Automatiseren

Hallo allen, Binnen onze organisatie hebben we meerdere licenties voor diverse applicaties waar we gebruik van maken. Een voorbeeld hiervan is Visio van Microsoft. Deze licenties rouleren tussen gebruikers. Echter ontbreekt het aan een helder overzicht van wie deze licenties in gebruik hebben, hoeveel gebruik ze ervan maken en OF ze überhaupt gebruik gemaakt hebben van deze licentie gedurende x periode.Waar ik naar op zoek ben is het volgende:In TOPdesk wil ik een mogelijkheid bouwen waarlangs collega's via het SSP een aanvraag doen voor tijdelijk gebruik van een applicatie (laten we het beperken tot Microsoft licenties en Visio als voorbeeld nemen), waarbij automatisch een licentie aan hun account wordt toegekend als deze beschikbaar is (en dus niet in gebruik door een andere collega). In dat geval is het dus van belang dat een licentie  weggenomen wordt bij een collega als deze bijvoorbeeld 2 weken lang de Visio licentie niet gebruikt heeft

Bij ons hebben we veel collega's die een oplaad kabel willen lenen of hun laptop vergeten en leen apparatuur mee krijgen. Het kost ons veel moeite om dit bij te houden en vervolgens terug te krijgen waardoor veel collega's naar ons idee allemaal wel 3 oplaad kabels hebben of headsets enz. Ik weet dat bij Ministerie ze dit hebben geautomatiseerd en je automatisch reminders krijgt als je niet op tijd inlevert. Zodanig hoog niveau dat mensen niet zo gauw meer om leen dingen vragen maar onderling oplossen. :-D Weet iemand een goede manier waarop wij zonder veel moeite een leen item op naam kunnen registreren en automatisch reminders worden gestuurd?

Is het mogelijk om een manager te informeren wanneer er een asset wordt toegewezen aan een medewerker.We willen namelijk ook de manager informeren.Ik heb een gebeurtenis + actiereeks gemaakt. Zodra er een asset wordt toegewezen op naam van de medewerker, zouden we ook zijn/haar manager willen informeren. Dit het liefst via een andere mail dan degene die een mail ontvangt omdat er een asset is toegewezen aan zijn/haar persoonskaart.Hoe kan ik dit het beste doen?

Hoe kan ik in een formulier naast de informatie die een aanmelder toe te voegen is, ook een opzoeklijst maken voor bestaande personen. Ik wil dat een manager een aanvraag indient en dat de manager met gebruik van een opzoeklijst de persoon voor wie het betreft kan opzoeken. Hiermee moet ik het volgende op het formulier terug zien:Naam van degene voor wie iets bestemd is: Is opzoek lijst Email: deze kan eventueel opgezocht worden of direct toegevoegd worden wanneer ze naam opzoekenHiermee voorkom je dan er een verkeerd mailadres ingevuld wordt, zodat er geen formulier verwerkt kan worden zonder hier een correct email wordt ingevuld. Dit is belangrijk voor ons omdat er ook medewerkers zijn die aliassen gebruiken alleen deze willen we hiermee voorkomen.Hoe kan ik zo'n opzoeklijst aan mijn formulier het beste toevoegen?

Goedendag, 😉Wij ontvangen regelmatig aanvragen voor behandelaarsaccounts. Na het verlenen van toegang blijkt echter dat deze accounts vaak slechts sporadisch of zelfs helemaal niet worden gebruikt.Daarom overweeg ik om een automatische controle in te richten (bijvoorbeeld op basis van “Laatste actief”), waarbij wordt gekeken naar de activiteit van behandelaarsaccounts. Wanneer er gedurende een bepaalde periode (x aantal weken) geen activiteit of inlogmoment is geweest, zou het account automatisch kunnen worden gearchiveerd.Mijn idee is om dit via Power Automate in te richten met dan gelijktijdig een informatiemail die naar de betreffende gebruiker wordt verstuurd. Of zou dit binnen TOPdesk ook haalbaar zijn?Mijn vraag is of iemand hier al ervaring mee heeft en of de TOPdesk-API’s de juiste velden ondersteunen om dit goed te kunnen inrichten.Groet,

Hallo, Ik zou graag net zoals bij een uitgebreide wijziging een standaard set aan activiteiten willen hebben bij een melding (1e of 2e lijns).Handelingen die verricht moeten worden door verschillende behandelaars.Voorziet Topdesk hierin? Of hoe hebben jullie dit ingericht? Groet,Johan

Er zijn behandelaren bij ons die graag via Teams een notificatie zouden willen ontvangen als er een melding op hun naam is gezet. Ik zag in de Action Sequences wel een Teams notificatie staan ([INC] Action Sequences: Microsoft Teams - Notifications (Workflows) - My TOPdesk SSP) maar die kan maar naar één persoon of groep wat sturen.Zijn er mensen die dit met een actiereeks werkend hebben kunnen krijgen?

Dit script automatiseert het proces binnen TOPdesk waarbij alle actieve medewerkers worden gecontroleerd op geregistreerde middelen (zoals laptops, telefoons of meubilair). Afhankelijk van wat er gevonden wordt, ontvangen zij automatisch een e-mail met een persoonlijk overzicht of een melding dat er géén middelen geregistreerd staan.Let op: E-mail adres + tekst aanpassen en eventuele opmaak.Je kan filteren op type welke middelen er wel/niet getoond worden.🧩 Stap 1: Personen ophalen Het script haalt uit TOPdesk een lijst met alle medewerkers die nog actief zijn. Studenten en cursisten worden overgeslagen. Van elke persoon worden het e-mailadres en ID opgehaald. 🔁 Stap 2: Middelen per persoon opzoeken Voor iedere medewerker in de lijst: Zoekt het script in TOPdesk naar alle gekoppelde middelen (assets). Kijkt alleen naar relevante soorten, zoals laptops, telefoons

We zijn begonnen om storingen en problemen van onze Microsoft servers te laten melden aan TOPdeskAls een Microsoft‑server een storing of vergelijkbare fout detecteert, stuurt hij automatisch een e‑mail naar onze TOPdesk‑mailbox. Via de mail‑import wordt hiervan vervolgens een melding aangemaakt.Microsoft Azure verstuurt deze e‑mails standaard elke 5 minuten; deze frequentie hebben we inmiddels verhoogd naar 30 minuten.Wanneer dit ’s nachts gebeurt, heb ik ’s ochtends alsnog een groot aantal meldingen.Heeft iemand een manier om deze meldingen te bundelen, of een andere oplossing om de hoeveelheid meldingen te beperken?Groetjes,Gerard

HOI Robin hier!Ik kreeg de vraag om een koppeling te leggen tussen het veld: gedeelte van gebouw (ruimte beheer) en een veld in een Asset.Het was even puzzelen maar het is me gelukt! Met deze action sequence kan je dus als je een eigen veld toevoegd aan een asset, en vervolgens er een ruimte aan toevoegd er voor zorgen dat ook je eigen veld genaamd : “etage” bijvoorbeeld ook wordt ingevuld met dezelfde waarde.LET OP!!!!Je zal dus wel zelf wat variabelen moeten aanpassen voor benaming van velden. Hopelijk kan ik jullie hier net zo blij van maken als ik ons bedrijf er blij mee heb gemaakt.  

Binnen onze zorgorganisatie lenen we assets uit. Bij een aantal hulpmiddelen (assets) willen we een handleiding koppelen aan het asset. Wanneer het specifieke asset wordt gereserveerd, willen we bij de reserveringsbevestiging de handleiding van de asset kaart meesturen.Heeft iemand al ervaring met het inrichten van een vergelijkbare geautomatiseerde actie?

In Topdesk KI 17752 stelt Topdesk twee JSON‑bestanden beschikbaar waarmee je een overzicht kunt exporteren van behandelaars, behandelaarsgroepen en hun bijbehorende rechten:[SUP] Overview Permission Operators to CSV.json [SUP] Overview Permission Operatorgroups to CSV.jsonIn de praktijk bleek het gegenereerde CSV‑bestand echter niet goed te openen. In Excel leek het alsof het bestand maar één enkele regel bevatte, en pas na het handmatig vergroten van de cel door ‘terugloop’ werd de inhoud zichtbaar maar nog steeds niet echt bruikbaar.Om dit gebruiksvriendelijker te maken, heb ik Overview Permission Operators to CSV.json aangepast. Het resultaat is nu zonder problemen te openen en netjes bruikbaar voor iedereen.Persoonlijk denk ik dat een dergelijk overzicht standaard in Topdesk zou moeten zitten, zonder dat er een actiereeks nodig is. Tot die tijd deel ik mijn aangepaste versie g

Goedemiddag, Heeft iemand een actiereeks of webhook op de plank liggen die op basis van een Excel lijst honderden wijzigingen in 1x kan afsluiten? Alvast bedankt. Mvg,Frank Mulders

Ik heb een flow lopen in PA die alle maintance until checkt, en hier een melding van maakt. Nu wil ik bij elke asset die daar in aanmerking van komt een standaard document aan toevoegen. Voor een of andere reden kom ik hier niet uit en gaat mijn pa chain in een loop. Super irritant. Iemand die sterk is in Power Automate en TOPdesk en toevallig weet hoe je een goeie http post kan geven naar de assets upload? en hoe ik daar dan een pfd vanuit mijn onedrive kan toevoegen? :(

Goedemiddag,Ik wil de pdf-bijlage die aan een wijziging is toegevoegd via een actiereeks uploaden als bijlage aan de gekoppelde Asset.  Als basis heb ik deze actiereeks die een bijlage kopieert van een Activiteit naar de bovenliggende wijziging gebruikt:In de actiereeks wordt de bijlage opgehaald via URL: ${_responses.get_change_progresstrail.body.results?last.downloadUrl?no_esc}Voor het uploaden van dat bestand gebruik ik als endpoint: /tas/api/assetmgmt/assets/${_responses.get_change.body.asset.id}/uploads Content-Type: multipart/form-data; boundary=BOUNDARY Inhoud: --BOUNDARY Content-Disposition: form-data; name="file"; filename="${_responses.get_change_progresstrail.body.results?last.fileName}" Content-Type: application/plain;charset=utf-8

Ik zou graag een log bijhouden in tickets van onderdelen van een Action sequence die gelukt zijn, maar die onzichtbaar zijn voor de behandelaren. Mijn idee is om daarvoor Log entries te gebruiken.We zetten dit nu vaker in de Action log van tickets, maar daar hoort die informatie m.i. niet thuis.Denk bijvoorbeeld aan:Succesvol een bericht verzonden via sms-integratie Succesvol een bericht gepost in een extern systeemMaar ook een stukje troubleshooting kan hierdoor vergemakkelijkt worden zonder dat daarvoor de beheerder moet kijken in de output van de action sequence, bijvoorbeeld een melding als...De noodzakelijke variabele was niet gevuld, daarom kan ik deze stap in de automatisering niet uitvoerenIk vind echter geen API endpoint voor de Log entries. Klopt het dat je die niet via de API kunt vullen?

Hallo allen,Ik ben op zoek naar de manier om de geautomatiseerde acties te gebruiken voor het volgende doeleinde: Ik zou graag zien dat wanneer alle deelmeldingen onder de hofdmeldingen de status ‘Gereed’ hebben bereikt, de hoofdmelding ook als ‘Gereed’ wordt gemarkeerd. Maakt iemand gebruik van dezelfde actiereeks en kan mij helpen? Dank!

Wellicht handig? Wij maken er dagelijks gebruik van.🧩 Middel-toewijzingen leegmaken bij archiveringDit proces zorgt ervoor dat wanneer een middel in TOPdesk wordt gearchiveerd, automatisch alle koppelingen met personen, lokalen én onderlinge relaties worden verwijderd.Zo blijft de administratie netjes 🧹 en worden oude koppelingen voorkomen.Hoe werkt dit JSON script?Informatie ophalen 📥 Zodra de status van een middel wordt gewijzigd naar “Gearchiveerd”, haalt het systeem via een API-aanroep alle actuele toewijzingen op.Hierbij worden lijsten opgehaald van gekoppelde personen, locaties en relaties (met hun unieke linkId). Personen loskoppelen 👥 Voor iedere gevonden persoon wordt een DELETE-aanroep gestuurd naar de TOPdesk-API. Hiermee wordt de koppeling tussen het middel en de medewerker verwijderd. Locaties loskoppelen 🏷️ Daarna worden alle gekoppelde lokalen é

Wat doet deze actiereeks?Deze actiereeks monitort alle actiereeksen binnen TOPdesk (uitgezonderd ingeplande acties, webhooks en asset-acties).Wanneer één van deze actiereeksen faalt, wordt er automatisch een melding aangemaakt.Waarom deze actiereeks?Persoonlijk vind ik de standaard mailnotificatie voor actiereeks-monitoring niet prettig werken. Deze mails lopen mee met de reguliere importen, waardoor je: geen specifieke urgentie kunt meegeven minder grip hebt op prioritering en opvolging Het is uiteraard mogelijk om hiervoor een aparte import in te richten, maar in dit geval vond ik een actiereeks zelf overzichtelijker en flexibeler. Implementatie van de actiereeksStap 1 – Ga naar Actiebeheer Ga in TOPdesk naar Modules Open Actiebeheer

Heb je weleens gemerkt dat je Aanmaken kaart of Wijzigen kaart gebeurtenissen niet afgaan wanneer een incident via de mailimport binnenkomt? Dat klopt, en het is logisch ook. Deze gebeurtenissen worden namelijk alleen getriggerd wanneer een behandelaar op de opslaan-knop drukt, en dat gebeurt niet bij een mailimport.Gelukkig is dit eenvoudig op te lossen, waarmee je tóch automatische acties kunt starten zodra een incident via de mailimport is aangemaakt of bijgewerkt. Hieronder leggen we uit hoe je zo’n gebeurtenis bouwt met behulp van de soort kaartdatum.Gebeurtenis triggeren na het aanmaken van een incident via Mailimport Maak een gebeurtenis aan met de volgende instellingen:Actief: aangevinkt Soort kiezen: Kaartdatum Voorwaarden: aanmaker van de kaart is gelijk aan het account dat door de Mailimport wordt gebruikt Kaartdatum en interim selectere

Weet iemand op in Topdesk de v4 progress trail in de incident-API wordt ondersteund voor het opnemen van rich tekst in het action-field? (content-type: application/x.topdesk-progress-trail-v4+json)

Zijn er hier mensen die de trainingen actiebeheer van TOPdesk hebben gevolgd?Ik had gisteren de basistraining en moet zeggen dat dat nog best lastig was.In maart zou ik de intermediate al hebben, maar ik vroeg me af of dat niet veel te snel is.Iemand advies daarover?

Hoi Robin hier,  Wij hebben er bij ons vaak last van dat mede behandelaren van een andere tak een vraag gesteld krijgen over een ticket. De melding wordt op hun naam gezet, en reactie blijft uit… Deze mensen kijken NOOIT in TOPdesk… Heel irritant. Ze reageren pas als je ze een mailtje stuurt met: “ Kan je kijken naar deze tickets?”Wij gebruiken nu sinds kort dit: Een actie sequence die kijkt naar de nieuwe behandelaar. Heeft deze medewerker een attentie genaam “mailontvangers” dan wordt er GELIJK een mailtje gestuurd. Hiervoor heb je een attentie nodig. Dit kan je vinden en aanmaken in: Instellingen > Functionele instellingen > Algemene opzoeklijsten > Attentie. Vervolgens maak je een attentie aan genaamd “Mailontvangers” of uiteraard iets wat je zelf wilt.

Goedemiddag,Ik heb een actiereeks welke eerst een behandelaar invult in de wijzigingsaanvraag. Vervolgens moet in de volgende stap een e-mail worden verstuurd naar deze ingevulde behandelaar. Is het mogelijk om in de actiereeks in te stellen dat de e-mailstap iets later wordt verstuurd? Wellicht iets met een aangepaste voorwaarde? Zoja, kan iemand uitleggen hoe?Alvast bedankt!

Welkom in onze community! We zijn hier om elkaar te helpen sneller en eenvoudiger te werken. Deze week delen we praktische manieren om tijd te besparen met TOPdesk—kleine tweaks of slimme workflows die je werkdag echt verschil laten maken.Om af te trappen heb ik een vraag aan jou:Welke automatisering in TOPdesk bespaart jou het meest tijd – en waarom?We leren graag van jouw praktijk. Deel in de comments, en houd het eenvoudig en concreet:Voor/na‑situatie: wat deed je eerst handmatig, wat gaat nu automatisch? Hoe stel je het in? beschrijf kort je stappen (trigger/macro/workflow). Impact: hoeveel tijd/kliks scheelt het, en voor wie? Valkuilen: wat moet je vermijden of juist wél doen?Tip: ook kleine automations tellen—die leveren vaak meteen winst op.Samen maken we elkaar beter: voel je vrij om iemand te taggen die je hielp of een goed voorbeeld heeft.🔒 L