Heb je weleens gemerkt dat je Aanmaken kaart of Wijzigen kaart gebeurtenissen niet afgaan wanneer een incident via de mailimport binnenkomt? Dat klopt, en het is logisch ook. Deze gebeurtenissen worden namelijk alleen getriggerd wanneer een behandelaar op de opslaan-knop drukt, en dat gebeurt niet bij een mailimport.
Gelukkig is dit eenvoudig op te lossen, waarmee je tóch automatische acties kunt starten zodra een incident via de mailimport is aangemaakt of bijgewerkt. Hieronder leggen we uit hoe je zo’n gebeurtenis bouwt met behulp van de soort kaartdatum.
- Gebeurtenis triggeren na het aanmaken van een incident via Mailimport
Maak een gebeurtenis aan met de volgende instellingen:
- Actief: aangevinkt
- Soort kiezen: Kaartdatum
- Voorwaarden: aanmaker van de kaart is gelijk aan het account dat door de Mailimport wordt gebruikt
- Kaartdatum en interim selecteren: 1 minuut na datum/tijd van aanmaak
Deze gebeurtenis loopt automatisch 1 minuut nadat een incident via de Mailimport is aangemaakt.
- Event triggeren na het bijwerken van een incident via Mailimport
Voor updates gebruik je deze instellingen:
- Actief: aangevinkt
- Soort kiezen: Kaartdatum
- Voorwaarde 1: Wijziger van de kaart is gelijk aan het account dat door de Mailimport wordt gebruikt
- Voorwaarde 2: Status is gelijk aan Reactie ontvangen
- Kaartdatum en interim selecteren: 1 minuut na datum/tijd van wijziging
Welk account gebruikt jouw Mail Import?
Je vindt dit onder:
Instellingen → Importinstellingen → Mailimport → Stap 6. Optionele instellingen
We adviseren om hiervoor een speciaal systeemaccount te gebruiken, zodat duidelijk blijft dat er geen menselijke operator aan te pas komt.
Belangrijke aandachtspunten
- Bevestigen voor versturen werkt niet bij gebeurtenissen die op de achtergrond worden uitgevoerd (zoals op basis van Kaartdatum).
- Gebruik je een Gekoppelde e‑mailactie? Vergeet dan niet om Toepassen in sectie behandelaar aan te vinken, anders wordt de e‑mail niet verzonden.
Meer lezen?
Alle details vind je ook in KI 5370 op MyTOPdesk. Handig als je de volledige configuratie stap voor stap wilt nalopen.
Hoe doe jij dit?
Werk jij al met Mailimports + Actiebeheer?
Gebruik je dezelfde constructie, of heb je een andere slimme manier gevonden om dit te automatiseren?
👉 Laat hieronder jouw ervaringen, tips of alternatieve oplossingen achter.