Werken met TOPdesk

Wat doet deze actiereeks?Deze actiereeks monitort alle actiereeksen binnen TOPdesk (uitgezonderd ingeplande acties, webhooks en asset-acties).Wanneer één van deze actiereeksen faalt, wordt er automatisch een melding aangemaakt.Waarom deze actiereeks?Persoonlijk vind ik de standaard mailnotificatie voor actiereeks-monitoring niet prettig werken. Deze mails lopen mee met de reguliere importen, waardoor je: geen specifieke urgentie kunt meegeven minder grip hebt op prioritering en opvolging Het is uiteraard mogelijk om hiervoor een aparte import in te richten, maar in dit geval vond ik een actiereeks zelf overzichtelijker en flexibeler. Implementatie van de actiereeksStap 1 – Ga naar Actiebeheer Ga in TOPdesk naar Modules Open Actiebeheer

We zijn benieuwd hoe jullie als klanten de categorieën en subcategorieën in TOPdesk hebben ingericht.Hoe zijn jullie tot deze structuur gekomen? Welke ticketkenmerken gebruiken jullie voor rapportages en dashboards? Gebruiken jullie dezelfde categorieën binnen de verschillende modules? Of hebben jullie voor elke module aparte categorieën?We horen graag jullie aanpak, voorbeelden, tips of aandachtspunten. Alvast bedankt!

Standaard wordt in TOPdesk het verzoek veld ingeklapt getoond bij het openen van een incident. Weet iemand of het ook mogelijk is dit standaard uitgeklapt te tonen? 

In een versie en in Mijlpaal zie je de tabbladen meldingen en problems, met subtabbladen “opgelost door” en “veroorzaakt door”.  Op welke manier worden deze aan een versie  gekoppeld?

Heb je weleens gemerkt dat je Aanmaken kaart of Wijzigen kaart gebeurtenissen niet afgaan wanneer een incident via de mailimport binnenkomt? Dat klopt, en het is logisch ook. Deze gebeurtenissen worden namelijk alleen getriggerd wanneer een behandelaar op de opslaan-knop drukt, en dat gebeurt niet bij een mailimport.Gelukkig is dit eenvoudig op te lossen, waarmee je tóch automatische acties kunt starten zodra een incident via de mailimport is aangemaakt of bijgewerkt. Hieronder leggen we uit hoe je zo’n gebeurtenis bouwt met behulp van de soort kaartdatum.Gebeurtenis triggeren na het aanmaken van een incident via Mailimport Maak een gebeurtenis aan met de volgende instellingen:Actief: aangevinkt Soort kiezen: Kaartdatum Voorwaarden: aanmaker van de kaart is gelijk aan het account dat door de Mailimport wordt gebruikt Kaartdatum en interim selectere

Weet iemand op in Topdesk de v4 progress trail in de incident-API wordt ondersteund voor het opnemen van rich tekst in het action-field? (content-type: application/x.topdesk-progress-trail-v4+json)

Zijn er hier mensen die de trainingen actiebeheer van TOPdesk hebben gevolgd?Ik had gisteren de basistraining en moet zeggen dat dat nog best lastig was.In maart zou ik de intermediate al hebben, maar ik vroeg me af of dat niet veel te snel is.Iemand advies daarover?

Hoi Robin hier,  Wij hebben er bij ons vaak last van dat mede behandelaren van een andere tak een vraag gesteld krijgen over een ticket. De melding wordt op hun naam gezet, en reactie blijft uit… Deze mensen kijken NOOIT in TOPdesk… Heel irritant. Ze reageren pas als je ze een mailtje stuurt met: “ Kan je kijken naar deze tickets?”Wij gebruiken nu sinds kort dit: Een actie sequence die kijkt naar de nieuwe behandelaar. Heeft deze medewerker een attentie genaam “mailontvangers” dan wordt er GELIJK een mailtje gestuurd. Hiervoor heb je een attentie nodig. Dit kan je vinden en aanmaken in: Instellingen > Functionele instellingen > Algemene opzoeklijsten > Attentie. Vervolgens maak je een attentie aan genaamd “Mailontvangers” of uiteraard iets wat je zelf wilt.

Goedemorgen,Wij zijn bezig om als medewerkers uit dienst gaan en hun middelen inleveren een vrijwaringsbewijs digitaal aan te maken en per mail te versturen. Dit bewijs wordt nu als document gekoppeld aan het asset. De volgende stap moet zijn dat dit document wordt gekoppeld als bijlage aan de persoonskaart.Is er al iemand dit heeft draaien ? 

Goedemiddag,Ik heb een actiereeks welke eerst een behandelaar invult in de wijzigingsaanvraag. Vervolgens moet in de volgende stap een e-mail worden verstuurd naar deze ingevulde behandelaar. Is het mogelijk om in de actiereeks in te stellen dat de e-mailstap iets later wordt verstuurd? Wellicht iets met een aangepaste voorwaarde? Zoja, kan iemand uitleggen hoe?Alvast bedankt!

Ben je klaar met handmatig meldingen afsluiten? Met KI 11138 kun je instellen dat meldingen na de status Opgelost automatisch sluiten – inclusief een update naar de melder.✅ Scheelt repetitief werk✅ Houdt je overzicht schoon✅ Zorgt voor een consistente afhandelingWie gebruikt deze automation al?Deel je ervaring in de comments:Hoeveel tijd scheelt het jou? Heb je nog tips of valkuilen ontdekt? Zou je het iedereen aanraden?

Goedemiddag!Wij gebruiken momenteel Power BI-rapporten op basis van Topdesk-back-upbestanden, maar overwegen om over te stappen naar de OData-feed.Niet alleen voor Topdesk zelf, maar vooral ook voor onze Power BI-rapportages (en het team dat deze beheert) wil ik graag weten:Hoe groot is de impact op het datamodel en bestaande rapporten? Hoeveel tijd vraagt de setup en tuning? Zijn er performance-issues bij grote datasets?Alle tips, ervaringen en best practices zijn welkom 😊

Welkom in onze community! We zijn hier om elkaar te helpen sneller en eenvoudiger te werken. Deze week delen we praktische manieren om tijd te besparen met TOPdesk—kleine tweaks of slimme workflows die je werkdag echt verschil laten maken.Om af te trappen heb ik een vraag aan jou:Welke automatisering in TOPdesk bespaart jou het meest tijd – en waarom?We leren graag van jouw praktijk. Deel in de comments, en houd het eenvoudig en concreet:Voor/na‑situatie: wat deed je eerst handmatig, wat gaat nu automatisch? Hoe stel je het in? beschrijf kort je stappen (trigger/macro/workflow). Impact: hoeveel tijd/kliks scheelt het, en voor wie? Valkuilen: wat moet je vermijden of juist wél doen?Tip: ook kleine automations tellen—die leveren vaak meteen winst op.Samen maken we elkaar beter: voel je vrij om iemand te taggen die je hielp of een goed voorbeeld heeft.🔒 L

Als ik suggestie in TIP wil toevoegen, moet dat dan in het Engels? Aangezien er op die pagina ook geen andere taal te kiezen is. Ik wil wel zeker weten dat mijn suggesties gelezen worden haha 😉

Bij het aanmaken van een melding staat bij ons voor het Aanmelderveld ingesteld dat je op voornaam kunt zoeken. Volgens mij kun je ook ergens instellen op achternaam, maar het blijft een of of optie.Waarom kan het in dat veld niet op voornaam en/of achternaam of een deel van de voornaam/achternaam worden gezocht? Het is heel onhandig dat je of altijd de voornaam of altijd de achternaam van een persoon moet weten. Dit zoekveld zou eigenlijk net zo ingericht moeten worden als bij het zoeken van een persoon in het Middelen Overzicht. Zodra je daar in het zoekveld ook maar een letter intikt worden er al suggesties gegeven. Hetzelfde zou ook toegepast moeten worden bij het delen van de melding. Daar moet je dan of de volledige voornaam en/of de volledige achternaam intikken voor iets wordt gevonden. Maar in elk geval is het daar wel mogelijk op een van beide te zoeken. Bij het Aanmelderveld dus niet.

Ik loop al een tijdje tegen een beperking aan van de huidige release notes website van TOPdesk:je kunt namelijk niet zien wanneer een feature precies is gereleased en in welke versie.Het leuke (en ergens ook frustrerende 😄) detail is: die data is wél beschikbaar.Om die reden heb ik in het verleden een eigen, simpele release notes pagina gemaakt.Daarin kun je wél duidelijk zien wanneer welke functionaliteit is uitgegeven.Wat biedt deze pagina? Overzicht in tabelvorm Een kalenderweergave van releases Eenvoudig te gebruiken op zowel desktop als mobiel

Goedemiddag,Ik kan mij ergens herinneren dat ik eerder nog wel eens via API personen toevoegde aan persoonsgroepen echter kan ik de docs niet terug vinden hoe. Weet iemand hier of/hoe dit werkt?Groetjes!

Als je werkt met zowel een test- als productieomgeving, moest je vroeger steeds handmatig de URL aanpassen in je actiereeksen. Dat was veel werk en soms best frustrerend.Sinds 2023 heeft TOPdesk hiervoor een oplossing: relative URLs.Een relative URL bevat alleen het deel ná de domeinnaam. De rest wordt automatisch ingevuld door TOPdesk.VoorbeeldVolledige URL: https://company.topdesk.net/tas/api/persons/${id}Relative URL: /tas/api/persons/${id}Door relative URLs te gebruiken, werken je actiereeksen beter en hoef je minder aan te passen.Meer weten?Meer informatie vind je op MyTopdesk: 

Ik ben van plan om een autorisatiematrix te gaan maken voor alle gebruikers (behandelaren) in TOPdesk.Ben benieuwd naar jullie ervaringen op dit gebied.Ik denk aan behandelaren, behandelaarsgroepen, rechten, rechtengroepen, categoriefilters?En een goede manier om die uit het systeem te halen en te combineren.Ik verwacht dat anderen dit ook (moeten) hebben?

Wil je aanmelders automatisch herinneren aan een openstaande vraag zodra hun incident de status "Wacht op aanmelder" heeft én Onhold staat? Dat kan eenvoudig met behulp van de onhold-datum, gebeurtenissen & acties, of met een actiereeks.Hoe werkt het?Wanneer je een incident op Wacht op aanmelder zet, krijgt het een onhold-datum. Door een gebeurtenis aan te maken die controleert hoelang een melding al "onhold" staat, kun je automatisch een e-mail sturen naar de aanmelder.Dat kan bijvoorbeeld: na 3 dagen: vriendelijke reminder na 5 dagen: tweede herinnering na 7 dagen: melding automatisch afsluiten (optioneel) Je bepaalt zelf de intervallen.Voordelen Behandelaars hoeven niet meer handmatig reminders te verstu

Ik weet hoe ik informatie van een incident kan aanleveren bij externe partijen middels de API. Echter is het aanleveren van documentatie nieuw voor mij, de vraag is, heb je een keuze qua welke documenten je wilt verzenden middels de API (pop-up logica als je een automatisch actiereeks aftrapt) of moet je een check doen voor aanlevering en welk niet aanwezig zijn verzenden.Hoe hebben andere TopDesk beheerders dit getackeld? (middels mail kan natuurlijk ook, maar externe partij geeft aan het liever middels API te willen ontvangen).

Heb je wel eens dat je geen zin hebt om iets mooi te verwoorden of maak je veel typ fouten?  Dat is nu verleden tijd met de nieuwe (Door Robin gemaakte) TOPdesk feature!! Het Enige wat jij nodig hebt is een API voor jou favoriete LLM, ik gebruik zelf Gemini. Hier kan je van de gratis LLM veel gebruik maken en het model leert niet met jou tekst via studio, en een TOPdesk API account.Upload de JSON uit de zip in je action management en pas de variables aan.Je kan ook nog in het promp zelf regels toevoegen, zodat de AI precies praat zoals jij het wilt. Hoe werkt de AI: Druk op de drie bolletjes van het gekozen context menu, en kies voor de actieRefresh de ticket.En voila! Hopelijk hebben jullie er wat aan!

Een gevolg van de veranderende instellingen voor bestandsbeheer is dat je mogelijk een configuratie gebruikt die niet meer past bij de nieuwe opzet van deze instellingen. Daarom moesten we voor sommige klanten bepaalde instellingen uitschakelen.Om deze reden raden wij iedereen aan om de instellingen voor bestandsbeheer te controleren. Zo zorg je ervoor dat je verantwoordelijk blijft omgaan met gegevens in jouw TOPdesk-omgeving.