Attachements extern aanleveren middels API

Ik moet zeggen dat ik zelf niet weet dat je pop ups kan laten komen bij een Action Sequence.

Je kan natuurlijk wel meerdere actionsequences aanmaken, waarbij je specificeert welke data je mee geeft.

Eentje met minimale informatie, eentje met alles betreffende ticket, eentje met volledige data.

Is dat iets wat je kan helpen?​​​​​​​

Hoi Robin,

Dank, maar de meld / update actie is er al. Ik zocht een makkelijke manier om middels API alleen bestanden te versturen die nieuw zijn. De oplossing zit denk ik in het taggen van verzonden bestanden middels het gebruik van het omschrijving veld. Zodat bij updates de actie weet welke bestanden nieuw zijn en welke al getagged zijn en niet (opnieuw) verzonden hoeven te worden.

Mvg,

Maickel

Hai Maickel,

Ahh Okay duidelijk. Wellicht kan je een regel invoeren die kijkt naar meest recente verzend event (uitgaande mail oid) en daarna kijkt naar flags/checks die daarboven zijn plaatsgevonden?

​@MaickelJansen  fijn om te zien dat ​@Robin Noppert je heeft kunnen helpen. Werkt alles nu?

En is dit denk je een goede tip om in de Community Resources op te nemen? 

Wat de tech. consultants weleens doen is dat ze na elke keer dat ze bestanden versturen op de kaart de datum/tijd wegschrijven. Als je dan bestanden verstuurt kan je alle bestanden die nieuwer zijn dan dat versturen.

Oh, en nee, momenteel kan je geen pop-ups met actiereeksen krijgen.

Klopt, dat ga ik nu ook doen, eerste initiële deling met externe (blanco tijdstip) waarna hij huidig datum / tijdstip toevoegt, zodat hij na elke update kijkt wat er nieuw is sinds dat moment, en daarna weer update.

Eerlijk gezegd denk ik van niet, voor mij is dit alles nog vrij nieuw (kom zelf vanuit de Ultimo hoek) en moet dus nog aftasten wat er kan binnen TopDesk. Voor de meeste zal dit allemaal al bekend zijn gok ik. Als het eenmaal werkend is of als er mensen zijn die dit al werkend hebben en voorbeeld code hebben, dan is dat veel waardevoller voor iedereen.

Wij hebben een API koppeling tussen TOPdesk en Signrequest. Op het moment dat men een document digitaal ondertekend heeft, werd in het verleden per mail het ondertekende bestand verstuurd naar een mailbox wat door TOPdesk import werd uitgelezen.

Een actiereeks daarna (1 minuut na kaart wijziging) haalde alle gekoppelde bijlagen op van het desbetreffende incident middels de volgende endpoint: /tas/api/incidents/id/{incidentId}/attachments. Dit resulteert in de volgende output.

[
  {
    "id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
    "invisibleForCaller": true,
    "entryDate": "2026-01-09T11:49:29.704Z",
    "operator": {
      "id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
      "name": "string"
    },
    "person": {
      "id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
      "name": "string"
    },
    "fileName": "string",
    "downloadUrl": "string",
    "size": 0,
    "description": "Photo of screen"
  }
]

Met Freemarker filterde we de lijst van bijlagen op basis van fileName en entryDate het juiste document. Sorteren daarbij werkt altijd wel fijn. Je kunt dan ook aangeven dat je enkel het eerste bestand wilt binnen de lijst met [0]. AI tools zoals ChatGPT kunnen hierbij helpen, omdat het vrij complex kan zijn.

Waar ik zelf altijd wel voorstander van ben: GET & SET. Ofwel: eerst opvragen of iets al bestaat; zo ja: niks doen. Zo niet; toevoegen.

Maar, wat is je doel: wil je altijd het laatste document uploaden? Of een specifieke document? Specifieke extensie?

[
  {
    "id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
    "invisibleForCaller": true,
    "entryDate": "2026-01-09T11:49:29.704Z",
    "operator": {
      "id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
      "name": "string"
    },
    "person": {
      "id": "3fa85f64-5717-4562-b3fc-2c963f66afa6",
      "name": "string"
    },
    "fileName": "string",
    "downloadUrl": "string",
    "size": 0,
    "description": "Photo of screen"
  }
]

ik dacht nu juist dat het om exporteren ging, maar misschien zit ik mis hoor.

Overigs is dat wel een groot gemis! Wie weet in de toekomst :).

Eens

Dat is eigenlijk ook wat ik impliceerde in mijn tekst, als je een controle in de code zet die kijkt naar meest recente verzonden email, dan kan je dus vervolgens zeggen, alles wat daar boven staat mag verzonden worden (obv datum) je kan dan zelfs nog doen, alles wat qua datum nieuwer is EN een flag heeft gekregen. Dit soort dingen valt gewoon in te bouwen, enkel ja… pop ups niet zo ver ik weet, wie weet ooit op een dag.

ik zal eens kijken of ik even 123 een json voor je kan maken Maickel

Hi allemaal,

Ik heb hier een JSON action sequence die kijkt naar:

Wanneer is laatste mail verstuurd?

Alles wat nieuwer is dan laatste mail EN een vlaggetje heeft gemarkeerd staan.

Dit post hij onzichtbaar voor aanmelder in het incident


Je hoeft dan dus zelf alleen nog maar je topdesk url, en api user toe te voegen.

Ook dien je de knop een plek te geven (context menu uitkiezen)

De opmaak is niet ideaal uiteraard maar dit is wel al in principe de basis!
 

Wil je dat ik iets aanpas?

Ziet er netjes uit, ​@Robin Noppert.

Tip: je kan tegenwoordig gebruik maken van een relative URL optie: https://my.topdesk.com/tas/public/ssp/content/detail/knowledgeitem?unid=7180b6a8d1184ac396a1fbf5943a03c1. Dit maakt het exporteren en importeren tussen je test- en productieomgeving enorm eenvoudig.

Kijk ook eens naar https://docs.topdesk.com/en/connections.html, hiermee hoef je je wachtwoorden niet meer plaintext toe te voegen aan je actiereeks. Dit vergroot de bevelling aanzienlijk.

​@Sanne van Opstal-Brakel dit zijn overigs waardevolle leuke tips (eigenlijk best practices) om te delen in de Community Resources. De <@nolog> optie is ook zeer waardevol om te delen.

Ja ik had al zo iets gelezen over die connections, moet zeggen dat ik er echt niet uit kwam, misschien dat ik in een sleur zit omdat dit de eerste methode was voor mij en ik lekker door sleutel op dat spoor en er moeilijk van af wijk hoor… misschien moet ik het toch nog eens proberen….

​@MaickelJansen  Hopelijk is dit de oplossing voor jou, of zit ik totaal mis en bedoel je iets compleet anders?

​@Rico Roodenburg en ​@Robin Noppert dit is zeker een mooie oplossing voor in de resources. Om deze goed te plaatsen moet vooral een goede omschrijving / uitleg hebben en eventueel een stappen plan. Wie van jullie kan mij hier het beste mee helpen? 

Ik zal wel wat maken voor je.

Hoi Robin,

Bedankt voor je JSON oplossing. De bedoeling is een koppeling tot stand te brengen met ServiceNow (Axians). Hun willen middels de API het incident ontvangen, maar ook eventuele bestanden. Ik vraag mij vooral af of TopDesk dit uberhaupt kan via de API, ontvangen weet ik wel (dat is wel mogelijk). Maar bestanden meegeven lijkt mij alleen via de mail optie te kunnen gaan, tenzij ik verkeerd zit, of door de URL aan te leveren naar het bestand.

​@Sanne van Opstal-Brakel 

Stap 1 – Ga naar Actiebeheer

• Ga in TOPdesk naar Modules

• Open Actiebeheer

Stap 2 – Ga naar Geautomatiseerde acties

• Kies Geautomatiseerde acties in het menu

Stap 3 – Maak een nieuwe geautomatiseerde actie

• Klik op Nieuwe geautomatiseerde actie

Stap 4 – Kies Meldingbeheer

• Selecteer Meldingbeheer als module
  (dit is nodig om de actie op incidenten/meldingen te gebruiken)

Stap 5 – Kies het juiste contextmenu

• Kies in welk contextmenu de actie beschikbaar moet zijn
  (bijvoorbeeld het actie-menu in een melding, rechtsboven)

Stap 6 – Importeer de actie

• Kies Onder actie: importeren

• Importeer de bijgevoegde JSON

• De stappen en logica worden automatisch aangemaakt

Stap 7 – Vul API-gegevens in

• Vul de volgende variabelen in:

  • TOPdesk URL

  • TOPdesk API-gebruiker

  • TOPdesk API-applicatiewachtwoord

• Klik op Opslaan

Stap 8 – Gebruik de actie in een melding

1. Open een melding

2. Selecteer de updates die mee moeten worden genomen

3. Klik bij deze updates op het vlaggetje (flag)

4. Klik op Opslaan

5. Open het juiste contextmenu

6. Klik op de geautomatiseerde actie

🎉 Klaar!
Alleen de gevlagde updates die nieuwer zijn dan de laatste verzonden e-mail worden nu automatisch samengevat en als nieuwe actie aan de melding toegevoegd.

ℹ️ Belangrijk om te weten

• Updates zonder vlag worden genegeerd

• Updates vóór de laatste e-mail worden niet meegenomen

• De samenvatting wordt toegevoegd als actie (onzichtbaar voor melder)

Via een actiereeks kan je zeker bestanden “versturen” naar een externe tool. Echter, ServiceNow moet dan wel een API endpoint hebben, voor het uploaden van een bijlage aan een ticket.

Heb je hier wat aan? https://www.servicenow.com/docs/bundle/zurich-api-reference/page/integrate/inbound-rest/concept/c_AttachmentAPI.html#title_attachment-POST-upload

Ik zie dat er een Marketplace oplossing bestaat voor het maken van een koppeling tussen TOPdesk e→ ServiceNow. Of deze ook bijlagen kan versturen, dat weet ik niet. Zie https://marketplace.topdesk.com/link-topdesk-servicenow/

Hoi ​@MaickelJansen,

Goede vraag, en je zit er eigenlijk al heel dichtbij 👍

Kort antwoord:
TOPdesk kan via de API prima incidenten uitwisselen, maar bestanden “meesturen” in dezelfde API-call naar ServiceNow kan niet direct. (zover ik dan weet)

Wat wél kan:

• Via de API:

  • incidentgegevens ophalen/ontvangen

  • bijlagen ophalen (list + download) via de attachment-endpoints

• Je kunt ServiceNow dus:

  •  de download-URL’s van de bijlagen meegeven

Wat niet kan:

• TOPdesk kan geen incident + binaire bestanden in één API-payload pushen naar een extern systeem.

• “Bijlagen automatisch meesturen” gebeurt in TOPdesk eigenlijk alleen via:

  • de e-mailfunctionaliteit

  • of via een gegenereerd document (PDF)

Praktische oplossingen die ik zie:

1. API + URLs
   TOPdesk → ServiceNow: incidentdata + attachment-URL’s
   ServiceNow haalt de bestanden zelf op.

2. API + e-mail (hybride)
   Incident via API, bijlagen via mail (werkt altijd).

3. Externe flow (bijv. Power Automate)
   TOPdesk API → download attachments → upload naar ServiceNow.

Conclusie:
Je zit niet verkeerd — TOPdesk kan bestanden niet “meegeven” in één API-koppeling, maar wel beschikbaar stellen zodat ServiceNow ze zelf kan ophalen.

Je zou dus de samenvatting via de JSON kunnen uitsturen en via het emailprompt zelf de bestanden uitkiezen, niet precies wat je zoekt maar misschien wel de oplossing?

Hoi Robin,

Punt 1. of 2. ga ik ze dus idd voorstellen. Er zit bij hun nog een systeem tussen dus hun moeten maar even aangeven waar het mee om kan gaan. Maar vermoed dat een hybride oplossing, nummer .2 het meest fail-safe is.

Strak plan Maickel!
Benieuwd wat hun terugkoppeling wordt. Optie 2 lijkt mij inderdaad het meest fail-safe, ook omdat je daar zelf net wat meer grip houdt.