Vraag & Antwoord (Q&A)

Is er al enig zicht op wanneer de layout voor de kennisbank beschikbaar komt?Ik heb meegedaan met een pilot hiervoor en dat werkte erg prettig. Zou het graag live zien.​@Stefan van Opstal weet jij dat toevallig al?

Ik krijg van onze servicedesk meldingen dat de pagina van onze TOPdesk omgeving geregeld een timeout geeft als ze even van hun plek zijn geweest. De pagina is dan niet meer beschikbaar.Energiebeheer op de netwerkaansluiting staat al uit en de URL van TOPdesk is opgenomen onder “Deze sites altijd actief houden” in Edge.Iemand enig idee waar dit nog meer aan kan liggen?

Goedemorgen, Ik weet niet ok ik deze vragen hier mag stellen. Zo niet verwijder hem maa.Mijn manager zoekt een overzicht om de aantallen en bestede tijd van alle modules in 1 overzicht te krijgen.Hij is op zoek naar het volgende:  Hij wilt per medewerker inzien hoeveel uur hij/zij geschreven heeft per module, en in totaal. En dat in 1 overzicht.Bijvoorbeeld:Behandelaar: Robin Exoo (behandelaarsgroep A, B en C)Jaar 2026 - Maand Januari* Meldingen (15 stuks) (12,5 uur)* Wijzigingen (13 stuks) (18 uur) Liefst opgesplitst in Standaard en niet standaard wijzigingen (1.3 uur).* Activiteiten (20 stuks) (20 uur)* Operationele taken (2 stuks) (8 uur)

Is het mogelijk om documenten gekoppeld aan een set/soort specifieke assets in één keer te downloaden?

Wij gaan beginnen met het inrichten van operationeel beheer voor onze facilitaire afdeling. Ik stoei wat met het bedenken van de inrichting van de schema's . Je kan het op verschillende manieren inrichten maar wat is nu handig.  ik ben benieuwd of iemand dit al heeft ingerichtEen voorbeeld waar ik aan denk is (vet gedrukt is schema daaronder zie je dan de reeksen: Schoonmaak  Glasbewassing (6 reeksen, moet gebeuren op meerdere panden) Lamellenreiniging (1 reeks alleen KWL) Gevelreiniging  (1 reeks alleen KWL)  Veiligheid EHBO koffer (6 reeksen, alle panden) AED (6 reeksen, alle panden) Brandblussers en haspels (6 reeksen, moet gebeuren op meerdere panden) Brandmeldinstallaties (2 reeksen, moet gebeuren op meerdere panden) Camerabewaking (5 reeksen, moet gebeur

Het maken van formulieren in Topdesk is vrij bewerkelijk. Gaat dit in de toekomst nog worden verbeterd?Suggestie:Kopieermogelijkheid van de op het formulier staande objecten zoals bijv. keuzelijsten e.d.Soms heb ik vaker vrijwel dezelfde keuzelijst nodig waarbij de zichtbaarheid afhankelijk is van vraag/antwoord. Het zou reuze handig zijn als dit te kopieren is, zodat sneller gewerkt kan worden. Dan hoeft alleen maar een optie te worden toegevoegd c.q. verwijderd in zo'n lijst terwijl de rest van de tekst er al staat.De kopieeroptie zou ook over verschillende formulieren moeten werken. Dus als een bepaald object al goed staat op het ene formulier, die ook te kopieren is naar een ander formulier (i.p.v. een heel formulier kopieren).Of als je keuzevaktjes moet toevoegen dat er een dan een pop-up komt hoeveel toegevoegd moeten worden i.p.v. dat je ze stuk voor stuk moet toevoegen.

We willen hier graag in bepaalde categorieën de tickets afschermen voor het grootste gedeelte van onze behandelaren. Dit hebben we geprobeerd met categoriefilters, maar levert niet het gewenste resultaat op. Wat we concreet willen is de tickets in de categorie waar datalekken en andere ISO/PO gerelateerde zaken in gedaan worden afgeschermd worden voor de rest van de behandelaren (beheerders in principe uitgezonderd). Punt is, dat er op zich wel tickets aangemaakt mogen worden door iedereen, maar daarna moeten ze naar een void gaan om alleen door de ISO/PO behandellaarsgroep zichtbaar te zijn. Heeft iemand hier ideeën hoe we dit kunnen implementeren? Edit: ik doel hier op zowel meldingen als wijzigingen

Is er iets gewijzigd voor het zoeken in het middelenoverzicht?Omdat je (nog) niet kunt zoeken in de Geschiedenis widget bij een middel, gebruiken wij het veld Opmerkingen veel om gegevens historisch bij te houden. Dus als iemand iets inlevert, dan komt dat in de opmerking te staan. Als het middel vervolgens weer uitgegeven wordt, dan komt dat in een regel boven de vorige regel te staan in de opmerkingen. Dit laatste hoeft in principe niet omdat je die ook op naam toewijst, maar als dat per ongeluk vergeten wordt, dan kun je het altijd nog via de opmerkingen terugvinden.Voorheen kon ik in het zoekvenster snel even op een naam zoeken en dan vond ik alle middelen die iemand ingeleverd had. Sinds ongeveer een week (heb ik het idee) werkt dat niet meer of niet goed. Het maakt niet uit of je met of zonder wildcard teken zoekt. ID's van middelen zoeken gaat wel goed en ook als je zoekt op bijv. merk/type dat bij het middel horen. Toewijzing lijkt ook in het zoeken meegenomen

Heeft iemand in zijn productieomgeving al de AI-features geactiveerd, zoals:1️⃣ AI Incident Categorization – automatische categorisatie van tickets2️⃣ AI Incident Summarization – snelle samenvattingen van incidenten3️⃣ AI Knowledge Item Generation – automatisch kennisitems aanmakenBenieuwd hoe jullie deze functies ervaren in dagelijks gebruik 

Hi Robin hier! Voor de mensen die bij mij hebben meegekeken op de coworking dag, jullie zullen het misschien nog wel weten. Voor de andere komt nu een korte uitleg van mijn vraag. Onze servicedesk heeft dagelijks mensen op bezoek voor het ophalen van hardware of fysieke ondersteuning. Ze laten de medewerkers zelf een afspraak inplannen via microsoft bookings.  Regelmatig gaat dit toch nog wel eens mis, omdat mensen voor een of andere reden niet goed weten hoe ze in bookings moeten werken. Heeft iemand een TOPdesk koppeling lopen met bookings, of een idee voor een koppeling (en dus niet gewoon de URL geven) zodat mensen makkelijker een afspraak in bookings kunnen plaatsen door één of andere functie binnen in TOPdesk.Ik hoor graag!

Bij mijn huidige klant heeft vrijwel elke subafdeling – wat vaak neerkomt op een apart werkproces – een eigen behandelaarsgroep. In totaal gaat het om ongeveer 80 behandelaarsgroepen, waarvan bijvoorbeeld: ±26 voor Facilitair & Vastgoed ±10 voor ICT ±9 voor Functioneel Beheer ±6 voor Marketing & Communicatie ±9 voor HR etc. Voor zover ik kan zien en heb gehoord, is deze inrichting vooral ontstaan om de verschillende werkstromen te scheiden. Tegelijkertijd vraag ik me af of dit op de lange termijn ook de meest overzichtelijke en beheersbare aanpak is en of dat ik hier toch iets mee moet gaan doen.Daarom ben ik benieuwd: Vanuit welke insteek maken jullie behandelaarsgroepen aan? Hoe zijn jullie tot jullie huidige structuur gekomen? Hoe verdelen jullie de werkzaamheden binnen TOPdesk?

Goedemiddag,Zijn er organisaties die het proces ‘schade melden aan voertuigen’ in TOPdesk (gedeeltelijk of volledig) hebben geautomatiseerd?Wij zijn vanuit een projectgroep benieuwd naar: hoe het end-to-end proces is ingericht (van melding tot afhandeling), welke onderdelen specifiek in TOPdesk zijn geautomatiseerd, en welke lessons learned jullie hierbij hebben opgedaan. Alle voorbeelden, tips of ervaringen zijn welkom.Met vriendelijke groet,Anneke Ligthart

Hi,Wij zijn vanuit onze organisatie benieuwd hoe jullie het beheer van TOPdesk verdeeld hebben.Hebben jullie hier 1 dedicated persoon voor die vaste Functioneel Beheer uren krijgt of hebben jullie dit verdeeld onder bijvoorbeeld een volledige servicedesk?Hoe zijn jullie ervaringen hiermee? Met name het verdelen van de Functioneel beheer taken.

Eigenlijk heel snel en simpel. Wat is jullie ervaring? Werken jullie er mee? Waar moet ik aan denken als ik er mee werk, en wat zijn de valkuilen.Ik wil kijken of dit interresant is om mee te werken binnen ons team.

Dit is een vraag in de trant van hoe doen jullie dit / hoe zouden jullie dit aanpakken. Wij werken met problems en krijgen de vraag hoe overzichtelijk te maken in de voorraad tickets per behandelaar(sgroep) welke aan een problem hangen en welke niet aan een problem hangen. Ik zat zelf te denken aan het gebruik van selecties, maar misschien hebben anderen hier een nettere oplossing voor. Ik hoor graag van jullie!

Hallo,iemand ervaring met het instellen van SLA’s en de daar aan gekoppelde prioriteitenmatrix?We willen dit als organisatie gaan inrichten, maar gebruiken meldingenbeheer voor zowel ICT als gebouwenbeheer. Als je dan een prioriteitenmatrix gaat opstellen stel ik toch vast dat de insteek verschillend is.Voor de openingsuren en doorlooptijden kan je dit apart opzetten, via een apart dienstencontract. En je kan verschillende velden definiëren bij impact en urgentie, maar je ziet dan alles staan in beide servicecontracten. concreet voor ICT zou dan impact 1persoon, meerdere personen of dienst en alle gebruikers zijn, voor gebouwbeheer kan dat dan 1 gebouw, 1 provincie of streek en alle gebouwen zijn. Is er een manier om daar te filteren of te koppelen? Mvg,Bart De MeesterTOPdesk admin Familiehulp (België)

HalloWeet iemand een oplossing voor het volgende ('new’ assetmanagement):In Asset management wil ik filteren over 2 velden die elk op een ander sjabloon staan. vb. sjabloon applicatie veld appmanager AND sjabloon Licentie enddate between date1 and date2je behoort dan alle licenties die in die periode verlopen en op naam van een specifieke appmanager staan te krijgen.  Echter resultaat is nil. Als ik puur op de periode zoek dan zie ik de manager wel voorkomen.  Heeft iemand hier een oplossing voor ?Ik los het liever op binnen TOPdesk dan op excel terug te moeten vallen.

Is het mogelijk om te zoeken op meerdere verschillende assets (bijvoorbeeld simcard1 en simcard2) in één zoekopdracht/filter? (dus niet opeenvolgend). Volgens mij kan het niet, de zoekfunctie kent voor zover ik zie niet iets van een OR of AND  operator.

We zijn benieuwd hoe jullie als klanten de categorieën en subcategorieën in TOPdesk hebben ingericht.Hoe zijn jullie tot deze structuur gekomen? Welke ticketkenmerken gebruiken jullie voor rapportages en dashboards? Gebruiken jullie dezelfde categorieën binnen de verschillende modules? Of hebben jullie voor elke module aparte categorieën?We horen graag jullie aanpak, voorbeelden, tips of aandachtspunten. Alvast bedankt!

Standaard wordt in TOPdesk het verzoek veld ingeklapt getoond bij het openen van een incident. Weet iemand of het ook mogelijk is dit standaard uitgeklapt te tonen? 

In een versie en in Mijlpaal zie je de tabbladen meldingen en problems, met subtabbladen “opgelost door” en “veroorzaakt door”.  Op welke manier worden deze aan een versie  gekoppeld?

Zijn er klanten die werken met inrichtingen binnen de module Contractbeheer & SLM? Denk hierbij aan diensten, dienstenniveaus en service windows.Ik ben benieuwd:Hoe hebben jullie dit ingericht? Waar liepen jullie tegenaan bij de inrichting of het gebruik? En hoe wordt dit in de praktijk toegepast binnen de verschillende modules, zoals incidentbeheer, wijzigingsbeheer, problembeheer en operationele activiteiten?Alle ervaringen, tips of aandachtspunten zijn welkom. Alvast bedankt voor het meedenken!

Goedemorgen,Wij zijn bezig om als medewerkers uit dienst gaan en hun middelen inleveren een vrijwaringsbewijs digitaal aan te maken en per mail te versturen. Dit bewijs wordt nu als document gekoppeld aan het asset. De volgende stap moet zijn dat dit document wordt gekoppeld als bijlage aan de persoonskaart.Is er al iemand dit heeft draaien ? 

Goedemiddag!Wij gebruiken momenteel Power BI-rapporten op basis van Topdesk-back-upbestanden, maar overwegen om over te stappen naar de OData-feed.Niet alleen voor Topdesk zelf, maar vooral ook voor onze Power BI-rapportages (en het team dat deze beheert) wil ik graag weten:Hoe groot is de impact op het datamodel en bestaande rapporten? Hoeveel tijd vraagt de setup en tuning? Zijn er performance-issues bij grote datasets?Alle tips, ervaringen en best practices zijn welkom 😊