Vraag & Antwoord (Q&A)

Sinds recent zijn de bookmarked tasks (tickets geflagged met sterretje) geïntegreerd in het Task Board.Nu merk ik op dat al geselecteerde bookmarked tickets meegenomen werden, maar nieuwe komen hier niet meer in terecht?Heeft nog iemand dit probleem?(al ticket open bij Support, maar misschien is er hulp of tips via community)

Vandaag bestaat de keuze inzake icoontjes, foto’s, vaste tiles in TOPdesk uit een aantal mogelijkheden maar dit is al jaren hetzelfde gebleven. wij gebruiken de build in images voor de tiles en botsen op de limieten momenteel. Zelf foto’s toevoegen zou kunnen, maar een standaard icoon of pictogram is duidelijker dan een foto soms. voor AI bv is er geen gepast pictogram in de lijst. Wij hebben verschillende SSP views omdat we verschillende companies servicen. Elke company heeft zijn kleur en het voordeel aan de ingebouwde pictogrammen is dat die ongeacht de achtergrondkleur gewoon duidelijk zijn en werken. als je zelf icoontjes maakt moet je die bewerken allemaal. Heeft hier nog iemand ervaring mee of loopt die ook tegen de limieten? Of hanteren jullie custom build pictogrammen op het SSP?

Een klant van ons zou graag willen zien hoeveel en welke tickets een bepaalde behandelaar op een bepaalde dag behandeld/geraakt heeft.Via de logging is wel naar voren te halen dat een behandelaar een ticket geraakt heeft, maar niet wanneer.Weet iemand of dit ergens opgehaald kan worden?

Sinds een week of 2 heb ik bij de import van personen soms wel een foutmelding en soms niet.De accounts die de foutmelding geven zijn al bestaande accounts die TOPdesk opnieuw wil aanmaken.Aangezien we dezelfde imports ook nog in de acceptatie hebben draaien, dacht ik vergelijkingsmateriaal te hebben. Helaas. Daar gaan de imports op andere momenten mis. Op andere accounts.Gelukkig gaan de imports gemiddeld 1x per 2 uur goed. Dus staan de nieuwe accounts er in elk geval binnen 2 uur wel in.Mijn TOPdesk is een VA met de laatste versie van 2025.Heeft iemand anders deze problemen ook? En wat heb je hieraan gedaan? Behalve de notificatie uit zetten?

Wij komen bij meerdere TOPdesk omgevingen tegen dat meldingen niet bewerkt/opgeslagen kunnen worden vanwege verzoek/actievelden met ‘gebroken’ afbeeldingen of lege tekstvelden (tekstveld is niet rood, dat er niks in staat, maar verschijnt ‘leeg’).Er is in die velden of niets meer te zien, of afbeeldingen worden weergegeven als:De foutmelding die je terug krijgt bij het proberen op te slaan is steeds als volgt:We komen het tegen in oudere meldingen en velden, maar ook in recent aangemaakte.Tot nu toe is de workaround om het verzoek/actieveld aan te passen en de afbeelding eruit te halen, het veld te vullen met tekst, of het veld weg te halen.Dit biedt echter geen permanente oplossing voor dit terugkerende probleem.Met TOPdesk Support hebben we nog geen goede oorzaak of oplossing gevonden, ook niet in de logging.Wat we tot nu toe uit de logging hebben gehaald voor de lege velden is het volgende:java.lang.NullPointerException: plainText is marked non-null but is null at com.topdesk.mango.

Na de migratie van de objecten van de module Configuratiebeheer naar de module Asset Management wil ik een overzicht maken van alle te keuren assets (objecten).Wat ik wil, is een maand vóór dat de waarde in het veld “Inspectiedatum” verloopt er automatisch een e-mail wordt verstuurd naar de medewerker aan wie het asset is toegewezen en naar diens manager.Met een geautomatiseerde actie die ik heb, is dit deels mogelijk maar daarbij wordt voor ieder asset afzonderlijk een e-mail verstuurt. Wat ik wil, is dat er één e-mail wordt verstuurt naar de medewerker en de manager met daarin een overzicht van alle betreffende assets die binnen een maand gekeurd moeten worden.Ik krijg dit niet voor elkaar.Wat heb ik bedacht en geprobeerd met hulp het antwoord op de vraag “Middelen - Nulmeting persoonsmiddelen”:Personen ophalen (/tas/api/persons?pageSize=2000&archived==false&fields=email,id) Haal in een loop de assets op die gekoppeld zijn aan de persoon (/tas/api/assetmgmt/assets?linkedTo=pe

We zien steeds vaker QR‑codes terug op assets, ruimtes of hardware om meldingen of informatie sneller beschikbaar te maken.We zijn benieuwd:Waar zetten jullie QR‑codes voor in? Wat levert het je op in de praktijk? Wat werkte achteraf minder goed?Deel gerust je aanpak of learnings (zonder gevoelige info).

Wij willen graag voor de Servicedesk (aparte behandelgroep)een maandelijks overzicht ontvangen van het aantal meldingen. Deze rapportage dient maandelijks te worden opgesteldDe rapportage bevat de volgende onderdelen:Het aantal 1e-lijns meldingen van de Servicedesk Het aantal 2e-lijns meldingen van de Servicedesk De uitgevoerde wijzigingsactiviteiten door de Servicedesk Het aantal gemaakte reserveringen in de betreffende maandWij hebben gekeken in in het forum maar kunnen niets hierover vinden. 

Ik ben er eind van de ochtend achter gekomen dat er momenteel een verstoring is rondom het relatief (maart 2026) nieuwe vinkje ‘is aanmelder’ op de persoonskaart.Normaal zou bij het aanmaken van een persoonskaart dit vinkje standaard aan moeten staan en voor zover ik terug kon zien in mijn omgeving, heeft dit ook zo gewerkt tot 12/13 mei.Maar nu staat dat vinkje dus standaard uit.Support heeft aangegeven dat het een bekend probleem is en dat de fix deze week/ volgende week uitgerold wordt. De bugfix werkt niet met terug werkende kracht.Gezien dit vinkje er voor zorgt dat een persoon als aanmelder gezien wordt, leek het mij handig om dit even te delen hier.Wat merk je hiervan in de omgeving?Je kan de persoon niet selecteren in het aanmeldersblok als aanmelder. Persoon niet vindbaar via de aanmelderskaart functionaliteit. Mailimport herkend de persoon niet bij het emailadres, ticket wordt dus niet gekoppeld aan de persoonskaart.

Wij hebben een aparte behandelaarsgroep voor de security meldingen van ICT. De meldingen die daar op geregistreerd staan zijn alleen door behandelaars in de groep te zien dmv een behandelaarsfilter.Nu is het geval dat er een aantal behandelaars in deze groep zitten die niet in andere behandelaarsgroepen zitten. Deze behandelaars zijn nu ook niet zichtbaar onder de security behandelaarsgroep voor behandelaren die niet in dit filter zitten.Zit deze behandelaar wel in een andere behandelaarsgroep dan staat hij wel zichtbaar onder security.Dus de servicedesk wil iets op naam van zo'n behandelaar zetten maar ziet deze niet onder de behandelaarsgroep van security.Zijn er meer die tegen dit probleem zijn aangelopen en hoe heb je dit op kunnen lossen?

Binnen onze zorginstelling kunnen er specifieke hulpmiddelen gedurende een periode van 6 weken worden uitgeprobeerd.Graag wil ik middels een dienst en geautomatiseerde actie ervoor zorgen dat wanneer het item wordt gereserveerd dat de reservering wordt aangepast naar 6 weken.  Heeft iemand hiermee ervaring?

Goedemorgen,Om beter grip te krijgen op meldingen, wijzigingen en activiteiten ben ik op zoek naar mogelijkheden om dit in Power BI inzichtelijk te maken. Ik heb zelf al enkele dashboards gebouwd, maar merk dat dit best complex is om goed neer te zetten.Zijn er binnen de community voorbeelden van dashboards die gedeeld kunnen worden? Of hebben jullie tips over hoe je dit het beste kunt opbouwen en presenteren?Ik hoor het graag!Groet,Roy FijmaCoördinator Servicedesk & Servicemanagement

In de huidige configuratiemodule hebben we bij diverse apparaten een afbeelding toegevoegd. Bij de overgang naar de asset module kan dat niet meer op dezelfde manier. Ik heb begrepen dat deze afbeelding dan alleen als bijlage aan het asset gekoppeld is. Ik ben benieuwd hoe anderen hiermee omgaan. Het liefst willen we dat dit op dezelfde manier kan werken. Dat is prettig voor de collega's die onderhoud plegen.

We proberen hier een dashboard te maken die  weergeeft welke licenties aan een applicatie zijn gekoppeld. Alle applicaties en licenties zijn aangemaakt in Asset managementNu is het idee om dit in Power BI te regelen (al zou TOPdesk imo. ook een prima optie zijn) .We hebben de licenties aan applicaties gekoppeld via een relatieoverzicht. Maar als we dit in een overzicht willen krijgen dan kunnen we dit niet voor elkaar krijgen . In de Odata zien we inderdaad tabellen met licentiegegevens. En ook gegevens over applicaties.Echter niet op welke velden die twee gerelateerd zijn en hoop dat jullie hiermee kunnen helpen. Zonder matchende ID's is het helaas niet mogelijk om te koppelen.Hebben jullie soortgelijke overzichten, en hoe hebben jullie dit gedaan?

Voor onze kinderdagopvang organisatie hebben we zeg even 50 vestigingen. Per vestiging kunnen drie soorten opvang aanwezig zijn. Voor peuter, BSO of KDV. Per vestiging en opvangsoort hebben we aparte kostenplaatsen voor doorbelasting van werkzaamheden.Nu zijn de vestigingen per aangeboden opvangsoort gesplitst:Bijvoorbeeld Almere BSO, Almere KDV, Almere POV. De aanmelder kiest één van die vestigingen.Nu komt de vraag: Dit krijgen we niet zo uit Afas. Daar hebben we alleen de vestigingen. Hoe kunnen we eventueel met dochter vestigingen ervoor zorgen dat mensen toch de specifieke keuze behouden, maar bijvoorbeeld niet de hoofdvestiging kunnen kiezen.Almere hoofdvestiging Almere POV Almere BSO Almere KOV Ik zou dus graag zien dat ze wel de keuze hebben tussen de onderste drie, maar de eerste niet kunnen kiezen.Ik heb op het formulier de vraag opgenomen waarbij ze alleen ruimte kunnen selecteren. Helaas komen toch alle vestigingen in die lijst naar voren.

Kan ik een rapportage maken van het aantal interacties (lees berichten) in een melding?

Zo maar eens benieuwd hoe jullie je Asset softwarekaarten up tot date houden. Hoe krijgen jullie door wanneer je een kaart moet aanmaken, wijzigen of verwijderen?Gaat dit via een melding en wijzig je dit handmatig of hebben jullie hier software voor met een koppeling naar TOPdesk.Ik ben benieuwd!

is het mogelijk om een export/overzicht te maken van alle formulieren en de daarbij gekoppeld behandelaarsgroepen?We willen een behandelaarsgroepen opheffen en de behandelaren toevoegen aan een andere groep. Nu ben ik dus benieuwd welke formulieren gekoppeld zitten aan die desbetreffende behandelaarsgroep.Hebben jullie een idee? 😅

Hoi allemaal,Vanuit mijn rol als Customer Enablement Manager ben ik bezig om onze dienstverlening beter aan te laten sluiten op de praktijk van onze klanten. Daarom ben ik benieuwd naar hoe onboarding en opleiding van behandelaars er binnen jullie organisatie uitziet.Zouden jullie willen delen:Hoe groot jullie organisatie ongeveer is (aantal medewerkers)? Hoeveel behandelaars actief met TOPdesk werken? Hoeveel nieuwe behandelaars jullie gemiddeld per jaar opleiden in het gebruik van TOPdesk?Met deze inzichten proberen we beter te begrijpen hoe de verhouding tussen organisatiegrootte en instroom van nieuwe behandelaars eruitziet. Alle input helpt enorm!Alvast bedankt 🙌

Gebruik je af en toe "Webhook en ingeplande acties" die je liever handmatig uitvoert? En herken je het dat je geen zin hebt om steeds naar Actiebeheer te gaan om die ene webhook op te zoeken (hoe heette die ook alweer? 😄)?Goed nieuws: het kan een stuk makkelijker!👉 Voeg een widget toe op je startpagina en geef die een duidelijke naam, bijvoorbeeld “Mijn Webhooks”.👉 In Actiebeheer zie je bij een actie de URL — kopieer die en plak hem in je widget.Klaar! 🎉Vanaf nu heb je al je belangrijke Webhooks overzichtelijk bij elkaar en kun je ze snel openen. Nog even op "Trigger actie" klikken en je bent klaar.Waarom nu deze tip? Omdat ik al jaren met Topdesk werk… en dit nu net ontdekte 😅. 

Via onze Accountmanager bij Topdesk kregen wij te horen dat de booker module van Topdesk per 1 juni stopt. Dat was voor ons eigenlijk DE manier op een mobiele telefoon iets te reserveren.Denk bijvoorbeeld aan dat je buiten de garage staat en er dan pas aan denkt dat je nog een parkeerplaats moet reserveren. Bij navraag wat het alternatief is krijg als antwoord dat de planner enigszins werkt op mobiel en dat je het daarmee moet doen maar is echt niet werkbaar. Doet iemand hier aan reserveren via mobiele telefoon in TOPdesk en zo ja hoe? 

Wij gaan aan de slag om onze gegevens binnen TOPdesk op te ruimen. Dus niet alleen archiveren, maar ook verwijderen van informatie. In onze organisatie bestaat een richtlijn hiervoor, maar ik kan de data van TOPdesk naar niet goed aan relateren omdat het beleid vooral over medische- en onderzoeksgegevens gaat. Is er wellicht iemand die een voorbeeld heeft hoe de organisatie hiermee omgaat? Eén van de aandachtspunten is dat we bij een audit wel de juiste informatie moeten blijven tonen.

We zijn bezig met onze TOPdesk implementatie. Nu hoorden we onlangs van een TOPdesk consultant dat het niet mogelijk is eenvoudig een bepaalde inrichting, zoals een formulier over te zetten tussen omgevingen. Bijvoorbeeld een formulier die je inricht in een testomgeving overzetten naar de productieomgeving (of andersom). Daarvoor in de plaats werd gesteld dat je het formulier nog een keer moet inrichten in de volgende omgeving. Hoe gaan jullie hier mee om, bij nieuwe implementatie of tijdens beheer?

Op dit moment kunnen we geen gebruiken maken van CTRL+V wanneer we een bijlagen zouden willen toevoegen aan een al eerder ingediende wijzigingsaanvraagWat we dan eerst moeten doen is, afbeelding opslaan om deze daarna op te zoeken in de verkenner en dan te slepen naar het veld in SSP.We zouden heel graag deze functie zoals het mogelijk is bij meldingen ook gebruik willen maken van CTRL + V direct.En het lukt wel tijdens het aanmaken van een melding of wijziging maar niet als je later dit wilt toevoegen.Hoe kunnen we dit wel voor elkaar krijgen?