Automatiseren

Hallo,Ik lees veel over controles en wijzigingen bij personen die vertrekken; dat hebben wij ook, Daarnaast zijn de persoonskaarten gekoppeld aan Entra ID. Is er een account verwijderd, dan zou de persoonskaart automatisch gearchiveerd (kunnen) worden, maar helaas worden wij nog steeds te vaak geconfronteerd met niet ingeleverde hardware, waardoor wij de kaart niet willen archiveren. Nu laat ik automatisch controleren wanneer een Persoon niet meer in entra ID voorkomt en als dit >3 dagen, dan wordt de kaart gearchiveerd mits er geen hardware assets meer aan hangen.Indien wel, dan wordt er een wijziging aangemaakt er worden er een aantal dringende mailtjes verstuurd.Dit proces gaat goed zolang de verbinding met Entra ID er niet stiekem al 3 dagen verbroken is (bv secret verlopen, maar niet opgepakt), want als dat gebeurt, dan gaat TOPdesk allen persoonskaarten proberen te archiveren (al 2x gebeurt dit jaar).Ik wil eigenlijk de standaard koppeling met Entra ID de persoonskaart laten a

Veel van ons gebruiken tijdens het afhandelen van meldingen de functie ‘Kennisitems zoeken’ om snel relevante informatie te vinden. Met alle ontwikkelingen rondom AI verwacht ik dat dit in de toekomst alleen maar slimmer wordt. Maar waarom wachten?Daarom heb ik een script ontwikkeld dat automatisch meekijkt met nieuwe meldingen en direct relevante kennisitems voorstelt. Een groot voordeel van deze oplossing is dat kennisitems ook binnen Wijzigingsbeheer beschikbaar worden. Omdat Wijzigingsbeheer standaard geen ondersteuning biedt voor kennisitems, vult dit script die functionaliteit aan. Hoe werkt het?Zodra een melding wordt aangemaakt, analyseert het script de korte omschrijving. Op basis van vooraf gedefinieerde trefwoorden wordt automatisch gezocht naar kennisitems met hetzelfde trefwoord in de titel.De gevonden kennisitems worden vervolgens direct in de actie van de melding getoond (onzichtbaar voor de aanmelder). Hierdoor hoeft een behandelaar niet eerst handmatig door de kennisba

Ik heb een actiereeks gemaakt voor incidenten die gesloten worden (geregistreerde gebruikers).Dit proces zorgt ervoor dat een afgemelde melding automatisch netjes wordt teruggekoppeld aan de aanmelder, inclusief de laatste zichtbare actie en eventueel het gekoppelde kennisitem.1️⃣ Incidentgegevens ophalen 📄De actiereeks haalt de actuele gegevens van de melding op, waaronder de aanmelder, behandelaar, behandelaarsgroep, korte omschrijving en status.2️⃣ Aanmelder correct aanspreken 👤De persoonskaart van de aanmelder wordt opgehaald, zodat in de begroeting alleen de voornaam wordt gebruikt. Bijvoorbeeld: Beste Charlene,.3️⃣ Laatste actie en melding tonen 💬De meest recente zichtbare actie en de oorspronkelijke melding worden opgehaald en met behoud van opmaak in de e-mail weergegeven.4️⃣ Gekoppeld kennisitem controleren 📚Via TOPdesk OData wordt gecontroleerd of er een kennisitem aan de melding is gekoppeld. Als dit zo is, verschijnt automatisch een blauw blok met een link naar het kenn

Sinds de eerste versie (zie topic) zijn de volgende verbeteringen en uitbreidingen toegevoegd:De volledige persoonsgegevens van de aanmelder worden opgehaald voor een correcte naamweergave. De oorspronkelijke aanvraag wordt automatisch bij de melding opgezocht. Zowel Oorspronkelijke aanvraag.pdf als Original request.pdf wordt herkend. De aanvraag wordt automatisch als gebruikersovereenkomst.pdf aan het nieuwe middel toegevoegd. De bevestigingsmail heeft nu de volledige HZ-huisstijl; de eerste versie bevatte alleen een lege e-mail. In de e-mail wordt vermeld of het om een laptop of mobiele telefoon gaat. Het oorspronkelijke middelnummer, bijvoorbeeld LT25-107, is klikbaar. Het nummer van de gebruikersovereenkomst, bijvoorbeeld GO26-061, is klikbaar. De volledige naam van de persoon is klikbaar en opent de persoonskaart. Er is een knop toegevoegd waarmee de gebruikersovereenkomst direct geopend kan worden. De e-mail wordt automatisch vanuit noreply@hz.nl naar helpdesk@hz.nl verzonden. De

Ik heb de volgende actiereeks gemaakt die automatisch een e-mail stuurt wanneer een gebruiker aangeeft dat een kennisitem niet nuttig is. Je hoeft enkel de variabele aan te passen met het e-mail adres en website van jouw organisatie.1️⃣ Kennisitem ophalen 📘Het gekoppelde kennisitem wordt via kennisid opgehaald met fields=title. Hierdoor zijn zowel het KI-nummer als de titel beschikbaar.2️⃣ Persoon ophalen 👤Via persoonid worden de gegevens opgehaald van de persoon die de feedback heeft gegeven.3️⃣ Negatieve reactie controleren 👎De e-mail wordt alleen verstuurd wanneer questionanswered de waarde false heeft.4️⃣ Feedback versturen 📧Er wordt een e-mail gestuurd met het kennisitemnummer en de titel, de naam van de persoon, de negatieve beoordeling en de gegeven feedback.5️⃣ Onderwerp met kennisitemtitel 🏷️Het onderwerp bevat zowel het KI-nummer als de naam van het kennisitem.6️⃣ Kennisitem openen 🔗De e-mail bevat twee knoppen: 'Open kennisitem in SSP' en 'Open kennisitem in behandelaa

Wij willen vanuit onze SIEM oplossing Exabeam via een Webhook een geautomatiseerd incident laten aanmaken. Moeten we dan in de JSON inhoud alle verplichte TOPdesk velden opnemen? 

Ik heb een actiereeks gemaakt die na x dagen een herinnering stuurt naar de gebruiker. Je kan zelf kiezen voor welke behandelaarsgroepen het actief is: 1️⃣ Incidentgegevens ophalen 📥De actiereeks haalt de actuele incidentgegevens op via de Incident Management API. Hierbij worden onder andere het incidentnummer, de aanmelder, de behandelaar, de behandelaarsgroep, de On hold-status en de huidige verwerkingsstatus opgehaald.2️⃣ Behandelaarsgroep ophalen 👥Met het ID van de behandelaarsgroep wordt de volledige behandelaarsgroep opgehaald. Het e-mailadres uit de contactgegevens van de groep wordt gebruikt als afzender en antwoordadres van de herinneringsmail.3️⃣ Voornaam van de aanmelder bepalen 👤De naam van de aanmelder wordt verwerkt zodat in de aanhef alleen de voornaam wordt gebruikt, bijvoorbeeld 'Beste Gerwin,'.4️⃣ Naam van de behandelaar opmaken ✍️De naam van de behandelaar wordt omgezet naar de natuurlijke volgorde voor de afsluiting. Bijvoorbeeld 'Filius, Gerwin' wordt 'Gerwin Fi

Zie ook: emails in het zelfde ticket zettenDoelDeze actiereeks voorkomt dubbele meldingen door meldingen van een externe leverancier automatisch te herkennen en samen te voegen op basis van een leveranciersnummer.Het leveranciersnummer wordt afgeleid uit de korte omschrijving van de melding. Daarbij wordt gezocht naar een vooraf gedefinieerde marker, standaard: BB + 7 posities (voorbeeld BB1234567)Dit nummer wordt opgeslagen in het veld External Number en gebruikt om te bepalen of er al een bestaande melding aanwezig is.AchtergrondNormaal gesproken verwerkt de TOPdesk Mail Import inkomende e-mails als volgt:- Wanneer het onderwerp van een e-mail een bestaand TOPdesk-meldingsnummer bevat, wordt de e-mail gekoppeld aan de bestaande melding.- Wanneer geen meldingsnummer wordt gevonden, maakt TOPdesk een nieuwe melding aan.In deze specifieke situatie werkt de externe leverancier echter uitsluitend met zijn eigen leveranciersnummer en vermeldt geen TOPdesk-nummer in het onderwerp van de e-m

Wij krijgen van een externe partner verzoeken per email met altijd dit subject in de email: Case CS1234567 Update/Question Nu wil ik graag de eerste mail (via de mail import) in Topdesk zetten (zodat we die kunnen oppakken). Hoe zorg ik ervoor dat de vervolgs mails (zelfde subject, niet met RE: of FW: ervoor) ook worden gezet in hetzelfde ticket? 

Wellicht handig? Wij maken er dagelijks gebruik van. Dit proces zorgt ervoor dat er geen middelen achterblijven na archivering (lees: vertrek) van een collega en dat de juiste persoon geïnformeerd wordt. Let op: Variabelen moeten aangepast worden zodat naar de juiste wijziging wordt verwezen.Zoek gekoppelde middelen 🔍 Bij archivering van een persoon wordt gecontroleerd of er nog middelen (zoals een laptop) aan deze persoon gekoppeld zijn. Managergegevens ophalen 👔 Indien beschikbaar, wordt de manager van de persoon opgezocht. Details van middelen verzamelen 📦 Elk gevonden middel wordt opgehaald en verzameld in een overzicht. Notificatie voorbereiden 📝 Een meldingstekst wordt gegenereerd met een overzicht van de gevonden middelen en de naam van de persoon. Wijzigingsverzoek indienen 📤 Er wordt automatisch een wijzigingsverzoek aangemaakt en verstuurd naar de juiste verantwoordelijke, zodat de middelen beheerd kunnen worden. 

Hi,Bij vele van de bedrijven waar ik voorheen werkte, maakte ik gebruik van een http-request waarmee ik een bekrachtigd SLA-contract kon ‘openbreken’. Superhandig wanneer je bezig bent met het vanaf scratch inrichten van een service-contracten opzet, waarbij je ‘agile’ te werk wilt gaan (en dus soms je gekozen opzet gaandeweg iets wil aanpassen, zoals diensten toevoegen of juist verwijderen uit zo’n contract, zonder keer op keer veroordeeld te zijn tot de omslachtige methode van extenden (nieuw volgnummer) en daarna de variant met het vorige volgnummer moeten beeindigen.Ik heb de http-truck ooit geleerd van ons aller Max Veenhof, maar ergens ben ik hem verloren.Het request omvat niet meer dan een nummerieke aanpassing van een bepaalde slacontract waarde, waarmee je makkelijk een contract in status ‘bekrachtigd’ (current) kan omzetten naar status ‘voorlopig’ (preliminary), met behoud van je actuele volgnummer. Bij wie gaat er nu een belletje rinkelen ?

Proactieve Software Licentie- en ContractmonitorVoorkom onverwachte uitval, compliance-risico's en onnodige kosten door softwarelicenties en contracten tijdig te signaleren vanuit TOPdesk Asset Management.Hoe het werktEen geplande Webhook-actiereeks wordt periodiek (bijvoorbeeld wekelijks) uitgevoerd. De actiereeks raadpleegt alle assets van een geselecteerd assetsjabloon in TOPdesk Asset Management. Op basis van een opgegeven datumveld, zoals Geldig tot, Verloopdatum, Lease-einddatum of een ander datumattribuut, wordt automatisch bepaald welke assets binnenkort verlopen of reeds verlopen zijn. Vervolgens wordt automatisch een melding aangemaakt voor de Software Asset Manager (SAM) of verantwoordelijke beheerdersgroep, inclusief een overzicht van de betreffende assets en relevante datuminformatie.WaardeVoorkomt dat softwarelicenties, onderhoudscontracten of leaseovereenkomsten onopgemerkt verlopen. Ondersteunt compliance- en auditvereisten. Vermindert het risico op operationele verstor

Aan een bestaande actiereeks zou ik graag willen toevoegen dat “Soort melding” + “Impact” en “Urgentie” automatisch gevuld wordt. Heeft iemand hier misschien een json file voor beschikbaar?

Voor de behandeldienst binnen een zorginstelling ben ik op zoek naar de manier hoe jullie een demarcatielijst in TOPdesk verwerken. De zorghulpmiddelen heb ik nu als subcategorie aangemaakt en wil ik per subcategorie kunnen koppelen aan een leverancier (interne behandelaar). Hoe maak je dit in Assetmanagment in combinatie met een actiereeks in actiebeheer?  Hebben jullie dit  zelf ingericht en hoe? 

hallo allemaalik wil dat als assetvelden CIA/P worden ingevuld het veld ‘mitigation’ verplicht in te vullen wordt.Deze velden staan in een variant van de ‘extended risk analysis’, dus ik kan ze niet op de gewone manier verplicht maken.Dus ik bedacht als het nu kan via een ‘als dan dat’ is het ook opgelost.😉ik zoek nu dus naar een optie die me deze mogelijkheid geeft.dus als één van de velden van CIA/p worden ingevuld is dat de trigger om mitigation verplicht te stellen. 

Ik wilde graag een ingeplande actie delen die ik heb gemaakt. Misschien hebben meer organisaties hier iets aan. Wat doet deze ingeplande actie?Deze ingeplande actie stuurt automatisch een herinnering naar managers die nog aanvragen moeten goedkeuren.De actie doet het volgende: Haalt alle openstaande voorlopige aanvragen op waarvoor een manager is ingevuld. Maakt een overzicht van alle unieke managers en telt hoeveel aanvragen iedere manager nog moet goedkeuren. Loopt vervolgens per manager door de lijst, haalt de persoonsgegevens op en verstuurt een e-mail met daarin het aantal openstaande aanvragen. Hierdoor ontvangt een manager één overzichtelijke reminder in plaats van een losse e-mail voor iedere aanvraag. Waarom heb ik deze actie gemaakt?Hoewel managers automatisch een e-mail ontvangen zodra een medewerker een aanvraag indient, merkte ik dat aanvragen regelmatig toch langere tijd bleven wachten op goedkeuring. Waarschijnlijk door de drukte van de dag of doordat deze meldingen

Ik ben op zoek hoe ik een action sequence kan maken die een change request archiveerd, iemand hier een voorbeeld van?Ik heb tot nu toe:  

Hallo, Wij hebben momenteel het IDU proces dat loopt via de actiereeks KI 12091 van TOPdesk zelf. We willen de volgende dingen aanpassen, heb al met Gemini zitten stoeien en kom ver, maar ik vermoed dat de API van TOPdesk dingen tegenhoudt. Wij krijgen een mail uit AFAS binnen die onderstaand format heeft:Naam: ACHTERNAAM, VOORNAAMPersoneelsnummer: XXXXXX (waarde kan verschillde lengte hebben, maar in principe geen probleem)Functie: NAAM FUNCTIEOE: ORGINISATORISCHE EENHEIDDatum functiewijziging: DD-MM-YYYYBedrijfsmiddel: SOORT HARDWARE (dit gaat al goed)Actie: De medewerker dient een BEDRIJFSMIDDEL in te leveren / Leven een BEDRIJFSMIDDEL uit aan Wij hebben meerdere actiereeksen, met bijbehorende sjablonen, triggers en mailimports voor de scenario’s In dienst, Uit dienst, Doorstroom (in en uitgifte), dit per type middel. Wij willen meerdere dingen bewerkstelligen. Het zou fijn zijn als we automatisch de implementatie datum konden invullen uit de tekst van de mail.Tevens willen we aan

Hi, Ik zou graag dagelijks een overzicht willen hebben voor de receptie van de verwachte bezoekers van vandaag. Heeft iemand hier een mooie geautomatiseerde actie voor?

Goedemorgen,Zolang One TOPdesk User nog niet is uitgerold wil ik graag gegevens (bijv. achternaam, functie, afdeling, in de persoonskaart syncen naar de behandelaarskaart zodat deze gelijk aan elkaar blijven. Voordat ik zelf ga proberen, heeft iemand wellicht zo'n actiereeks op de plank liggen die hij of zij wil delen?Alvast bedankt.Groeten,Frank

Goedendag, 😉Wij ontvangen regelmatig aanvragen voor behandelaarsaccounts. Na het verlenen van toegang blijkt echter dat deze accounts vaak slechts sporadisch of zelfs helemaal niet worden gebruikt.Daarom overweeg ik om een automatische controle in te richten (bijvoorbeeld op basis van “Laatste actief”), waarbij wordt gekeken naar de activiteit van behandelaarsaccounts. Wanneer er gedurende een bepaalde periode (x aantal weken) geen activiteit of inlogmoment is geweest, zou het account automatisch kunnen worden gearchiveerd.Mijn idee is om dit via Power Automate in te richten met dan gelijktijdig een informatiemail die naar de betreffende gebruiker wordt verstuurd. Of zou dit binnen TOPdesk ook haalbaar zijn?Mijn vraag is of iemand hier al ervaring mee heeft en of de TOPdesk-API’s de juiste velden ondersteunen om dit goed te kunnen inrichten.Groet,

Is het mogelijk dat als er een major melding is of een bepaald nieuwsbericht in TOPdesk deze dan ook automatisch op sharepoint te plaatsen? 

Wij leggen data vast in asset management van personen waarbij in een noodgeval acuut medisch handelen nodig is. Dit is alleen inzichtelijk voor beveiliging en EHBO. Vanuit de DPIA is aangegeven dat deze gegevens verwijderd (dus niet gearchiveerd of ontkoppeld) moeten worden als de persoon de instelling verlaat. Ik ben op zoek naar een geautomatiseerde actie die een asset kan -verwijderen- als de persoon gearchiveerd wordt. Ik heb op MyTopdesk en hier in de Community niks kunnen vinden. Mocht ik iets over het hoofd hebben gezien dan hoor ik het graag. Als je zo'n JSON hebt en die wilt delen dan houd ik mij ook aanbevolen. Ik ben geen html expert, dus aanpassen van bestaande JSON is niet mijn forte.

Onlangs heb ik een goedkeuringsproces voor TOPdesk changes ingericht dat volledig via Microsoft Teams verloopt.In de praktijk zag ik vaak hetzelfde gebeuren: managers moeten inloggen in TOPdesk om een change goed te keuren of af te wijzen. Dat kost tijd en zorgt er regelmatig voor dat aanvragen blijven liggen.Daarom heb ik het proces anders ingericht.De flow Een change wordt aangemaakt in TOPdeskTOPdesk verstuurt een webhook naar een Azure Function App De manager ontvangt direct een Adaptive Card in Microsoft Teams Met één klik wordt de change goedgekeurd of afgewezenWat gebeurt er automatisch?• De status van de change wordt bijgewerkt in TOPdesk• De Teams-card wordt aangevuld met de beslissing en timestamp• Er wordt een actielog toegevoegd aan de changeTechniek achter de oplossingVoor de realisatie van deze workflow maak ik gebruik van een Azure Function App die fungeert als middleware tussen TOPdesk en Microsoft Teams.Binnen de Function App is in TypeScript een workflow geïmplementee

Heeft er iemand een oplossing voor het volgende:Als velden in assets zijn gekoppeld aan een persoon of behandelaar dat je daar een check op kan laten uitvoeren als een persoon of behandelaar gearchiveerd wordt? Dus deze zijn niet toegewezen aan de asset maar aan een veld op de asset.