Ervaringen Topdesk-Afas koppeling

Hallo Roel,

Ik kan je vraag nog niet beantwoorden, maar lees wel graag even mee. Want bij ons in Afas onlangs aangekocht en wordt dit pakket momenteel ingericht voor het team Financiën. Dat is eind dit jaar klaar.

In 2027 gaan ook P&O en Salarisadministratie met dit pakket werken. Dan komt een koppeling met TOPdesk bij ons ook om de hoek kijken.

Ik kijk ook graag even mee.

Wij gebruiken AFAS ook voor P&O en salaris administratie.

Momenteel hebben we een koppeling ertussen >  HelloID (Tools4ever) met daarbij een RBAC genaamd Reqap (Qap360). Op basis van functie worden items zoals AD account, AD groepen, O365 licenties, Entra groepen, shared mailboxes, distributielijsten via HelloID ingezet, met daarbij uitzonderingen via een Service Automation tool. Daarnaast aanvraag tot systemen die nog geen SSO hebben via een change request vanuit HelloID richting Topdesk.

Hoi Roel,
Graag zou ik ook mee willen kijken.
Wij zijn ook aan het oriënteren of we deze koppeling kunnen maken voor IDU.
En eventueel ook iets met helloid
 

Goedemorgen Roel & ​@Ron Nannings , 

Goed dat jullie eerst aan het inventariseren zijn.

Onze klanten hebben meerdere manieren, bijvoorbeeld via AFAS → HelloID (IAM Tooling) → TOPdesk. Maar wij hebben ook een manier gecreerd waardoor HelloID (IAM Tooling) niet benodigd is tot op zekere hoogte. Hiervoor hebben wij in TOPdesk een aantal zaken ingericht die eigenlijk HelloID voor het meeste vervangt. 

Als jullie willen ga ik graag met je het gesprek aan om jullie de mogelijkheden te vertellen. Zowel voor de koppeling AFAS → HelloID (IAM Tool) → TOPdesk als de mogelijkheden zonder een IAM tooling.

Hoi Roel,

Het is afhankelijk waar je naar op zoek bent en wat je exact wilt oplossen.

Wij gebruiken een combinatie van HelloID en AFAS.

• Personen worden via HelloID aangemaakt en gearchiveerd op basis van de AFAS informatie.
• Voor het IDU proces hebben we uitgebreide wijzigingen aangemaakt welke automatisch worden gestart met informatie vanuit AFAS. Dit is geen rechtstreekse koppeling, maar we maken gebruik van geautomatiseerde acties.

Groet,

Niels 

Dit ziet er mooi uit: https://lnkd.in/p/eRFj44xb

Ik heb voor een klant ingeregeld dat als een bepaald asset bij een medewerker van een bepaald type wordt gekoppeld of ontkoppeld dat dit dan ook bij de medewerker in Afas komt te staan zodat men in Afas kan zien dat de medewerker bijv. een laptop of een telefoon heeft.

Bij nns zou het wenselijk zijn dat als er wijzigingen in Afas zijn bij IDU dat er dan gegevens naar TOPdesk komen. zodat we daar ook weten wat er dient te gebeuren.
Nu is het zo dat ze een account aanmaken in AFAS en dat de aanvrager dan in TOPdesk deze aanvraag nogmaals moet doen maar dan voor de specifieke dingen zoals rechten of hardware aanvragen.

Ik lees ook heel graag mee, Wij hebben ook AFAS en zijn aan het inventariseren wat de mogelijkheden zijn. Het IDU hebben we binnen TOPdesk redelijk op orde d.m.v. wijzigingen en activiteiten. Vanuit AFAS is er nu nog niets. 

Hoi Roel en andere meelezers,

De dubbele invoer die Ron en Sandra beschrijven, is precies iets wat je met een koppeling tussen AFAS en TOPdesk wilt voorkomen. Daarbij is het waardevol om het hele in-, door- en uitstroomproces mee te nemen: van personeelsgegevens tot accounts, toegangsrechten en middelen zoals laptops en telefoons. Ook bij een functiewijziging of uitdiensttreding moeten die zaken immers worden aangepast of ingenomen.

Ik werk bij Scope4mation en heb dit soort koppelingen en processen al bij verschillende organisaties geïmplementeerd. Daarbij kijken we hoe gegevens en aanvragen vanuit AFAS de juiste wijzigingen en activiteiten in TOPdesk kunnen starten, zodat een manager dezelfde informatie niet opnieuw hoeft in te vullen. Via diezelfde workflow kunnen we met ons platform ook automatisch accounts aanmaken en RB rechten toewijzen. Zo verbind je het aanvragen van middelen en het aanmaken van accounts in één proces.

We brengen jullie graag in contact met klanten die kunnen vertellen hoe zij dit in de praktijk hebben ingericht. Daarnaast laten we graag onze oplossing zien, bijvoorbeeld aan de hand van het scenario dat Sandra noemt: middelen vastleggen in AFAS en daarmee direct de bijbehorende aanvraag in TOPdesk starten, eventueel gecombineerd met het aanmaken van de benodigde accounts.

Bij interesse mag je me gerust een privébericht sturen.

Groet,
Marcel
Scope4mation