Vraag & Antwoord (Q&A)

We worden momenteel overspoeld met vragen om selecties en rapporten aan te leveren op het (nieuwe) asset‑managementsysteem. Hoe hebben jullie dit aangepakt?Wij lopen telkens tegen beperkingen aan, zoals:het weergeven van aantal incidenten of changes, problems dat aan een asset gelinkt is, met vermelding van het ticketnummer selecties op datavelden die niet standaard beschikbaar zijn in het “asset type report”.Ervaren jullie dit ook zo?Hoe hebben jullie dit opgelost, of welke workarounds gebruiken jullie hiervoor?

Is er al enig zicht op wanneer de layout voor de kennisbank beschikbaar komt?Ik heb meegedaan met een pilot hiervoor en dat werkte erg prettig. Zou het graag live zien.​@Stefan van Opstal weet jij dat toevallig al?

Is het mogelijk om documenten gekoppeld aan een set/soort specifieke assets in één keer te downloaden?

Wij gaan beginnen met het inrichten van operationeel beheer voor onze facilitaire afdeling. Ik stoei wat met het bedenken van de inrichting van de schema's . Je kan het op verschillende manieren inrichten maar wat is nu handig.  ik ben benieuwd of iemand dit al heeft ingerichtEen voorbeeld waar ik aan denk is (vet gedrukt is schema daaronder zie je dan de reeksen: Schoonmaak  Glasbewassing (6 reeksen, moet gebeuren op meerdere panden) Lamellenreiniging (1 reeks alleen KWL) Gevelreiniging  (1 reeks alleen KWL)  Veiligheid EHBO koffer (6 reeksen, alle panden) AED (6 reeksen, alle panden) Brandblussers en haspels (6 reeksen, moet gebeuren op meerdere panden) Brandmeldinstallaties (2 reeksen, moet gebeuren op meerdere panden) Camerabewaking (5 reeksen, moet gebeuren op meerdere panden) Noodverlichting  (6 reeksen, moet gebeuren op meerdere panden) Inbraak alarmsysteem (4 reeksen, moet gebeuren op meerdere panden Legionella meeting Valbeveiliging  (1 reeks alleen KWL)   

Het maken van formulieren in Topdesk is vrij bewerkelijk. Gaat dit in de toekomst nog worden verbeterd?Suggestie:Kopieermogelijkheid van de op het formulier staande objecten zoals bijv. keuzelijsten e.d.Soms heb ik vaker vrijwel dezelfde keuzelijst nodig waarbij de zichtbaarheid afhankelijk is van vraag/antwoord. Het zou reuze handig zijn als dit te kopieren is, zodat sneller gewerkt kan worden. Dan hoeft alleen maar een optie te worden toegevoegd c.q. verwijderd in zo'n lijst terwijl de rest van de tekst er al staat.De kopieeroptie zou ook over verschillende formulieren moeten werken. Dus als een bepaald object al goed staat op het ene formulier, die ook te kopieren is naar een ander formulier (i.p.v. een heel formulier kopieren).Of als je keuzevaktjes moet toevoegen dat er een dan een pop-up komt hoeveel toegevoegd moeten worden i.p.v. dat je ze stuk voor stuk moet toevoegen.

We willen hier graag in bepaalde categorieën de tickets afschermen voor het grootste gedeelte van onze behandelaren. Dit hebben we geprobeerd met categoriefilters, maar levert niet het gewenste resultaat op. Wat we concreet willen is de tickets in de categorie waar datalekken en andere ISO/PO gerelateerde zaken in gedaan worden afgeschermd worden voor de rest van de behandelaren (beheerders in principe uitgezonderd). Punt is, dat er op zich wel tickets aangemaakt mogen worden door iedereen, maar daarna moeten ze naar een void gaan om alleen door de ISO/PO behandellaarsgroep zichtbaar te zijn. Heeft iemand hier ideeën hoe we dit kunnen implementeren? Edit: ik doel hier op zowel meldingen als wijzigingen

Is er iets gewijzigd voor het zoeken in het middelenoverzicht?Omdat je (nog) niet kunt zoeken in de Geschiedenis widget bij een middel, gebruiken wij het veld Opmerkingen veel om gegevens historisch bij te houden. Dus als iemand iets inlevert, dan komt dat in de opmerking te staan. Als het middel vervolgens weer uitgegeven wordt, dan komt dat in een regel boven de vorige regel te staan in de opmerkingen. Dit laatste hoeft in principe niet omdat je die ook op naam toewijst, maar als dat per ongeluk vergeten wordt, dan kun je het altijd nog via de opmerkingen terugvinden.Voorheen kon ik in het zoekvenster snel even op een naam zoeken en dan vond ik alle middelen die iemand ingeleverd had. Sinds ongeveer een week (heb ik het idee) werkt dat niet meer of niet goed. Het maakt niet uit of je met of zonder wildcard teken zoekt. ID's van middelen zoeken gaat wel goed en ook als je zoekt op bijv. merk/type dat bij het middel horen. Toewijzing lijkt ook in het zoeken meegenomen te worden, maar h

Goedemiddag,Zijn er organisaties die het proces ‘schade melden aan voertuigen’ in TOPdesk (gedeeltelijk of volledig) hebben geautomatiseerd?Wij zijn vanuit een projectgroep benieuwd naar: hoe het end-to-end proces is ingericht (van melding tot afhandeling), welke onderdelen specifiek in TOPdesk zijn geautomatiseerd, en welke lessons learned jullie hierbij hebben opgedaan. Alle voorbeelden, tips of ervaringen zijn welkom.Met vriendelijke groet,Anneke Ligthart

Eigenlijk heel snel en simpel. Wat is jullie ervaring? Werken jullie er mee? Waar moet ik aan denken als ik er mee werk, en wat zijn de valkuilen.Ik wil kijken of dit interresant is om mee te werken binnen ons team.

Hallo,iemand ervaring met het instellen van SLA’s en de daar aan gekoppelde prioriteitenmatrix?We willen dit als organisatie gaan inrichten, maar gebruiken meldingenbeheer voor zowel ICT als gebouwenbeheer. Als je dan een prioriteitenmatrix gaat opstellen stel ik toch vast dat de insteek verschillend is.Voor de openingsuren en doorlooptijden kan je dit apart opzetten, via een apart dienstencontract. En je kan verschillende velden definiëren bij impact en urgentie, maar je ziet dan alles staan in beide servicecontracten. concreet voor ICT zou dan impact 1persoon, meerdere personen of dienst en alle gebruikers zijn, voor gebouwbeheer kan dat dan 1 gebouw, 1 provincie of streek en alle gebouwen zijn. Is er een manier om daar te filteren of te koppelen? Mvg,Bart De MeesterTOPdesk admin Familiehulp (België)

HalloWeet iemand een oplossing voor het volgende ('new’ assetmanagement):In Asset management wil ik filteren over 2 velden die elk op een ander sjabloon staan. vb. sjabloon applicatie veld appmanager AND sjabloon Licentie enddate between date1 and date2je behoort dan alle licenties die in die periode verlopen en op naam van een specifieke appmanager staan te krijgen.  Echter resultaat is nil. Als ik puur op de periode zoek dan zie ik de manager wel voorkomen.  Heeft iemand hier een oplossing voor ?Ik los het liever op binnen TOPdesk dan op excel terug te moeten vallen.

Is het mogelijk om te zoeken op meerdere verschillende assets (bijvoorbeeld simcard1 en simcard2) in één zoekopdracht/filter? (dus niet opeenvolgend). Volgens mij kan het niet, de zoekfunctie kent voor zover ik zie niet iets van een OR of AND  operator.

We zijn benieuwd hoe jullie als klanten de categorieën en subcategorieën in TOPdesk hebben ingericht.Hoe zijn jullie tot deze structuur gekomen? Welke ticketkenmerken gebruiken jullie voor rapportages en dashboards? Gebruiken jullie dezelfde categorieën binnen de verschillende modules? Of hebben jullie voor elke module aparte categorieën?We horen graag jullie aanpak, voorbeelden, tips of aandachtspunten. Alvast bedankt!

Standaard wordt in TOPdesk het verzoek veld ingeklapt getoond bij het openen van een incident. Weet iemand of het ook mogelijk is dit standaard uitgeklapt te tonen? 

In een versie en in Mijlpaal zie je de tabbladen meldingen en problems, met subtabbladen “opgelost door” en “veroorzaakt door”.  Op welke manier worden deze aan een versie  gekoppeld?

Goedemorgen,Wij zijn bezig om als medewerkers uit dienst gaan en hun middelen inleveren een vrijwaringsbewijs digitaal aan te maken en per mail te versturen. Dit bewijs wordt nu als document gekoppeld aan het asset. De volgende stap moet zijn dat dit document wordt gekoppeld als bijlage aan de persoonskaart.Is er al iemand dit heeft draaien ? 

Als ik suggestie in TIP wil toevoegen, moet dat dan in het Engels? Aangezien er op die pagina ook geen andere taal te kiezen is. Ik wil wel zeker weten dat mijn suggesties gelezen worden haha 😉

Bij het aanmaken van een melding staat bij ons voor het Aanmelderveld ingesteld dat je op voornaam kunt zoeken. Volgens mij kun je ook ergens instellen op achternaam, maar het blijft een of of optie.Waarom kan het in dat veld niet op voornaam en/of achternaam of een deel van de voornaam/achternaam worden gezocht? Het is heel onhandig dat je of altijd de voornaam of altijd de achternaam van een persoon moet weten. Dit zoekveld zou eigenlijk net zo ingericht moeten worden als bij het zoeken van een persoon in het Middelen Overzicht. Zodra je daar in het zoekveld ook maar een letter intikt worden er al suggesties gegeven. Hetzelfde zou ook toegepast moeten worden bij het delen van de melding. Daar moet je dan of de volledige voornaam en/of de volledige achternaam intikken voor iets wordt gevonden. Maar in elk geval is het daar wel mogelijk op een van beide te zoeken. Bij het Aanmelderveld dus niet.

Ik loop al een tijdje tegen een beperking aan van de huidige release notes website van TOPdesk:je kunt namelijk niet zien wanneer een feature precies is gereleased en in welke versie.Het leuke (en ergens ook frustrerende 😄) detail is: die data is wél beschikbaar.Om die reden heb ik in het verleden een eigen, simpele release notes pagina gemaakt.Daarin kun je wél duidelijk zien wanneer welke functionaliteit is uitgegeven.Wat biedt deze pagina? Overzicht in tabelvorm Een kalenderweergave van releases Eenvoudig te gebruiken op zowel desktop als mobiel Je kunt ’m bekijken door te gaan naar:👉 https://releasenotestd.itservices4u.nl (enkel vanuit Nederland!)Ik ben benieuwd: Wat vinden jullie hiervan? Missen jullie dit inzicht ook bij de officiële release notes? Zijn er dingen die jullie hier nog aan zouden missen of anders zouden willen zien? Ik hoor graag jullie feedback! 👋

Goedemiddag,Ik kan mij ergens herinneren dat ik eerder nog wel eens via API personen toevoegde aan persoonsgroepen echter kan ik de docs niet terug vinden hoe. Weet iemand hier of/hoe dit werkt?Groetjes!

Ik ben van plan om een autorisatiematrix te gaan maken voor alle gebruikers (behandelaren) in TOPdesk.Ben benieuwd naar jullie ervaringen op dit gebied.Ik denk aan behandelaren, behandelaarsgroepen, rechten, rechtengroepen, categoriefilters?En een goede manier om die uit het systeem te halen en te combineren.Ik verwacht dat anderen dit ook (moeten) hebben?