Documentbeheersysteem in TOPdesk

Deze ervaring heb ik niet in combinatie met Asset Management, maar wel met het gebruik van het kennissysteem van TOPdesk.

Je kunt in kennisitems in het informatietabblad een beheerder en eventuele status toewijzen aan het kennisitem:

De beheerder kan een behandelaar, maar ook een behandelaarsgroep zijn.
Voor goede borging zou ik adviseren daar een behandelaarsgroep van te maken. Om deze te kunnen selecteren in het drop down menu dien je op de behanderlaas(groep) kaart dit vinkje aan te zetten:

Wanneer je kennisitems in het kennissysteem borgt op bijvoorbeeld afdeling of behandelaarsgroep wordt het goed mogelijk om deze toe te wijzen als beheerders.

Om dan borging te geven aan het stukje herzieningsbeheer en controle van data doen wij het volgende:

• In actiebeheer gebruiken wij in de gebeurtenisverkenner een gebeurtenis die na bijvoorbeeld 6 maanden of 1 jaar sinds de laatste ‘datum / tijd van wijziging’ van het kennisitem af gaat:

  

   

• Op deze gebeurtenis trigger je een mailactie naar de beheerder om het kennisitem te controleren (die komt dan bijvoorbeeld van het mailadres van de behandelaarsgroep uit) óf, nog mooier:
  Op deze gebeurtenis trigger je een melding die wordt aangemaakt op de behandelaarsgroep met het nummer van het kennisitem en de vraag het kennisitem op inhoud te controleren.

• In het kennisitem gebruiken wij het ‘Toelichting voor behandelaars’ veld om aan te geven door wie en wanneer het kennisitem is gecontroleerd:

  

  Zo wordt de ‘datum / tijd van wijziging’ van het kennisitem ook aangepast (en de trigger dus weer opnieuw geactiveerd) als het kennisitem niet aangepast hoeft te worden op inhoud.
  Omdat wij behandelaarsgroepen aanhouden als beheerders, kunnen we tevens een operationele activiteit inrichten met een periodieke check voor een behandelaarsgroep op de kennisitems waar zij beheerder van zijn, om zo na te gaan of het kennissysteem nog netjes is ingericht en ze overal nog kloppen als beheerder.
  Van verloop in je personeel of wisseling van beheerders heb je weinig last, omdat dit op groepsniveau is geborgd.

Hopelijk biedt dit wat inzicht en ideeën voor het beheren en herzien van je kennisdatabase!