Manager wijziging

Hi Maarten,

Wat mij betreft zijn er 2 opties die je hebt.

De eerste is om te proberen het functioneel op te lossen, wat zou kunnen als het voor de personen van die onderliggende organisaties verder niet uitmaakt wie hun manager is in jullie TOPdesk omgeving.
Wanneer het ook belangrijk is dat bij medewerkers de juiste manager op hun persoonskaart in TOPdesk staat, omdat jullie dit voor andere soort wijzigingsaanvragen en goedkeuringen gebruiken kan deze eerste optie niet.

Mochten jullie dit nu en in de (nabije) toekomst niet nodig hebben, dan zou je het als volgt kunnen aanpakken:

• Voor alle personen van organisatie A vul je bij het manager veld de manager van deze organisatie in. Voor organisatie B hetzelfde, etc.
• Bij elke wijziging met manager goedkeuring die wordt ingediend gaat de aanvraag dan naar de manager van die organisatie

Als jullie gebruik maken van een Entra ID import o.i.d. voor personen, is dit makkelijk aan te vullen met hun manager gegevens en zo aan te passen in TOPdesk. Daarna kun je de wijziging inrichten, manager autorisatie meenemen en voilá.

Let wel: Als jullie dus verwachten in de toekomst wel managers voor individuele personen te gaan bijhouden of dit nu al doen, is deze optie niet mogelijk.

De andere optie die dan overblijft is een automatisering. Ik zou voorstellen op binnen huisvestingsbeheer op de vestigingskaart het ‘Hoofdcontactpersoon’ veld (of eventueel onderliggen ‘Account manager’ veld) te gebruiken om de manager van deze locatie op te voeren.

De actiereeks zou er globaal als volgt uit komen te zien:

• Je triggert de actiereeks op een nieuwe ingediende voorlopige wijzigingsaanvraag met specifiek sjabloonnummer
• In de actiereeks haal je op basis van de vestiging van de aanmelder de gegevens van deze vestiging op en daarmee de ‘Hoofdcontactpersoon’ en dus manager van die vestiging
• Vervolgens pas je de manager die goedkeuring geeft aan de voorlopige wijzigingsaanvraag aan naar de ‘Hoofdcontactpersoon’ en dus manager van die vestiging

Ik hoop dat dit je verder helpt, mocht je nog vragen hebben zie ik deze wel verschijnen.
Wellicht komt er nog iemand anders met een beter idee voorbij!

Dankjewel Joost,

Ik denk dat ik wegkom met het functioneel houden! Ik kan bij de personen de manager invoeren. Heb je nog een idee hoe dit eventueel te automatiseren is? Of in bulk in te vullen is?

Als je momenteel een import hebt op personen die dagelijks draait vanuit bijvoorbeeld een Entra ID, Afas of andere applicatie, zou je hier de manager mee kunnen geven vanuit die bron. In overleg met de beheerder daarvan is dit waarschijnlijk gemakkelijk als bulk in te geven, door per organisatie aan te geven welke manager meegegeven moet worden.

Indien dit niet het geval is kun je een eenmalige handmatige import draaien op personen in TOPdesk vanuit bijvoorbeeld een Excel of csv. Je kunt het sjabloon hiervan ophalen uit de importinstellingen, maar ik heb hem voor het gemak in de bijlage ook meegegeven.
Wellicht kun je ook een export van personen uit TOPdesk halen op organisatie, en deze lijst ook weer importeren via dezelfde import met de gegevens van de manager hierbij ingevuld.

Indien mogelijk zou ik de eerste optie gebruiken, die is denk ik ook het makkelijkst. Als je zo'n import actief hebt overschrijft die ook de gegevens van een eenmalige handmatige import die je doet, dus dan is het sowieso handig de bestaande import aan te passen.