Automatiseren

Goedemiddag, Heeft iemand een actiereeks of webhook op de plank liggen die op basis van een Excel lijst honderden wijzigingen in 1x kan afsluiten? Alvast bedankt. Mvg,Frank Mulders

[For English version, see: Improved handling of caller absence | TOPdesk]Voorheen gebeurde het bij ons dat wanneer een behandelaar een melding op Wacht op aanmelder zette terwijl de aanmelder afwezig was, de status direct weer veranderde naar Reactie ontvangen. Dit kwam doordat het automatisch antwoord-mailtje werd geïmporteerd en TOPdesk dit als een reactie interpreteerde. We importeerden automatisch mailtjes om te kunnen bepalen of een aanmelder aanwezig is.Vanaf vandaag is het probleem opgelost met een nieuwe actiereeks . Wanneer een behandelaar een melding op Wacht op aanmelder zet, controleert het systeem automatisch via de Microsoft Graph AP

Bij deze een topic om ongedocumenteerde API endpoints op een centrale plek vast te leggen.Deze lijst zal vast niet compleet zijn, maar daar is deze community voor.Post hieronder een comment met wat er mist en dan voeg ik het toe aan de lijst! WARNING:Gebruik van de endpoints is op eigen risico. TOPdesk kan op elk moment wijzigingen doorvoeren of de endpoint uitschakelen, zonder voorafgaande melding.Dit kan dan leiden tot breaking changes.Share & Subscribe APIMethod: GET,URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId={ID}Method: POST,URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId={ID}Body: "person-id-to-share"Voorbeeld POST:URL: /tas/api/shareandsubscribe/sharees?incidentId=bffdf204-3097-49ca-9ada-3c02

Ik heb een flow lopen in PA die alle maintance until checkt, en hier een melding van maakt. Nu wil ik bij elke asset die daar in aanmerking van komt een standaard document aan toevoegen. Voor een of andere reden kom ik hier niet uit en gaat mijn pa chain in een loop. Super irritant. Iemand die sterk is in Power Automate en TOPdesk en toevallig weet hoe je een goeie http post kan geven naar de assets upload? en hoe ik daar dan een pfd vanuit mijn onedrive kan toevoegen? :(

Goedemiddag,Ik wil de pdf-bijlage die aan een wijziging is toegevoegd via een actiereeks uploaden als bijlage aan de gekoppelde Asset.  Als basis heb ik deze actiereeks die een bijlage kopieert van een Activiteit naar de bovenliggende wijziging gebruikt:In de actiereeks wordt de bijlage opgehaald via URL: ${_responses.get_change_progresstrail.body.results?last.downloadUrl?no_esc}Voor het uploaden van dat bestand gebruik ik als endpoint: /tas/api/assetmgmt/assets/${_responses.get_change.body.asset.id}/uploads Content-Type: multipart/form-data; boundary=BOUNDARY Inhoud: --BOUNDARY Content-Disposition: form-data; name="file"; filename="${_responses.get_change_progresstrail.body.results?last.fileName}" Content-Type: application/plain;charset=utf-8

Er zijn behandelaren bij ons die graag via Teams een notificatie zouden willen ontvangen als er een melding op hun naam is gezet. Ik zag in de Action Sequences wel een Teams notificatie staan ([INC] Action Sequences: Microsoft Teams - Notifications (Workflows) - My TOPdesk SSP) maar die kan maar naar één persoon of groep wat sturen.Zijn er mensen die dit met een actiereeks werkend hebben kunnen krijgen?

Ik zou graag een log bijhouden in tickets van onderdelen van een Action sequence die gelukt zijn, maar die onzichtbaar zijn voor de behandelaren. Mijn idee is om daarvoor Log entries te gebruiken.We zetten dit nu vaker in de Action log van tickets, maar daar hoort die informatie m.i. niet thuis.Denk bijvoorbeeld aan:Succesvol een bericht verzonden via sms-integratie Succesvol een bericht gepost in een extern systeemMaar ook een stukje troubleshooting kan hierdoor vergemakkelijkt worden zonder dat daarvoor de beheerder moet kijken in de output van de action sequence, bijvoorbeeld een melding als...De noodzakelijke variabele was niet gevuld, daarom kan ik deze stap in de automatisering niet uitvoerenIk vind echter geen API endpoint voor de Log entries. Klopt het dat je die niet via de API kunt vullen?

Hallo, Ik zou graag net zoals bij een uitgebreide wijziging een standaard set aan activiteiten willen hebben bij een melding (1e of 2e lijns).Handelingen die verricht moeten worden door verschillende behandelaars.Voorziet Topdesk hierin? Of hoe hebben jullie dit ingericht? Groet,Johan

Hallo allen,Ik ben op zoek naar de manier om de geautomatiseerde acties te gebruiken voor het volgende doeleinde: Ik zou graag zien dat wanneer alle deelmeldingen onder de hofdmeldingen de status ‘Gereed’ hebben bereikt, de hoofdmelding ook als ‘Gereed’ wordt gemarkeerd. Maakt iemand gebruik van dezelfde actiereeks en kan mij helpen? Dank!

Wij hebben (nog) geen koppeling met ons digitale onderteken­systeem (Evidos), maar zorgen er wel voor dat het akkoord op de leenovereenkomst (voor onder andere laptops en smartphones) via TOPdesk wordt vastgelegd en gekoppeld aan de juiste apparaten en personen. Daarnaast wordt hiervan een incident geregistreerd. Wat doet dit JSON script?Incident ophalen 🔍 De melding en bijbehorende informatie worden opgehaald. Apparaatgegevens verzamelen 📱💻 Informatie over de telefoon of laptop wordt opgehaald. Template identificeren 🏷️ De juiste template wordt gezocht voor het apparaat. Leenovereenkomst aanmaken 📑 De overeenkomst wordt aangemaakt op basis van de bestaande template. Apparaat koppelen 🔗 De laptop of smartphone wordt aan de leenovereenkomst gekoppeld. Persoonsgegevens koppelen 👤 D

Wellicht handig? Wij maken er dagelijks gebruik van. Dit proces zorgt ervoor dat er geen middelen achterblijven na archivering (lees: vertrek) van een collega en dat de juiste persoon geïnformeerd wordt. Let op: Variabelen moeten aangepast worden zodat naar de juiste wijziging wordt verwezen.Zoek gekoppelde middelen 🔍 Bij archivering van een persoon wordt gecontroleerd of er nog middelen (zoals een laptop) aan deze persoon gekoppeld zijn. Managergegevens ophalen 👔 Indien beschikbaar, wordt de manager van de persoon opgezocht. Details van middelen verzamelen 📦 Elk gevonden middel wordt opgehaald en verzameld in een overzicht. Notificatie voorbereiden 📝 Een meldingstekst wordt gegenereerd met een overzicht van de gevonden middelen en de naam van de persoon. Wijzigingsverzoek indienen 📤 Er

Wellicht handig? Wij maken er dagelijks gebruik van.🧩 Middel-toewijzingen leegmaken bij archiveringDit proces zorgt ervoor dat wanneer een middel in TOPdesk wordt gearchiveerd, automatisch alle koppelingen met personen, lokalen én onderlinge relaties worden verwijderd.Zo blijft de administratie netjes 🧹 en worden oude koppelingen voorkomen.Hoe werkt dit JSON script?Informatie ophalen 📥 Zodra de status van een middel wordt gewijzigd naar “Gearchiveerd”, haalt het systeem via een API-aanroep alle actuele toewijzingen op.Hierbij worden lijsten opgehaald van gekoppelde personen, locaties en relaties (met hun unieke linkId). Personen loskoppelen 👥 Voor iedere gevonden persoon wordt een DELETE-aanroep gestuurd naar de TOPdesk-API. Hiermee wordt de koppeling tussen het middel en de medewerker verwijderd. Locaties loskoppelen 🏷️ Daarna worden alle gekoppelde lokalen é

Wat doet deze actiereeks?Deze actiereeks monitort alle actiereeksen binnen TOPdesk (uitgezonderd ingeplande acties, webhooks en asset-acties).Wanneer één van deze actiereeksen faalt, wordt er automatisch een melding aangemaakt.Waarom deze actiereeks?Persoonlijk vind ik de standaard mailnotificatie voor actiereeks-monitoring niet prettig werken. Deze mails lopen mee met de reguliere importen, waardoor je: geen specifieke urgentie kunt meegeven minder grip hebt op prioritering en opvolging Het is uiteraard mogelijk om hiervoor een aparte import in te richten, maar in dit geval vond ik een actiereeks zelf overzichtelijker en flexibeler. Implementatie van de actiereeksStap 1 – Ga naar Actiebeheer Ga in TOPdesk naar Modules Open Actiebeheer

Heb je weleens gemerkt dat je Aanmaken kaart of Wijzigen kaart gebeurtenissen niet afgaan wanneer een incident via de mailimport binnenkomt? Dat klopt, en het is logisch ook. Deze gebeurtenissen worden namelijk alleen getriggerd wanneer een behandelaar op de opslaan-knop drukt, en dat gebeurt niet bij een mailimport.Gelukkig is dit eenvoudig op te lossen, waarmee je tóch automatische acties kunt starten zodra een incident via de mailimport is aangemaakt of bijgewerkt. Hieronder leggen we uit hoe je zo’n gebeurtenis bouwt met behulp van de soort kaartdatum.Gebeurtenis triggeren na het aanmaken van een incident via Mailimport Maak een gebeurtenis aan met de volgende instellingen:Actief: aangevinkt Soort kiezen: Kaartdatum Voorwaarden: aanmaker van de kaart is gelijk aan het account dat door de Mailimport wordt gebruikt Kaartdatum en interim selectere

Weet iemand op in Topdesk de v4 progress trail in de incident-API wordt ondersteund voor het opnemen van rich tekst in het action-field? (content-type: application/x.topdesk-progress-trail-v4+json)

Zijn er hier mensen die de trainingen actiebeheer van TOPdesk hebben gevolgd?Ik had gisteren de basistraining en moet zeggen dat dat nog best lastig was.In maart zou ik de intermediate al hebben, maar ik vroeg me af of dat niet veel te snel is.Iemand advies daarover?

Hoi Robin hier,  Wij hebben er bij ons vaak last van dat mede behandelaren van een andere tak een vraag gesteld krijgen over een ticket. De melding wordt op hun naam gezet, en reactie blijft uit… Deze mensen kijken NOOIT in TOPdesk… Heel irritant. Ze reageren pas als je ze een mailtje stuurt met: “ Kan je kijken naar deze tickets?”Wij gebruiken nu sinds kort dit: Een actie sequence die kijkt naar de nieuwe behandelaar. Heeft deze medewerker een attentie genaam “mailontvangers” dan wordt er GELIJK een mailtje gestuurd. Hiervoor heb je een attentie nodig. Dit kan je vinden en aanmaken in: Instellingen > Functionele instellingen > Algemene opzoeklijsten > Attentie. Vervolgens maak je een attentie aan genaamd “Mailontvangers” of uiteraard iets wat je zelf wilt.

Goedemiddag,Ik heb een actiereeks welke eerst een behandelaar invult in de wijzigingsaanvraag. Vervolgens moet in de volgende stap een e-mail worden verstuurd naar deze ingevulde behandelaar. Is het mogelijk om in de actiereeks in te stellen dat de e-mailstap iets later wordt verstuurd? Wellicht iets met een aangepaste voorwaarde? Zoja, kan iemand uitleggen hoe?Alvast bedankt!

Welkom in onze community! We zijn hier om elkaar te helpen sneller en eenvoudiger te werken. Deze week delen we praktische manieren om tijd te besparen met TOPdesk—kleine tweaks of slimme workflows die je werkdag echt verschil laten maken.Om af te trappen heb ik een vraag aan jou:Welke automatisering in TOPdesk bespaart jou het meest tijd – en waarom?We leren graag van jouw praktijk. Deel in de comments, en houd het eenvoudig en concreet:Voor/na‑situatie: wat deed je eerst handmatig, wat gaat nu automatisch? Hoe stel je het in? beschrijf kort je stappen (trigger/macro/workflow). Impact: hoeveel tijd/kliks scheelt het, en voor wie? Valkuilen: wat moet je vermijden of juist wél doen?Tip: ook kleine automations tellen—die leveren vaak meteen winst op.Samen maken we elkaar beter: voel je vrij om iemand te taggen die je hielp of een goed voorbeeld heeft.🔒 L

Als je werkt met zowel een test- als productieomgeving, moest je vroeger steeds handmatig de URL aanpassen in je actiereeksen. Dat was veel werk en soms best frustrerend.Sinds 2023 heeft TOPdesk hiervoor een oplossing: relative URLs.Een relative URL bevat alleen het deel ná de domeinnaam. De rest wordt automatisch ingevuld door TOPdesk.VoorbeeldVolledige URL: https://company.topdesk.net/tas/api/persons/${id}Relative URL: /tas/api/persons/${id}Door relative URLs te gebruiken, werken je actiereeksen beter en hoef je minder aan te passen.Meer weten?Meer informatie vind je op MyTopdesk: 

Wil je aanmelders automatisch herinneren aan een openstaande vraag zodra hun incident de status "Wacht op aanmelder" heeft én Onhold staat? Dat kan eenvoudig met behulp van de onhold-datum, gebeurtenissen & acties, of met een actiereeks.Hoe werkt het?Wanneer je een incident op Wacht op aanmelder zet, krijgt het een onhold-datum. Door een gebeurtenis aan te maken die controleert hoelang een melding al "onhold" staat, kun je automatisch een e-mail sturen naar de aanmelder.Dat kan bijvoorbeeld: na 3 dagen: vriendelijke reminder na 5 dagen: tweede herinnering na 7 dagen: melding automatisch afsluiten (optioneel) Je bepaalt zelf de intervallen.Voordelen Behandelaars hoeven niet meer handmatig reminders te verstu

Ik weet hoe ik informatie van een incident kan aanleveren bij externe partijen middels de API. Echter is het aanleveren van documentatie nieuw voor mij, de vraag is, heb je een keuze qua welke documenten je wilt verzenden middels de API (pop-up logica als je een automatisch actiereeks aftrapt) of moet je een check doen voor aanlevering en welk niet aanwezig zijn verzenden.Hoe hebben andere TopDesk beheerders dit getackeld? (middels mail kan natuurlijk ook, maar externe partij geeft aan het liever middels API te willen ontvangen).

Heb je wel eens dat je geen zin hebt om iets mooi te verwoorden of maak je veel typ fouten?  Dat is nu verleden tijd met de nieuwe (Door Robin gemaakte) TOPdesk feature!! Het Enige wat jij nodig hebt is een API voor jou favoriete LLM, ik gebruik zelf Gemini. Hier kan je van de gratis LLM veel gebruik maken en het model leert niet met jou tekst via studio, en een TOPdesk API account.Upload de JSON uit de zip in je action management en pas de variables aan.Je kan ook nog in het promp zelf regels toevoegen, zodat de AI precies praat zoals jij het wilt. Hoe werkt de AI: Druk op de drie bolletjes van het gekozen context menu, en kies voor de actieRefresh de ticket.En voila! Hopelijk hebben jullie er wat aan!