Skip to main content
Question

Mail verzenden via een Asset management aantekeningen veld.

  • June 18, 2026
  • 2 replies
  • 28 views

Robin
Forum|alt.badge.img+4
  • Explorer ⭐⭐⭐⭐⭐

Ik heb een vraag over mail versturen uit een lijst e-mail adressen, die in Asset management staan in een aantekeningen veld.

 

Op dit moment hebben wij het zo ingericht dat we functieprofielen hebben staan in Configuratiebeheer. In het tablad informatie  van zo'n kaart is een opmerkingen invulveld.

Deze hebben we gevuld met een aantal mailadressen.

Het functieprofiel wordt met aanmaken in het Object ID van een wijziging gezet.
 

Via een automatische mail actie vanuit een activiteit wordt er een mail verstuurd, die kijkt naar de mailadressen in dat opmerkingen veld. zodat alleen die mensen een mail krijgen.
De code is: [Wijzigingsnummer.Object_ID.Opmerking]

Helaas heeft dat veld een max van +/- 125 tekens

 

Hierdoor wil ik deze profielen gaan migreren naar Asset management, en dan een opmerkingen veld gebruiken, die ik met bijvoorbeeld 1000 tekens kan vullen.

 

Ik zit te zoeken, maar ik kan de code er niet voor vinden.
Heeft iemand een idee hoe ik dit zou kunnen oplossen. 

Alles in Asset management beheren en meer mailadressen gebruiken.

Alvast bedankt

 

 

2 replies

Niels Henriët
Forum|alt.badge.img+5

Ik denk dat je hierbij vast zit aan een actiereeks waarbij je dan het asset ophaalt, daarna het desbetreffende veld met mailadressen en dan de mail via die actiereeks laat versturen.


Joost Oostindie
Forum|alt.badge.img+7

Hi Robin,

Ik heb een tijdje nagedacht over een mogelijke oplossing, zelf ben ik geen fan van het opslaan van e-mailadressen in een tekstveld, dus ik heb geprobeerd richting een meer schaalbare oplossing te gaan.

In plaats van een opmerkingenveld met e-mailadressen op een functieprofiel Asset, zou je het functieprofiel kunnen koppelen aan een persoonsgroep, waarin de betrokken personen beheerd worden. Dit werkt misschien niet zo goed als je tientallen of meer dan honderd functieprofielen hebt, maar ik denk/hoop dat dit makkelijker te beheren is dan tekstvelden met e-mailadressen 😁

Je maakt dus nog steeds de Assets aan als functieprofiel, per functieprofiel maak je ook een persoonsgroep die je op de Asset kaart benoemd. De persoonsgroep laat je vullen op basis van een selectie, zodat deze automatisch update en je hier niet meer handmatig op hoeft te wijzigen.

De actiereeks zou dan niet meer gebaseerd zijn op tekstparsing, maar op gestructureerde data:

  1. Trigger op de wijziging (bijvoorbeeld aanmaken of statuswijziging)
  2. Ophalen van het functieprofiel Asset via het Object ID veld
  3. Ophalen van de gekoppelde persoonsgroep via de relatie op het asset
  4. Ophalen van de personen binnen die groep
  5. Itereren met een loop over de lijst met personen
  6. Voor iedere persoon een e-mail versturen naar het e-mailadres uit het persoonsrecord

Het voordeel van deze aanpak is dat je gebruikmaakt van de bestaande data binnen TOPdesk in plaats van vrije tekst. Daarmee voorkom je beperkingen zoals veldlengtes en het gebrek aan mogelijkheden om lijsten uit tekstvelden te verwerken.

Daarnaast blijft het beheer van ontvangers centraal en makkelijk te onderhouden, omdat wijzigingen in persoonsgroepen automatisch worden meegenomen zonder aanpassing van de actiereeks.

Is dit iets waar je verder mee zou kunnen?