Vraag & Antwoord (Q&A)

HiIn onze organisatie zijn diverse teams, die uit meerdere behandelaarsgroepen bestaan.Voor beheer, management, audittrail checks of nakomen SLA’s moeten er vaak overzichten komen van bijvoorbeeld van specifieke teams, over een specifieke periode, van specifieke wijzigingssoorten, etc.Ik werk nog niet zo heel lang met TOPdesk, en ik ondervind veel handmatig werk om hier in TOPdesk zelf, overzicht te krijgen, zonder hier een power BI dashboard voor te maken. Waar ik bijvoorbeeld tegenaanloop is dat bij ‘ uitgebreide wijzigingen’ er alleen in het ticket, een coordinator waarde is en geen behandelaarsgroep en er dan altijd een waarde uitkomt met bijvoorbeeld behandelaar onbekend of behandelaarsgroep onbekend. Zie onderstaand voorbeeld voor context. Er is ook geen realtime filter, dus dat maakt het dat er veel handwerk nodig is om een accuraat overzicht te krijgen per organisatorisch team (dus meerdere behandelaarsgroepen), welke wijzigingssoort, etc. Vanwege wet- en regelgeving, NIS2, SUR

Hallo allemaal, Ik ben Niels van het TOPdesk Product Management Team. Ik doe onderzoek naar welke use-cases allemaal door TOPdesk worden gedekt. Binnen de ESM-wereld hebben we het vaak over IT, faciliteiten en HR, maar ik weet dat velen van jullie ook veel andere teams hebben aangesloten. Mijn vraag is: welke andere teams of afdelingen hebben jullie ook in TOPdesk geïntegreerd? En hoe hebben jullie dat aangepakt? Was er behoefte aan bij die teams of is het aan hen geïntroduceerd? Bedankt voor jullie hulp en ik hoop jullie vandaag tijdens een van de webinars te zien :)Niels UiterwaalGroup Product Manager TOPdeskVertaald met DeepL.com (gratis versie)

Zijn er plannen of is bekend wanneer Rich Text ook terug te vinden zal zijn in de standaardoplossingen?Omdat er geen formulier opties zijn voor behandelaars zouden wij wel graag zien dat de opmaak aangepast kan worden. Ook zou het voor ons handig zijn om een Object ID te kunnen koppelen aan een standaardoplossing.

Goedemiddag!Wij gebruiken momenteel Power BI-rapporten op basis van Topdesk-back-upbestanden, maar overwegen om over te stappen naar de OData-feed.Niet alleen voor Topdesk zelf, maar vooral ook voor onze Power BI-rapportages (en het team dat deze beheert) wil ik graag weten:Hoe groot is de impact op het datamodel en bestaande rapporten? Hoeveel tijd vraagt de setup en tuning? Zijn er performance-issues bij grote datasets?Alle tips, ervaringen en best practices zijn welkom 😊

Ik ben bezig met een flow op te zetten waarbij de manager een aanvraag indient(in dit geval voor de aanvraag van een nieuwe mdw-er)Die aanvraag gaat ter goedkeuring naar de VP (bovenliggende leidinggevende), dat is goed,echter moet er nog een goedkeuringsstap komen naar de bovenliggende leidinggeven van de VP.Flow gaat dan alsvolgt.Aanvraag: door de manager Goedkeuringsstap 1: VP (Leidinggevende van de manager) Goedkeuringsstap 2: Board member (leidinggevende van de VP)Eerste gedeelte lukt natuurlijk, maar krijg de goedkeuringsstap 2 niet voor elkaar.Ik heb een autorisatie wijzigingsactiviteit gemaakt (deze is te selecteren in het formulier)Een persoonsgroep gemaakt met alle boardmembers en die mogen goedkeuren.Maar hij blijft kijken naar de leiddinggevende (de VP) van de manager (De aanvrager)  ipv van de Boardmember.. Op zich logisch, maar had gehoopt dat ik het zo voor elkaar zou krijgen..Iemand tips? Of wordt het toch een handmatige actie door één van de behandelaars?

Kan er iemand meedenken met ons als MSP. We hebben klantgroepen waar locaties aangekoppeld zijn.Ik wil graag dat een contactpersoon standaard manager wordt van een klantgroep (dit zijn er meerdere). Heeft iemand een idee hoe ik manager van klantgroep a ook automatisch in een wijziging krijg van klangroep a, en manager van klantgroep b bij wijziging van klantgroep b. 

Wie kan mij helpen aan een oplossing voor het onderstaande. We hebben een formulier in de SSP waar een aantal vragen in staan, waar een sjabloon aan gekoppeld zit. Het kan zich voordoen als er bij een vraag het antwoord “ja” is, dan moet er een activiteit geactiveerd worden, zo heb ik het nu. Die activiteit mag niet de hoofdmelding tegenhouden, die al zichtbaar zijn voor andere behandelaars. Is het ook mogelijk bij die keuze een andere wijziging aan te maken? (erg lastig om het probleem te beschrijven)  Wij gebruiken dit in het IDU proces. Als voorbeeld; in het formulier kan de teamleider aangeven welke applicaties voor het Socaal Domein de nieuwe medewerker moet hebben, daar is in opgenomen SUWInet. na het indienen van de het formulier kan de applicatiebeheerder voor het Sociaal domein alles inrichten behalve SUWInet. Dit gebeurd doormiddel van een wijziging. Indien er Suwi gekozen is start er een activiteit. Hoe kan ik voorkomen dat de wijziging pas zichtbaar is nadat de activiteit a

Goedemorgen, Zijn er TOPdesk gebruikers die ervaring hebben met het gebruik van Kennisbeheer in combinatie met Asset Management als documentbeheersysteem (of handboek) met versiebeheer, herzieningsdata, goedkeuringsstappen en eigenaren koppelen. 

Vandaag hebben we de nieuwe AI Writing Assistant aangezet in onze testomgeving. Eerste indruk: dit is geen gimmick. De assistent biedt direct bruikbare ondersteuning bij het opstellen en herschrijven van kennisitems. Met name bij het structureren van teksten en het verbeteren van leesbaarheid zie je snel winst.Maar… zoals altijd zit de echte waarde in de details.Wat mij direct opviel is dat de AI niet alleen herschrijft, maar ook interpreteert. En daar ontstaat een interessant probleem.Een concreet voorbeeld:Waar wij bewust in kennisitems werken met:contact:servicepunt@domein.nlmaakt de AI daar:“e-mail naar servicepunt@domein.nl” van.Op het eerste gezicht logisch. Voor een mens zelfs prettiger leesbaar.Maar functioneel gaat het hier mis.Wij hebben deze notatie namelijk bewust gekozen om onze zoekresultaten te sturen. Door het woord “contact” te gebruiken in plaats van “e-mail”, houden we onze zoektermen schoner en zorgen we ervoor dat gebruikers die zoeken op “e-mail” ook daadwerkelijk

Ik ben op zoek naar een rapport waarbij ik per behandelaar een overzicht van de laatste 3 maanden kan opvragen waarin staat hoe lang het duurt om incidenten en service request's  af te werken

Goedemiddag,Wij zijn bezig met de inrichting van Topdesk nu hebben wij gemerkt dat bij het SSP dat iedereen van een specifieke locaties de tickets in kan zien. Wat wij niet willen is dat een medewerker de tickets van de manager in kan zien. Ik heb de managers al als manager gemarkeerd maar alsnog blijven ook deze tickets terug komen in het overzicht van alle tickets per locatie. Is het mogelijk om dit wel zo in te stellen? En zo ja hoe kan ik dit als beste doen?  Alvast bedankt!

Wij gaan van Virtual Appliance over naar de SaaS. De Virtual Appliance staat vol met data van ruim 12 jaar. In het project is aangegeven dat wij groten deels schoon/leeg over willen. Dat betekend dat wij heel wat data niet mee gaan nemen en vooraf verwijderd willen hebben. Ik heb op onze testomgeving via SQL al een test gedaan om met DROP op de incident tabbelen maar helaas vond TOPdesk dat niet zo leuk en wilde hij niet meer starten. De volgende gegevens willen mij meenemenPersoonskaarten Behandelaars Contracten Kennisitems Diensten SSP Huisvesting  actiebeheer Objecten en Assets De inhoud (dus niet de inrichting) moet worden verwijderdAlle meldingen Alle wijzigingen Alle Problems Alle Kennisitem reacties Alle reserveringen Alle Oa's en reeksen Heeft iemand hier toevallig ervaring mee of queries voorliggen?  

Hoi! Binnen onze zorgorganisatie is er een grote behoefte om tickets te kunnen delen met het team/afdeling. Weten jullie een manier waarop je een ticket, dat met een persoonlijk account is aangemaakt, op een eenvoudige manier kan delen met een heel team of afdeling, zonder het ticket met iedere collega los te delen?Groetjes, Roxanne

Als ik een idee heb ingediend waar kan ik dit dat terugvinden zodat ik ook de status kan volgen?

Goedendag, voor onze wijziging medewerkers (In dienst, Uit dienst, overplaatsing etc. ) maken wij gebruik van de uitgebreide wijzigingen met activiteiten voor diverse behandelaarsgroepen in TOPdesk. Vooral bij het In dienst melden is het probleem dat de ene wijziging 2 dagen voor start dienstverband ingeschoten wordt en de andere 3 maanden tevoren. De indienstdatum staat natuurlijk alleen als tekst in het formulier.Voor het hele traject qua activiteiten staat 1 week.Issue is nu, laat je het traject automatisch lopen / gelijk starten (goedgekeurd) dan starten de activiteiten in sommige gevallen veel te vroeg voor het uitvoeren.Op dit moment keuren we handmatig goed, en bekijken we het per ticket, maar dat is natuurlijk ook niet de ideale werkwijze.Ik weet dat je met automatische actiereeksen en in dienstdatum wat moet kunnen maar dan verdwijnt de indienstdatum uit het formulier en hoe ga je om met al deze verschillende bovenstaande situaties.Ben heel benieuwd hoe jullie dit hebben aange

Ik zit in het onderwijs en voor het Normenkader (bedrijfsleven ISO 27001?) moeten we ons change management op orde hebbenMijn vraag aan jullie hoe hebben jullie dit ingericht?Nu gebruiken we change management als een veredeld melding systeem en dan vooral om activiteiten te kunnen maken en goedkeuring aan meldingen te geven.Ik kan me voorstellen dat dit gebeurt dmv van formulieren die alle vragen afvangen maar kan me ook voorstellen dat een melding wordt doorgezet (met action script) naar een changeWie kan ons op weg helpenAlvast bedankt

Wij hebben een SaaS-omgeving. Ik ben de enige functioneel beheerder van TOPdesk.Ik probeer zoveel mogelijk de community te volgen, de roadmap bij te houden, informatie van TOPdesk te lezen en webinars te volgen. Ondanks dat merk ik dat ik het lastig vind om een goed overzicht te krijgen wanneer welke zaken veranderen. Ik heb dat onvoldoende onder controle.Ik zou dat graag meer gestructureerd aangeboden krijgen.Hoe gaan anderen hier mee om? 

Wie kan ons helpen?Voor onze medewerkers van werkplekbeheer worden werkbonnen geprint, dit gebeurd d.m.v. de standaard template. Helaas wordt het ruimtenummer van het gekoppelde ObjectID niet geprint op de werkbon wat wel een grote wens is en het uitvoeren van de werkzaamheden vergemakkelijkt.Nu is mijn vraag heeft iemand de standaard werkbon aangepast of heeft iemand een werkbon gemaakt welke wij als voorbeeld kunnen gebruiken? 

Is het mogelijk om content embedded op te nemen in kennisitems?We maken gebruik van Selfguide, het zou mooi zijn als we de instructies niet alleen via een link maar ook embedded kunnen tonen. Selfguide biedt dat aan via een iframe, kan ik dat in een kennisitem invoegen?

Hoi community! Leuke edge-case:Nieuwe melding wordt aangemaakt vanuit de mailimport (mail is een scan verstuurd vanaf een printer, afzender printernummer@bedrijf.nl Behandelaar past aanmelder aan naar persoon die de scan heeft ingestuurd Melding wordt afgehandeld, aanmelder krijgt gereedmeldingsmailtje met knop om (vijf-sterren) feedback te geven Aanmelder klikt op knop maar ‘geen rechten om de melding te bekijken’ en kan geen feedback geven.Werkt de feedbackknop alleen als een melding via de Self Service Portal is ingeschoten? Of werkt dit specifieke geval niet omdat de originele aanmelding vanaf een onpersoonlijk print-mailadres kwam?Hoe kunnen we dit een volgende keer wel laten werken? (En ja, aanmelder vragen om geen scans meer te mailen kan een geldig antwoord zijn….)

Goedemorgen, Mijn naam is Carolien van den Brink, ik ben functioneel- en applicatiebeheerder TOPdesk bij Quadraam (voorgezet onderwijs regio Arnhem en Liemers). In 2024 zijn wij gestart met TOPdesk voor Asset Management en Meldingenbeheer. Nu ben ik bezig voor inrichting SSP en Reserveringenbeheer.Ik heb een specifieke vraag over uitwerking van een flow. Ik ben aan het stoeien in Selfserviceportal-formulier met de aanvraag datum om deze automatisch in te laten vullen, helaas lukt het mij niet. Wie kan mij de tip geven hoe ik dit wel voor elkaar krijg.Er zullen waarschijnlijk nog wel meer vragen van mijn kant komen, dus alle andere tips voor dit onderwerp zijn uiteraard welkom.Ik hoor graag van wie dan ook.😉 Hartelijke groet, Carolien van den Brink   

Goedemiddag iedereen,In onze organisatie lopen we tegen het volgende aan en ik ben benieuwd hoe jullie hiermee om gaan of hoe er binnen TOPdesk wordt verwacht mee om te gaan.Het gaat over het prioriteren van een melding. Wanneer hier een P1 (=hoogste prio) aan wordt toegekend, zal bijv. de applicatiebeheerder zsm actie ondernemen (eventueel via externe leverancier) om de eindgebruikers weer een werkbare omgeving te geven. De applicatie wordt dan vervolgens weer vrijgegeven voor die eindgebruikers. De applicatiebeheerder wil daarna nog documentatie toevoegen aan de melding voor toekomstige referentie. Voor een juiste registratie dat een melding binnen de te verwachte oplostijd is afgehandeld wordt hier door collega's de melding afgeschaald van prio 1 naar prio 2. Echter omwille van de historie is het ons niet duidelijk of wij later met rapportages nog kunnen zien dat er een prio 1 melding is geweest.Hoe gaan jullie met dit soort situaties om?Alle input is welkom. Dank jullie wel alvast.

Wij hebben een aantal servicewindows. Onder andere voor catering en vergaderzalen.Heeft er iemand ervaring met het invoeren van (nationale-)feestdagen, behalve handmatig? Ben benieuwd hoe er om wordt gegaan met de invoering en of iemand daar een automatisering voor heeft gevonden (kan daar zo snel niets over vinden in de api documentatie) 

Kan je een directe link maken om naar een specifiek te reserveren middel/asset wilt gaan via een UNID?Ik heb onderstaande gevonden, maar dan zie je alles wat onder een template is aangemaakt en niet specifiek 1 asset/tas/public/ssp/content/page/assetreservationplanner?assetType=Template/tas/public/ssp/content/page/assetreservationplanner?assetType=TYPEIk heb deze geprobeerd, maar dan kom ik bij hetzelfde uit/tas/public/ssp/content/page/assetreservationplanner?assetUnid=[UNID] 

Ik ben op zoek naar een oplossing om de assets die binnen een bepaald team in gebruik zijn te exporteren in een overzicht.De assets staan dus aan de medewerker gekoppeld die in het veld “afdeling” de team naam heeft staan. Ik kan alleen nergens vinden hoe ik bijvoorbeeld een selectie of rapportage kan maken op dat afdelingsveld.Is er iemand die hier een oplossing voor heeft?