Automatisch herinneringen sturen bij status "Wacht op aanmelder" + Onhold
Wil je aanmelders automatisch herinneren aan een openstaande vraag zodra hun incident de status "Wacht op aanmelder" heeft én Onhold staat? Dat kan eenvoudig met behulp van de onhold-datum, gebeurtenissen & acties, of met een actiereeks.
Hoe werkt het?
Wanneer je een incident op Wacht op aanmelder zet, krijgt het een onhold-datum. Door een gebeurtenis aan te maken die controleert hoelang een melding al "onhold" staat, kun je automatisch een e-mail sturen naar de aanmelder.
Dat kan bijvoorbeeld:
-
na 3 dagen: vriendelijke reminder
-
na 5 dagen: tweede herinnering
-
na 7 dagen: melding automatisch afsluiten (optioneel)
Je bepaalt zelf de intervallen.
Voordelen
-
Behandelaars hoeven niet meer handmatig reminders te versturen.
-
Minder kans dat meldingen blijven hangen.
-
Melder krijgt altijd tijdig een signaal: duidelijkheid voor beide kanten.
-
Proces wordt consistenter en efficiënter
Gebeurtenis
Het resultaat
Tip: Automatisch afsluiten na 7 dagen
Wil je meldingen automatisch sluiten als de aanmelder niet reageert?
Maak dan een extra gebeurtenis + actie aan die checkt of het incident 7 dagen onhold staat en verander de status naar bijvoorbeeld Afgemeld.
Je kunt daarbij ook automatisch een afsluitbericht laten versturen.
Alternatief: Gebruik een actiereeks
In plaats van acties kun je dit ook verwerken in een actiereeks.