Vraag & Antwoord (Q&A)

Hoi! Binnen onze zorgorganisatie is er een grote behoefte om tickets te kunnen delen met het team/afdeling. Weten jullie een manier waarop je een ticket, dat met een persoonlijk account is aangemaakt, op een eenvoudige manier kan delen met een heel team of afdeling, zonder het ticket met iedere collega los te delen?Groetjes, Roxanne

Als ik een idee heb ingediend waar kan ik dit dat terugvinden zodat ik ook de status kan volgen?

Goedendag, voor onze wijziging medewerkers (In dienst, Uit dienst, overplaatsing etc. ) maken wij gebruik van de uitgebreide wijzigingen met activiteiten voor diverse behandelaarsgroepen in TOPdesk. Vooral bij het In dienst melden is het probleem dat de ene wijziging 2 dagen voor start dienstverband ingeschoten wordt en de andere 3 maanden tevoren. De indienstdatum staat natuurlijk alleen als tekst in het formulier.Voor het hele traject qua activiteiten staat 1 week.Issue is nu, laat je het traject automatisch lopen / gelijk starten (goedgekeurd) dan starten de activiteiten in sommige gevallen veel te vroeg voor het uitvoeren.Op dit moment keuren we handmatig goed, en bekijken we het per ticket, maar dat is natuurlijk ook niet de ideale werkwijze.Ik weet dat je met automatische actiereeksen en in dienstdatum wat moet kunnen maar dan verdwijnt de indienstdatum uit het formulier en hoe ga je om met al deze verschillende bovenstaande situaties.Ben heel benieuwd hoe jullie dit hebben aange

Ik zit in het onderwijs en voor het Normenkader (bedrijfsleven ISO 27001?) moeten we ons change management op orde hebbenMijn vraag aan jullie hoe hebben jullie dit ingericht?Nu gebruiken we change management als een veredeld melding systeem en dan vooral om activiteiten te kunnen maken en goedkeuring aan meldingen te geven.Ik kan me voorstellen dat dit gebeurt dmv van formulieren die alle vragen afvangen maar kan me ook voorstellen dat een melding wordt doorgezet (met action script) naar een changeWie kan ons op weg helpenAlvast bedankt

Wij hebben een SaaS-omgeving. Ik ben de enige functioneel beheerder van TOPdesk.Ik probeer zoveel mogelijk de community te volgen, de roadmap bij te houden, informatie van TOPdesk te lezen en webinars te volgen. Ondanks dat merk ik dat ik het lastig vind om een goed overzicht te krijgen wanneer welke zaken veranderen. Ik heb dat onvoldoende onder controle.Ik zou dat graag meer gestructureerd aangeboden krijgen.Hoe gaan anderen hier mee om? 

Wie kan ons helpen?Voor onze medewerkers van werkplekbeheer worden werkbonnen geprint, dit gebeurd d.m.v. de standaard template. Helaas wordt het ruimtenummer van het gekoppelde ObjectID niet geprint op de werkbon wat wel een grote wens is en het uitvoeren van de werkzaamheden vergemakkelijkt.Nu is mijn vraag heeft iemand de standaard werkbon aangepast of heeft iemand een werkbon gemaakt welke wij als voorbeeld kunnen gebruiken? 

Is het mogelijk om content embedded op te nemen in kennisitems?We maken gebruik van Selfguide, het zou mooi zijn als we de instructies niet alleen via een link maar ook embedded kunnen tonen. Selfguide biedt dat aan via een iframe, kan ik dat in een kennisitem invoegen?

Hoi community! Leuke edge-case:Nieuwe melding wordt aangemaakt vanuit de mailimport (mail is een scan verstuurd vanaf een printer, afzender printernummer@bedrijf.nl Behandelaar past aanmelder aan naar persoon die de scan heeft ingestuurd Melding wordt afgehandeld, aanmelder krijgt gereedmeldingsmailtje met knop om (vijf-sterren) feedback te geven Aanmelder klikt op knop maar ‘geen rechten om de melding te bekijken’ en kan geen feedback geven.Werkt de feedbackknop alleen als een melding via de Self Service Portal is ingeschoten? Of werkt dit specifieke geval niet omdat de originele aanmelding vanaf een onpersoonlijk print-mailadres kwam?Hoe kunnen we dit een volgende keer wel laten werken? (En ja, aanmelder vragen om geen scans meer te mailen kan een geldig antwoord zijn….)

Goedemorgen, Mijn naam is Carolien van den Brink, ik ben functioneel- en applicatiebeheerder TOPdesk bij Quadraam (voorgezet onderwijs regio Arnhem en Liemers). In 2024 zijn wij gestart met TOPdesk voor Asset Management en Meldingenbeheer. Nu ben ik bezig voor inrichting SSP en Reserveringenbeheer.Ik heb een specifieke vraag over uitwerking van een flow. Ik ben aan het stoeien in Selfserviceportal-formulier met de aanvraag datum om deze automatisch in te laten vullen, helaas lukt het mij niet. Wie kan mij de tip geven hoe ik dit wel voor elkaar krijg.Er zullen waarschijnlijk nog wel meer vragen van mijn kant komen, dus alle andere tips voor dit onderwerp zijn uiteraard welkom.Ik hoor graag van wie dan ook.😉 Hartelijke groet, Carolien van den Brink   

Goedemiddag iedereen,In onze organisatie lopen we tegen het volgende aan en ik ben benieuwd hoe jullie hiermee om gaan of hoe er binnen TOPdesk wordt verwacht mee om te gaan.Het gaat over het prioriteren van een melding. Wanneer hier een P1 (=hoogste prio) aan wordt toegekend, zal bijv. de applicatiebeheerder zsm actie ondernemen (eventueel via externe leverancier) om de eindgebruikers weer een werkbare omgeving te geven. De applicatie wordt dan vervolgens weer vrijgegeven voor die eindgebruikers. De applicatiebeheerder wil daarna nog documentatie toevoegen aan de melding voor toekomstige referentie. Voor een juiste registratie dat een melding binnen de te verwachte oplostijd is afgehandeld wordt hier door collega's de melding afgeschaald van prio 1 naar prio 2. Echter omwille van de historie is het ons niet duidelijk of wij later met rapportages nog kunnen zien dat er een prio 1 melding is geweest.Hoe gaan jullie met dit soort situaties om?Alle input is welkom. Dank jullie wel alvast.

Wij hebben een aantal servicewindows. Onder andere voor catering en vergaderzalen.Heeft er iemand ervaring met het invoeren van (nationale-)feestdagen, behalve handmatig? Ben benieuwd hoe er om wordt gegaan met de invoering en of iemand daar een automatisering voor heeft gevonden (kan daar zo snel niets over vinden in de api documentatie) 

Kan je een directe link maken om naar een specifiek te reserveren middel/asset wilt gaan via een UNID?Ik heb onderstaande gevonden, maar dan zie je alles wat onder een template is aangemaakt en niet specifiek 1 asset/tas/public/ssp/content/page/assetreservationplanner?assetType=Template/tas/public/ssp/content/page/assetreservationplanner?assetType=TYPEIk heb deze geprobeerd, maar dan kom ik bij hetzelfde uit/tas/public/ssp/content/page/assetreservationplanner?assetUnid=[UNID] 

Ik ben op zoek naar een oplossing om de assets die binnen een bepaald team in gebruik zijn te exporteren in een overzicht.De assets staan dus aan de medewerker gekoppeld die in het veld “afdeling” de team naam heeft staan. Ik kan alleen nergens vinden hoe ik bijvoorbeeld een selectie of rapportage kan maken op dat afdelingsveld.Is er iemand die hier een oplossing voor heeft?

Goedemiddag, Ik ben aan het orienteren op een strippenkaart. Met de meldingen heb ik het voor elkaar dat de bestede tijd weggeschreven wordt in een asset.Weet iemand of dit ook mogelijk is om vanuit een eenvoudige wijziging uit te lezen? Ik kan deze niet vinden. 

Bij onze organisatie staan op onze SSP een aantal selecties die te gebruiken zijn door een specifieke persoonsgroep.De personen in deze groep (teamleiders, locatiemanagers etc.) kunnen alleen van hun eigen locatie zien welke TOPdesk meldingen er open staan. Nu heb ik het verzoek gekregen of ik een overzicht (periodiek) kan aanleveren welke personen gebruik hebben gemaakt van de selectie.Heeft iemand hier een idee of dit mogelijk is binnen TOPdesk?Mvg TomApplicatiebeheerder bij Charim

Ik heb een actiereeks waarin ik een change moet cancelen.In de API documentatie voor dit endpoint staat voor de body:{ "canceledById": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6", "cancelDate": "2026-03-30T13:14:36.883Z", "cancelReason": "string", "action": "string"} Ik geef het volgende op in mijn actiereeks (vanuit de log):Request body: {  "canceledById": "938ba7e0-9c6d-4f4c-ba0a-8be59a9a9d9b",  "cancelReason": "Wordt niet verder verwerkt",  "action": "Er wordt een nieuwe laptop aangevraagd. zie aanvraag RFC2623451."}Ik krijg hierop de foutmelding {"status":400,"errors":[{"errorCode":"operator or group is missing a role","appliesTo":[]}]}Wie heeft dit wel eens gebruikt en wat is dan de juiste syntax?

Bij mijn huidige klant heeft vrijwel elke subafdeling – wat vaak neerkomt op een apart werkproces – een eigen behandelaarsgroep. In totaal gaat het om ongeveer 80 behandelaarsgroepen, waarvan bijvoorbeeld: ±26 voor Facilitair & Vastgoed ±10 voor ICT ±9 voor Functioneel Beheer ±6 voor Marketing & Communicatie ±9 voor HR etc. Voor zover ik kan zien en heb gehoord, is deze inrichting vooral ontstaan om de verschillende werkstromen te scheiden. Tegelijkertijd vraag ik me af of dit op de lange termijn ook de meest overzichtelijke en beheersbare aanpak is en of dat ik hier toch iets mee moet gaan doen.Daarom ben ik benieuwd: Vanuit welke insteek maken jullie behandelaarsgroepen aan? Hoe zijn jullie tot jullie huidige structuur gekomen? Hoe verdelen jullie de werkzaamheden binnen TOPdesk? Ik hoor graag jullie aanpak, ervaringen, tips of voorbeelden.Alvast bedankt!

Hallo allemaal,Wij zijn een kleine hogeschool en maken al jaren naar tevredenheid gebruik van het Essential‑pakket van TOPdesk. We merken echter dat nieuwe AI‑functionaliteiten uitsluitend beschikbaar komen in de pakketten Engaged en Excellent. Daarmee moeten Essential‑gebruikers dus aanzienlijk meer betalen om toegang te krijgen tot innovaties zoals AI‑ondersteuning en andere nieuwe features.Ik ben benieuwd hoe andere organisaties dit ervaren:Vinden jullie het logisch dat AI alleen in de duurdere pakketten zit, of zou een deel van deze functionaliteit ook beschikbaar moeten zijn in Essential? Voor Essential‑gebruikers: voelen jullie hierdoor druk om (onnodig) op te schalen? Voor Engaged/Excellent‑gebruikers: zien jullie AI als een premium feature, of iets dat voor alle klanten waarde toevoegt?Onze gedachte is dat AI juist organisaties helpt om efficiënter te werken. Dat zou niet alleen voor grotere organisaties of duurdere pakketten toegankelijk hoeven te zijn. AI‑functionaliteiten in

Ik heb gezocht in alle documentatie maar ik kan het niet vinden. Vandaar mijn vraag.In de persoonskaart staat 2 keer afdeling. Weet iemand het verschil tussen deze 2?Het heeft daadwerkelijk wel verschil welke ik aanvink. Ik hoor het graag!

Zijn er klanten die werken met inrichtingen binnen de module Contractbeheer & SLM? Denk hierbij aan diensten, dienstenniveaus en service windows.Ik ben benieuwd:Hoe hebben jullie dit ingericht? Waar liepen jullie tegenaan bij de inrichting of het gebruik? En hoe wordt dit in de praktijk toegepast binnen de verschillende modules, zoals incidentbeheer, wijzigingsbeheer, problembeheer en operationele activiteiten?Alle ervaringen, tips of aandachtspunten zijn welkom. Alvast bedankt voor het meedenken!

Is er een mogelijkheid om bezoekers die niet zijn gekomen of geannuleerd in één keer de annuleren? Wij hebben namelijk geregeld bezoekers die wel zijn aangemeld maar niet komen en ook niet worden geannuleerd door de aanmelder.

Heeft iemand in zijn productieomgeving al de AI-features geactiveerd, zoals:1️⃣ AI Incident Categorization – automatische categorisatie van tickets2️⃣ AI Incident Summarization – snelle samenvattingen van incidenten3️⃣ AI Knowledge Item Generation – automatisch kennisitems aanmakenBenieuwd hoe jullie deze functies ervaren in dagelijks gebruik 

Wij zijn bezig met het inrichten van wijzigingsbeheer. Onderdeel van de inrichting is het aanmaken van een aantal automatische acties. Ik ben aan het zoeken naar de juiste manier om een e-mail te genereren naar de manager van de aanvrager op het moment dat er goedkeuring nodig is. (Dus niet bij een automatische goedkeuring). Dat zou iets moeten zijn als:trigger: eenvoudige wijziging aangemaakt of gewijzigdvoorwaarde: voorlopige wijzigingsaanvraag autoriseren status is geregistreerd EN manager is lid van persoonsgroep managers. Ik krijg dit niet goed werkend, iemand die me hierbij kan helpen zou ik bijzonder dankbaar zijn.

Hallo iedereen,Ik gebruik als coördinator technisch onderhoud het planbord van Topdesk om de werkuren van ons onderhoudspersoneel met gebruik van dagindelingen in topdesk voor andere behandelaars zichtbaar te maken. Ook de verloven, ziektes en andere afwezigheden worden voor een behandelaarsgroep van 15 medewerkers (behandelaars) met het planbord  op die manier zichtbaar gemaakt.Begrijp ik het goed dat deze functionalitiet met het nieuwe takenbord zal verdwijnen?Of wordt het takenbord uitgebreid zodat deze functionaliteit kan blijven bestaan? Ik zou het zelf heel handig vinden wanneer afspraken die we nu op het planbord kunnen maken ook als filter op het takenbord zichtbaar zouden zijn.Zijn er hier nog mensen met deze problematiek?

Goedemorgen, Mijn collega's die werken in de wijzigingen willen graag dat bepaalde velden in een wijzigingsactiviteit worden weggeschreven.De informatie haal ik met verschillende HTTP acties via een Get op. Echter het schrijven van de informatie in de wijzigingsactiviteit wil niet lukken. Iemand een idee hoe je dit organiseert?