Vraag & Antwoord (Q&A)

Ik ben benieuwd hoe anderen dit doen.Mijn vraag is: Hoe bestellen jullie laptops bij een leverancier, Ik zou dit graag in TOPdesk doen omdat dan voor alle behandelaars inzichtelijk is wat er besteld is en alles omtrent de bestelling dan zichtbaar is. 

KM-advies is er in overvloed. Beoordeel je kennisbank regelmatig. Wijs voor elk artikel een eigenaar aan. Archiveer wat niet meer klopt.Allemaal redelijk. Vooral aspirationeel.Dus hier is de eerlijke vraag: welke kennismanagement-gewoonte houdt jouw team daadwerkelijk vol? Niet de gewoonte die je nastreeft, de gewoonte die er altijd van komt.Zet hem hieronder. Hoe specifieker, hoe beter.

Ik heb een mailactie gemaakt met de vraag aan de manager om een autorisatie-aanvraag te beoordelen. In deze mailactie wil ik gebruik maken van een link zodat ze direct op de autorisatie pagina terecht komen in het SSP. Dit werkt niet met de standaard link zoals ik die voor de aanmelder gebruik: [Systeem.Eigen_locatie.Website]/tas/public/ssp/content/detail/incident?unid=[-UNID-]Weet iemand of dit überhaupt mogelijk is en zo ja, welke link zou werken? Alvast bedankt!

Hoe om te gaan met dynamiek van cloudomgevingenWij zijn vanuit Dienst Uitvoering Onderwijs aan het onderzoeken hoe we TOPdesk zodanig kunnen inrichten dat deze de dynamiek van cloudomgevingen ondersteunt en tegelijkertijd een betrouwbare bron van configuratiegegevens blijft. Denk bijvoorbeeld aan cloudresources zoals servers en containers die automatisch worden aangemaakt en weer verdwijnen. Dat roept de vraag op hoe we hiermee binnen het configuratiemanagement en TOPdesk het beste kunnen omgaan. Zijn er collega's die hier al ervaring mee hebben of hier eerder over hebben nagedacht? Ik kom graag met je in contact om ervaringen uit te wisselen en me hierover te laten bijpraten.

TOPdesk’s AI-features voor kennismanagement zijn allemaal beschikbaar. Benieuwd welke jij als eerste hebt geprobeerd.Wat je ook gekozen hebt laat het ons weten in de reacties. Hoe is je ervaring tot nu toe? En als je nog niets hebt geprobeerd, wat houdt je tegen?

We zijn benieuwd naar jouw ervaringen! Werk je bij een organisatie binnen zorg, onderwijs, rijks- of lokale overheid, en ben je aan de slag met de nieuwe AI-features in TOPdesk? Dan ben ik op zoek naar jou!Tijdens Unlocked in september willen we graag laten zien hoe klanten uit het publieke werkveld deze features in de praktijk gebruiken. Jouw verhaal kan daar mooi bij helpen.Herken je jezelf hierin? We gaan graag 5 minuutjes met je bellen om te horen hoe het gaat en wat je ervaringen zijn. Reageer hieronder of stuur me een berichtje!

Omdat er een andere afdeling gaat meedraaien in onze Topdeskomgeving, moet ik de huidige startpagina van de SSP hierop aanpassen. Ik heb de optie Nieuw ontwerp gebruikt. Die wilde ik gaan inrichten om dan later als standaard te zetten. Maar ik was heel verbaasd te merken dat als ik een tegel verwijder of toevoeg in het nieuwe ontwerp, deze ook verwijderd of toegevoegd wordt op de bestaande startpagina.Het maken van een nieuw ontwerp heeft zo dan toch helemaal geen zin?

Sinds assetmanagement is het niet mogelijk een selectie van personen uit te draaien met in een kolom hun gekoppelde assets. Dit kon ooit in middelenbeheer wel. Wij hebben hier best wel behoefte aan maar dat hadden we 3 jaar geleden ook.Lopen er meer mensen tegenaan en heeft iemand wellicht een workaround? Alvast bedankt,Jaco Zyderveld

Hallo, Ik ben bezig met de inrichting met de optie Operationeel beheer en heb een vraag over het actueel houden van het overzicht.Bij het overzicht Operationele activiteiten staan alle geplande activiteiten. Als ik een activiteit de status “Uitgevoerd” geef had ik de verwachting dat deze dan van het overzicht verdwijnt, helaas is dat niet het geval. Bij de filter kan ik ook helaas niet de Afhandelingstatus ingeven zoals bij Eerstelijns meldingen.Betekend voorgaande dat de melding alleen “verdwijnt” als ik de kaart aanvink en en bij de optie Meer kies voor “Archiveer”?Of zijn er andere opties die ik en misschien meer topdeskbeheerders niet weten 😀?Alvast bedankt voor het meedenken / reactie! groet, Chris

Ik ben bezig met het inrichten van een wijzigingssjabloon met meerdere activiteiten, waarbij de enkele activiteiten in de uitvoeringsfase gekoppeld zijn. Voorbeeld:Activiteit 1: Aanmaken telefoonnummer (WAs 001)→ Activiteit 2: Verwerken in systeem X (WAs 002)→ Activiteit 3: Verwerken in systeem Y (WAs 003)Wanneer activiteit 1 gereed wordt gemeld dienen activiteit 2 en 3 uitgevoerd te worden. Echter kan het ook voorkomen dat activiteit 1 wordt overgeslagen. Hierbij zijn activiteit 2 en 3 niet nodig, en mogen ook worden overgeslagen.Helaas zie ik dat de gekoppelde activiteiten niet automatisch worden overgeslagen wanneer activiteit 1 wordt overgeslagen. Heeft iemand hier een goede/eenvoudige oplossing voor? 

onze afdeling communicatie wil promotie materiaal zoals vlaggenlijntjes, vlaggen, banners, etc beschikbaar stellen voor promotiedoeleinden bij externe evenementen.Hoe maak ik een formulier voor op het SSP waarin een aanvragen kan aangeven welke materialen ze willen lenen met daarbij ook de hoeveelheid van elk en de periode dat ze deze materialen willen lenen.Dit formulier moet na indienen eigenlijk direct automatisch omgezet wordt naar een reservering zodat je in reserveringen beheer direct kunt zien welke middelen in welke periode uitgeleend zijn en wat er nog beschikbaar is.

Beste mede Top(per)deskers,Ik heb een flow gemaakt, waarbij in een wijzigingstemplate een autorisatieactiviteit staat die als optioneel kan worden toegevoegd.   Deze activiteit toon ik namelijk in het formulier en kun je dus aanvinken Op zich werkt dat prima wanneer ik hem aan vink..Echter als ik hem niet aan vink, wordt hij nog steeds gekoppeld aan de wijziging, terwijl ik dat juist niet wil. En ik snap niet zo goed waarom dat zo is..Dit is overigens het wijzigingstemplate waar de activiteit onder hangt. Er start namelijk een automatische actie als deze activiteit wordt gekozen, en die moet niet afgetrapt worden als de activiteit niet wordt aangevinkt in het formulier.. 

Goedemiddag, Wij zijn een Standaard wijzigingen proces aan het inrichten die we voor meerdere doelen kunnen gebruiken, zoals standaard updates van applicaties.Hierdoor is het idee ontstaan om kennisitems aan een asset te hangen met de update procedure, of voor meldingen een kennisitem wat te doen met P1 major meldingen voor deze asset. Ik wil dan wel dat als je op de kennisitem klikt in assetmanagement meteen naar het kennisitem gaat.Notitieveld lijkt niet te werken, maar een relatie aar kennisitems zou erg mooi zijn.Heeft iemand dit zo ingericht? en hoe.Andere/betere oplossingen zijn altijd ook welkom.

Ik ben op zoek naar een methode om gekoppelde ruimte + het veld tafelnummer in asset management in de samenvatting van de asset te krijgen, zodat men kan zoeken op tafelnummer om een asset aan een melding te koppelen.We hebben meerdere grote examenzalen waarin pc’s zijn afgegrendeld en het assetnummer niet afleesbaar is. Incidentmelders zien dus niet het pc-nummer, maar kennen wel het tafelnummer waar de betreffende pc staat. In het asset management sjabloon voor de werkplekken heb ik daarom een veld “tafelnummer” toegevoegd en dit veld toegevoegd in de samenvatting. Zo kun je op tafelnummer een object zoeken. Daarnaast zijn gebouw + ruimte gekoppeld.Dat tafelnummer geeft Rij en Kolom aan (“B03”). Het is daardoor helaas niet uniek en eenzelfde tafelnummer bestaat in meerdere examenzalen. Het zou opgelost kunnen worden als ook gekoppeld ruimtenummer in de samenvatting zou staan, maar dat kan helaas niet.Eerste idee is dat in het veld Tafelnummer ook het ruimtenummer wordt geregistreerd

Ik wil TOPdesk gaan inzetten als registratietool voor datalekken, bhv- en interventiemeldingen.Dit type meldingen mag alleen in te zien zijn door de specifieke behandelaarsgroepen.Nu begreep ik dat ik dit met filtering kan regelen, alleen...Ik zie de optie tot filtering alleen niet terug in mijn TOPdesk omgeving. We werken met de laatste SAAS versie en ik heb alle rechten. Dient dit geactiveerd te worden in mijn licentie, of zoek ik op de verkeerde plek? Ik zoek nu bij Functionele instellingen.Vervolg vraag: wat is jullie advies categorie of behandel filter?We werken al geruime tijd met meldingenbeheer en hebben daarin een aantal behandelaarsgroepen gedefinieerd. Nu komen er dus drie type meldingen/behandelaarsgroepen bij. De meldingen die door deze drie groepen gedaan worden, mogen alleen door die betreffende groep gezien worden.Hoe regel ik dit het beste in? 

Wij zijn sinds vandaag om gegaan naar de nieuwe SSP en ik zag dat de icoontjes een gek randje hebben bij een subpagina.Heeft iemand hier een simpele oplossing voor om te zorgen dat een eigen icoontje niet de achtergrond kleur laat tonen in de hoeken? 

Ik heb een vraag over mail versturen uit een lijst e-mail adressen, die in Asset management staan in een aantekeningen veld. Op dit moment hebben wij het zo ingericht dat we functieprofielen hebben staan in Configuratiebeheer. In het tablad informatie  van zo'n kaart is een opmerkingen invulveld.Deze hebben we gevuld met een aantal mailadressen.Het functieprofiel wordt met aanmaken in het Object ID van een wijziging gezet. Via een automatische mail actie vanuit een activiteit wordt er een mail verstuurd, die kijkt naar de mailadressen in dat opmerkingen veld. zodat alleen die mensen een mail krijgen.De code is: [Wijzigingsnummer.Object_ID.Opmerking]Helaas heeft dat veld een max van +/- 125 tekens Hierdoor wil ik deze profielen gaan migreren naar Asset management, en dan een opmerkingen veld gebruiken, die ik met bijvoorbeeld 1000 tekens kan vullen. Ik zit te zoeken, maar ik kan de code er niet voor vinden.Heeft iemand een idee hoe ik dit zou kunnen oplossen. Alles in Asset management b

Hoi allemaal,Wij werken bij Libéma nu zo’n 2 jaar met TOPdesk. Daarvoor liep alles via e-mail en tegenwoordig merken we dat de helpdesk door veel meer gebruikers gevonden wordt. Het aantal meldingen is daardoor flink toegenomen en we merken dat we het op de oude manier niet meer goed kunnen bijbenen.Daarom zijn we nu bezig met het opnieuw inrichten van onze prioriteitenmatrix, zodat we duidelijkere keuzes kunnen maken in wat we wanneer oppakken.Op dit moment werken wij nog met de standaard waardes:Urgentie:Kan niet werken Kan deels werken Kan werkenImpact:Individu Afdeling Locatie OrganisatieIn de praktijk merken we dat dit te weinig onderscheid geeft. Veel meldingen vallen in dezelfde categorie, waardoor prioriteren lastig is en er discussie ontstaat over wat wel of niet voorrang moet krijgen. Hoe hebben jullie dit ingericht, waarvan merken jullie in de praktijk wat werkt? Alle voorbeelden of ervaringen zijn welkom!Alvast bedankt 👍

Eén van onze klanten wil graag een audit log hebben op elk ticket (incident en change).Voor elke behandelaar die het ticket opent en dus inziet, moet ergens een auditlog voor worden aangemaakt zodat ik daarop kan rapporteren.Ik heb al contact gehad met de servicedesk, maar helaas wordt daar niet in voorzien.We zorgen er al voor dat enkel bevoegde mensen die tickets kunnen zien, maar dat is dus niet genoeg.Iemand ideeen voor de auditting rapportage vraag?

Hallo,Ik ben benieuwd hoe jullie dit aanpakken.Situatie:Een supportteam is tijdelijk met verlof en er wordt gevraagd om de bestaande mail notificatie aan te passen om users over vertraging te informerenBelangrijk detail: dit gaat slechts over 1 formulier binnen 1 service, niet over het volledige team of alle formulieren.Mijn bezorgdheid:verlofperiodes komen regelmatig terug als je hiervoor notificaties begint aan te passen, creëer je snel een precedent je introduceert tijdelijke configuraties voor een heel beperkt use caseMijn huidige aanpak zou zijn:geen tijdelijke mailnotificaties aanpassen enkel een melding op het formulier zelf (en nadien verwijderen)👉 Mijn vraag aan jullie:Waar trekken jullie de grens bij dit soort "tijdelijke" vragen? Zouden jullie dit toch ook via een extra nieuwe mail notificatie oplossen (elk support team heeft dan weer zijn eigen voorkeur - periode te melden in de ‘vakantiemail’, of altijd enkel via communicatie (formulier/banner)?Ik wil vermijden dat we de

Hoi,We zijn bezig met de voorbereidingen voor de nieuwe Self-Service Portal en willen alvast starten met het ontwerpen van de tegels in de stijl en opmaak van de nieuwe SSP.Op dit moment lijkt het nog niet mogelijk om de designer aan te passen of te gebruiken zoals nodig is. Daardoor kunnen we de tegels nog niet goed ontwerpen zoals ze straks zichtbaar worden in de nieuwe SSP.Mijn vraag is daarom:Wanneer komt de designer voor de nieuwe SSP beschikbaar?Wij willen dit graag alvast goed voorbereiden, zodat de overgang naar de nieuwe SSP straks zo soepel mogelijk verloopt. Met vriendelijke groet,Shannon Bos

Goedemorgen, ik ben al een dagje aan het stoeien met de reservering API. Het lukt mij niet om een selectie om reserveringen te maken, terwijl dit mij in het verleden wel lukte.Mijn query:/tas/api/reservations?query=plannedStartDate=ge="2026-06-19T08:30:00.000Z";status=="planned";reservedFacilities.location=="cfddaebb-333e-56e8-a460-5746abf9b8f0"In de ruimte staan deze week tientallen reserveringen, maar ik krijg niets terug. Het is opvallend dat als ik de datum een jaar terugzet, dat ik dan wel content terugkrijg. Iemand een idee?

Ik ben op zoek naar een actie of mogelijkheid om na het aanmaken van een wijzigingsactiviteit, die ook weer automatisch te sluiten en een mail gaat sturen naar een persoon in de organisatie die niet de aanmelder en geen behandelaar is in TOPdesk, maar wel één of meerdere actie(s) moet gaan uitvoeren. De activiteit (WA) is optioneel, maar als die na goedkeuren gestart word, moet ik nu handmatig de status aanpassen en wordt automatisch de mail verzonden. ik zou dit graag willen automatiseren. Kan dit?  

Wij gebruiken al jaren reserveringenbeheer maar de reserveringen worden niet gearchiveerd en de meeste oude zijn ook niet te verwijderen omdat er zaken aan gerelateerd zijn.Hoe gaan jullie hier mee om? Reserveringenbeheer heeft al een aantal jaren geen noemenswaardige ontwikkelingen meer gehad waardoor ik deze module steeds meer vind tegenvallen en constant tegen beperkingen aanloop.

We gebruiken de AI toepassing voor het categoriseren van meldingen.Daarbij merk ik dat deze toepassing gebruik maakt van ons archief aan meldingen , wat op zichzelf logisch is.Punt is alleen dit: we hebben jaren een bepaalde categorie indeling gebruikt, maar een jaar of twee geleden zijn we overgegaan naar een andere categorisering. De AI toepassing komt consequent met de oude incident categorieën.Nu zou je kunnen zeggen: ruim die categorieën op. Ze zijn gearchiveerd. Verwijderen is geen optie, want er hangen meldingen aan vast.  Dit lijkt op een typisch geval ‘garbage in = garbage out’. Daarom de vraag: is het mogelijk om een bepaalde set aan meldingen op te geven die als referentie kunnen worden gebruikt?