Thema van de week: Slimmer werken met TOPdesk

Hi Robin hier!
 

Wij hebben bij ons in de zorg een enorme in en uit loop, hiervoor deden we alle mdws die binnenkwamen handmatig aanmelden in een wijziging, account aanmaken en alle sjablonen toewijzen. Nu gebeurt dit alles (ook de accounts die aangemaakt moeten worden) automatisch!

Wij hebben via tools4ever een koppeling lopen tussen HelloID en AFAS, dit werkt super fijn en zorgt ervoor dat medewerkers automatisch in het AD een account krijgen. Wij geven ook automatisch daarmee een licentie, in TOPdesk staat de sync aan dat zodra een account een licentie heeft, het ook een TOPdesk account krijgt. Ook wordt er via HelloID een wijziging aangemaakt waar we te zien krijgen of de MDW recht heeft op extra rechten, andere applicaties of zelf een mobiel en laptop. Ook wanneer een medewerker in AFAS uit dienst gaat, krijgen we een wijziging voor uitdienst.

Dit scheelt ons gemiddeld 30 minuten per medewerker! ~ Echt heel belangrijk voor ons dus! Wij hebben namelijk zo een 200 mensen in en uitstroom per maand. (110 in 90 uit… reken maar hoeveel tijd dat op instroom is...)

Het enige valkuil is…. ZZP, helaas komen ZZP’ers op dit moment anders bij ons in het systeem te staan en krijgen vaak geen AD account, hierdoor zijn dit de enige wijzigingen die wij helemaal handmatig moeten aanmaken. Dit is gelukkig niet veel door de nieuwe regelingen omtrent ZZP in de zorg.

Hopelijk helpt dit jullie ook. Zin om eens samen te praten? Stuur me gerust een bericht!

 

Voorheen moesten wij met de RTC Creator een bruikleenovereenkomst maken.
Deze printten we uit, lieten twee mensen met pen tekenen, en scanden het document weer in. ✍️

Vervolgens werd het bestand handmatig toegevoegd aan het juiste object in de oude configuratiemodule en op de persoonskaart. Daarna zetten we het middel handmatig op naam en haalden het uit de voorraad. 📂

Het verzoek werd daarna afgerond in wijzigingsbeheer. Dit was veel werk en leidde vaak tot een grote stapel onbewerkte bruikleenovereenkomsten. 😓

Sinds een paar jaar gebruiken we SignRequest. Nu vraagt de aanmelder een laptop aan, de helpdesk maakt deze klaar, en er wordt een digitaal ondertekend document opgevraagd via een actiereeks. 💻✍️

SignRequest roept een webhook aan binnen TOPdesk, waarna TOPdesk het document automatisch toevoegt aan de middelenkaart, de toewijzing wijzigt en het middel uit voorraad haalt. Daarna wordt het verzoek afgesloten en krijgt de gebruiker de overeenkomst per mail. 📎

Wat vroeger meer dan 10 minuten kostte, duurt nu nog maar 2 minuten. Dat scheelt enorm! ⏱️

Ook wij hebben HelloID aan diverse HRM applicaties gekoppeld. Twee weken voordat het contract beëindigd, krijgt de medewerker (met leidinggevende in de cc) een mail met gekoppelde inventaris en het verzoek tot maken afspraak om apparatuur in te leveren. Op de achtergrond wordt er netjes een wijziging aangemaakt.

HelloID spreekt hiervoor een webhook aan in TOPdesk. Wij willen geen contractinfo in TOPdesk, wij houden dat liever bij de bron.

Hierdoor zijn wij volledig in control!

Gebruik je ook de Life Cycle optie binnen HelloID? 

Wij houden contract informatie ook buiten TOPdesk, maar ontvangen inderdaad een push wanneer een medewerker uit dienst zal treden. Echter triggered dit bij ons een change aan. Waardoor we niet alleen de hardware laten inleveren maar ook andere zaken kunnen checken/andere expertises laten checken.

Bij ons wordt een soortgelijke tool momenteel ingericht. Hij moet vanuit Youforce gaan praten met AD en TOPdesk. Daarbij moet meteen Role Based Access Control worden ingericht zodat de julste rechten aan het AD account worden gekoppeld en in TOPdesk de rechten voor diverse applicaties worden aangevraagd (voor zover dat niet automatisch kan.

Externe blijft een lastig ding. Die staan nu nog niet in Youforce maar mijn idee is dat dit dan ook moet gebeuren.

Op verzoek van onze afdeling inkoop heb ik een middelsjabloon aangemaakt voor alle contracten die er zijn binnen de organisatie.

Dit middel heeft een automatische trigger waarbij de contracteigenaar wordt gemaild als hij bijna verloopt.

Er zit wel nog een uitdaging in. Er is namelijk een mogelijkheid om het contract te verlengen. Nu moet hiervoor een aantal velden worden aangepast. Ik zou het mooier vinden als het veld “Aantal bevestigde verlengingsopties” wordt aangepast dat de einddatum dan automatisch wordt opgehoogd met de duur van de verlenging.
Is er iemand die dit al heeft geautomatiseerd?

De gemeenschapswachten van Stad Lokeren registreren alles dat ze opmerken via het Topdesk-portaal op hun smartphone of tablet. Niet alles hoeft door hun verantwoordelijke effectief bekeken worden. 

Zo is er een formulier om verslag uit te brengen van de staat van speelpleintjes (locatie kiezen en 5 vinkjes al dan niet aanduiden). Als alles in orde is op het speelplein, dan hoeft er niks te gebeuren met de melding. Een gebeurtenis meldt de melding onmiddellijk af, de coördinator hoeft het dan ook niet te zien. Door de locatiekoppeling hebben we wél altijd een volledig overzicht van wanneer welke controles gebeurd zijn door wie per speelplein. Heel handig wanneer een burger zegt dat “er nooit controle is en het altijd smerig ligt”.

Andere meldingen die de gemeenschapswachten doen zijn voor de politie (die geen behandelaar is in onze Topdesk-omgeving). Zij vullen formulier in, Topdesk stuurt mail naar politie en melding wordt onmiddellijk afgemeld. Zo blijven we intern altijd overzicht hebben. Vroeger belden of stuurde men een mail naar de politie, zonder registratie in Topdesk, dus nu een veel beter overzicht!

En de meest eenvoudige: omdat de gemeenschapswachten heel veel meldingen doen (dat is hun rapportagetool, ipv lange verslagen te maken), worden niet dringende meldingen automatisch toegewezen aan een behandelaarsgroep waar geen enkele behandelaar lid van is. Zo komen die meldingen niet in het takenoverzicht van de coördinatoren (push). Zij kunnen wel gaan kijken naar de meldingen van de behandelaarsgroep dmv van een selectie (pull).

Een van de eerste dingen die ik bij mijn huidige klant ingericht heb, is het automatisch archiveren van behandelaren en wat opschoningszaken rondom de persoon. Het is een ‘levende’ actiereeks, die steeds een stukje uitbouw krijgt.

Er draait een import op personen (HelloID), die een persoon de dag na de uitdienstdatum archiveert. Een uur later gaat een actiereeks af en voert een aantal stappen uit:

1. Opschonen van bepaalde gegevens op de persoonskaart 
2. Kijkt of er nog openstaande (nog goed te keuren) PRFC op de persoons staan.
   • Zoja dan worden deze overgezet op de nieuwe leidinggevende van de aanvrager.
3. Controleert of er een behandelaarskaart is (op basis van personeelsnummer/inlognaam).
   • Indien er een behandelaarskaart is, wordt er gekeken of er openstaande tickets zijn en deze worden verplaatst:
     • Meldingen > Terug gezet op de behandelaarsgroep
     • Wijzigingsactiviteiten > Terug gezet op de behandelaarsgroep
     • Wijzigingsaanvragen en wijzigingen (RFC en uitvoering): Toekennen aan de coördinator (= behandelaarsgroep) van de wijziging (Deze wordt standaard meegegeven op de sjablonen)
4. Opschonen van bepaalde gegevens op de behandelaarskaart.

Bij ons loopt opzich ook iets soortgelijks, echter doen wij het dmv licenties. Als de medewerker geen licentie heeft dan halen wij het TOPdesk account weg (MDW worden namelijk bij uitdienstdatum al via azure eruit gehaald, en azure haalt licentie dan ook weg en verplaatst het voor 30 dagen in een recoverymap) En HelloID triggered dan dus een change met wat er gebeuren moet.

Wij hebben een ander proces lopen voor de wijziging mbt hardware inleveren, licenties innemen etc. Mijn wens is op dit nog aan te gaan passen en eventueel te combineren, maar daar zijn we nog niet.

Hopelijk lukt dat snel! Voor ons is nu het doel om de bruikleenovereenkomst ook in AFAS terug te laten plaatsen en pas wanneer wij het in TOPdesk goed melden, dat de medewerker uit dienst kan, en dus diens laatste salaris krijgt. We hebben nu te vaak dat we maanden bezig zijn met hardware terug krijgen...