Overzicht behandelaarsgroepen bij formulieren

Ik liep hier ook tegenaan. Er is ook geen kolom om op te filteren. Ik heb daarom in de naamgeving de behandelaarsgroep meegenomen en de afdeling van het formulier. De naam waaronder het formulier gepubliceerd is, mag anders zijn. Ben wel benieuwd of er mensen zijn die hier nog andere oplossingen voor hebben. Wij hebben meer dan 70 formulieren, een extra kolom zou handig zijn.

Wij lopen ook tegen dit soort problemen aan met 100en formulieren en vele verschillende klantgroepen uit verschillende domeinen. Dan heb je niet enkel meldingformulieren, maar ook wijzigingsformulieren die weer een relatie met een sjabloon hebben en daarop en groep.

Om dit beheersbaars te houden maken wij SQL queries voor alles wat niet vanuit de applicatie kan. Maar dit werkt natuurlijk enkel on-prem.

Op dit moment nemen wij de eigenaar op in de naam van het formulier, bijvoorbeeld: ICT: Aanvraag wijziging in vaste telefonie.
Binnen de koppeling met een dienst (Flows) kan “ICT” worden verwijderd, waardoor in de SSP alleen “Aanvraag wijziging in vaste telefonie” zichtbaar is.

Een aantal SSP-formulieren is gekoppeld aan (of werkt samen met) een actiereeks. In die gevallen begint de formuliernaam bijvoorbeeld met ICTFB.
Hiermee weet de ICT-bouwer dat het formulier niet zonder afstemming aangepast kan worden en dat wijzigingen in overleg met Functioneel Beheer moeten plaatsvinden.

In de praktijk blijkt dit echter regelmatig een zoektocht. Het kost soms moeite om te achterhalen welke actiereeks aan een formulier gekoppeld is. 
Daarnaast is het bij het archiveren/wijzigen van een behandelaarsgroep belangrijk om snel inzicht te hebben in de impact op SSP-formulieren.
Ook wijzigingen in categorieën en subcategorieën kunnen impact hebben op SSP-formulieren en moeten daarom inzichtelijk zijn.

Daarom overweeg ik om een assetsjabloon aan te maken met de naam Selfserviceportal Formulier. 
In dit sjabloon wordt elk SSP-formulier als een afzonderlijk asset vastgelegd.
In het assetsjabloon worden minimaal de volgende velden opgenomen:

Behandelaarsgroep
Eigenaar
Actiereeks
Categorie
Subcategorie
etc.

Met name "overweeg", omdat het om een paar honderd formulieren gaat en er meerdere SSP-formulierbouwers zijn. 😄😄
De uitdaging is namelijk om dit op een consistente manier te organiseren en te beheren.

Het zou goed zijn als Topdesk hier meer aandacht voor heeft.

Precies die overweging had/heb ik ook. Maar ook wij zitten met meerdere bouwers. Probeer het dan maar eens up-to-date te houden inderdaad. Zelf zat ik er nog wel aan te denken om een operationele taak aan te maken en dan wekelijks de gewijzigde formulieren te doorlopen. Maar weet niet of dat nu de netste oplossing is.

Iemand toevallig al de CSV optie bekeken hiervoor? (Ja dit moet je eerst laten aanzetten via Support, maar daar kan je veelal wel meer informatie mee ophalen)

De CSV wizard werkt op database niveau, ik weet niet exact welke velden wel en niet geëxporteerd kunnen worden, dat is te veel om te onthouden ;)

Ik weet dat het bestaat en dat je het benaderd door dit achter je TOPdesk url te plakken: /tas/secure/csv/index.jsp 
Maar dit werkt alleen als de functionaliteit aangezet is door support. KI 8069

Advies: Vraag aan support of de CSV wizard een uitkomst kan zijn, of probeer het zelf door de functionaliteit aan te laten zetten (lees even het kennisitem voor de waarschuwingen).

Hele handige info, was ik ook niet bekend mee. Dankjewel!

Deze optie biedt helaas niet de gewenste uitkomsten, de data die je uit de export kan halen biedt nog steeds geen inzicht over de inhoud van de formulieren (in ieder geval niet wat hier specifiek op ingevuld staat).

Er lijkt veel vraag naar te zijn, maar we moeten waarschijnlijk wachten tot TOPdesk met de achterkant van de SSP aan de slag gaat. Van wat ik tot nu toe van ze heb begrepen ligt de focus de komende tijd op de ontwikkelingen aan de voorkant, voor gebruikers, en zal hier voorlopig dus geen oplossing voor komen.

Goed om te weten dat dit helaas niet de oplossing biedt. Bedankt voor het uitzoeken.