Best Practices

Onze projectleiders van de technische dienst zijn op zoek naar een manier om projectopvolging/-oplevering efficiënter te laten verlopenZijn er collega's van een openbaar bestuur die hier projectbeheer/wijzigingsbeheer voor gebruiken? 

Kennismanagement wordt vaak in een IT-context besproken. Maar velen van jullie hebben TOPdesk veel verder uitgerold — naar facilitair, HR, studentondersteuning, financiën en meer.Wij zijn benieuwd: hoe werkt KM in de praktijk bij die afdelingen?Hebben ze een eigen kennisbank of delen ze die met IT? Zien hun artikelen er anders uit — procedureler, meer beleidsmatig? Hebben ze hun eigen ritme gevonden voor het actueel houden van kennis? Gebruiken ze de AI-functies — Knowledge Explorer, KA aanmaken met AI, de AIschrijfassistent?Geen haast. Reageer zodra je terug bent van je zomervakantie we houden deze thread de in augustus en september in de gaten. 

Ik gebruik in verschillende modules enige vorm van veldvalidatie om een HTTP request af te trappen die de gebruiker een duidelijke “pop-up” toont om aan te geven dat er iets verkeerd is gedaan (vergelijkbaar aan het mooie voorbeeld van ​@Ronald Visscher op deze pagina).Heeft iemand zoiets ook op een Asset actief? HTTP acties bestaan niet op assets. Ik weet dat ik op basis van wijziging van velden een Action Sequence kan laten aftrappen, dus de trigger is er en de validatie kan ik met een condition perfect bouwen. Maar… hoe zorg ik dat er een goed zichtbare notificatie volgt voor de gebruiker (een notiricatie die dus direct getoond wordt).Ik vond iets over Task notifications, maar 1. dat is Labs functionaliteit en ik dacht dat Labs niet meer bestond. Daarnaast vraag ik mij af of het dan “gewoon” in het notificatiemenu rechtsboven te zien wordt. Dan wordt 2. van toepassing: Dat menu heeft een veel te lage attentiewaarde. Dan kan ik (beter waarschijnlijk) een mailtje sturen naar de gebrui

Het is niet mogelijk om in widget settings in het overzicht van selecties (of rapporten) direct naar een bepaalde letter te springen van een selectie, waardoor je vaak veel moet scrollen. Het is wel mogelijk om op de pagina te zoeken met Ctrl+F waarbij je sneller de juiste selectie kan vinden. 

Ik heb een mailactie en in deze mailactie gaat het uiteraard naar de Aanvrager.Maar nu wil ik ook dat het wordt verzonden naar degene voor wie het verzoek is ingediend.Casus: Manager vraagt assets aan via een meldingsformulier. In meldingsformulier wordt mailadres opgegeven van degene voor wie het is. Nu wil ik dat bij het versturen van de mail de manager een mail krijgt en ook voor degene waarvoor het is aangevraagd.De mail van de desbetreffende persoon staat in het verzoek Zie voorbeeld.Hoe krijg ik dit dan in CC gezet?  

Kennisbeheer is geen eenmalig project, het is een gewoonte. Bij de meeste servicedesks ontstaat de kennisbank een beetje vanzelf: iemand schrijft een antwoord, een collega doet het net iets anders, en voor je het weet werken tien mensen met tien versies van hetzelfde antwoord. Dat kost tijd, medewerkers schrijven antwoorden opnieuw die eigenlijk al bestaan en het kost consistentie: dezelfde vraag krijgt een ander antwoord, afhankelijk van wie hem oppakt. Nieuwe collega's hebben er bovendien weken langer door nodig om productief te worden. En nu AI steeds vaker meeleest en meebeslist, wordt dat probleem alleen maar groter: een slechte kennisbank vertraagt niet alleen je team, het maakt AI waardeloos.De basis op orde krijgen begint bij een simpele vraag: wat doe je als er een melding binnenkomt? Het antwoord zou altijd hetzelfde moeten zijn. Eerst doorzoek je het kennissysteem, niet als tweede stap, maar als startpunt. Vind je iets? Gebruik het kennisitem en koppel het aan de melding. Vi

Elke kennisbank heeft er een. Het artikel van jaren geleden dat niemand heeft bijgewerkt, niemand heeft gearchiveerd en niemand durft te verwijderen.Waar gaat de jouwe over? En waarom staat het er eigenlijk nog?Misschien omdat: Niemand zeker weet of het nog klopt, maar verwijderen voelt te riskant  Het voor een productversie van jaren geleden geschreven is, maar nog steeds bekeken wordt  De collega die het schreef inmiddels weg is, en er geen eigenaar meer voor is  Het nog steeds op incidenten gezet wordt, dus het moet toch nuttig zijn... toch?Deel je meest legendarische verouderde kennisartikel hieronder. En als je wél hebt uitgevogeld hoe je je kennisbank vers houdt dat willen we ook graag horen.

De nieuwe SSP is live, en een aantal van jullie is al overgestapt. Tijd om die portals goed te laten zien.Wij geloven er heilig in dat je van elkaar leert en niets verslaat een echt portal van een echte organisatie boven een gepolijste demo. Dit is dus jouw ruimte om te laten zien wat je gebouwd hebt, te delen wat werkte, en anderen iets concreets mee te geven.Deel een screenshot van jouw nieuwe SSP en vertel ons:Hoe je homepage eruitziet: tegelindeling, banner, het hele plaatje Eén ding dat je hebt meegenomen vanuit je oude inrichting Eén ding dat je hebt veranderd of opnieuw moest bedenken Hoe je eindgebruikers reageren vooral op de zoekbalk en de nieuwe opzetAlles hoeft niet perfect te zijn. Sterker nog: de eerlijke inrichtingen — de gevallen waarin je iets op de harde manier hebt uitgezocht — zijn vaak het nuttigst voor mensen die nog twijfelen of ze overstappen.Een aantal van jullie heeft al ervaringen gedeeld in de lanceerthread ​@SanderS , ​@Gerwin Filius , we horen graag hoe jo

Wie heeft ervaring met TOPdesk en de voorwaarden/eisen van de ABRO 2026 /abdo 2019 en hoe gaan jullie ermee om?ter uitleg voor degene die niet weten wat ABRO//ABDO is:Vanaf 1 januari 2026 gelden er nieuwe beveiligingseisen voor bedrijven die voor de overheid een opdracht uitvoeren met risico’s voor de nationale veiligheid. Dat zijn de Algemene Beveiligingseisen voor Rijksoverheidsopdrachten (ABRO). Door de ABRO gelden binnen de hele Rijksoverheid dezelfde eisen. De ABRO verkleint de risico’s voor de nationale veiligheid, zoals cyberaanvallen en spionage.ABRO rijksoverheidbovenstaande betekent dat in principe😏 elk bedrijf dat zaken doet met of voor de ministeries hiermee te maken heeft of te maken krijgt.Ik werk voor een bedrijf die nauw samenwerkt met defensie en waar elke applicatie een CIAP/BIVP score dient te krijgen.Hebben mensen hier ook ervaring mee en waar wringt het bij jullie ? 

Vanuit verschillende bronnen en kennissystemen: teams, intranet(ten), handleidingen sites etc, wordt verwezen naar TOPdesk. Hier zitten ook deep-links tussen.Deze bronnen, bijvoorbeeld intranet, zijn veelal decentraal beheerd , soms op afdelingsniveau (dicht bij de mensen voor wie ze werken). Dit zijn zo al snel 350+ redacteuren welke niet allemaal zo maar in beeld zijn.Nu is het bij grotere organisaties vaker zo dat er organisatorische veranderingen zijn, maar ook dat service verlening veranderd. Dit betekend dat het soms wenselijk is om de self service portal anders in te richten. Bij ons al snel om 350-400 formulieren. Bij verplaatsen van een formulier in de SSP gaan de links vanuit die andere bronnen kapot. Ik vind het onlogisch dat een formulier in TOPdesk geen eigen ID heeft zodat een verwijzing vanuit een andere bron heel blijft maar, hoe gaan jullie, in dit licht, om met een herinrichting van de SSP?

We kennen het allemaal. Er komt een lastig incident binnen. Het team duikt erin, zoekt uit wat er aan de hand is en vindt uiteindelijk de oplossing. De klant is blij, het ticket wordt gesloten. Klaar.Drie maanden later komt hetzelfde incident binnen. Andere technicus. Opnieuw vanaf nul beginnen. Uiteindelijk dezelfde oplossing.De kennis was er al. Ze heeft de ticketsluiting alleen niet overleefd.Dit is een van de meest voorkomende patronen die we zien bij serviceorganisaties, en het is verleidelijk om het als een technisch probleem af te doen. Instabiel systeem. Grillige integratie. Leveranciersprobleem. Maar vaker dan je denkt is het een kennisbeheerprobleem. De oplossing was al eens gevonden, maar niet vastgelegd op een manier die hem de volgende keer vindbaar maakte.Elk herhalend incident is een signaal. Je servicedesk vertelt je: iets wat het waard was om te weten, heeft de kennisbank nooit gehaald.De impact is groter dan hij lijkt. Herhalende incidenten betekenen dubbel werk, lang

Voor IT-overeenkomsten (lees: (cloud)software aanvragen) heb ik een formulier gemaakt zodat ik het samen oppak met de security officer, FG, jurist en andere betrokkenen. Nu zoek ik een oplossing om dit verder te automatiseren en ook de aanvrager op de hoogte te houden. Denk aan een kan-ban achtige oplossing / stoplichten systeem waar je kan zien waar de aanvraag op dat moment zit. Of is dit een kwestie van een uitgebreide wijziging maken? (met als gevolg dat de betrokkenen ook in TOPdesk moeten werken)?Hoe hebben jullie dit ingericht? Ik ben benieuwd.

Goedemorgen,Ik wil vanuit de wijzigingenmodule een overzicht maken van wijzigingen en wijziging activiteiten van een bepaalde afdeling. Hoe vraag ik deze gegevens zo aan dat ik de uitkomst van deze 2 rapportages kan samenvoegen tot 1 overzicht? 

Een korte recap voor wie de webinar over de Outlook Reservations Sync heeft gemist.Eind april kondigden we hier al de Outlook Reservations Sync (ORS) aan: een nieuwe oplossing om Outlook en TOPdesk automatisch in sync te houden voor ruimtereserveringen. In de Q&A 'Reserveringen & planning: hoe loopt dat bij jullie?' kwam dit onderwerp ook al voorbij, met herkenbare reacties over dubbele boekingen en wijzigingen die niet overal landen.En onlangs heeft Sietse Posthuma in een webinar laten zien hoe ORS in de praktijk werkt. Hieronder een samenvatting van wat er voorbij kwam.Het idee in één zinORS is een automatische, bidirectionele sync tussen Outlook en TOPdesk voor vergaderruimte-reserveringen. Of zoals het op de product update kort en bondig staat: plan once, stay aligned everywhere. Boek je in Outlook, dan staat het ook in TOPdesk. Pas je iets aan in TOPdesk, dan loopt die wijziging terug naar Outlook. Inclusief deelnemers, Teams-links en bezoekersregistratie.Wat handig is om

Hallo allemaal,Wij zijn bezig met het inrichten van flexwerkplekken in TOPdesk en lopen tegen een aantal ontwerpkeuzes aan. Ik ben benieuwd hoe jullie dit hebben aangepakt.**Locatie of Asset?**De eerste vraag is al meteen een fundamentele: hebben jullie werkplekken ingericht als Locatie (binnen Huisvestingsbeheer) of als Asset (binnen Asset Management)? En wat was de reden voor die keuze? Ik kan me voorstellen dat Asset Management meer flexibiliteit biedt qua velden en widgets, maar dat Locaties misschien beter aansluiten bij de manier waarop TOPdesk locaties koppelt aan meldingen en personen.**Nummering**Wij willen werkplekken nummeren volgens het formaat WP-(verdieping)-nummer, bijvoorbeeld WP-1-001 of WP-2-042. Hebben jullie dit opgelost via de autonummering (prefix instellen per sjabloon of soort), of doen jullie dit handmatig? En maak je dan per verdieping een apart sjabloon/soort, of los je het anders op?**Widgets en velden**Als je het als Asset hebt ingericht: welke widgets gebr

In de Module Assetmanagement kun je Assets toewijzen aan een Person, Dit kan allen op basis van de samengestelde naam.In onze organisatie (wij werken in 1 TOPdesk omgeving met 7 gemeenten en onze eigen organisatie) komen diverse personen met dezelfde naam voor en zijn er personen die voor meerdere organisaties werken. Het vinden van de juiste persoon is dus vaak ‘lastig’ waardoor er verkeerde koppelingen ontstaan. Ook het importeren van uitgegeven Assets op basis van Excel lijsten gaat hierdoor niet goed.Mijn verzoek./ voorstel is om de toewijzing niet te doen obv de samengestelde naam maar ob het 9alrijd unieke) e-mailadres of de TOPdesk- login naam (bij os UPN).Zijn er meer collega's die hier tegenaan lopen?Ik heb hiervoor zojuist een RFC ingediend op tip.topdesk.com: Enable Linking Assets to Persons/Operators Using Email AddressUser StoryAs a TOPdesk user responsible for Asset Management, I want the ability to link an Asset to a Person or Operator based on their unique business emai

Hallo allemaal!Een tijdje geleden liep ik tegen het probleem dat mijn Adobe Illustrator bestand waar ik alle tegels voor het SSP in maakte groot en onoverzichtelijk begon te worden. Dat moet makkelijker kunnen dacht ik en zo begon ik te werken aan een online tegeldesigner.Deze staat nu bijna een maand online en bedacht mij dat het vast ook wel een handige tool kan zijn voor de community.Bij deze: https://tegeldesigner.jerdip.xyz/(Redelijk recent geregistreerd domein dus kan geflagged worden door defender) Deze tool is gratis te gebruiken en er worden geen gebruikers gegevens oid opgeslagen.Mochten er issues zijn of heb je een feature request laat het gerust weten.Groetjes!  

Wij willen de BIV classificatie integreren in Topdesk. Maar hoe en wat een werkbare oplossing hiervoor is weten we niet.In asset management zou je dit kunnen toevoegen aan een sjabloon. Maar hier staan alleen applicaties en hardware in. BIV classificatie moet je ook kunnen gebruiken in een incident.Een extra tabblad in meldingen is wellicht een optie, maar die heb je dan niet in wijzigingen. En hoe gebruik je dat tabblad dan?Veel vragen en onduidelijkheid dus. Zijn er organisaties die deze classificatie al gebruiken in Topdesk?

TOPdesk en archivering conform ArchiefwetBinnen onze gemeente lopen wij tegen structurele knelpunten aan bij het gebruik van TOPdesk in relatie tot de Archiefwet en geldende archief- en informatienormen. Omdat wij vermoeden dat meer gemeenten en andere overheidsorganisaties hiermee te maken hebben (of gaan krijgen), leggen wij deze casus graag voor aan de TOPdesk community. Waar lopen wij tegenaan?De standaardfunctionaliteit van TOPdesk biedt naar onze ervaring onvoldoende ondersteuning om informatie correct, aantoonbaar en controleerbaar te archiveren én te vernietigen volgens wet- en regelgeving.Om toch aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, hebben wij in samenwerking met TOPdesk een maatwerkoplossing ontwikkeld op basis van queries (in 2021). Deze oplossing maakt het mogelijk om:gerichte selecties van informatie te maken; gegevens aantoonbaar en gecontroleerd te vernietigen; data volledig te verwijderen uit zowel de applicatie als de onderliggende database. Onzekerheid en kw

Wat gebeurt er als je beste servicedesk collega zijn ontslag indient en wat gaat er eigenlijk met hem mee?We hebben het allemaal zien gebeuren. Er is altijd die ene persoon in het team die het gewoon weet. Welke workaround het probleem bij klant X oplost. Waarom het systeem zich op vrijdagmiddag vreemd gedraagt. Wat er eigenlijk is gebeurd tijdens dat grote incident twee jaar geleden dat niemand heeft gedocumenteerd.Ze zijn niet alleen goed in hun werk. Ze zijn het institutionele geheugen van jouw servicedesk.En als ze vertrekken? Gaat die kennis mee.Dit is iets waar we het in de ITSM-wereld veel over hebben: kennisverloop. Het is een van die problemen die je makkelijk negeert totdat het je raakt. Ineens lopen de doorlooptijden op. Escalaties nemen toe. Nieuwe collega's hebben maanden langer nodig om op stoom te komen dan zou moeten. En niemand kan precies zeggen waarom omdat de reden is vertrokken met de persoon die wegging.De harde waarheid is dat de meeste serviceorganisaties afhank

Goedemiddag 🙋🏻Wij maken al enige jaren gebruik van de TOPdesk Barcode Asset Audit module maar nog niet optimaal. Op een aantal middelen plakken wij QR codes die verwijzen naar het middelnummer zoals we deze registeren in TOPdesk. Denk aan laptops, beeldschermen en printers. Nu vraag ik mij af wat de best practice is hoe je de database optimaal houd? Barcode scanner? En is het nog nodig om bij te houden waar alles staat. Een laptop is tenslotte een apparaat wat continu in beweging is. Ik ben benieuwd hoe jullie hier mee om gaan.Groet,Gerwin​​​​​​​

Ik ben de module Change Management binnen TOPdesk aan het uitproberen voor onze organisatie.Ik heb nu een aantal basis templates gemaakt voor het aanvragen van nieuwe gebruikers. Bij iedere afdeling krijgen gebruikers een bepaalde rol mee waar dan privileges aanhangen zoals het krijgen van een telefoon of headset en een set aan groepen binnen Entra die toegekend moeten worden.Nu was ik aan het zoeken naar een manier om de gebruiker een Template te laten kiezen binnen het formulier zoals je dit ook kunt doen voor Impact of Brief Description, maar ik krijg die optie niet gevonden.Is dit wel mogelijk en kijk ik gewoon niet goed of zit hier een beperking op?En als dit een beperking is, wat zou een gestructureerde manier zijn om dit aan te vliegen?

Werk jij bij een organisatie waar bestellingen via het TOPdesk Self Service Portal automatisch worden doorgezet naar AFAS voor verdere afhandeling? Voor een klant zijn we op zoek naar een praktijkvoorbeeld of referentie van iemand die:het bestelproces in het SSP gebruikt, én de vervolgstappen/afhandeling in AFAS laat plaatsvinden.Herkenbaar? Of ken je een organisatie die dit zo heeft ingericht? 👉 Laat het hieronder weten of stuur me een berichtje.Je helpt er een andere TOPdesk‑gebruiker enorm mee!