatisch worden toegevoegd als "Specifieke

Voor een audit zijn wij opzoek naar het volgende:Een medewerkers heeft Assets gekoppeld zoals een Laptop of Telefoon. Medewerker gaat uit dienst of verhuist bijvoorbeeld intern dan worden de gekoppelde assets ontkoppeld.Medewerker wordt gearchiveerd of er worden andere Assets gekoppeld.Wat is nu de vraag cq wens:Een overzicht per “Persoon” welke Assets er gekoppeld zijn en welke er in het verleden gekoppeld waren. Dus de historie.Dan zou het het ook handig zijn om vanuit Assetmanagement e historie qua koppelingen inzchtelijken te kunnen maken.Is er iemand die dit ook heeft en ook al een oplossing heeft.

Via een e-mail actie verstuur ik naar een medewerker die uit dienst gaat een e-mail met de assets die op zijn/haar naam staan, via de Persoonskaart. Dit om de medewerker te verzoeken om de assets op de laatste werkdag in te leveren bij IT.Nu is een deel van deze assets wat zij daadwerkelijk moeten inleveren/afgeven zoals mobiel/sim, laptop, beeldscherm. En een deel wat niet ingeleverd hoeft te worden/kan worden zoals licenties maar ook de desktop die zij op hun werkplek gebruiken.Ik wil graag in de mail die ik stuur het onderscheid tussen deze verschillende assets maken en in de tabel van de assets aangeven of deze ingeleverd moeten worden of dat dit ter informatie is. Of in plaats van 1 tabel 2 tabellen tonen met 1 tabel wel inleveren en 1 tabel niet inleveren.Wie heeft er hier ervaring mee? Ik zit niet vast aan de e-mail actie als die via een andere weg ook kan.

Is het mogelijk een aparte pagina of tegel te maken voor een reserveringsagenda van één bepaalde asset?Ik krijg nu alle reserveerbare middelen te zien, en ik wil daar juist een onderscheid in kunnen maken.

Sinds de aanpassing van het tekstvak bij Meldingen waarbij we meer grafische mogelijkheden hebben (sinds 2 a 3 weken), verdwijnt je mail uit Outlook, wanneer je de mail naar TOPdesk sleept. Hij kopieert dus niet, maar verplaatst. Bij wijzigingen gaat het nog wel goed, maar daar is het tekstvak ook nog niet aangepast.Herkent iemand dit en is dit te herstellen?

Ervaringen gezocht!Voor een ziekenhuis zijn we op zoek naar een organisatie (bij voorkeur 1.000+ medewerkers) die Facilitair heeft ingericht in TOPdesk en hier inmiddels ruime ervaring mee heeft.De organisatie staat aan het begin van een implementatie (facilitair) en zou graag eens sparren met een organisatie die dit traject al heeft doorlopen. Het doel is om ervaringen uit te wisselen: welke keuzes zijn gemaakt, wat werkte goed en welke inzichten zouden jullie achteraf graag eerder hebben gehad?Denk je dat jouw organisatie hiervoor een mooi praktijkvoorbeeld is en sta je open voor een gesprek? Laat dan een reactie achter onder deze post, dan neem ik contact met je op.Alvast bedankt!

Situatie:Wanneer meldingen via Mail Import worden aangemaakt, worden de geadresseerden uit het CC-veld van de e-mail correct verwerkt.Deze personen zijn vervolgens terug te vinden op de melding onder: Koppelingen → PersonenNa het koppelen gebeurt er echter verder niets met deze personen. Zij ontvangen daardoor geen updates van de melding en zijn feitelijk geen echte CC-deelnemers binnen TOPdesk.Oplossing:Met onderstaande actiereeks worden alle personen die via de Mail Import als gekoppelde persoon zijn toegevoegd automatisch opgenomen in het veld "Delen met anderen".Hierdoor:- ontvangen deze personen dezelfde communicatie als andere gedeelde personen;- functioneren de oorspronkelijke e-mail CC-ontvangers ook binnen TOPdesk als CC-deelnemers;- blijft de informatievoorziening gelijk aan wat de afzender van de e-mail heeft bedoeld.Werking:De actiereeks voert de volgende stappen uit:- Leest de melding uit.- Haalt via de OData-entiteit PersonIncidentLinks alle aan de melding gekoppelde pers

Het is niet mogelijk om in widget settings in het overzicht van selecties (of rapporten) direct naar een bepaalde letter te springen van een selectie, waardoor je vaak veel moet scrollen. Het is wel mogelijk om op de pagina te zoeken met Ctrl+F waarbij je sneller de juiste selectie kan vinden. 

New since January and easy to miss: dedicated Knowledge Management reports are live in the Reporting Hub.What they show you:Which knowledge items are being updated — and which are being neglected  Which items collect the most positive or negative user feedback  An overview of creation and change dates across your active KIsNo OData exports. No spreadsheets. Right there in TOPdesk. Read the full product update here.Tried it yet? Let us know what you find. 

Nieuw sinds januari en makkelijk over het hoofd te zien: in de Reporting Hub staan dedicated Kennismanagement-rapporten.Wat ze je laten zien:Welke kennisartikelen worden bijgewerkt — en welke worden verwaarloosd Welke items de meeste positieve of negatieve gebruikersfeedback verzamelen Een overzicht van aanmaak- en wijzigingsdatums van je actieve KA’sGeen OData-exports. Geen spreadsheets. Gewoon in TOPdesk. Lees de volledige product update hier. Al geprobeerd? Laat het ons weten wat je er van vindt!

Wij krijgen van een externe partner verzoeken per email met altijd dit subject in de email: Case CS1234567 Update/Question Nu wil ik graag de eerste mail (via de mail import) in Topdesk zetten (zodat we die kunnen oppakken). Hoe zorg ik ervoor dat de vervolgs mails (zelfde subject, niet met RE: of FW: ervoor) ook worden gezet in hetzelfde ticket? 

Aan een bestaande actiereeks zou ik graag willen toevoegen dat “Soort melding” + “Impact” en “Urgentie” automatisch gevuld wordt. Heeft iemand hier misschien een json file voor beschikbaar?