Skip to main content
suzannewevers
Oct 14, 2026 9:24 AM UTC
Question

Informeren van andere afdelingen buiten TOPdesk via emailactie

Hallo allemaal,

Ik vraag mij af hoe andere organisaties met dit vraagstuk omgaan. Wanneer voor een ticket informatie nodig is van een andere afdeling (die niet in TOPdesk werkt), of ze willen die afdeling informeren, wil de servicedesk een e-mail vanuit TOPdesk kunnen sturen, om zo niet tussen Outlook en TD te hoeven schakelen.

Ze voeren nu handmatig het algemene e-mail adres van de afdeling in, zodat de mail daar naartoe wordt gestuurd, maar vragen of dit ook vanuit het adresboek kan. Hierin staan alleen persoons- behandelaars- leverancierskaarten. Ik voer de afdeling liever niet op als 1 van deze, om vervuiling te voorkomen.

Welke werkwijze gebruiken jullie hiervoor? 

Alvast bedankt.

 

 

7 replies

Laurens
Oct 14, 2026 9:53 AM UTC

In onze omgeving gebruiken we voor dit soort afdelingen ook gewoon behandelaarsgroepen met een daarbij gekoppeld e-mailadres.

Als er een melding op die groep komt te staan (gebeurtenis), pakken we alle gegevens op en mailen deze naar de afdeling (actie) en sluiten we de melding (actiereeks). Die laatste twee stappen kunnen tegenwoordig ook gewoon in 1 actiereeks maar onze inrichting op dit vlak is 8 jaar oud. 😊

Hierdoor hou je een beetje dezelfde werkwijze over voor o.a. de Support afdeling.

Translate
suzanneweversAuthor
Oct 14, 2026 12:18 PM UTC

Bedankt! En wat als de afdeling die niet in topdesk werkt reageert, dan wordt het ticket heropend maar dan staat ie alsnog op de behandelaarsgroep? Of hebben jullie dan ook een trigger naar bijvoorbeeld de SD?

Translate
Laurens
Oct 14, 2026 12:56 PM UTC

Wij sturen de e-mail vanuit een noreply en zorgen ervoor dat het ticket niet heropend kan/mag worden. Het is eenrichtingsverkeer bij ons. Wij adviseren ook om met de aanmelder contact op te nemen - of anders aan te sluiten op de Topdesk omgeving. 🙂

Als dat wel nodig is zou ik via een bepaald e-mailadres het ticket doorsturen, zodat wanneer gereageerd wordt deze opgepakt kan worden door een mailimport op dat e-mailadres. De mailimport kan zo geconfigureerd worden dat de ticket heropend kan worden.

Translate
    Cindy Vanderpoel
    Explorer ⭐⭐⭐
    Oct 15, 2026 9:00 AM UTC

    Hiervoor gebruiken we het Supplier-veld. De supplier wordt vooraf aangemaakt met de nodige e-mailadres(sen). Support selecteert vervolgens de juiste supplier in het ticket en kan via het contextmenu manueel de e-mail versturen.

    Support team, zet het ticket dan ook in de status ‘Waiting for Supplier’. Wanneer de supplier antwoordt, wordt de reactie toegevoegd aan het ticket en wijzigt de status automatisch terug zodat het zichtbaar is dat een update verkregen werd.

    Translate
      RinskeJansen
      RinskeJansen
      Oct 15, 2026 2:56 PM UTC

      Wij hebben voor een andere interne afdeling (maar geen behandelaarsgroep in TOPdesk) een status “wacht op collega” aangemaakt. Voor deze informatie hebben we bij de leveranciers de interne afdelingen opgevoerd. Deze zijn te selecteren bij leverancier. In de mailtemplate voor deze actie, nemen we de aanmelder ook in CC mee voor het verzenden van de mailberichten, zodat deze geïnformeerd is en met de interne afdeling kan communiceren. Dit verloopt dan buiten TOPdesk om. 

      Translate
        Terms & ConditionsAccessibility statement