Automatiseren

In de loop der jaren zijn er veel gebeurtenissen gemaakt met email acties. Van de helft weet ik niet eens meer wat ze doen en of ze het überhaupt nog doen. Kan ik ergens zien welke gebeurtenissen nog regelmatig afgaan? En welke emails er nog getriggerd worden, door een gebeurtenis of vanuit een contextmenu?

[For English version, see: Improved handling of caller absence | TOPdesk]Voorheen gebeurde het bij ons dat wanneer een behandelaar een melding op Wacht op aanmelder zette terwijl de aanmelder afwezig was, de status direct weer veranderde naar Reactie ontvangen. Dit kwam doordat het automatisch antwoord-mailtje werd geïmporteerd en TOPdesk dit als een reactie interpreteerde. We importeerden automatisch mailtjes om te kunnen bepalen of een aanmelder aanwezig is.Vanaf vandaag is het probleem opgelost met een nieuwe actiereeks . Wanneer een behandelaar een melding op Wacht op aanmelder zet, controleert het systeem automatisch via de Microsoft Graph API of er een automatisch antwoord is ingesteld door de aanmelder.Als dit het geval is, wordt er een ontzichtbare actie toegevoegd met daarin de afwezigheidsperiode (start- en einddatum, indien ingevuld) en de daadwerkelijke afwezigheidstekst.Hierdoor blijft de status Wacht op aanmelder en krijgt de behandelaar geen onnodige foutieve mailtjes me

Is het mogelijk een call overzicht o.b.v. een selectie als excel in een mail te versturen via een action sequence?

Bij deze een topic om ongedocumenteerde API endpoints op een centrale plek vast te leggen.Deze lijst zal vast niet compleet zijn, maar daar is deze community voor.Post hieronder een comment met wat er mist en dan voeg ik het toe aan de lijst! WARNING:Gebruik van de endpoints is op eigen risico. TOPdesk kan op elk moment wijzigingen doorvoeren of de endpoint uitschakelen, zonder voorafgaande melding.Dit kan dan leiden tot breaking changes.Share & Subscribe APIMethod: GET,URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId={ID}Method: POST,URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId={ID}Body: "person-id-to-share"Voorbeeld POST:URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId=bffdf204-3097-49ca-9ada-3c02fe1d5b00Body: "c32c9c81-464f-40b1-a52b-68a4f3fded7a"Geproxied de API aan roepen via SERVICESMethod: Alles dat voor het API endpoint werktURL: /services/internal-tas-proxy/tas/api Email designs ophalenMethod: GETURL: /services/action-v1/api/emailDesignsVerbindingen ophalenMethod

Hoi allemaal,Ik weet nog uit de whatsapp community dat er ooit eens iets voorbij was gekomen over het afhandelen, het liefst geautomatiseerd van mails van ON2IT. Deze blijven namelijk maar mails sturen ipv te antwoorden op een ticket mail met daarin een ticket nummer. Hierdoor worden er dus een hele hoop (onnodige) tickets gemaakt over hetzelfde subject.Ik was eens benieuwd of er meerdere mensen zijn met dit issue zijn, en ook of er mogelijk iemand dit al geautomatiseerd heeft om deze mails te mergen op een logische manier. Een logische volgorde van aanpak zou volgens mij dan kunnen zijn:Van elk ticket van ON2IT kopieer het ticketnummer van hun uit de subject naar het externe nummer veld (middels KI 11963 heb ik deze stap al draaien en deze check laat ik doen 1 minuut na aanmaak ticket) Doe een check of er al een ander ticket bestaat met ditzelfde nummer in het externe nummer veld (2 of meer minuten na aanmaak ticket uit te voeren) Zo ja, kopieer het request veld (en eventueel bijlages

Hoi allemaal,Ik ben bezig om voor een specifiek team een actie reeks op te zetten die af moet gaan wanneer het team een 2 star rating krijgt. Deze stuurt dan een mail die vraagt om meer info waarom de rating zo laag is. Ik heb inmiddels een event gemaakt op een card edit die af gaat als de operator groep gelijk is aan die van dat team en wanneer de rating van leeg naar ingevuld gaat. Daarna heb ik een nieuwe automated action aangemaakt met een email stap erin met een custom conditie (op advies van TOPdesk support). De conditie die zij meegaven was deze:<#if _responses.NAAMGETINCIDENTSTAP.body.feedbackRating lte 2>true<#else>false</#if>Echter deze lijkt te falen (of ik doe iets verkeerd) dus met hulp van copilot ben ik nu tot de volgende gekomen:${_responses.NAAMGETINCIDENTSTAP?? && _responses.NAAMGETINCIDENTSTAP.body.feedbackRating?? && (_responses.NAAMGETINCIDENTSTAP.body.feedbackRating?number == 2)}Maar deze geeft dan weer als conditie skipped want d

Hi Community,Ik ben een workflow aan het ontwerpen waarbij eerst via het SSP een melding wordt aangemaakt. Vervolgens moet mbv de verzamelde data volautomatisch een (aan de melding gekoppelde) Operationele activiteit worden aangemaakt (niet gebonden binnen een reeks, wel gekoppeld aan een Schema).Dat aanmaken van die OA via een actiereeks die wordt getrigerd op aanmaak van de melding via het SSP, is niet mijn probleem. Wel het realiseren van die link tussen melding en OA (net zoals je die krijgt wanneer je via de GUI vanuit een melding een losse OA aanmaakt). Heeft iemand hier ervaring mee ? Ik kan in de documentatie geen geschikt endpoint vinden hiervoor…

Binnen onze organisatie hebben we op verschillende vestigingen een balie waar mensen langs kunnen komen met een vraag.Vaak zijn dit gebruikersvragen die ter plekke opgelost worden. Die vragen werden vaak niet geregistreerd (want registratie duurt langer dan de vraag zelf).We hebben dit opgelost met een knoppendoos: een eenvoudige stream deck met een aantal knopjes waarmee je een melding kunt registreren. De stream deck hadden we nog liggen, dus kosten waren er niet. Op zo'n streamdeck kun je json code koppelen aan een drukknop. Met een druk op de knop wordt een melding aangemaakt, voorzien van een aantal standaard waardes, en afgesloten.We doen dit nu een tijdje, en het geeft ons hele waardevolle inzichten in wat het aantal vragen die aan de balies langskomen en het soort vragen dat daar gesteld wordt.Goed, hoe ziet dat er dan uit? Dat zie je hieronder. Elke vestiging heeft een eigen kleurtje, met de pijltjesknoppen ga je naar een andere vestiging. We zijn een onderwijsinstelling, dus

We zijn bij een klant aan het kijken naar het uitfaseren van http acties, klant heeft er alleen een paar op problem management. Nu zie ik dat er geen API endpoints zijn voor Problem Management.Zit dit nog in de pijplijn?

Dag allemaal!Ik vroeg mij af of iemand al eens een poging heeft gedaan om de dagelijkse access logs van TOPdesk te laten analyseren via een Action Sequence?Bijvoorbeeld op de aanwezigheid van een login van een specifieke user (users), het gebruik van een specifieke login service of de combinatie van user en IP range oid.Op dit moment voer ik dit nog buiten TOPdesk om uit. We downloaden daarvoor dagelijks de logfile, maar ik vroeg mij af of het niet gewoon binnen TOPdesk opgelost kan worden...

Is het mogeijk om op een bepaalde manier de modify date van een service op te halen, zodat ik het kan gebruiken in een autmatisering? Ik zie in het endpoint /tas/api/services en de ODATA er geen veld voor staan helaas. Ik gebruik dit voor een KPI die laat zien of/hoe actueel onze PDC is. Services moeten minimaal 1 keer per jaar een update krijgen. Al die KPIs verzamel ik op een vastgezet interval in een Asset binnen een KPI Asset template. Dat werkt prima, maar er zijn nog wat getallen die nu nog handmatig moeten worden gevuld (waaronder deze) en daar wil ik vanaf...

Dit script automatiseert het proces binnen TOPdesk waarbij incidentgegevens worden opgehaald en vervolgens het actieveld wordt aangevuld met de recent gemelde incidenten voor hetzelfde middel (bijvoorbeeld een apparaat of werkplek).🔍 Stap 1: Haal incidentdetails op Het script start met het ophalen van details van het huidige incident via een GET-aanroep naar de API: - Zoekt het incident op op basis van een unieke ID (${unid}). - Authenticatie via een vooraf ingestelde sleutel. - Slaat de opgehaalde gegevens op voor latere verwerking. 📋 Stap 2: Zoek gerelateerde incidenten Vervolgens zoekt het script naar recente incidenten die gekoppeld zijn aan hetzelfde middel (bijvoorbeeld een defecte laptop): - Voert een nieuwe API-aanroep uit om historische incidenten te vinden. - Haalt maximaal 10 eerdere incidenten op (kan worden aangepast via "Maximum_history_records"). - Sorteert de incidenten op aanmaakdatum, zodat de meest recente incidenten bovenaan staan. ✏️ Stap 3: Update het actieveld

Hoi! Op dit moment ben ik bezig met het verbeteren van de communicatie tussen aanmelder en behandelaars bij een uitgebreide wijziging.  Helaas komt het nog vaak voor dat een behandelaar meer informatie nodig heeft om de uitgebreide wijziging op te lossen.Huidige situatie:Middels een mailactie krijgt de aanmelder bericht voor meer informatie vanuit de wijzigingsactiviteit, helaas wordt dit actieveld niet naar de bovenliggende wijziging gekopieerd. Dit is verwarrend voor de aanmelder omdat hij/zij niet de vraag van de behandelaarsgroep ziet staan bij de wijziging die is ingediend. Binnen onze organisatie proberen we mailverkeer te verminderen dus het is geen optie voor de aanmelder om een reply te geven en het middels mailimport op te lossen ;). Tevens is het ook verwarrend voor de behandelaars omdat zij geen reply/reactie krijgen en dus echt de bovenliggende wijziging moeten openen voor een reactie. Ik ben bekend met de actiereeksen uit de library, (KI 1579 en  KI 11279) en daar ben ik

Heeft iemand een idee of en hoe je binnen Topdesk een alert kan genereren als een application token van een API-account binnen een paar weken gaat verlopen?

Zijn er nog mensen die het antwoord van hun formulieren niet echt overzichtelijk vinden, zeker bij vele vragen. Om dit op te lossen heb ik een automatisatie gemaakt die belangrijkste vragen inleest het de requests en deze dan in html vorm append in een memotext. Voor een new user form met heel wat info kan dit wel makkelijk zijn om in 1 oogopslag het voornaamste te zien. Zijn er mensen die dit anders aanpakken?Voorbeeldje:   

Bij wijzigingen en wijzigingsactiviteiten waar middels een mailimport een reactie opgegeven wordt veranderd de status niet naar reactie ontvangen. Oplossing:Voor eenvoudige wijziging, uitgebreide wijziging en voor de wijzigingsactiviteit een gebeurtenis aangemaakt (alle 3 dezelfde)Voor de wijzigingen 1 automatische actie, die uitgevoerd wordt als aan de voorwaarden voldaan is.Een get voor het ophalen van de gegevens (niet noodzakelijk maar plaatst die wel altijd voor het ophalen van de details) Een patch voor het wijzigen van de status Een variabele aangemaakt Topdesk_status met de inhoud Reactie ontvangen Voor de Wijzigingsactiviteit De /tas/api/operatorChanges/${unid} → veranderd naar /tas/api/operatorChangeActivities/${unid}De content-type = application/json-patch+json

Wij hebben (nog) geen koppeling met ons digitale onderteken­systeem (Evidos), maar zorgen er wel voor dat het akkoord op de leenovereenkomst (voor onder andere laptops en smartphones) via TOPdesk wordt vastgelegd en gekoppeld aan de juiste apparaten en personen. Daarnaast wordt hiervan een incident geregistreerd. Wat doet dit JSON script?Incident ophalen 🔍 De melding en bijbehorende informatie worden opgehaald. Apparaatgegevens verzamelen 📱💻 Informatie over de telefoon of laptop wordt opgehaald. Template identificeren 🏷️ De juiste template wordt gezocht voor het apparaat. Leenovereenkomst aanmaken 📑 De overeenkomst wordt aangemaakt op basis van de bestaande template. Apparaat koppelen 🔗 De laptop of smartphone wordt aan de leenovereenkomst gekoppeld. Persoonsgegevens koppelen 👤 De gebruiker wordt gekoppeld aan de leenovereenkomst. Overeenkomstgegevens ophalen 📄 Details over de leenovereenkomst worden verzameld. Melding bijwerken 🔄 De leenovereenkomst en het apparaat worden gek

Nice to have of nuttig?Als behandelaar werk je aan een melding en wil je snel volledig inzicht krijgen in wat er eerder in dezelfde ruimte is gemeld. Denk hierbij aan de laatste tien meldingen die betrekking hebben op dezelfde ruimte én dezelfde subcategorie — bijvoorbeeld terugkerende klachten over klimaat, verlichting, schoonmaak, meubilair of technische voorzieningen.Via de drie puntjes (beschikbaar in het contextmenu) trigger je de actiereeks. Deze haalt automatisch de tien meest recente meldingen op die voldoen aan dezelfde ruimte- en subcategoriecombinatie. De gevonden meldingen worden — onzichtbaar voor de aanmelder — toegevoegd aan het actieveld van de huidige melding. voorbeeld: 

Nice to have of nuttig?Als behandelaar werk je aan een melding en wil je snel meer inzicht krijgen in de aanmelder. Denk daarbij aan de laatste tien meldingen die deze persoon heeft gedaan, specifiek binnen de behandelaarsgroep waarin je nu actief bent.Via de drie puntjes (bepalen in contexmenu) open je de actiereeks, die vervolgens automatisch de laatste tien meldingen — onzichtbaar voor de aanmelder — toevoegt aan het actieveld van de huidige melding. Voorbeeld:  

Hallo allen, Binnen onze organisatie hebben we meerdere licenties voor diverse applicaties waar we gebruik van maken. Een voorbeeld hiervan is Visio van Microsoft. Deze licenties rouleren tussen gebruikers. Echter ontbreekt het aan een helder overzicht van wie deze licenties in gebruik hebben, hoeveel gebruik ze ervan maken en OF ze überhaupt gebruik gemaakt hebben van deze licentie gedurende x periode.Waar ik naar op zoek ben is het volgende:In TOPdesk wil ik een mogelijkheid bouwen waarlangs collega's via het SSP een aanvraag doen voor tijdelijk gebruik van een applicatie (laten we het beperken tot Microsoft licenties en Visio als voorbeeld nemen), waarbij automatisch een licentie aan hun account wordt toegekend als deze beschikbaar is (en dus niet in gebruik door een andere collega). In dat geval is het dus van belang dat een licentie  weggenomen wordt bij een collega als deze bijvoorbeeld 2 weken lang de Visio licentie niet gebruikt heeft (met op dat moment melding daarvan).Mijn vr

Bij ons hebben we veel collega's die een oplaad kabel willen lenen of hun laptop vergeten en leen apparatuur mee krijgen. Het kost ons veel moeite om dit bij te houden en vervolgens terug te krijgen waardoor veel collega's naar ons idee allemaal wel 3 oplaad kabels hebben of headsets enz. Ik weet dat bij Ministerie ze dit hebben geautomatiseerd en je automatisch reminders krijgt als je niet op tijd inlevert. Zodanig hoog niveau dat mensen niet zo gauw meer om leen dingen vragen maar onderling oplossen. :-D Weet iemand een goede manier waarop wij zonder veel moeite een leen item op naam kunnen registreren en automatisch reminders worden gestuurd?

Is het mogelijk om een manager te informeren wanneer er een asset wordt toegewezen aan een medewerker.We willen namelijk ook de manager informeren.Ik heb een gebeurtenis + actiereeks gemaakt. Zodra er een asset wordt toegewezen op naam van de medewerker, zouden we ook zijn/haar manager willen informeren. Dit het liefst via een andere mail dan degene die een mail ontvangt omdat er een asset is toegewezen aan zijn/haar persoonskaart.Hoe kan ik dit het beste doen?

Hoe kan ik in een formulier naast de informatie die een aanmelder toe te voegen is, ook een opzoeklijst maken voor bestaande personen. Ik wil dat een manager een aanvraag indient en dat de manager met gebruik van een opzoeklijst de persoon voor wie het betreft kan opzoeken. Hiermee moet ik het volgende op het formulier terug zien:Naam van degene voor wie iets bestemd is: Is opzoek lijst Email: deze kan eventueel opgezocht worden of direct toegevoegd worden wanneer ze naam opzoekenHiermee voorkom je dan er een verkeerd mailadres ingevuld wordt, zodat er geen formulier verwerkt kan worden zonder hier een correct email wordt ingevuld. Dit is belangrijk voor ons omdat er ook medewerkers zijn die aliassen gebruiken alleen deze willen we hiermee voorkomen.Hoe kan ik zo'n opzoeklijst aan mijn formulier het beste toevoegen?

Hallo, Ik zou graag net zoals bij een uitgebreide wijziging een standaard set aan activiteiten willen hebben bij een melding (1e of 2e lijns).Handelingen die verricht moeten worden door verschillende behandelaars.Voorziet Topdesk hierin? Of hoe hebben jullie dit ingericht? Groet,Johan

Er zijn behandelaren bij ons die graag via Teams een notificatie zouden willen ontvangen als er een melding op hun naam is gezet. Ik zag in de Action Sequences wel een Teams notificatie staan ([INC] Action Sequences: Microsoft Teams - Notifications (Workflows) - My TOPdesk SSP) maar die kan maar naar één persoon of groep wat sturen.Zijn er mensen die dit met een actiereeks werkend hebben kunnen krijgen?