Welke KM-gewoonte houdt jouw team echt vol?

Ieder KI heeft bij ons een behandelaarsgroep als beheerder en heeft de status “Goedgekeurd”.

Na 365 dagen wordt de status omgezet naar de status “Controle nodig”.

Na 1 minuut na wijziging datum wordt er een e-mail gestuurd naar de Servicedesk met daarin het KI-nummer, behandelaarsgroep en de tekst dat het KI gecontroleerd moet worden en aan de Servicedesk doorgegeven moet worden of alles nog klopt of anders de wijzigingen moeten worden doorgezet.

Na ontvangst van de behandelaarsgroep wordt (eventueel) de KI aangepast en weer op status “Goedgekeurd” gezet.

Is er na 50 dagen geen reactie ontvangen (want status is nog steeds “Controle nodig”) wordt er een reminder gestuurd op dezelfde manier zoals hierboven beschreven. De status wordt dan “Reminder gestuurd”.

Na 30 dagen geen reactie ontvangt de beheerder (= Behandelaarsgroep) weer een reminder met de mededeling dat het KI binnen 20 dagen KI gearchiveerd gaat worden.

Na in totaal 100 geen reactie ontvangen wordt het KI gearchiveerd.

Zo proberen wij de KI’s up-to-date te houden.

Onze IT servicedesk heeft dit in hun proces/routine ingebouwd. Aan iedere melding moet in principe een kennisitem kunnen worden gekoppeld. Is dit niet het geval dan dient een kennisitem te worden aangeboden, Die gaat dan het proces in van concept - goedkeuring - publicatie.
medior servicedesk medewerkers zijn verantwoordelijk voor de kwaliteit van het kennissysteem. Zij krijgen via Operationeel beheer terugkerende taken om de kwaliteit en actualiteit van kennisitems te beoordelen.

Dit werkt verrassend goed. De Servicedesk heeft een zeer betrouwbare kennisbank om op terug te vallen. 
Wij gebruiken overigens kennisbeheer alleen voor de operators. Kennis die oom aan eindgebruikers ter beschikking moet worden gesteld wordt gepromoot naar ons “Serviceplein” op sharepoint.