Laptops als assets en link naar Intune

Hi, 

Wij werken inderdaad met hetzelfde. TOPdesk is leidend voor het borgen van het CMDB, hierin worden middel-ID en technische gegevens vastgelegd, met het serienummer kunnen we het in Intune weer opzoeken en eventuele acties rondom wissen, gebruikers koppelen etc.  uitvoeren. 

Wij hebben wel op de assetkaarten in TOPdesk een hyperlink gebouwt die zorgt dat je meteen in de juiste Intune kaart uitkomt als je er op klikt. Dat maakt dat we niet hele omwegen hoeven te lopen om te zoeken en dat alleen een serienummer in beide systemen voldoende is. 

Initieel zou ik ervoor kiezen om de naamgeving in Intune aan te passen, zodat deze overeenkomt met de huidige registratie in TOPdesk. Voor de toekomst zou ik echter adviseren om het onboardingproces van apparatuur aan te passen, zodat de naamgeving vanaf het begin consistent is en TOPdesk en Intune automatisch op elkaar aansluiten.

De computernaam in Intune is namelijk altijd gelijk aan de daadwerkelijke computernaam van het apparaat.

Persoonlijk zou ik TOPdesk niet leidend maken als het gaat om de computernaam. Binnen onze organisatie hebben wij dit anders ingericht: Intune is leidend en TOPdesk wordt automatisch bijgewerkt op basis van de gegevens uit Intune.

Tijdens het inschrijven van een apparaat zorgen wij ervoor dat het automatisch wordt toegevoegd aan Asset Management in TOPdesk (via een PowerShell script en de TOPdesk API, maar de Asset Management import kan ook helpen). De computernaam wordt daarbij opgebouwd uit een prefix en het serienummer, bijvoorbeeld LT-%SERIAL%. Dit hebben wij geconfigureerd in het Autopilot-profiel.

De Asset ID in TOPdesk komt vervolgens overeen met de computernaam van het apparaat. Hierdoor gebruiken we in beide systemen dezelfde identificatie en voorkomen we verschillen in de naamgeving.

Door een dagelijkse Asset Management-import in te richten waarbij Intune als bron wordt gebruikt, blijft de informatie in TOPdesk actueel. Wij registreren bijvoorbeeld de volgende gegevens vanuit Intune:

• Primary user: de primaire gebruiker van het apparaat.

• Enrollment date: de datum waarop het apparaat is ingeschreven.

• Entra Device ID: de unieke apparaatidentificatie binnen Microsoft Entra ID.

• Intune Device ID: de unieke identificatie van het apparaat binnen Intune.

Met de Intune Device ID kunnen we vervolgens ook acties uitvoeren op het apparaat vanuit TOPdesk, bijvoorbeeld door middel van een actiereeks waarmee een synchronisatie in Intune wordt gestart.

Mijn advies is om vooral het onboardingproces van apparatuur onder de loep te nemen. Wanneer jullie eigen assetnummers willen gebruiken, zoals LT0001, in plaats van het serienummer, moet je rekening houden met de manier waarop apparaten worden geleverd.

Bij rechtstreekse levering door de hardwareleverancier (direct-to-user shipping) worden apparaten vaak vooraf voor Windows Autopilot geregistreerd en geconfigureerd. De gebruiker kan het apparaat vervolgens rechtstreeks in gebruik nemen, zonder tussenkomst van je IT collega’s.

Als je in deze situatie een eigen assetnummer als computernaam wilt gebruiken, moet dit vooraf aan het juiste apparaat worden gekoppeld en tijdens de Autopilot-inschrijving worden toegepast. Alleen achteraf een aangepaste computernaam instellen in Autopilot is hiervoor niet voldoende.

Daarom zou ik adviseren om het serienummer als basis voor de computernaam te gebruiken. Willen jullie toch eigen assetnummers gebruiken, dan moet het onboardingproces hierop worden ingericht, zodat de juiste computernaam automatisch wordt toegepast en TOPdesk deze vervolgens kan overnemen.

De gedeelde serienummers bieden een goed vertrekpunt om dezelfde laptop in beide systemen te herkennen. Daarna zou ik onderscheid maken tussen het assetnummer, de technische apparaatnaam en andere gegevens: die hoeven niet allemaal dezelfde bron te hebben.

Vanuit Service Automation Suite kunnen we die gegevens vergelijken en volgens afgesproken bronregels bijwerken. Een verschil krijgt dan een gerichte vervolgactie. Voor het daadwerkelijk hernoemen van een apparaat kijken we ook naar het platform en de inrichting van Intune/Autopilot.

We hebben deze bredere aanpak beschreven in dit artikel over Intune, TOPdesk en assetregistratie. We denken graag mee hoe dit aansluit op jullie bestaande registratie en uitgifteproces.

Groet,

Marc