Ik heb een actiereeks gemaakt die na x dagen een herinnering stuurt naar de gebruiker. Je kan zelf kiezen voor welke behandelaarsgroepen het actief is:
1️⃣ Incidentgegevens ophalen 📥
De actiereeks haalt de actuele incidentgegevens op via de Incident Management API. Hierbij worden onder andere het incidentnummer, de aanmelder, de behandelaar, de behandelaarsgroep, de On hold-status en de huidige verwerkingsstatus opgehaald.
2️⃣ Behandelaarsgroep ophalen 👥
Met het ID van de behandelaarsgroep wordt de volledige behandelaarsgroep opgehaald. Het e-mailadres uit de contactgegevens van de groep wordt gebruikt als afzender en antwoordadres van de herinneringsmail.
3️⃣ Voornaam van de aanmelder bepalen 👤
De naam van de aanmelder wordt verwerkt zodat in de aanhef alleen de voornaam wordt gebruikt, bijvoorbeeld 'Beste Gerwin,'.
4️⃣ Naam van de behandelaar opmaken ✍️
De naam van de behandelaar wordt omgezet naar de natuurlijke volgorde voor de afsluiting. Bijvoorbeeld 'Filius, Gerwin' wordt 'Gerwin Filius'.
5️⃣ Behandelaarsgroep controleren 🔎
De toegestane behandelaarsgroepen worden beheerd via de variabele 'allowed_operator_groups'. De groepsnamen staan daarin gescheiden met een |, bijvoorbeeld 'Service & Support|Backoffice|Licentiebeheer'. Alleen wanneer de behandelaarsgroep van het incident in deze variabele voorkomt, wordt de e-mail verstuurd.
6️⃣ Status controleren ⏳
Voor het versturen van de herinnering wordt daarnaast gecontroleerd of de melding nog steeds de status 'Wacht op gebruiker' heeft, daadwerkelijk On hold staat en of bij de aanmelder een e-mailadres beschikbaar is.
7️⃣ Aanmelder herinneren 📧
De aanmelder ontvangt een herinnering dat aanvullende informatie nodig is om het incident verder te kunnen behandelen. Daarbij wordt aangegeven dat het incident automatisch wordt gesloten wanneer binnen één week geen reactie wordt ontvangen.
8️⃣ Laatste communicatie tonen 💬
In de e-mail wordt alleen de meest recente voor de aanmelder zichtbare communicatie getoond. De datum en tijd worden weergegeven als bijvoorbeeld 04-08-2026 (09:36).
9️⃣ Directe link naar het incident 🔗
De e-mail bevat een knop waarmee de aanmelder het incident rechtstreeks in My TOPdesk kan openen.
🔟 Dynamische afzender ✉️
De e-mail wordt verzonden vanaf het e-mailadres van de behandelaarsgroep van het incident. Als er geen groepsadres beschikbaar is, wordt helpdesk@hz.nl als fallback gebruikt.
1️⃣1️⃣ Logging en foutafhandeling 🧾
De API-requests en responses worden vastgelegd in het uitvoeringslogboek. De e-mail wordt alleen verstuurd wanneer de incidentgegevens succesvol zijn opgehaald en aan alle ingestelde voorwaarden wordt voldaan.
Gebeurtenis
Variabelen
Voorbeeld
