Tijdelijke mailnotificaties bij verlof – waar trek je de grens?

Hallo,

Ik ben benieuwd hoe jullie dit aanpakken.

Situatie:
Een supportteam is tijdelijk met verlof en er wordt gevraagd om de bestaande mail notificatie aan te passen om users over vertraging te informeren
Belangrijk detail: dit gaat slechts over 1 formulier binnen 1 service, niet over het volledige team of alle formulieren.

Mijn bezorgdheid:

• verlofperiodes komen regelmatig terug
• als je hiervoor notificaties begint aan te passen, creëer je snel een precedent
• je introduceert tijdelijke configuraties voor een heel beperkt use case

Mijn huidige aanpak zou zijn:

• geen tijdelijke mailnotificaties aanpassen
• enkel een melding op het formulier zelf (en nadien verwijderen)

👉 Mijn vraag aan jullie:

• Waar trekken jullie de grens bij dit soort "tijdelijke" vragen?
• Zouden jullie dit toch ook via een extra nieuwe mail notificatie oplossen (elk support team heeft dan weer zijn eigen voorkeur - periode te melden in de ‘vakantiemail’, of altijd enkel via communicatie (formulier/banner)?

Ik wil vermijden dat we de configuratie beginnen fragmenteren voor heel lokale noden. Echter wil ik ook zo goed mogelijk tegemoet komen aan de vraag.

Bedankt!