Werken met TOPdesk

HoiWij zijn begonnen met de inrichting van Operationeel beheer. Nu loop ik er tegen aan dat ik gewoon weg niet weet hoe ik een email actie kan maken dat een afdeling een mailtje krijgt op de signaleringsdatum.  Ik hoop dat iemand een voorbeeld voor mij heeft. Het gaat dus over een actie en een gebeurtenis

Hoe kan ik in een formulier naast de informatie die een aanmelder toe te voegen is, ook een opzoeklijst maken voor bestaande personen. Ik wil dat een manager een aanvraag indient en dat de manager met gebruik van een opzoeklijst de persoon voor wie het betreft kan opzoeken. Hiermee moet ik het volgende op het formulier terug zien:Naam van degene voor wie iets bestemd is: Is opzoek lijst Email: deze kan eventueel opgezocht worden of direct toegevoegd worden wanneer ze naam opzoekenHiermee voorkom je dan er een verkeerd mailadres ingevuld wordt, zodat er geen formulier verwerkt kan worden zonder hier een correct email wordt ingevuld. Dit is belangrijk voor ons omdat er ook medewerkers zijn die aliassen gebruiken alleen deze willen we hiermee voorkomen.Hoe kan ik zo'n opzoeklijst aan mijn formulier het beste toevoegen?

Hi,Wij zijn vanuit onze organisatie benieuwd hoe jullie het beheer van TOPdesk verdeeld hebben.Hebben jullie hier 1 dedicated persoon voor die vaste Functioneel Beheer uren krijgt of hebben jullie dit verdeeld onder bijvoorbeeld een volledige servicedesk?Hoe zijn jullie ervaringen hiermee? Met name het verdelen van de Functioneel beheer taken.

Als ik vanuit ondersteunende bestanden een behandelaarsgroep open en ik ga naar koppelingen, dan zie ik alleen gekoppelde meldingen waarbij zowel de behandelaar als de behandelaarsgroep gelijk is aan de behandelaarsgroep.Dat vind ik onlogisch, ik zou verwachten dat ik dan alle meldingen zie waarvan de behandelaarsgroep gelijk is aan de behandelaarsgroep, ongeacht aan welke behandelaar de melding gekoppeld is.We liepen hier toevallig tegenaan, ik vind dit eigenlijk een bug.

Goedemorgen mede communiters.Vraagje, Alle meldingen komen binnen met een heel klein verzoekveld wat altijd uitgeklapt moet worden. Ik heb dit al eerder aan Topdesk zelf gevraagd of dit anders kan worden gebouwd, maar dat is inmiddels al een tijdje geleden.Heeft iemand hier een oplossing voor dat je gewoon de hele vraag ziet? Het wordt door al onze behandelaars gezien als een extra onnodige klik wat de gebruikersvriendelijkheid niet bevorderd, zeker bij een nieuwe melding. 

Hoi!Wij zijn bezig om het intranet over te zetten naar Sharepoint. Aangezien het huidige dateert uit de oertijd. Nu zitten we met een vraag waar we het onderscheid gaan maken met informatie delen op het intranet en wat op de SSP. Hoe zorg je voor een duidelijke verdeling zonder dat je dubbele informatie gaat verstrekken. En medewerkers wel goed weten welke informatie ze waar moeten vinden. Zijn er meer mensen die een intranet in Sharepoint hebben? En hoe hebben jullie dat onderscheid gemaakt? 

Ik krijg regelmatig de vraag hoe een groep het best om kan gaan met meldingen/wijzigingen die bij een leverancier uitstaan. Het kan zijn dat de leverancier de vraag op de roadmap zet en dit geruime tijd later in releasenotes terugkoppelt. De behandelaars willen graag terugkoppelen naar de aanmelder als het opgelost is. Maar wat doe je met de melding in de tussentijd?Extra info: in de module Wijzigingen hebben we het veld extern nummer aanstaan, in meldingen niet.Opties die ik zelf kan verzinnen:Melding op status Wacht op Leverancier laten staan Werkt in de praktijk niet goed genoeg, staan te lang open en vervuilen de actuele werkvoorraad Melding omzet naar Wijzigingen Minder vervuiling actuele taken, gebruik maken van het Extern nummer veld voor referentie Melding afmelden en een bladwijzer geven Deze bladwijzers checken met de releasenotes of reactie van leverancier

Goedendag, 😉Wij ontvangen regelmatig aanvragen voor behandelaarsaccounts. Na het verlenen van toegang blijkt echter dat deze accounts vaak slechts sporadisch of zelfs helemaal niet worden gebruikt.Daarom overweeg ik om een automatische controle in te richten (bijvoorbeeld op basis van “Laatste actief”), waarbij wordt gekeken naar de activiteit van behandelaarsaccounts. Wanneer er gedurende een bepaalde periode (x aantal weken) geen activiteit of inlogmoment is geweest, zou het account automatisch kunnen worden gearchiveerd.Mijn idee is om dit via Power Automate in te richten met dan gelijktijdig een informatiemail die naar de betreffende gebruiker wordt verstuurd. Of zou dit binnen TOPdesk ook haalbaar zijn?Mijn vraag is of iemand hier al ervaring mee heeft en of de TOPdesk-API’s de juiste velden ondersteunen om dit goed te kunnen inrichten.Groet,

Not sure if this is possible, but would be handy, when working with subsidiary branches that you could see in the incident’s details for which branch this is.And also having a column-picker in the My requests view would be more than welcome!  

Hallo, Ik zou graag net zoals bij een uitgebreide wijziging een standaard set aan activiteiten willen hebben bij een melding (1e of 2e lijns).Handelingen die verricht moeten worden door verschillende behandelaars.Voorziet Topdesk hierin? Of hoe hebben jullie dit ingericht? Groet,Johan

Er zijn behandelaren bij ons die graag via Teams een notificatie zouden willen ontvangen als er een melding op hun naam is gezet. Ik zag in de Action Sequences wel een Teams notificatie staan ([INC] Action Sequences: Microsoft Teams - Notifications (Workflows) - My TOPdesk SSP) maar die kan maar naar één persoon of groep wat sturen.Zijn er mensen die dit met een actiereeks werkend hebben kunnen krijgen?

Dit script automatiseert het proces binnen TOPdesk waarbij alle actieve medewerkers worden gecontroleerd op geregistreerde middelen (zoals laptops, telefoons of meubilair). Afhankelijk van wat er gevonden wordt, ontvangen zij automatisch een e-mail met een persoonlijk overzicht of een melding dat er géén middelen geregistreerd staan.Let op: E-mail adres + tekst aanpassen en eventuele opmaak.Je kan filteren op type welke middelen er wel/niet getoond worden.🧩 Stap 1: Personen ophalen Het script haalt uit TOPdesk een lijst met alle medewerkers die nog actief zijn. Studenten en cursisten worden overgeslagen. Van elke persoon worden het e-mailadres en ID opgehaald. 🔁 Stap 2: Middelen per persoon opzoeken Voor iedere medewerker in de lijst: Zoekt het script in TOPdesk naar alle gekoppelde middelen (assets). Kijkt alleen naar relevante soorten, zoals laptops, telefoons

Hoi allemaal. Wij willen onze laptop voorraadbeheer goed in kaart brengen in Asset Management.We hebben bij inventarisatie de laptops aan een locatie gekoppeld. Is er een mogelijkheid dat alles van deze locatie gekoppeld gaat worden aan een voorraad(ruimte) en wanneer het van deze locatie gaat het ook van de voorraadruimte gaat? Dit zijn op dit moment allemaal handmatige acties. Hebben jullie hier een oplossing voor? Of wellicht een beter idee?

We zijn begonnen om storingen en problemen van onze Microsoft servers te laten melden aan TOPdeskAls een Microsoft‑server een storing of vergelijkbare fout detecteert, stuurt hij automatisch een e‑mail naar onze TOPdesk‑mailbox. Via de mail‑import wordt hiervan vervolgens een melding aangemaakt.Microsoft Azure verstuurt deze e‑mails standaard elke 5 minuten; deze frequentie hebben we inmiddels verhoogd naar 30 minuten.Wanneer dit ’s nachts gebeurt, heb ik ’s ochtends alsnog een groot aantal meldingen.Heeft iemand een manier om deze meldingen te bundelen, of een andere oplossing om de hoeveelheid meldingen te beperken?Groetjes,Gerard

DagIk heb een vraag, ik werk voor het eerst met een webhook:bij een inkomende webhook met een lege variable voor $UNID wordt er dan automatisch een nieuw incident gemaakt?  of moet ik een dat erin afvangen?

HOI Robin hier!Ik kreeg de vraag om een koppeling te leggen tussen het veld: gedeelte van gebouw (ruimte beheer) en een veld in een Asset.Het was even puzzelen maar het is me gelukt! Met deze action sequence kan je dus als je een eigen veld toevoegd aan een asset, en vervolgens er een ruimte aan toevoegd er voor zorgen dat ook je eigen veld genaamd : “etage” bijvoorbeeld ook wordt ingevuld met dezelfde waarde.LET OP!!!!Je zal dus wel zelf wat variabelen moeten aanpassen voor benaming van velden. Hopelijk kan ik jullie hier net zo blij van maken als ik ons bedrijf er blij mee heb gemaakt.  

Hoi,Ik probeer het het "Functie”, dat bij ons gevuld is op de behandelaarskaart, toe te voegen aan een mailactie.  Ik heb de waarde gevonden en reeds toegevoegd maar deze komt als een wit regel in de mail te staan, dus niet de ingevulde waarde. Heeft iemand hier ervaring mee? Gebruik ik het verkeerde invoeg veld?

Binnen onze organisatie worden door de IT-leverancier regelmatig (WSUS) updates uitgevoerd. We willen dit in TOPdesk inrichten dat voor bepaalde applicaties hier een test voor uitgevoerd wordt. De WSUS updates worden niet altijd op dezelfde datum uitgerold, en is het lastig hierdoor om dit in een operationele reeks af te vangen. Intern hebben we ook besproken om hiervan een standaard wijzigingssjabloon met activiteiten aan te koppelen voor applicaties die standaard getest dienen te worden. Hebben jullie hier ervaring mee en hoe hebben jullie dit opgelost?

Ik be benadert door een organisatie met de vraag of er andere klanten zijn die TOPdesk als eens geïntegreerd hebben met Snowflake om Odata gegevens te ontsluiten. De wens is om data uit verschillende bronnen data te ontsluiten en samen te voegen om te rapporteren.  Ik hoor graag of er iemand is die dit ooit met Snowflake (of anders vergelijkbare tools) heeft gedaan en wat de ervaringen zijn. 

Binnen onze zorgorganisatie lenen we assets uit. Bij een aantal hulpmiddelen (assets) willen we een handleiding koppelen aan het asset. Wanneer het specifieke asset wordt gereserveerd, willen we bij de reserveringsbevestiging de handleiding van de asset kaart meesturen.Heeft iemand al ervaring met het inrichten van een vergelijkbare geautomatiseerde actie?

Beste TOPdesk helden, Vanuit mijn gebruikers in TOPdesk krijg ik vaak het verzoek om het eenvoudig te maken om profielfoto's te plaatsen in een behandelaarskaart. Nu moeten ze eerst een foto uploaden binnen afbeelding, waarna ze die kunnen instellen als favoriet. Dit kan slechts een beperkte set behandelaren. Hoe pakken jullie dit aan? Natuurlijk wil ik collega's aanmoedigen om dit te doen, omdat dit het ‘stoffige’ TOPdesk wat persoonlijker maakt. Ik ben alleen benieuwd hoe anderen die aanpakken. Alvast bedankt!

Een simpele vraag? Ik zie denk ik iets over het hoofd (☕nodig geloof ik)Ik wil een actie maken die een e-mail stuurt zodra er een reservering wordt geannuleerd. Werkelijk veel triggers geprobeerd, maar er gebeurt niks 🤷🏻‍♂️Iemand een idee?  

Miscchien een hele domme vraag, maar het viel me een tijd terug pas op, omdat het nieuwe Takenbord een aantal wijzigingen niet weergaf. Ik merk dat in de uitvoeringsfase van een wijziging ik soms de behandelaarsgroep niet kan ingeven, alleen een behandelaar. Dit lijkt op de “fase” waarin de wijziging is in de uitvoering. En ik heb soms dat i.p.v. de afhandeling met behandelaarsgroep en behandelaar, ik een wijziging tegenkom met Implementatie autoriseren. Wat is dit, en hoe kan ik die omzetten naar een afhandelingen fase in de uitvoering. Is er in de aanvraagfase dan iets misgegaan? Het zal een vast iets kleins zijn wat ik over het hoofd zie. Maar ben erg benieuwd.  

Het lijkt mij handig als een gebruiker van de SSP op de startpagina direct kan zien dat een melding of wijzigingsaanvraag is bijgewerkt. Ik denk hierbij aan een icoontje (i.p.v. M of W) met een getal (vet weergegeven zoals bij mail) die na selecteren je direct naar de melding brengt. Graag reacties.  

Goedemorgen, Ik weet niet ok ik deze vragen hier mag stellen. Zo niet verwijder hem maa.Mijn manager zoekt een overzicht om de aantallen en bestede tijd van alle modules in 1 overzicht te krijgen.Hij is op zoek naar het volgende:  Hij wilt per medewerker inzien hoeveel uur hij/zij geschreven heeft per module, en in totaal. En dat in 1 overzicht.Bijvoorbeeld:Behandelaar: Robin Exoo (behandelaarsgroep A, B en C)Jaar 2026 - Maand Januari* Meldingen (15 stuks) (12,5 uur)* Wijzigingen (13 stuks) (18 uur) Liefst opgesplitst in Standaard en niet standaard wijzigingen (1.3 uur).* Activiteiten (20 stuks) (20 uur)* Operationele taken (2 stuks) (8 uur)