Ik wilde graag een ingeplande actie delen die ik heb gemaakt. Misschien hebben meer organisaties hier iets aan.
Wat doet deze ingeplande actie?
Deze ingeplande actie stuurt automatisch een herinnering naar managers die nog aanvragen moeten goedkeuren.
De actie doet het volgende:
-
Haalt alle openstaande voorlopige aanvragen op waarvoor een manager is ingevuld.
-
Maakt een overzicht van alle unieke managers en telt hoeveel aanvragen iedere manager nog moet goedkeuren.
-
Loopt vervolgens per manager door de lijst, haalt de persoonsgegevens op en verstuurt een e-mail met daarin het aantal openstaande aanvragen.
Hierdoor ontvangt een manager één overzichtelijke reminder in plaats van een losse e-mail voor iedere aanvraag.
Waarom heb ik deze actie gemaakt?
Hoewel managers automatisch een e-mail ontvangen zodra een medewerker een aanvraag indient, merkte ik dat aanvragen regelmatig toch langere tijd bleven wachten op goedkeuring. Waarschijnlijk door de drukte van de dag of doordat deze meldingen ondergesneeuwd raken tussen andere e-mails.
Met deze ingeplande actie ontvangen managers periodiek één overzichtelijke herinnering, zodat openstaande aanvragen minder snel blijven liggen.
Implementatie
1. Open Actiebeheer
-
Ga naar Modules.
-
Open Actiebeheer.
2. Open Geautomatiseerde acties
Kies Geautomatiseerde acties in het menu.
3. Maak een nieuwe geautomatiseerde actie
Klik op Nieuwe geautomatiseerde actie.
4. Kies het type
Selecteer:
Webhooks en ingeplande acties
5. Maak de actie aan
Maak de actie aan en geef deze een passende naam.
6. Stel de trigger in
Selecteer als soort trigger:
Volgens een planning
Configureer vervolgens de gewenste planning.
Ik heb ervoor gekozen om de actie één keer per maand op de 15e uit te voeren. Deze datum valt het komende jaar relatief weinig in een weekend of op een feestdag.
7. Importeer het JSON-bestand
-
Kies bij Actie voor Importeren.
-
Importeer het JSON-bestand dat bij deze Community-post is toegevoegd.
8. Configureer de e-mailstap
Pas in stap 3, substap 3.2 de configuratie van de e-mail aan naar jullie eigen situatie.
De gebruikte variabelen en de link onder de autorisatieknop kunnen in principe worden hergebruikt, tenzij jullie inmiddels gebruikmaken van het nieuwe Self Service Portal.
Vereiste rechten
Voor deze actie zijn de volgende rechten nodig:
-
Wijzigingsbeheer: Lezen van eenvoudige en uitgebreide wijzigingsaanvragen.
-
Ondersteunende bestanden: Personen lezen.
-
API-toegang: REST API en applicatietokens.
Advies
Test de actie altijd eerst in een testomgeving voordat je deze in productie gebruikt.
