Het verwijderen van veel data i.v.m. migratie naar de SaaS

Hoi Joerieve, 

Met DROP zal het TOPdesk database niet fijn vinden. Je geeft namelijk een SQL opdracht om het gehele [incident] tabel te verwijderen. 

In jouw situatie zou jij DELETE moeten gebruiken. Hiermee geef je een SQL opdracht om het inhoud van het [incident] tabel verwijderen.(De verwijdering zou je op volgorde moeten uitvoeren, eerst de records in de kindertabellen**, daarna van het hoofdtabel zelf)

** = Om de kindertabellen achterhalen, voor elk module die je opgenoemd hebt, kun je d.m.v. "View Dependencies” opvragen (als je MSSQL werkt). Of je kan vanuit TOPdesk Data Dictiionary opvragen.

Ik zal kijken wat voor query ik nog heb. Heb jij al bij TOPdesk geraadpleegd? (voor eventuele support garantie of uitvoering door hun laten doen)
 

----------

Ons situatie en ervaring:
Wij waren destijds van TOPdesk OnPremise naar SaaS overgestapt. We hebben 20+ jaar opgebouwde data en bijlages meegenomen. Vervolgens in de SaaS omgeving  gefaseerd aanpassingen gedaan (bijvoorbeeld: zaken archiveren). De migratie zelf is al een ingrijpend klus o.a. met “Custom Imports”. 

Ik heb hier een voorbeeld exemplaar van DELETE FROM [incident] (er kan tabel afwijking bevatten i.v.m. jullie Virtual Appliance). Verder voor andere tabellen zal je zoiets kunnen doen. 

LET OP:

• Voor Wijziging [change] zou je eerst met Wijzigingsactiviteiten [changeactivity….] moeten beginnen, terugwerken naar [change]. 
• Voor Reserveringen zou je eerst met [reservation_service_link__emailberichten] beginngn en ook terugwerken naar [reservation_series]

--MSSQL

USE [TOPdesk_Database_Naam];
GO

BEGIN TRANSACTION;

BEGIN TRY

	-- === CHILD TABLES FIRST ===

	DELETE d
	FROM dbo.incident__documenten d
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = d.kaartid;

	DELETE e
	FROM dbo.incident__emailberichten e
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = e.kaartid;

	DELETE l
	FROM dbo.incident__logboek l
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = l.kaartid;

	DELETE m
	FROM dbo.incident__memogeschiedenis m
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = m.parentid;

	DELETE sp
	FROM dbo.incident_shared_person_link sp
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = sp.incidentid;

	DELETE k
	FROM dbo.incidentkennissysteemlink k
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = k.incidentid;

	DELETE ka
	FROM dbo.kostendeclaratie_artikel ka
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = ka.incidentid;

	DELETE mi
	FROM dbo.majorincident_branch_link mi
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = mi.majorincidentid;

	DELETE me
	FROM dbo.meeting_incident_link me
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = me.incidentid;

	DELETE mu
	FROM dbo.mutatie_incident mu
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = mu.parentid;

	DELETE oi
	FROM dbo.obj_incident_link oi
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = oi.incidentid;

	DELETE oa
	FROM dbo.om_activiteit_incident_link oa
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = oa.incidentid;

	DELETE pin
	FROM dbo.persoon_incident_link pin
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = pin.incidentid;

	DELETE pr
	FROM dbo.probleemincidentlink pr
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = pr.incidentid;

	DELETE pf
	FROM dbo.profacboom_project_incident_link pf
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = pf.incidentid;

	DELETE tr
	FROM dbo.time_registration_incident tr
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = tr.cardid;

	DELETE cc
	FROM dbo.change_inc_causedby_link cc
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = cc.incidentid;

	DELETE cl
	FROM dbo.change_incident_link cl
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = cl.incidentid;

	DELETE cm
	FROM dbo.campaignmailinginvitation cm
	JOIN dbo.incident i ON i.unid = cm.incidentid;

	-- === PARENT TABLE LAST ===

	DELETE FROM dbo.incident;

    COMMIT TRANSACTION;
    PRINT 'Transaction committed successfully.';

END TRY
BEGIN CATCH

    PRINT 'Error occurred. Rolling back transaction.';
    PRINT ERROR_MESSAGE();
    ROLLBACK TRANSACTION;

END CATCH;
GO

Raadpleeg eerst met TOPdesk. 

Als je gaat migreren naar SAAS met behoud van je database (even los van de hoeveelheid data).. is mijn advies om vooral zelf niet te ‘klooien’ met je database.
 

Je wilt immers een soepele migratie naar SAAS. De kans is heel klein dat het saas supportteam je gaat ondersteunen bij eventuele issues tijdens de migratie, veroorzaakt door je eigen queries op je database.

De incident table is namelijk gekoppeld aan veel andere tables. En met de overgang naar de rich text editor, en achterliggende migratie van de progress trial, raad ik het al helemaal niet aan.

Mijn advies is dan ook:

• Schoon beginnen in SAAS met een read-only virtual appliance voor je archief OF
• TOPdesk een SQL script laten maken en deze door hen tijdens de migratie laten uitvoeren.

Het is goed bedoeld! 

Wij zijn in 2019 overgestapt van OnPremise naar SAAS.

Hiervoor hebben we aangegeven aan het SAAS-Support team wat we wel en niet wilden overzetten.

Net zoals Rico aangeeft, ga vooral niet zelf aanpasisngen doen op je database.
Dit had ons database team toen wel gedaan en de database versie aangepast, waardoor onze migratie toen vastliep.

In principe onderneemt het migratie alle nodige stappen zoals afgesproken en hoef je zelf enkel maar aan te geven wat wel en wat niet mee te nemen.
De migratie gebeurt altijd eerst naar een testomgeving zodat jullie kunnen controleren of alle gegevens correct zijn overgezet.

Hou er wel rekening mee dat je het Self-Service Portaal waarschijnlijk terug zal moeten inrichten.
Dat was bij ons toch het geval.