Vraag & Antwoord (Q&A)

Ik wil TOPdesk gaan inzetten als registratietool voor datalekken, bhv- en interventiemeldingen.Dit type meldingen mag alleen in te zien zijn door de specifieke behandelaarsgroepen.Nu begreep ik dat ik dit met filtering kan regelen, alleen...Ik zie de optie tot filtering alleen niet terug in mijn TOPdesk omgeving. We werken met de laatste SAAS versie en ik heb alle rechten. Dient dit geactiveerd te worden in mijn licentie, of zoek ik op de verkeerde plek? Ik zoek nu bij Functionele instellingen.Vervolg vraag: wat is jullie advies categorie of behandel filter?We werken al geruime tijd met meldingenbeheer en hebben daarin een aantal behandelaarsgroepen gedefinieerd. Nu komen er dus drie type meldingen/behandelaarsgroepen bij. De meldingen die door deze drie groepen gedaan worden, mogen alleen door die betreffende groep gezien worden.Hoe regel ik dit het beste in? 

Goedemiddag iedereen,In onze organisatie lopen we tegen het volgende aan en ik ben benieuwd hoe jullie hiermee om gaan of hoe er binnen TOPdesk wordt verwacht mee om te gaan.Het gaat over het prioriteren van een melding. Wanneer hier een P1 (=hoogste prio) aan wordt toegekend, zal bijv. de applicatiebeheerder zsm actie ondernemen (eventueel via externe leverancier) om de eindgebruikers weer een werkbare omgeving te geven. De applicatie wordt dan vervolgens weer vrijgegeven voor die eindgebruikers. De applicatiebeheerder wil daarna nog documentatie toevoegen aan de melding voor toekomstige referentie. Voor een juiste registratie dat een melding binnen de te verwachte oplostijd is afgehandeld wordt hier door collega's de melding afgeschaald van prio 1 naar prio 2. Echter omwille van de historie is het ons niet duidelijk of wij later met rapportages nog kunnen zien dat er een prio 1 melding is geweest.Hoe gaan jullie met dit soort situaties om?Alle in

Bij mijn huidige klant heeft vrijwel elke subafdeling – wat vaak neerkomt op een apart werkproces – een eigen behandelaarsgroep. In totaal gaat het om ongeveer 80 behandelaarsgroepen, waarvan bijvoorbeeld: ±26 voor Facilitair & Vastgoed ±10 voor ICT ±9 voor Functioneel Beheer ±6 voor Marketing & Communicatie ±9 voor HR etc. Voor zover ik kan zien en heb gehoord, is deze inrichting vooral ontstaan om de verschillende werkstromen te scheiden. Tegelijkertijd vraag ik me af of dit op de lange termijn ook de meest overzichtelijke en beheersbare aanpak is en of dat ik hier toch iets mee moet gaan doen.Daarom ben ik benieuwd: Vanuit welke insteek maken jullie behandelaarsgroepen aan? Hoe zijn jullie tot jullie huidige structuur gekomen? Hoe verdelen jullie de werkzaamheden binnen TOPdesk?

Beste TOPdesk specialisten,Ik ben benieuwd naar jullie ervaring en advies met het volgende:Wij hebben veel leveranciers die we in een ander systeem hebben staan. Deze willen we ook gebruiken in TOPdesk. Het idee is 1x vastleggen en inlezen in andere systemen waar nodig.Ik begrijp  echter dat er geen standaard import voor leveranciers bestaat en dat dit alleen via een custom import kanIs het mogelijk om leveranciers aan te maken via de API? Ik zie op de DEV pagina alleen maar GET opties.Hoe hebben jullie het leverancier management georganiseerd? Via custom imports of zijn er betere opties beschikbaar?

Hallo,Ik zoek een manier om met een actiereeks of iets anders automatisch op de hoogte gehouden te worden wanneer er een medewerker gearchiveerd wordt.Vanuit AFAS worden personen automatisch gearchiveerd na uit dienst, maar het behandelaarsaccount blijft dan nog steeds actief.Gezien wij nu sinds kort een (ruime) verdubbeling hebben aan behandelaren door de inhuizing van facilitair in onze TOPdesk omgeving is het niet meer eenvoudig bij te houden wanneer er een behandelaar de organisatie verlaat.Mijn vraag is concreet, hoe kan ik het beste geautomatiseerd een piepsysteem maken dat dagelijks checkt bij de personen of er ook behandelaars aan gekoppeld zitten?Ik heb wel met de instructie van MyTOPdesk een selectie gebouwd die dit handmatig kan doen, maar ik zie geen mogelijkheid deze gepland uit te voeren en in een actiereeks mee te nemen.Hebben jullie nog ideeën?Groetjes,Sascha

Wij hebben een SaaS-omgeving. Ik ben de enige functioneel beheerder van TOPdesk.Ik probeer zoveel mogelijk de community te volgen, de roadmap bij te houden, informatie van TOPdesk te lezen en webinars te volgen. Ondanks dat merk ik dat ik het lastig vind om een goed overzicht te krijgen wanneer welke zaken veranderen. Ik heb dat onvoldoende onder controle.Ik zou dat graag meer gestructureerd aangeboden krijgen.Hoe gaan anderen hier mee om? 

Ik heb gezocht in alle documentatie maar ik kan het niet vinden. Vandaar mijn vraag.In de persoonskaart staat 2 keer afdeling. Weet iemand het verschil tussen deze 2?Het heeft daadwerkelijk wel verschil welke ik aanvink. Ik hoor het graag!

Zijn er klanten die werken met inrichtingen binnen de module Contractbeheer & SLM? Denk hierbij aan diensten, dienstenniveaus en service windows.Ik ben benieuwd:Hoe hebben jullie dit ingericht? Waar liepen jullie tegenaan bij de inrichting of het gebruik? En hoe wordt dit in de praktijk toegepast binnen de verschillende modules, zoals incidentbeheer, wijzigingsbeheer, problembeheer en operationele activiteiten?Alle ervaringen, tips of aandachtspunten zijn welkom. Alvast bedankt voor het meedenken!

Goedemiddag, Ik ben aan het orienteren op een strippenkaart. Met de meldingen heb ik het voor elkaar dat de bestede tijd weggeschreven wordt in een asset.Weet iemand of dit ook mogelijk is om vanuit een eenvoudige wijziging uit te lezen? Ik kan deze niet vinden. 

Goedemorgen, Zijn er TOPdesk gebruikers die ervaring hebben met het gebruik van Kennisbeheer in combinatie met Asset Management als documentbeheersysteem (of handboek) met versiebeheer, herzieningsdata, goedkeuringsstappen en eigenaren koppelen. 

Hallo allemaal, Ik ben Niels van het TOPdesk Product Management Team. Ik doe onderzoek naar welke use-cases allemaal door TOPdesk worden gedekt. Binnen de ESM-wereld hebben we het vaak over IT, faciliteiten en HR, maar ik weet dat velen van jullie ook veel andere teams hebben aangesloten. Mijn vraag is: welke andere teams of afdelingen hebben jullie ook in TOPdesk geïntegreerd? En hoe hebben jullie dat aangepakt? Was er behoefte aan bij die teams of is het aan hen geïntroduceerd? Bedankt voor jullie hulp en ik hoop jullie vandaag tijdens een van de webinars te zien :)Niels UiterwaalGroup Product Manager TOPdeskVertaald met DeepL.com (gratis versie)

Is er een mogelijkheid om bezoekers die niet zijn gekomen of geannuleerd in één keer de annuleren? Wij hebben namelijk geregeld bezoekers die wel zijn aangemeld maar niet komen en ook niet worden geannuleerd door de aanmelder.

Heeft iemand in zijn productieomgeving al de AI-features geactiveerd, zoals:1️⃣ AI Incident Categorization – automatische categorisatie van tickets2️⃣ AI Incident Summarization – snelle samenvattingen van incidenten3️⃣ AI Knowledge Item Generation – automatisch kennisitems aanmakenBenieuwd hoe jullie deze functies ervaren in dagelijks gebruik 

Wij zijn bezig met het inrichten van wijzigingsbeheer. Onderdeel van de inrichting is het aanmaken van een aantal automatische acties. Ik ben aan het zoeken naar de juiste manier om een e-mail te genereren naar de manager van de aanvrager op het moment dat er goedkeuring nodig is. (Dus niet bij een automatische goedkeuring). Dat zou iets moeten zijn als:trigger: eenvoudige wijziging aangemaakt of gewijzigdvoorwaarde: voorlopige wijzigingsaanvraag autoriseren status is geregistreerd EN manager is lid van persoonsgroep managers. Ik krijg dit niet goed werkend, iemand die me hierbij kan helpen zou ik bijzonder dankbaar zijn.

Hallo iedereen,Ik gebruik als coördinator technisch onderhoud het planbord van Topdesk om de werkuren van ons onderhoudspersoneel met gebruik van dagindelingen in topdesk voor andere behandelaars zichtbaar te maken. Ook de verloven, ziektes en andere afwezigheden worden voor een behandelaarsgroep van 15 medewerkers (behandelaars) met het planbord  op die manier zichtbaar gemaakt.Begrijp ik het goed dat deze functionalitiet met het nieuwe takenbord zal verdwijnen?Of wordt het takenbord uitgebreid zodat deze functionaliteit kan blijven bestaan? Ik zou het zelf heel handig vinden wanneer afspraken die we nu op het planbord kunnen maken ook als filter op het takenbord zichtbaar zouden zijn.Zijn er hier nog mensen met deze problematiek?

Goedemorgen, Mijn collega's die werken in de wijzigingen willen graag dat bepaalde velden in een wijzigingsactiviteit worden weggeschreven.De informatie haal ik met verschillende HTTP acties via een Get op. Echter het schrijven van de informatie in de wijzigingsactiviteit wil niet lukken. Iemand een idee hoe je dit organiseert? 

Wij hebben de action sequence van TOPdesk [KI 11276] in gebruik welke het laatste actieveld van de activiteit toevoegt aan de wijziging waar deze activiteit bij hoort.Nu hebben mij collega's de wens dat de gekopieerde actievelden standaard het vinkje van ‘onzichtbaar voor aanmelder’ hebben aanstaan. Zij willen zelf bepalen of de actievelden zichtbaar worden omdat het in de meeste gevallen technische informatie betreft waar de aanmelder niets aan heeft.Weet iemand wat ik kan toevoegen aan het script om dit voor elkaar te krijgen?[    {    "op": "add",    "path": "/progressTrail",    "value": "Activiteit ${briefdescription} is afgerond:\n\n${(_progresstrail.actions_visible?first.plaintext)!}"    }]  

Hoi! Binnen onze zorgorganisatie is er een grote behoefte om tickets te kunnen delen met het team/afdeling. Weten jullie een manier waarop je een ticket, dat met een persoonlijk account is aangemaakt, op een eenvoudige manier kan delen met een heel team of afdeling, zonder het ticket met iedere collega los te delen?Groetjes, Roxanne

Wij werken met eerstelijns en tweedelijns meldingen. Eerstelijns meldingen zijn de meldingen die we zonder verdere vragen aan de eindgebruiker afsluiten. Hebben we meer informatie nodig dan moet het een tweedelijns melding worden. Heeft iemand een geautomatiseerde actie die op basis van status de melding automatisch escaleert en opslaat? Dus bijvoorbeeld, eerstelijns melding gaat op status ‘wacht op informatie’ dan wordt de melding bij opslaan, geescaleerd naar tweedelijns en opgeslagen. 

SituatieBinnen onze organisatie registreren we pakketsoftware in TOPdesk. In het verleden is ervoor gekozen om als ObjectId de naam van de software te gebruiken. Dit werkte destijds prima en sloot ook goed aan bij onze interne afspraken rondom registratie. We gebruiken momenteel nog de configuratiemangement module maar willen migreren naar assetmanagement. ProbleemIn de praktijk blijkt deze aanpak inmiddels minder goed houdbaar. Het komt namelijk voor dat verschillende leveranciers een product met dezelfde naam hebben.Een voorbeeld hiervan is het pakket “Connect”, dat door meerdere fabrikanten wordt aangeboden, zoals:Posit Entra Brick StreetOmdat de ObjectId in TOPdesk uniek moet zijn, kunnen we dezelfde productnaam niet meerdere keren registreren. Hierdoor ontstaat een knelpunt binnen onze huidige werkwijze

Hoi,ik zoek hoe ik de lijst van forms kan exporteren MET UnID. (dit om een url te kunnen meegeven)Het is me trouwens ook opgevallen dat het UnID in publieke en operator (Pi link) kant anders is.Waarom heb ik dit nodig:1.om een algemeen overzicht te maken (wat ik dan in een K.I plaats) van alle forms titels, en de link ernaar toe.  (gewoon om een overzicht te hebben van de mogelijke forms, onder het motto, kan je het juiste form niet vinden, kijk hier eens...)2.Ik ben aan het experimenteren met een Copilot Agent die als bron onze K.I’s heeft (excel export), en ook een export van onze services, nu wil ik dat ook doen met een lijst van Forms, mits een extra kolom erbij met uitleg over het form en dan de link, denk ik dat mijn AI agent al een heleboel mensen sneller gaat kunnen brengen tot de juiste info.update: => ik kan het deels oplossen door het resultaat van 

Hallo allemaal,Onze collega's van de afdeling Facilitaire Zaken hebben mij gevraagd of het mogelijk is om een soort webshop/reservering systeem op te nemen in onze TOPdesk omgeving. Ik schakel graag jullie hulp in om te zien of iemand hier al iets voor gebouwd heeft. Korte situatieschetsVanuit onze organisatie worden veel zaken niet enkel zakelijk, maar ook privé ter beschikking gesteld. Denk hierbij aan barkrukken, statafels en partytenten.Deze zelfde zaken worden ook zakelijk gebruikt, waarbij zakelijk gebruik altijd gaat boven privé gebruik (denk aan bijeenkomsten die in een wijk plaatsvinden, waarvoor genoemde partytent en statafels nodig zijn). VraagstellingWaar ik aan denk is een soort reserveringpagina, waarbij personen kunnen aangeven we

is het mogelijk om een export/overzicht te maken van alle formulieren en de daarbij gekoppeld behandelaarsgroepen?We willen een behandelaarsgroepen opheffen en de behandelaren toevoegen aan een andere groep. Nu ben ik dus benieuwd welke formulieren gekoppeld zitten aan die desbetreffende behandelaarsgroep.Hebben jullie een idee? 😅

Mailtjes vanuit TOPdesk kunnen (en worden) verstuurd naar noreply-adressen. Dit resulteert logischerwijs in een bounce-mail vanaf de mailserver van TOPdesk, omdat de ontvangende server geen e-mail accepteert.Ik ben op zoek naar een manier om te voorkomen dat TOPdesk überhaupt nog e-mails verstuurt naar noreply-adressen.Ik ben bekend met de mogelijkheid om via een specifieke attentie te voorkomen dat geautomatiseerde e-mails (zoals aanmeldbevestigingen of gereedmeldingen) worden verstuurd naar aanmelders met die attentie. Dit heb ik ook al ingericht.Het nadeel hiervan is dat ik dan elk noreply-account als persoon moet toevoegen in TOPdesk, en dat wil ik juist voorkomen.Ik weet dat het mogelijk is om mailsjablonen te vervangen door een mailstap in actiereeksen, zodat je daar een controle kunt inbouwen die noreply-adressen uitsluit. Maar om verschillende redenen wil ik niet alle mailsjablonen omzetten naar actiereeksen.

Vanwege een reorganisatie is de vraag bij mij terecht gekomen om een aantal behandelaarsgroepen samen te voegen zodat teams meer zicht hebben op de tickets van collega's en samenwerking stimuleert. Nou ben ik erg benieuwd of er hier mensen zijn die zoiets al eens hebben uitgevoerd, en wat waren je aandachtspunten? Zelf worstel ik met de geschiedenis van tickets. Deze zijn niet in bulk te verhuizen, en ik vraag mij ook af of dat een handeling is die echt uitgevoerd moet worden, het lijkt mij ook voldoende om alleen open meldingen over te zetten en dan de behandelaarsgroepen te archiveren bijvoorbeeld. Kwam je ook in de problemen met rapportages e.d. of was dit geen issue?  Ik ben heel benieuwd naar jullie ervaringen en aandachtspunten.