Change management: 2 staps autorisatie

In de basis biedt TOPdesk in een wijzigingsformulier autorisatie mogelijkheden door de manager van de aanvrager in de voorlopige wijzigingsaanvraag. Dit stuk heb je ook werkend en is het makkelijkst om te realiseren.

Als je daarna nog een goedkeuringsstap nodig hebt vindt deze vanuit de standaard functionaliteiten plaats in de volgende fase, de wijzigingsaanvraag. Dit is echter in het behandelaarsgedeelte en gebeurt vaak door een behandelaarsgroep.

Als je een tweede goedkeuringsstap door een leidinggevende wilt laten plaatsvinden (die waarschijnlijk geen behandelaar is in TOPdesk) is dit voor zover ik nu kan bedenken het makkelijkst mogelijk middels een automatisering.

Je hebt een automatisering nodig, omdat de (mail)notificatie zogezegd naar de leidinggevende van de leidinggevende moet, in een standaard e-mailactie kun je deze niet gemakkelijk als afzender selecteren.

Je zou dan in het kort het volgende kunnen inrichten (er zijn ook andere mogelijkheden, deze schiet me nu het eerste te binnen):

• De trigger is nadat de VP (leidinggevende van de manager) heeft goedgekeurd en ik denk nadat de wijziging naar de volgende fase, de wijzigingsaanvraag, is gegaan
  • Je kunt hem eventueel specificeren op wijzigingssjabloon
• Vanuit de actiereeks wordt de leidinggevende van de VP (Board member) opgehaald
• Daarna wordt er een mail gestuurd naar de Board member (leidinggevende van de VP) met het verzoek om goedkeuring
• Je verzoekt de Board member te reageren op de mail en middels een mailimport importeer je de reactie in de wijzigingsactiviteit

Als je geen gebruik wilt maken van een automatisering zou je het volgende nog kunnen doen:

• Een distributielijst aanmaken met de board members.
• Bovenstaande trigger gebruiken om een mailactie te triggeren naar deze distributielijst
• De reactie importeren

Je stuurt de mail dan wel aan alle board members, maar hoeft geen automatisering te gebruiken.

Er zijn vast nog andere opties mogelijk, misschien dat iemand anders nog met een goed idee reageert. Voor nu biedt dit wellicht wat ideeën of mogelijkheden en kun je weer vooruit!

Ik heb een automatische reeks gevonden die de assignee verwijderd op de activiteit.

Nu kan 1 van de boardmembers de activiteit goedkeuren.

kan alleen nog niet aansturen dat hij naar de bovenliggende boardmember gaat van de VP. 

Als je de assignee verwijdert op de activiteit, zou je de manager (VP) opnieuw moeten opvragen van de aanvrager, en vervolgens de manager (board member) daarvan.

Dan zou je actiereeks er als volgt uit komen te zien:

Belangrijk om mee te nemen:
Als je de manager in de autorisatie activiteit niet leeg haalt, en dit is altijd de VP, dan kan hij ook korter:
 

De gebeurtenis kun je gewoon instellen op het starten van de autorisatieactiviteit met het specifieke activiteitsjabloonnummer.

Hopelijk maakt dit het af!
 

Nice!

Beide even geprobeerd, maar krijg in geval van je eerste voorbeeld bij de stap Get_Manager een foutmelding
 

En in je tweede voorbeeld krijg ik onderstaande in stap 2 (patch) dezelfde foutmelding
 

Excuus, ik zie dat ik een screenshot ben vergeten van stap 2, dus ik heb mijn bovenstaande antwoord aangepast en hem hier in toegevoegd!
Dat is de stap die de requester ophaalt en nu waarschijnlijk je foutmelding veroorzaakt, omdat je die mist.
Ik denk dat als je die er tussen hebt, dat het goed zou moeten gaan!

Het patchen levert een error op, dus ik heb het nu anders in elkaar gezet. 

De opzet is nu als volgt:

Als ik de foutmelding goed interpreteer komt dit doordat de manager op dit moment de juiste vinkjes niet aan heeft staan om deze activiteit goed te mogen keuren. Dit zou je op de persoonskaart kunnen doen:

Ik ga er vanuit dat de rol ‘Is manager’ aan staat, dus dan gaat het om de onderliggende vinkjes, waarschijnlijk dat hij aanvragen mag autoriseren van zijn afdeling of vestiging en dochtervestigingen.

Als je dit (allemaal) aan hebt staan zou het moeten werken, het is mij bij het testen namelijk wel gelukt om de manager te patchen met bovenstaande autorisaties op de persoonskaart.

Desalniettemin is de mailactie ook een goede oplossing en werkt dit, dus fijn om te lezen dat het op die manier in ieder geval lukt!

Als ik de foutmelding goed interpreteer komt dit doordat de manager op dit moment de juiste vinkjes niet aan heeft staan om deze activiteit goed te mogen keuren. Dit zou je op de persoonskaart kunnen doen:

Ik ga er vanuit dat de rol ‘Is manager’ aan staat, dus dan gaat het om de onderliggende vinkjes, waarschijnlijk dat hij aanvragen mag autoriseren van zijn afdeling of vestiging en dochtervestigingen.

Als je dit (allemaal) aan hebt staan zou het moeten werken, het is mij bij het testen namelijk wel gelukt om de manager te patchen met bovenstaande autorisaties op de persoonskaart.

Desalniettemin is de mailactie ook een goede oplossing en werkt dit, dus fijn om te lezen dat het op die manier in ieder geval lukt!

Die heb ik aan staan bij de desbetreffende persoon die in de patch (als id) naar voren komt. Maar blijf de foutmelding houden.

Voor nu heb ik het opgelost met de email actie!

Wat ik voor nu nog kan bedenken is dat misschien de activiteit nog niet mag starten, omdat er nog activiteiten voorzitten, wellicht met de eerdere goedkeuring die gegeven moet worden door de VP?
Als dit niet het geval is zou er een andere reden moeten zijn dat je de foutmelding krijgt.
Wellicht dat een CoPilot/ChatGPT je nog kan helpen met een stukje troubleshooten.
Anderzijds, als het voor nu goed werkt met de e-mail actie en het proces is zo rond, is dat uiteraard een prima oplossing!