TOPdesk en Microsoft Bookings

Wij willen dit graag ook implementeren. Enkel een URL naar je bookings page delen is inderdaad iets te simpel; je wilt ook dat het incident / change nummer wordt overgenomen. Helaas ondersteund Microsoft geen parameters in de URL.

Het liefst stuur je dus de gebruiker een link achter een knop “Maak een afspraak”, waarbij velden (zoals incident number) automatisch worden ingevuld.

https://learn.microsoft.com/en-us/answers/questions/4634048/pre-filled-data-to-microsoft-service-booking-page

Maar dat is dus helaas niet mogelijk. Althans, niet met Microsoft Bookings.

Wij hebben recent een automatische koppeling ingericht tussen onze MS bookings en TOPdesk. Of beter gezegd: onze partner OGD heeft deze inrichting voor ons gerealiseerd met behulp van Power Automate. Dankzij deze koppeling worden nieuwe bookings, wijzigingen en annuleringen automatisch verwerkt richting TOPdesk, zodat de administratie altijd actueel blijft en handmatige acties tot een minimum worden beperkt.

Zonder al te veel prijs te geven, want wij hebben er immers voor betaald en onze partner OGD is eigenaar 😉, zal ik de werking in basale vorm uitleggen

Vanuit een melding of wijziging sturen wij een link mee naar onze bookingspagina. Een medewerker kan hier een moment kiezen voor ondersteuning, het ophalen of inleveren van middelen.

Wanneer er een booking wordt aangemaakt, aangepast of geannuleerd, wordt een  Power Automate‑flow geactiveerd. Die flow ontvangt alle informatie over de betreffende booking en controleert vervolgens een custom field ‘Ticketnummer’. Dit veld is essentieel, omdat het bepaalt of er al een bijbehorende melding of wijziging in TOPdesk bestaat. Op basis daarvan probeert de flow d.m.v API calls het juiste TOPdesk‑ticket op te halen.

Als het ticket in TOPdesk gevonden wordt, dan wordt dit automatisch bijgewerkt (wederom met API calls) met de nieuwe of gewijzigde informatie uit de booking. Mocht er geen ticket gevonden worden,  bijvoorbeeld omdat het ticketnummer ontbreekt of niet meer klopt, dan stuurt de flow automatisch een e‑mail naar de helpdesk met de relevante gegevens, zodat dit handmatig kan worden opgepakt. Hiermee voorkomen we dat bookings stilzwijgend blijven hangen zonder correcte koppeling.

Hoop dat dit ter inspiratie kan dienen.
Groet, Marcel.

Wij hebben recent een automatische koppeling ingericht tussen onze MS bookings en TOPdesk. Of beter gezegd: onze partner OGD heeft deze inrichting voor ons gerealiseerd met behulp van Power Automate. Dankzij deze koppeling worden nieuwe bookings, wijzigingen en annuleringen automatisch verwerkt richting TOPdesk, zodat de administratie altijd actueel blijft en handmatige acties tot een minimum worden beperkt.

Zonder al te veel prijs te geven, want wij hebben er immers voor betaald en onze partner OGD is eigenaar 😉, zal ik de werking in basale vorm uitleggen

Vanuit een melding of wijziging sturen wij een link mee naar onze bookingspagina. Een medewerker kan hier een moment kiezen voor ondersteuning, het ophalen of inleveren van middelen.

Wanneer er een booking wordt aangemaakt, aangepast of geannuleerd, wordt een  Power Automate‑flow geactiveerd. Die flow ontvangt alle informatie over de betreffende booking en controleert vervolgens een custom field ‘Ticketnummer’. Dit veld is essentieel, omdat het bepaalt of er al een bijbehorende melding of wijziging in TOPdesk bestaat. Op basis daarvan probeert de flow d.m.v API calls het juiste TOPdesk‑ticket op te halen.

Als het ticket in TOPdesk gevonden wordt, dan wordt dit automatisch bijgewerkt (wederom met API calls) met de nieuwe of gewijzigde informatie uit de booking. Mocht er geen ticket gevonden worden,  bijvoorbeeld omdat het ticketnummer ontbreekt of niet meer klopt, dan stuurt de flow automatisch een e‑mail naar de helpdesk met de relevante gegevens, zodat dit handmatig kan worden opgepakt. Hiermee voorkomen we dat bookings stilzwijgend blijven hangen zonder correcte koppeling.

Hoop dat dit ter inspiratie kan dienen.
Groet, Marcel.

Tof! Maar, de ticketnummer moet men zelf invullen dan neem ik aan? Daar liepen wij een beetje op stuk, wij wilde het liefst geautomatiseerd. Maar, met de juiste instructie is het prima te doen.

Klopt, In de mailing hebben wij expliciet aangeven dat men zelf het ticketnummer moet opgeven in het daarvoor bestemde veld.
Wordt dit toch niet gedaan, dan wordt het dus afgevangen door een email naar de helpdesk. Zij kunnen dan de afspraak nog goed verwerken. 
Het is niet inderdaad niet 100% “foolproof”, Maar tot op heden wordt het als positief beschouwd.