Automatiseren

Hoi! Op dit moment ben ik bezig met het verbeteren van de communicatie tussen aanmelder en behandelaars bij een uitgebreide wijziging.  Helaas komt het nog vaak voor dat een behandelaar meer informatie nodig heeft om de uitgebreide wijziging op te lossen.Huidige situatie:Middels een mailactie krijgt de aanmelder bericht voor meer informatie vanuit de wijzigingsactiviteit, helaas wordt dit actieveld niet naar de bovenliggende wijziging gekopieerd. Dit is verwarrend voor de aanmelder omdat hij/zij niet de vraag van de behandelaarsgroep ziet staan bij de wijziging die is ingediend. Binnen onze organisatie proberen we mailverkeer te verminderen dus het is geen optie voor de aanmelder om een reply te geven en het middels mailimport op te lossen ;). Tevens is het ook verwarrend voor de behandelaars omdat zij geen reply/reactie krijgen en dus echt de bovenliggende wijziging moeten openen voor een reactie. Ik ben bekend met de actiereeksen uit de library, (

Heeft iemand een idee of en hoe je binnen Topdesk een alert kan genereren als een application token van een API-account binnen een paar weken gaat verlopen?

Dit script automatiseert het proces binnen TOPdesk waarbij incidentgegevens worden opgehaald en vervolgens het actieveld wordt aangevuld met de recent gemelde incidenten voor hetzelfde middel (bijvoorbeeld een apparaat of werkplek).🔍 Stap 1: Haal incidentdetails op Het script start met het ophalen van details van het huidige incident via een GET-aanroep naar de API: - Zoekt het incident op op basis van een unieke ID (${unid}). - Authenticatie via een vooraf ingestelde sleutel. - Slaat de opgehaalde gegevens op voor latere verwerking. 📋 Stap 2: Zoek gerelateerde incidenten Vervolgens zoekt het script naar recente incidenten die gekoppeld zijn aan hetzelfde middel (bijvoorbeeld een defecte laptop): - Voert een nieuwe API-aanroep uit om historische incidenten te vinden. - Haalt maximaal 10 eerdere incidenten op (kan worden aangepast via "Maximum_history_records"). - Sorteert de incide

Zijn er nog mensen die het antwoord van hun formulieren niet echt overzichtelijk vinden, zeker bij vele vragen. Om dit op te lossen heb ik een automatisatie gemaakt die belangrijkste vragen inleest het de requests en deze dan in html vorm append in een memotext. Voor een new user form met heel wat info kan dit wel makkelijk zijn om in 1 oogopslag het voornaamste te zien. Zijn er mensen die dit anders aanpakken?Voorbeeldje:   

Bij wijzigingen en wijzigingsactiviteiten waar middels een mailimport een reactie opgegeven wordt veranderd de status niet naar reactie ontvangen. Oplossing:Voor eenvoudige wijziging, uitgebreide wijziging en voor de wijzigingsactiviteit een gebeurtenis aangemaakt (alle 3 dezelfde)Voor de wijzigingen 1 automatische actie, die uitgevoerd wordt als aan de voorwaarden voldaan is.Een get voor het ophalen van de gegevens (niet noodzakelijk maar plaatst die wel altijd voor het ophalen van de details) Een patch voor het wijzigen van de status Een variabele aangemaakt Topdesk_status met de inhoud Reactie ontvangen

Bij deze een topic om ongedocumenteerde API endpoints op een centrale plek vast te leggen.Deze lijst zal vast niet compleet zijn, maar daar is deze community voor.Post hieronder een comment met wat er mist en dan voeg ik het toe aan de lijst! WARNING:Gebruik van de endpoints is op eigen risico. TOPdesk kan op elk moment wijzigingen doorvoeren of de endpoint uitschakelen, zonder voorafgaande melding.Dit kan dan leiden tot breaking changes.Share & Subscribe APIMethod: GET,URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId={ID}Method: POST,URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId={ID}Body: "person-id-to-share"Voorbeeld POST:URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId=bffdf204-3097-49ca-9ada-3c02

Wij hebben (nog) geen koppeling met ons digitale onderteken­systeem (Evidos), maar zorgen er wel voor dat het akkoord op de leenovereenkomst (voor onder andere laptops en smartphones) via TOPdesk wordt vastgelegd en gekoppeld aan de juiste apparaten en personen. Daarnaast wordt hiervan een incident geregistreerd. Wat doet dit JSON script?Incident ophalen 🔍 De melding en bijbehorende informatie worden opgehaald. Apparaatgegevens verzamelen 📱💻 Informatie over de telefoon of laptop wordt opgehaald. Template identificeren 🏷️ De juiste template wordt gezocht voor het apparaat. Leenovereenkomst aanmaken 📑 De overeenkomst wordt aangemaakt op basis van de bestaande template. Apparaat koppelen 🔗 De laptop of smartphone wordt aan de leenovereenkomst gekoppeld. Persoonsgegevens koppelen 👤 D

[For English version, see: Improved handling of caller absence | TOPdesk]Voorheen gebeurde het bij ons dat wanneer een behandelaar een melding op Wacht op aanmelder zette terwijl de aanmelder afwezig was, de status direct weer veranderde naar Reactie ontvangen. Dit kwam doordat het automatisch antwoord-mailtje werd geïmporteerd en TOPdesk dit als een reactie interpreteerde. We importeerden automatisch mailtjes om te kunnen bepalen of een aanmelder aanwezig is.Vanaf vandaag is het probleem opgelost met een nieuwe actiereeks . Wanneer een behandelaar een melding op Wacht op aanmelder zet, controleert het systeem automatisch via de Microsoft Graph AP

Nice to have of nuttig?Als behandelaar werk je aan een melding en wil je snel volledig inzicht krijgen in wat er eerder in dezelfde ruimte is gemeld. Denk hierbij aan de laatste tien meldingen die betrekking hebben op dezelfde ruimte én dezelfde subcategorie — bijvoorbeeld terugkerende klachten over klimaat, verlichting, schoonmaak, meubilair of technische voorzieningen.Via de drie puntjes (beschikbaar in het contextmenu) trigger je de actiereeks. Deze haalt automatisch de tien meest recente meldingen op die voldoen aan dezelfde ruimte- en subcategoriecombinatie. De gevonden meldingen worden — onzichtbaar voor de aanmelder — toegevoegd aan het actieveld van de huidige melding. voorbeeld: 

Nice to have of nuttig?Als behandelaar werk je aan een melding en wil je snel meer inzicht krijgen in de aanmelder. Denk daarbij aan de laatste tien meldingen die deze persoon heeft gedaan, specifiek binnen de behandelaarsgroep waarin je nu actief bent.Via de drie puntjes (bepalen in contexmenu) open je de actiereeks, die vervolgens automatisch de laatste tien meldingen — onzichtbaar voor de aanmelder — toevoegt aan het actieveld van de huidige melding. Voorbeeld:  

Hoi Community, Ik heb onlangs onze IDU (Instroom, Doorstroom en Uitstroom) meldingen overgezet naar wijzigingsverzoeken en ben ik nu bezig om wat puntjes op de i te zetten.Waar ik nu tegenaan loop is dat de geplande einddatum op een willekeurig datum staat ipv datumveld in het formulier. Ik heb hier al onderzoek naar gedaan, maar kan geen bestaande oplossing vinden.Wel zag ik dat dit onderwerp eerder is aangemaakt, alleen staan daar geen verdere instructies bij: erbij https://my.topdesk.com/tas/public/ssp/content/detail/knowledgeitem?unid=b6d2dc0b-ca8b-4b0a-97f1-4992acc9e84f. Is hier al een bestaande actie voor of heeft iemand van de community hier al een oplossing voor?Alvast bedankt voor antwoord en meedenken!Groet, Yasin

Hallo allen, Binnen onze organisatie hebben we meerdere licenties voor diverse applicaties waar we gebruik van maken. Een voorbeeld hiervan is Visio van Microsoft. Deze licenties rouleren tussen gebruikers. Echter ontbreekt het aan een helder overzicht van wie deze licenties in gebruik hebben, hoeveel gebruik ze ervan maken en OF ze überhaupt gebruik gemaakt hebben van deze licentie gedurende x periode.Waar ik naar op zoek ben is het volgende:In TOPdesk wil ik een mogelijkheid bouwen waarlangs collega's via het SSP een aanvraag doen voor tijdelijk gebruik van een applicatie (laten we het beperken tot Microsoft licenties en Visio als voorbeeld nemen), waarbij automatisch een licentie aan hun account wordt toegekend als deze beschikbaar is (en dus niet in gebruik door een andere collega). In dat geval is het dus van belang dat een licentie  weggenomen wordt bij een collega als deze bijvoorbeeld 2 weken lang de Visio licentie niet gebruikt heeft

Wellicht handig? Wij maken er dagelijks gebruik van. Dit proces zorgt ervoor dat er geen middelen achterblijven na archivering (lees: vertrek) van een collega en dat de juiste persoon geïnformeerd wordt. Let op: Variabelen moeten aangepast worden zodat naar de juiste wijziging wordt verwezen.Zoek gekoppelde middelen 🔍 Bij archivering van een persoon wordt gecontroleerd of er nog middelen (zoals een laptop) aan deze persoon gekoppeld zijn. Managergegevens ophalen 👔 Indien beschikbaar, wordt de manager van de persoon opgezocht. Details van middelen verzamelen 📦 Elk gevonden middel wordt opgehaald en verzameld in een overzicht. Notificatie voorbereiden 📝 Een meldingstekst wordt gegenereerd met een overzicht van de gevonden middelen en de naam van de persoon. Wijzigingsverzoek indienen 📤 Er

Bij ons hebben we veel collega's die een oplaad kabel willen lenen of hun laptop vergeten en leen apparatuur mee krijgen. Het kost ons veel moeite om dit bij te houden en vervolgens terug te krijgen waardoor veel collega's naar ons idee allemaal wel 3 oplaad kabels hebben of headsets enz. Ik weet dat bij Ministerie ze dit hebben geautomatiseerd en je automatisch reminders krijgt als je niet op tijd inlevert. Zodanig hoog niveau dat mensen niet zo gauw meer om leen dingen vragen maar onderling oplossen. :-D Weet iemand een goede manier waarop wij zonder veel moeite een leen item op naam kunnen registreren en automatisch reminders worden gestuurd?

Is het mogelijk om een manager te informeren wanneer er een asset wordt toegewezen aan een medewerker.We willen namelijk ook de manager informeren.Ik heb een gebeurtenis + actiereeks gemaakt. Zodra er een asset wordt toegewezen op naam van de medewerker, zouden we ook zijn/haar manager willen informeren. Dit het liefst via een andere mail dan degene die een mail ontvangt omdat er een asset is toegewezen aan zijn/haar persoonskaart.Hoe kan ik dit het beste doen?

Hoe kan ik in een formulier naast de informatie die een aanmelder toe te voegen is, ook een opzoeklijst maken voor bestaande personen. Ik wil dat een manager een aanvraag indient en dat de manager met gebruik van een opzoeklijst de persoon voor wie het betreft kan opzoeken. Hiermee moet ik het volgende op het formulier terug zien:Naam van degene voor wie iets bestemd is: Is opzoek lijst Email: deze kan eventueel opgezocht worden of direct toegevoegd worden wanneer ze naam opzoekenHiermee voorkom je dan er een verkeerd mailadres ingevuld wordt, zodat er geen formulier verwerkt kan worden zonder hier een correct email wordt ingevuld. Dit is belangrijk voor ons omdat er ook medewerkers zijn die aliassen gebruiken alleen deze willen we hiermee voorkomen.Hoe kan ik zo'n opzoeklijst aan mijn formulier het beste toevoegen?

Goedendag, 😉Wij ontvangen regelmatig aanvragen voor behandelaarsaccounts. Na het verlenen van toegang blijkt echter dat deze accounts vaak slechts sporadisch of zelfs helemaal niet worden gebruikt.Daarom overweeg ik om een automatische controle in te richten (bijvoorbeeld op basis van “Laatste actief”), waarbij wordt gekeken naar de activiteit van behandelaarsaccounts. Wanneer er gedurende een bepaalde periode (x aantal weken) geen activiteit of inlogmoment is geweest, zou het account automatisch kunnen worden gearchiveerd.Mijn idee is om dit via Power Automate in te richten met dan gelijktijdig een informatiemail die naar de betreffende gebruiker wordt verstuurd. Of zou dit binnen TOPdesk ook haalbaar zijn?Mijn vraag is of iemand hier al ervaring mee heeft en of de TOPdesk-API’s de juiste velden ondersteunen om dit goed te kunnen inrichten.Groet,

Hallo, Ik zou graag net zoals bij een uitgebreide wijziging een standaard set aan activiteiten willen hebben bij een melding (1e of 2e lijns).Handelingen die verricht moeten worden door verschillende behandelaars.Voorziet Topdesk hierin? Of hoe hebben jullie dit ingericht? Groet,Johan

Er zijn behandelaren bij ons die graag via Teams een notificatie zouden willen ontvangen als er een melding op hun naam is gezet. Ik zag in de Action Sequences wel een Teams notificatie staan ([INC] Action Sequences: Microsoft Teams - Notifications (Workflows) - My TOPdesk SSP) maar die kan maar naar één persoon of groep wat sturen.Zijn er mensen die dit met een actiereeks werkend hebben kunnen krijgen?

Dit script automatiseert het proces binnen TOPdesk waarbij alle actieve medewerkers worden gecontroleerd op geregistreerde middelen (zoals laptops, telefoons of meubilair). Afhankelijk van wat er gevonden wordt, ontvangen zij automatisch een e-mail met een persoonlijk overzicht of een melding dat er géén middelen geregistreerd staan.Let op: E-mail adres + tekst aanpassen en eventuele opmaak.Je kan filteren op type welke middelen er wel/niet getoond worden.🧩 Stap 1: Personen ophalen Het script haalt uit TOPdesk een lijst met alle medewerkers die nog actief zijn. Studenten en cursisten worden overgeslagen. Van elke persoon worden het e-mailadres en ID opgehaald. 🔁 Stap 2: Middelen per persoon opzoeken Voor iedere medewerker in de lijst: Zoekt het script in TOPdesk naar alle gekoppelde middelen (assets). Kijkt alleen naar relevante soorten, zoals laptops, telefoons

We zijn begonnen om storingen en problemen van onze Microsoft servers te laten melden aan TOPdeskAls een Microsoft‑server een storing of vergelijkbare fout detecteert, stuurt hij automatisch een e‑mail naar onze TOPdesk‑mailbox. Via de mail‑import wordt hiervan vervolgens een melding aangemaakt.Microsoft Azure verstuurt deze e‑mails standaard elke 5 minuten; deze frequentie hebben we inmiddels verhoogd naar 30 minuten.Wanneer dit ’s nachts gebeurt, heb ik ’s ochtends alsnog een groot aantal meldingen.Heeft iemand een manier om deze meldingen te bundelen, of een andere oplossing om de hoeveelheid meldingen te beperken?Groetjes,Gerard

HOI Robin hier!Ik kreeg de vraag om een koppeling te leggen tussen het veld: gedeelte van gebouw (ruimte beheer) en een veld in een Asset.Het was even puzzelen maar het is me gelukt! Met deze action sequence kan je dus als je een eigen veld toevoegd aan een asset, en vervolgens er een ruimte aan toevoegd er voor zorgen dat ook je eigen veld genaamd : “etage” bijvoorbeeld ook wordt ingevuld met dezelfde waarde.LET OP!!!!Je zal dus wel zelf wat variabelen moeten aanpassen voor benaming van velden. Hopelijk kan ik jullie hier net zo blij van maken als ik ons bedrijf er blij mee heb gemaakt.  

Binnen onze zorgorganisatie lenen we assets uit. Bij een aantal hulpmiddelen (assets) willen we een handleiding koppelen aan het asset. Wanneer het specifieke asset wordt gereserveerd, willen we bij de reserveringsbevestiging de handleiding van de asset kaart meesturen.Heeft iemand al ervaring met het inrichten van een vergelijkbare geautomatiseerde actie?

We zijn bij een klant aan het kijken naar het uitfaseren van http acties, klant heeft er alleen een paar op problem management. Nu zie ik dat er geen API endpoints zijn voor Problem Management.Zit dit nog in de pijplijn?

In Topdesk KI 17752 stelt Topdesk twee JSON‑bestanden beschikbaar waarmee je een overzicht kunt exporteren van behandelaars, behandelaarsgroepen en hun bijbehorende rechten:[SUP] Overview Permission Operators to CSV.json [SUP] Overview Permission Operatorgroups to CSV.jsonIn de praktijk bleek het gegenereerde CSV‑bestand echter niet goed te openen. In Excel leek het alsof het bestand maar één enkele regel bevatte, en pas na het handmatig vergroten van de cel door ‘terugloop’ werd de inhoud zichtbaar maar nog steeds niet echt bruikbaar.Om dit gebruiksvriendelijker te maken, heb ik Overview Permission Operators to CSV.json aangepast. Het resultaat is nu zonder problemen te openen en netjes bruikbaar voor iedereen.Persoonlijk denk ik dat een dergelijk overzicht standaard in Topdesk zou moeten zitten, zonder dat er een actiereeks nodig is. Tot die tijd deel ik mijn aangepaste versie g