Skip to main content
Cees Barnhoorn
Cees Barnhoorn
New Member ⭐⭐⭐
April 10, 2026
Question

Hoe om te gaan met medewerkerwijzigingen

  • April 10, 2026
  • 3 replies
  • 92 views

Goedendag, voor onze wijziging medewerkers (In dienst, Uit dienst, overplaatsing etc. ) maken wij gebruik van de uitgebreide wijzigingen met activiteiten voor diverse behandelaarsgroepen in TOPdesk. 
Vooral bij het In dienst melden is het probleem dat de ene wijziging 2 dagen voor start dienstverband ingeschoten wordt en de andere 3 maanden tevoren. De indienstdatum staat natuurlijk alleen als tekst in het formulier.
Voor het hele traject qua activiteiten staat 1 week.
Issue is nu, laat je het traject automatisch lopen / gelijk starten (goedgekeurd) dan starten de activiteiten in sommige gevallen veel te vroeg voor het uitvoeren.
Op dit moment keuren we handmatig goed, en bekijken we het per ticket, maar dat is natuurlijk ook niet de ideale werkwijze.
Ik weet dat je met automatische actiereeksen en in dienstdatum wat moet kunnen maar dan verdwijnt de indienstdatum uit het formulier en hoe ga je om met al deze verschillende bovenstaande situaties.
Ben heel benieuwd hoe jullie dit hebben aangepakt.

This topic has been closed for replies.

3 replies

Gerard
Gerard
New Member ⭐⭐⭐
April 14, 2026

Ik heb dit voor uitdienst op de volgende manier geregeld
Op de persoonskaart staat de “Datum uitdiensttreding” gevuld (tabblad Contract)
Een maand van te voren wordt deze datum getrigggerd en wordt er een actiescript gestart om een wijziging en activiteiten te maken m.b.v. een sjabloon
Omdat je dit met een actiescript doet kun je zelf alle velden vullen waaronder de datum dat de persoon uit dienst gaat.
Omdat je de uitdienst datum als implementatiedatum van de wijziging hebt gezet wordt de activiteitdata ook goed gezet omdat dit ook uit een sjabloon komt waar je de doorlooptijden hebt ingevuld.

Ps. omdat niet bij iedereen een maand van te voren bekend is dat ze vertrekken, het gebeurt ook binnen een maand 😒. Heb ik de trigger uitgebreid met dus nu is het 30, 29, 28, 27 etc. dagen van te voren
Dit creëerde een nieuw probleem, de trigger liep iedere dag. Dit heb ik opgelost door een variabele te zetten zodra het script wordt uitgevoerd.
In de bijlage mijn startscript

Gerard
Joost Oostindie
Joost Oostindie
Contributor
April 16, 2026

Wellicht nog een goede toevoeging is dat je in een HR systeem (mits dit proces goed loopt) van te voren al een in dienst melding bekend hebt.

Je kunt vaak met dit HR systeem een koppeling maken (direct, of bijvoorbeeld met Entra ID als tussenpost) en zo voor reeds bekende in dienst meldingen 1 week van te voren de in dienst wijziging met bijbehorende activiteiten laten starten.
Voorwaarde is dan dus wel dat de in dienst datum hier goed wordt bijgehouden en deze op tijd wordt gemeld.

Je kunt middels een dergelijke koppeling ook de ‘Datum uitdiensttreding’ die Gerard hierboven benoemd vullen als deze bekend is en dan inderdaad op basis daarvan het wijzigingsproces bij de uitdienst melding tijdig laten starten.

Joost mag het weten, jij ook!
Gerard
Gerard
New Member ⭐⭐⭐
April 16, 2026

Bij ons wordt de vertrekdatum in Azure gezet in een extensionAtrribute veld en daarmee wordt in TOPdesk de vertrekdatum gezet met de personeels import

Gerard
Terms & ConditionsAccessibility statement