Vraag & Antwoord (Q&A)

Goedemorgen, Mijn naam is Carolien van den Brink, ik ben functioneel- en applicatiebeheerder TOPdesk bij Quadraam (voorgezet onderwijs regio Arnhem en Liemers). In 2024 zijn wij gestart met TOPdesk voor Asset Management en Meldingenbeheer. Nu ben ik bezig voor inrichting SSP en Reserveringenbeheer.Ik heb een specifieke vraag over uitwerking van een flow. Ik ben aan het stoeien in Selfserviceportal-formulier met de aanvraag datum om deze automatisch in te laten vullen, helaas lukt het mij niet. Wie kan mij de tip geven hoe ik dit wel voor elkaar krijg.Er zullen waarschijnlijk nog wel meer vragen van mijn kant komen, dus alle andere tips voor dit onderwerp zijn uiteraard welkom.Ik hoor graag van wie dan ook.😉 Hartelijke groet, Carolien van den Brink   

Goedemiddag iedereen,In onze organisatie lopen we tegen het volgende aan en ik ben benieuwd hoe jullie hiermee om gaan of hoe er binnen TOPdesk wordt verwacht mee om te gaan.Het gaat over het prioriteren van een melding. Wanneer hier een P1 (=hoogste prio) aan wordt toegekend, zal bijv. de applicatiebeheerder zsm actie ondernemen (eventueel via externe leverancier) om de eindgebruikers weer een werkbare omgeving te geven. De applicatie wordt dan vervolgens weer vrijgegeven voor die eindgebruikers. De applicatiebeheerder wil daarna nog documentatie toevoegen aan de melding voor toekomstige referentie. Voor een juiste registratie dat een melding binnen de te verwachte oplostijd is afgehandeld wordt hier door collega's de melding afgeschaald van prio 1 naar prio 2. Echter omwille van de historie is het ons niet duidelijk of wij later met rapportages nog kunnen zien dat er een prio 1 melding is geweest.Hoe gaan jullie met dit soort situaties om?Alle input is welkom. Dank jullie wel alvast.

Wij hebben een aantal servicewindows. Onder andere voor catering en vergaderzalen.Heeft er iemand ervaring met het invoeren van (nationale-)feestdagen, behalve handmatig? Ben benieuwd hoe er om wordt gegaan met de invoering en of iemand daar een automatisering voor heeft gevonden (kan daar zo snel niets over vinden in de api documentatie) 

Kan je een directe link maken om naar een specifiek te reserveren middel/asset wilt gaan via een UNID?Ik heb onderstaande gevonden, maar dan zie je alles wat onder een template is aangemaakt en niet specifiek 1 asset/tas/public/ssp/content/page/assetreservationplanner?assetType=Template/tas/public/ssp/content/page/assetreservationplanner?assetType=TYPEIk heb deze geprobeerd, maar dan kom ik bij hetzelfde uit/tas/public/ssp/content/page/assetreservationplanner?assetUnid=[UNID] 

Ik ben op zoek naar een oplossing om de assets die binnen een bepaald team in gebruik zijn te exporteren in een overzicht.De assets staan dus aan de medewerker gekoppeld die in het veld “afdeling” de team naam heeft staan. Ik kan alleen nergens vinden hoe ik bijvoorbeeld een selectie of rapportage kan maken op dat afdelingsveld.Is er iemand die hier een oplossing voor heeft?

Goedemiddag, Ik ben aan het orienteren op een strippenkaart. Met de meldingen heb ik het voor elkaar dat de bestede tijd weggeschreven wordt in een asset.Weet iemand of dit ook mogelijk is om vanuit een eenvoudige wijziging uit te lezen? Ik kan deze niet vinden. 

Bij onze organisatie staan op onze SSP een aantal selecties die te gebruiken zijn door een specifieke persoonsgroep.De personen in deze groep (teamleiders, locatiemanagers etc.) kunnen alleen van hun eigen locatie zien welke TOPdesk meldingen er open staan. Nu heb ik het verzoek gekregen of ik een overzicht (periodiek) kan aanleveren welke personen gebruik hebben gemaakt van de selectie.Heeft iemand hier een idee of dit mogelijk is binnen TOPdesk?Mvg TomApplicatiebeheerder bij Charim

Goedemiddag Community,Wij hebben een gebruikersvraag ontvangen, waar wij niet helemaal uit komen.Haar vraag was of het mogelijk is om onder de knop Autorisatie-verzoeken op de SSP, ook de autorisatieverzoeken te zien die haar collega heeft goed/afgekeurd.Op dit moment kan zij alleen haar eigen tickets inzien.Zij is verder geen behandelaar maar een Persoon met manager rechten zodat zij autorisatieverzoeken kan behandelen.Hopelijk kunnen jullie ons helpen dit vraagstuk te behandelenGroetjes,Rick

Ik heb een actiereeks waarin ik een change moet cancelen.In de API documentatie voor dit endpoint staat voor de body:{ "canceledById": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6", "cancelDate": "2026-03-30T13:14:36.883Z", "cancelReason": "string", "action": "string"} Ik geef het volgende op in mijn actiereeks (vanuit de log):Request body: {  "canceledById": "938ba7e0-9c6d-4f4c-ba0a-8be59a9a9d9b",  "cancelReason": "Wordt niet verder verwerkt",  "action": "Er wordt een nieuwe laptop aangevraagd. zie aanvraag RFC2623451."}Ik krijg hierop de foutmelding {"status":400,"errors":[{"errorCode":"operator or group is missing a role","appliesTo":[]}]}Wie heeft dit wel eens gebruikt en wat is dan de juiste syntax?

Bij mijn huidige klant heeft vrijwel elke subafdeling – wat vaak neerkomt op een apart werkproces – een eigen behandelaarsgroep. In totaal gaat het om ongeveer 80 behandelaarsgroepen, waarvan bijvoorbeeld: ±26 voor Facilitair & Vastgoed ±10 voor ICT ±9 voor Functioneel Beheer ±6 voor Marketing & Communicatie ±9 voor HR etc. Voor zover ik kan zien en heb gehoord, is deze inrichting vooral ontstaan om de verschillende werkstromen te scheiden. Tegelijkertijd vraag ik me af of dit op de lange termijn ook de meest overzichtelijke en beheersbare aanpak is en of dat ik hier toch iets mee moet gaan doen.Daarom ben ik benieuwd: Vanuit welke insteek maken jullie behandelaarsgroepen aan? Hoe zijn jullie tot jullie huidige structuur gekomen? Hoe verdelen jullie de werkzaamheden binnen TOPdesk? Ik hoor graag jullie aanpak, ervaringen, tips of voorbeelden.Alvast bedankt!

Hallo allemaal,Wij zijn een kleine hogeschool en maken al jaren naar tevredenheid gebruik van het Essential‑pakket van TOPdesk. We merken echter dat nieuwe AI‑functionaliteiten uitsluitend beschikbaar komen in de pakketten Engaged en Excellent. Daarmee moeten Essential‑gebruikers dus aanzienlijk meer betalen om toegang te krijgen tot innovaties zoals AI‑ondersteuning en andere nieuwe features.Ik ben benieuwd hoe andere organisaties dit ervaren:Vinden jullie het logisch dat AI alleen in de duurdere pakketten zit, of zou een deel van deze functionaliteit ook beschikbaar moeten zijn in Essential? Voor Essential‑gebruikers: voelen jullie hierdoor druk om (onnodig) op te schalen? Voor Engaged/Excellent‑gebruikers: zien jullie AI als een premium feature, of iets dat voor alle klanten waarde toevoegt?Onze gedachte is dat AI juist organisaties helpt om efficiënter te werken. Dat zou niet alleen voor grotere organisaties of duurdere pakketten toegankelijk hoeven te zijn. AI‑functionaliteiten in

Ik heb gezocht in alle documentatie maar ik kan het niet vinden. Vandaar mijn vraag.In de persoonskaart staat 2 keer afdeling. Weet iemand het verschil tussen deze 2?Het heeft daadwerkelijk wel verschil welke ik aanvink. Ik hoor het graag!

Zijn er klanten die werken met inrichtingen binnen de module Contractbeheer & SLM? Denk hierbij aan diensten, dienstenniveaus en service windows.Ik ben benieuwd:Hoe hebben jullie dit ingericht? Waar liepen jullie tegenaan bij de inrichting of het gebruik? En hoe wordt dit in de praktijk toegepast binnen de verschillende modules, zoals incidentbeheer, wijzigingsbeheer, problembeheer en operationele activiteiten?Alle ervaringen, tips of aandachtspunten zijn welkom. Alvast bedankt voor het meedenken!

Is er een mogelijkheid om bezoekers die niet zijn gekomen of geannuleerd in één keer de annuleren? Wij hebben namelijk geregeld bezoekers die wel zijn aangemeld maar niet komen en ook niet worden geannuleerd door de aanmelder.

Heeft iemand in zijn productieomgeving al de AI-features geactiveerd, zoals:1️⃣ AI Incident Categorization – automatische categorisatie van tickets2️⃣ AI Incident Summarization – snelle samenvattingen van incidenten3️⃣ AI Knowledge Item Generation – automatisch kennisitems aanmakenBenieuwd hoe jullie deze functies ervaren in dagelijks gebruik 

Wij zijn bezig met het inrichten van wijzigingsbeheer. Onderdeel van de inrichting is het aanmaken van een aantal automatische acties. Ik ben aan het zoeken naar de juiste manier om een e-mail te genereren naar de manager van de aanvrager op het moment dat er goedkeuring nodig is. (Dus niet bij een automatische goedkeuring). Dat zou iets moeten zijn als:trigger: eenvoudige wijziging aangemaakt of gewijzigdvoorwaarde: voorlopige wijzigingsaanvraag autoriseren status is geregistreerd EN manager is lid van persoonsgroep managers. Ik krijg dit niet goed werkend, iemand die me hierbij kan helpen zou ik bijzonder dankbaar zijn.

Hallo iedereen,Ik gebruik als coördinator technisch onderhoud het planbord van Topdesk om de werkuren van ons onderhoudspersoneel met gebruik van dagindelingen in topdesk voor andere behandelaars zichtbaar te maken. Ook de verloven, ziektes en andere afwezigheden worden voor een behandelaarsgroep van 15 medewerkers (behandelaars) met het planbord  op die manier zichtbaar gemaakt.Begrijp ik het goed dat deze functionalitiet met het nieuwe takenbord zal verdwijnen?Of wordt het takenbord uitgebreid zodat deze functionaliteit kan blijven bestaan? Ik zou het zelf heel handig vinden wanneer afspraken die we nu op het planbord kunnen maken ook als filter op het takenbord zichtbaar zouden zijn.Zijn er hier nog mensen met deze problematiek?

Goedemorgen, Mijn collega's die werken in de wijzigingen willen graag dat bepaalde velden in een wijzigingsactiviteit worden weggeschreven.De informatie haal ik met verschillende HTTP acties via een Get op. Echter het schrijven van de informatie in de wijzigingsactiviteit wil niet lukken. Iemand een idee hoe je dit organiseert? 

Wij werken met eerstelijns en tweedelijns meldingen. Eerstelijns meldingen zijn de meldingen die we zonder verdere vragen aan de eindgebruiker afsluiten. Hebben we meer informatie nodig dan moet het een tweedelijns melding worden. Heeft iemand een geautomatiseerde actie die op basis van status de melding automatisch escaleert en opslaat? Dus bijvoorbeeld, eerstelijns melding gaat op status ‘wacht op informatie’ dan wordt de melding bij opslaan, geescaleerd naar tweedelijns en opgeslagen. 

SituatieBinnen onze organisatie registreren we pakketsoftware in TOPdesk. In het verleden is ervoor gekozen om als ObjectId de naam van de software te gebruiken. Dit werkte destijds prima en sloot ook goed aan bij onze interne afspraken rondom registratie. We gebruiken momenteel nog de configuratiemangement module maar willen migreren naar assetmanagement. ProbleemIn de praktijk blijkt deze aanpak inmiddels minder goed houdbaar. Het komt namelijk voor dat verschillende leveranciers een product met dezelfde naam hebben.Een voorbeeld hiervan is het pakket “Connect”, dat door meerdere fabrikanten wordt aangeboden, zoals:Posit Entra Brick StreetOmdat de ObjectId in TOPdesk uniek moet zijn, kunnen we dezelfde productnaam niet meerdere keren registreren. Hierdoor ontstaat een knelpunt binnen onze huidige werkwijze. VraagIk ben benieuwd hoe andere organisaties hiermee omgaan.Herkennen jullie dit probleem binnen jullie CMDB / TOPdesk-omgeving? Hoe bepalen jullie de ObjectId voor pakketsoftware

Hoi,ik zoek hoe ik de lijst van forms kan exporteren MET UnID. (dit om een url te kunnen meegeven)Het is me trouwens ook opgevallen dat het UnID in publieke en operator (Pi link) kant anders is.Waarom heb ik dit nodig:1.om een algemeen overzicht te maken (wat ik dan in een K.I plaats) van alle forms titels, en de link ernaar toe.  (gewoon om een overzicht te hebben van de mogelijke forms, onder het motto, kan je het juiste form niet vinden, kijk hier eens...)2.Ik ben aan het experimenteren met een Copilot Agent die als bron onze K.I’s heeft (excel export), en ook een export van onze services, nu wil ik dat ook doen met een lijst van Forms, mits een extra kolom erbij met uitleg over het form en dan de link, denk ik dat mijn AI agent al een heleboel mensen sneller gaat kunnen brengen tot de juiste info.update: => ik kan het deels oplossen door het resultaat van te copieren. maar dan heb ik natuurlijk maar een deel van mijn forms. groeten,Tom 

Hallo allemaal,Onze collega's van de afdeling Facilitaire Zaken hebben mij gevraagd of het mogelijk is om een soort webshop/reservering systeem op te nemen in onze TOPdesk omgeving. Ik schakel graag jullie hulp in om te zien of iemand hier al iets voor gebouwd heeft. Korte situatieschetsVanuit onze organisatie worden veel zaken niet enkel zakelijk, maar ook privé ter beschikking gesteld. Denk hierbij aan barkrukken, statafels en partytenten.Deze zelfde zaken worden ook zakelijk gebruikt, waarbij zakelijk gebruik altijd gaat boven privé gebruik (denk aan bijeenkomsten die in een wijk plaatsvinden, waarvoor genoemde partytent en statafels nodig zijn). VraagstellingWaar ik aan denk is een soort reserveringpagina, waarbij personen kunnen aangeven welke aantallen ze van x artikel nodig hebben binnen een vooraf gedefinieerd moment (van datum x tot datum y).De artikelen (assets) worden voor die specifieke duur gekoppeld aan een persoon en vervolgens ontkoppeld (automatisch of na ‘bevestiging’

Mailtjes vanuit TOPdesk kunnen (en worden) verstuurd naar noreply-adressen. Dit resulteert logischerwijs in een bounce-mail vanaf de mailserver van TOPdesk, omdat de ontvangende server geen e-mail accepteert.Ik ben op zoek naar een manier om te voorkomen dat TOPdesk überhaupt nog e-mails verstuurt naar noreply-adressen.Ik ben bekend met de mogelijkheid om via een specifieke attentie te voorkomen dat geautomatiseerde e-mails (zoals aanmeldbevestigingen of gereedmeldingen) worden verstuurd naar aanmelders met die attentie. Dit heb ik ook al ingericht.Het nadeel hiervan is dat ik dan elk noreply-account als persoon moet toevoegen in TOPdesk, en dat wil ik juist voorkomen.Ik weet dat het mogelijk is om mailsjablonen te vervangen door een mailstap in actiereeksen, zodat je daar een controle kunt inbouwen die noreply-adressen uitsluit. Maar om verschillende redenen wil ik niet alle mailsjablonen omzetten naar actiereeksen.Een andere optie is om bounce-mails op de mailbox (die naar TOPdesk im

Vanwege een reorganisatie is de vraag bij mij terecht gekomen om een aantal behandelaarsgroepen samen te voegen zodat teams meer zicht hebben op de tickets van collega's en samenwerking stimuleert. Nou ben ik erg benieuwd of er hier mensen zijn die zoiets al eens hebben uitgevoerd, en wat waren je aandachtspunten? Zelf worstel ik met de geschiedenis van tickets. Deze zijn niet in bulk te verhuizen, en ik vraag mij ook af of dat een handeling is die echt uitgevoerd moet worden, het lijkt mij ook voldoende om alleen open meldingen over te zetten en dan de behandelaarsgroepen te archiveren bijvoorbeeld. Kwam je ook in de problemen met rapportages e.d. of was dit geen issue?  Ik ben heel benieuwd naar jullie ervaringen en aandachtspunten. 

Bij ons is de wens vanuit de zorgmanager dat zij de meldingen van hun afdeling kunnen zien in het selfserviceportaal. In onze organisatie zijn zorgmanagers vaak verantwoordelijk voor meerdere kostenplaatsen en wil dit ook nog wel eens wisselen. Tot nu toe kom ik er niet uit, heeft iemand een idee voor het zichtbaar kunnen maken van incidenten en wijzigingen voor zorgmanagers van hun kostenplaatsen?