Unanswered questions

Weten jullie of het mogelijk is om in een Teams-bericht het incidentnummer van een bestaande TOPdesk-melding te plaatsen, waarbij het nummer aanklikbaar is en je direct naar de betreffende melding in TOPdesk gaat?Het liefst opent de melding in een al geopende TOPdesk-sessie, zonder dat TOPdesk opnieuw in een nieuw tabblad wordt geopend.Zo ja, hoe kunnen we dit het beste inrichten?

I would like to know if anyone has found a way to measure either of the following metrics in TOPdesk:First Contact Resolution (FCR) The percentage of incidents or service requests that are fully resolved during the initial contact with the Service Desk, without requiring follow-up, escalation, or additional interactions. First Team Resolution (FTR) The percentage of incidents or service requests resolved by the first support team that receives them, without being reassigned or escalated to another team. I tried searching the community and found this closed post which contained a suggestion using Selection criteria: First-time resolution rate | CommunityAm I right in thinking that there is no out of the box flag that Operators can select to record an FCR?For FTR, I’ve had a look at the Selection criteria based on the post linked above, but have been unable to produce accurate results, possibly due to the following factors:We have three different roles in our IT Service Desk te

Goedemiddag !Sinds vorig jaar zit niet alleen de IT afdeling in TOPdesk maar ook facilitair. We zijn al goed op weg met meldingen en begonnen aan asset management maar zouden graag een keer in de keuken willen kijken bij een organisatie die al langer werkt met TOPdesk voor de afdeling facilitair. Wat is er allemaal mogelijk en wat hebben jullie al ingericht?Ik hoor graag bij wie wij eens zouden mogen meekijken.Groet, Michiel TollenaarFunctioneel Beheer Vonk

Hoi allen,Wij komen graag in contact met organisaties (bij voorkeur VVT/zorginstellingen) die momenteel een koppeling hebben tussen Afas en Topdesk voor o.a. IDU processen. Wij willen graag de mogelijkheden van deze koppeling te verkennen en ook inspiratie op te doen hoe andere organisaties hun IDU processen hebben ingericht op basis van Afas en Topdesk. Groeten,Roel 

Wij gebruiken TOPdesk voor onze incidentregistratie en willen inzicht krijgen in de escalaties tussen behandelaarsgroepen.Zijn hiervoor selecties te maken of wat is een handige manier om deze gegevens inxichtelijk te krijgenConcreet willen wij kunnen rapporteren:Van welke behandelaarsgroep een melding afkomstig is. Naar welke behandelaarsgroep de melding is doorgestuurd. Het aantal escalaties per route

Hallo allemaal,Mijn collega's van de SD gebruiken de status Waiting for caller voor incidenten die zij niet meteen moeten oplossen, maar in de toekomst. Voorbeeld: aanvraag van een laptop van een nieuwe medewerker die pas over 3 maanden begint. Ze geven aan deze status te gebruiken omdat er geen andere beschikbare statussen zijn en i.v.m. hun SLA rapportage. Per dag kijken ze dan naar deze incidenten of ze al iets moeten gaan doen. Dit is natuurlijk niet hoe het proces zou moeten lopen, maar wel eenmaal een beslissing die is genomen.Nu loop ik er tegenaan dat ik de status Waiting for caller voor reminders wil gaan gebruiken. Ik vroeg me af of meer organisaties dit op deze manier gebruiken of dat er andere mogelijkheden of ideeën zijn. Ik hoor het graag!

HiI have a need for a Series which is created on the last working day of the month, but I do not have that option, when I try to create a series.Does anybody have a good workaround for that?ThanksBo

Heeft iemand ervaring met het maken van een koppeling tussen DocuSign en TOPdesk? Ik wil een bruikleenovereenkomst op een Asset digitaal laten tekenen en dan weer terug laten plaatsen als attachment op hetzelfde asset.Ik las in https://community.topdesk.com/topic/show?tid=530&fid=120 dat er een koppeling zou zijn in de marketplace, maar op DocuSign kan ik in de marketplace niets vinden. Wel een koppeling aan een concurrerend product overigens.Nu lijkt de API van DocuSign wel goed beschreven te zijn, maar als iemand het al heeft draaien hoor ik graag uit ervaringen waar ik tegenaan ga lopen als ik daarmee aan de slag ga.

Beste TOPdesk specialisten,Ik ben benieuwd naar jullie ervaring en advies met het volgende:Wij hebben veel leveranciers die we in een ander systeem hebben staan. Deze willen we ook gebruiken in TOPdesk. Het idee is 1x vastleggen en inlezen in andere systemen waar nodig.Ik begrijp  echter dat er geen standaard import voor leveranciers bestaat en dat dit alleen via een custom import kanIs het mogelijk om leveranciers aan te maken via de API? Ik zie op de DEV pagina alleen maar GET opties.Hoe hebben jullie het leverancier management georganiseerd? Via custom imports of zijn er betere opties beschikbaar?

Binnen onze omgeving hebben we meldingen die ook in het GIPOD terecht zouden moeten komen, met beperkte info en functionaliteit.Er is geen heen en weer koppeling nodig, in het GIPOD dien je enkel te zien dat een melding “bestaat”, en eventuele updates vanuit TOPdesk over dat ticket ivm de status. Dat zou met de API moeten lukken.Iemand dit al eens opgezet?

Als wij nieuwe behandelaars toevoegen aan TOPdesk, dan hebben we twee manieren om een account in te richten.  We hebben een format die we kopiëren, waardoor de nieuwe behandelaar een standaardinrichting ontvangt. Dit is niet altijd handig, omdat sommige behandelaarsgroepen een uitzondering hebben in hun account (bijvoorbeeld extra rapportages). Een andere manier is een kopie maken van een bestaand behandelaarsaccount, maar dit werkt ook niet altijd prettig, omdat behandelaars deze zelf kunnen aanpassen (eigen templates). Of zijn er nog andere manieren om accounts aan te maken? Wij zijn benieuwd hoe andere organisaties hiermee omgaan. Maken jullie kopieën van bestaande accounts of hebben jullie ook een format?Hoe richten jullie dashboards in en eventuele aanpassingen hierop?Hoe zorgen jullie dat behandelaren de juiste widgets/rapportages zien? Of hebben jullie alleen een standaardinrichting en moeten behandelaars dit zelf aanpassen?

Op 20 november begint de verplichte migratie van de kennissysteem verkenner. Voor onze omgeving levert dit diverse substantiële problemen op in het selfserviceportaal.Ik ben benieuwd of dit ook bij anderen speelt en of hier dan oplossingen/workarounds voor zijn.Het grootste issue is de omzetting van kennisitems naar folders in relatie tot het selfserviceportaal. In het SSP is namelijk vaak een indeling gemaakt op basis van kennisitems. Die worden dan als subitem getoond op de pagina. Deze links moeten allemaal omgezet worden naar de nieuwe folders.Daarbij kan echter niet alle informatie uit het kennisitem overgenomen worden; tekst voor behandelaars, documenten. Daarvoor moet dan een apart kennisitem aangemaakt worden.Op een SSP-pagina van een folder kan ook geen flow gekoppeld worden. Bijvoorbeeld een contactpagina is dan niet meer zichtbaar bij het hoofdonderwerp, maar alleen nog bij individuele kennisitems.Linken naar het oorspronkelijke kennisitem in plaats van de nieuwe folder is o

Vraag van onze IT medewerker:Die heeft eigenlijk twee systemen waarmee hij functioneel werkt bij hardware, in dit geval een laptop:TOPdesk: hier wordt alle communicatie geregistreerd mbt die laptop, wie is gekoppeld, serienummer etc. deze asset heet een uniek nummer daarnaast gebruiken ze Intune, voor praktische zaken rondom deze laptop. Inrichten etc. De benaming is out of synch nu.Hij wil eigenlijk dat de benaming zoals in TOPdesk (staat ook als sticker op de Laptop) juist terecht komt bij dezelfde laptop aldaar . Daar heet hij dus anders.(hoe onhandig ook)Is er een simpele manier om de benaming van TOPdesk te syncen met die in Intune, waarbij TOPdesk benaming leading is dus.Sleutel is in beide wel idem: serienummer. vervolg: jullie ervaring met werken met beide systemen? gebruik van actiereeksen in deze optie, of enkel exporteren? andere tipz of ervaringen? 

Goedemorgen, Zijn er organisaties die via HD2HD gegevens uitwisselen met Canon?Wij worstelen met de juiste data te vullen uit de melding via een actiereeks.Alvast dank.MvgGerard

Ik heb een script dat start met verschillende autorisatie sjablonen. Ik dacht dit op te lossen door ze te bundelen in één gebeurtenis Tot mijn verbazing wordt dit niet getriggerdHet werkt wel als ik er vier verschillende gebeurtenissen van maakWat voor denkfout maak ik?

Ik heb een actiereeks gemaakt voor eerste- en tweedelijnsmeldingen. Als iemand een melding afmeldt terwijl alleen een behandelaarsgroep is toegewezen, wordt die persoon automatisch als individuele behandelaar ingevuld. Zo vangen we op dat een melding soms wordt afgemeld zonder deze eerst op eigen naam te zetten.Voorbeeld: een melding staat op de groep Service & Support, zonder individuele behandelaar. Gerwin meldt de melding af. De actiereeks vult vervolgens Gerwin als behandelaar in. De groep Service & Support en de afmeldstatus blijven behouden.Er wordt ook een verborgen bericht toegevoegd waarin staat wie de melding heeft afgemeld en dat de toewijzing automatisch is aangepast. Dit bericht is niet zichtbaar voor de aanmelder. Als er al een individuele behandelaar is ingevuld, verandert de actiereeks niets. 

Wij zijn op zoek of het mogelijk is om bij een reservering van een Poolauto een vinkje te laten zetten dat de gebruiker akkoord gaat met de voorwaarden. en dat dit akkoord dan in de reservering terecht komt.Nu heb ik een soortgelijke vraag al eerder gesteld en in die reactie werd ik op de mogelijkheid gewezen van digitaal laten ondertekenen maar dat gaat ons te ver.De vraag is dus of het op een eenvoudigere manier in reserveringsbeheer mogelijk is?(de poolauto's staan nu bij ons in middelenbeheer)

We are looking for a solution to send bulk SMS to all our users in case of emergencies , for example, when the internet connection is down.In the marketplace, we see possibilities to SMS operators, but we are looking for a way to send SMS in bulk to all users.Does anyone know a solution or has a similar use case that is solved via Topdesk?If there is no solution via Topdesk, we are also interested in recommendations from other suppliers.

Hi,Does anyone have advice in the following, is there some kind of Outlook addon to import non tagged emails to a specific TOPdesk ticket?In an ideal world all emails come from the ticket itself and include a ticket number. That way replies are recognized and imported to the correct ticket.In some cases we have emails that dont have a ticket number in the title. Is there a better/faster way to import these into the correct ticket? Without adding a ticket number, saving, setting as unread and moving to the import folder?The new TOPdesk Teams app allows me to add a chat message directly to an existing ticket. Is there an option to do the same from Outlook? 

Hi All,We currently have orders being placed through TOPdesk - these are logged as a simple change. Once our 3rd Party supplier confirms the order has been shipped, then send an email to us with a specific Phrase “OrderStatus: Shipped” typed into the body of the email. This updates the relevant ticket so we can see its status.Is there a way I can set up an Event trigger to complete these tickets when we receive this status? I have tried to set up an event trigger, but can’t see where I can just add that phrase to trigger the event.Any ideas would be greatfully received.ThanksCaroline

Ik ben bezig met een automatische actie waarbij ik een datumveld (zonder tijd) wil kopiëren naar een vrij datumveld. Nu krijg ik het wel voor elkaar om die datum op te halen maar krijg hem niet gepatched..Eerst geprobeerd om deze datum te plakken in het actieveld maar die geeft al een error aan..Zal wel komen omdat ik een datumveld wil plakken in een memotekst veld..LoggingStep 1 'UpdateIncident'[2026-11-05T10:48:05.484267078Z] Starting FreeMarker template processing[2026-11-05T10:48:05.484676988Z] Finished FreeMarker template processing[2026-11-05T10:48:05.504545451Z] Using basic authentication from connection 'TOPdesk API connection'[2026-11-05T10:48:05.504584584Z] Request: PATCH https://vmi-group-test.topdesk.net/tas/api/incidents/id/aec9c3b7-0329-4587-847d-a134f2aa63f5Request headers: {Authorization=[[omitted from the logs]], Content-Type=[application/json-patch+json]}Request body: {"action":"November 20, 2026"}[2026-11-05T10:48:05.623519037Z] Response status: 415 Unsupported Media

Momenteel zijn wij bezig met de inrichting van bewaartermijnen voor persoonsgegevens en bestandsopslag in Topdesk. In onze situatie kan het voorkomen dat persoonsgegevens belanden in het actieveld, dit is uiteraard niet wenselijk.Het betreffen dan vaak voor-/achternaam en/of geboortedatum van personen die niet direct zijn gekoppeld aan een persoon-/behandelarenkaart.Het zoeken op dit soort gegevens (bijv. met een selectie) wordt hierdoor lastig omdat je niet op Regex manier kan zoeken (zover ik weet) kan zoeken op dit soort gegevens.Heeft iemand ervaring met het vinden van dit soort persoonsgegevens en welllicht een methode om deze informatie te vinden in actievelden via Topdesk of de Topdesk API? Groeten,Roel

Goedemorgen allen,Na wat speurwerk op deze community pagina, kan ik helaas mijn antwoord nog niet zo snel vinden.Maar kort en bondig; is het mogelijk om middels rapportage inzichtelijk te krijgen hoe vaak een dienst wordt gebruikt binnen het SSP?Dit om relevantie van een dienst te achterhalen, welke ons kan ondersteunen om beter inzicht te krijgen in ons SSP, en waar mogelijk verbeter slagen te maken en de vindbaarheid te verbeteren.Misschien is het onderwerp ergens als eens op tafel gekomen, en dan hoor ik dat natuurlijk ook graag :)Bedankt voor een ieders moeite iig. 

Goedemorgen!Waar ik eigenlijk al sinds dag 1 tegenaan loop, is dat ik het zoeken in overzichten binnen TOPdesk heel onhandig vind werken.Je kunt vaak filters gebruiken, maar die werken niet voor alles waar ik naar wil zoeken. Een voorbeeld: in de gebeurtenisverkenner wil ik zoeken naar gebeurtenissen waarin een bepaalde term in de titel voorkomt. Op dit moment gebruik ik Ctrl+F om de zoekfunctie van mijn browser te gebruiken en die termen op te zoeken. Maar met Ctrl+F zoek je nog steeds alleen naar de plekken waar de tekst daadwerkelijk in beeld staat, wat bij veel resultaten alsnog onoverzichtelijk is.Het zou zo handig zijn als je binnen de weergave zelf in de kolomnamen zou kunnen zoeken.Lopen jullie hier ook tegenaan? Hoe gaan jullie hiermee om? Op de roadmap zie ik geen wensen staan die hierover gaan.Eigenlijk hoop ik dat iemand antwoordt dat ik gewoon een paar slimme instellingen over het hoofd zie en dat dit probleem daarmee opgelost is haha. Gr Jeanine

Het zoeken naar een fout in de TOPdesk-logs kan soms best een uitdaging zijn. Zeker wanneer logbestanden groot zijn en dezelfde waarschuwingen of foutmeldingen meerdere keren voorkomen.Omdat ik merkte dat ik daar regelmatig mee worstelde, ben ik aan het vibecoden gegaan. Het resultaat is een eenvoudige lokale HTML-pagina die wat meer structuur aanbrengt in de loganalyse.Je plakt de ruwe logtekst links in de pagina. Rechts worden automatisch de errors en warnings overzichtelijk weergegeven. Terugkerende meldingen worden gebundeld. Staat er bijvoorbeeld 28×, dan kun je de melding uitklappen om alle afzonderlijke voorkomens met timestamp te bekijken. zodat je ze weer in het log kan opzoeken om de onderliggende regels te bekijken.De pagina werkt volledig lokaal in de browser. Logbestanden worden niet geüpload en de website kan zelf geen ZIP-bestanden uit te pakken.Het is geen vervanging voor een uitgebreide loganalysetool, maar wel een praktisch hulpmiddel om sneller overzicht te krijgen i