Best Practices

Goedemorgen,Ik wil vanuit de wijzigingenmodule een overzicht maken van wijzigingen en wijziging activiteiten van een bepaalde afdeling. Hoe vraag ik deze gegevens zo aan dat ik de uitkomst van deze 2 rapportages kan samenvoegen tot 1 overzicht? 

Een korte recap voor wie de webinar over de Outlook Reservations Sync heeft gemist.Eind april kondigden we hier al de Outlook Reservations Sync (ORS) aan: een nieuwe oplossing om Outlook en TOPdesk automatisch in sync te houden voor ruimtereserveringen. In de Q&A 'Reserveringen & planning: hoe loopt dat bij jullie?' kwam dit onderwerp ook al voorbij, met herkenbare reacties over dubbele boekingen en wijzigingen die niet overal landen.En onlangs heeft Sietse Posthuma in een webinar laten zien hoe ORS in de praktijk werkt. Hieronder een samenvatting van wat er voorbij kwam.Het idee in één zinORS is een automatische, bidirectionele sync tussen Outlook en TOPdesk voor vergaderruimte-reserveringen. Of zoals het op de product update kort en bondig staat: plan once, stay aligned everywhere. Boek je in Outlook, dan staat het ook in TOPdesk. Pas je iets aan in TOPdesk, dan loopt die wijziging terug naar Outlook. Inclusief deelnemers, Teams-links en bezoekersregistratie.Wat handig is om

Hallo allemaal,Wij zijn bezig met het inrichten van flexwerkplekken in TOPdesk en lopen tegen een aantal ontwerpkeuzes aan. Ik ben benieuwd hoe jullie dit hebben aangepakt.**Locatie of Asset?**De eerste vraag is al meteen een fundamentele: hebben jullie werkplekken ingericht als Locatie (binnen Huisvestingsbeheer) of als Asset (binnen Asset Management)? En wat was de reden voor die keuze? Ik kan me voorstellen dat Asset Management meer flexibiliteit biedt qua velden en widgets, maar dat Locaties misschien beter aansluiten bij de manier waarop TOPdesk locaties koppelt aan meldingen en personen.**Nummering**Wij willen werkplekken nummeren volgens het formaat WP-(verdieping)-nummer, bijvoorbeeld WP-1-001 of WP-2-042. Hebben jullie dit opgelost via de autonummering (prefix instellen per sjabloon of soort), of doen jullie dit handmatig? En maak je dan per verdieping een apart sjabloon/soort, of los je het anders op?**Widgets en velden**Als je het als Asset hebt ingericht: welke widgets gebr

In de Module Assetmanagement kun je Assets toewijzen aan een Person, Dit kan allen op basis van de samengestelde naam.In onze organisatie (wij werken in 1 TOPdesk omgeving met 7 gemeenten en onze eigen organisatie) komen diverse personen met dezelfde naam voor en zijn er personen die voor meerdere organisaties werken. Het vinden van de juiste persoon is dus vaak ‘lastig’ waardoor er verkeerde koppelingen ontstaan. Ook het importeren van uitgegeven Assets op basis van Excel lijsten gaat hierdoor niet goed.Mijn verzoek./ voorstel is om de toewijzing niet te doen obv de samengestelde naam maar ob het 9alrijd unieke) e-mailadres of de TOPdesk- login naam (bij os UPN).Zijn er meer collega's die hier tegenaan lopen?Ik heb hiervoor zojuist een RFC ingediend op tip.topdesk.com: Enable Linking Assets to Persons/Operators Using Email AddressUser StoryAs a TOPdesk user responsible for Asset Management, I want the ability to link an Asset to a Person or Operator based on their unique business emai

Hallo allemaal!Een tijdje geleden liep ik tegen het probleem dat mijn Adobe Illustrator bestand waar ik alle tegels voor het SSP in maakte groot en onoverzichtelijk begon te worden. Dat moet makkelijker kunnen dacht ik en zo begon ik te werken aan een online tegeldesigner.Deze staat nu bijna een maand online en bedacht mij dat het vast ook wel een handige tool kan zijn voor de community.Bij deze: https://tegeldesigner.jerdip.xyz/(Redelijk recent geregistreerd domein dus kan geflagged worden door defender) Deze tool is gratis te gebruiken en er worden geen gebruikers gegevens oid opgeslagen.Mochten er issues zijn of heb je een feature request laat het gerust weten.Groetjes!  

Wij willen de BIV classificatie integreren in Topdesk. Maar hoe en wat een werkbare oplossing hiervoor is weten we niet.In asset management zou je dit kunnen toevoegen aan een sjabloon. Maar hier staan alleen applicaties en hardware in. BIV classificatie moet je ook kunnen gebruiken in een incident.Een extra tabblad in meldingen is wellicht een optie, maar die heb je dan niet in wijzigingen. En hoe gebruik je dat tabblad dan?Veel vragen en onduidelijkheid dus. Zijn er organisaties die deze classificatie al gebruiken in Topdesk?

TOPdesk en archivering conform ArchiefwetBinnen onze gemeente lopen wij tegen structurele knelpunten aan bij het gebruik van TOPdesk in relatie tot de Archiefwet en geldende archief- en informatienormen. Omdat wij vermoeden dat meer gemeenten en andere overheidsorganisaties hiermee te maken hebben (of gaan krijgen), leggen wij deze casus graag voor aan de TOPdesk community. Waar lopen wij tegenaan?De standaardfunctionaliteit van TOPdesk biedt naar onze ervaring onvoldoende ondersteuning om informatie correct, aantoonbaar en controleerbaar te archiveren én te vernietigen volgens wet- en regelgeving.Om toch aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen, hebben wij in samenwerking met TOPdesk een maatwerkoplossing ontwikkeld op basis van queries (in 2021). Deze oplossing maakt het mogelijk om:gerichte selecties van informatie te maken; gegevens aantoonbaar en gecontroleerd te vernietigen; data volledig te verwijderen uit zowel de applicatie als de onderliggende database. Onzekerheid en kw

Wat gebeurt er als je beste servicedesk collega zijn ontslag indient en wat gaat er eigenlijk met hem mee?We hebben het allemaal zien gebeuren. Er is altijd die ene persoon in het team die het gewoon weet. Welke workaround het probleem bij klant X oplost. Waarom het systeem zich op vrijdagmiddag vreemd gedraagt. Wat er eigenlijk is gebeurd tijdens dat grote incident twee jaar geleden dat niemand heeft gedocumenteerd.Ze zijn niet alleen goed in hun werk. Ze zijn het institutionele geheugen van jouw servicedesk.En als ze vertrekken? Gaat die kennis mee.Dit is iets waar we het in de ITSM-wereld veel over hebben: kennisverloop. Het is een van die problemen die je makkelijk negeert totdat het je raakt. Ineens lopen de doorlooptijden op. Escalaties nemen toe. Nieuwe collega's hebben maanden langer nodig om op stoom te komen dan zou moeten. En niemand kan precies zeggen waarom omdat de reden is vertrokken met de persoon die wegging.De harde waarheid is dat de meeste serviceorganisaties afhank

Goedemiddag 🙋🏻Wij maken al enige jaren gebruik van de TOPdesk Barcode Asset Audit module maar nog niet optimaal. Op een aantal middelen plakken wij QR codes die verwijzen naar het middelnummer zoals we deze registeren in TOPdesk. Denk aan laptops, beeldschermen en printers. Nu vraag ik mij af wat de best practice is hoe je de database optimaal houd? Barcode scanner? En is het nog nodig om bij te houden waar alles staat. Een laptop is tenslotte een apparaat wat continu in beweging is. Ik ben benieuwd hoe jullie hier mee om gaan.Groet,Gerwin​​​​​​​

Ik ben de module Change Management binnen TOPdesk aan het uitproberen voor onze organisatie.Ik heb nu een aantal basis templates gemaakt voor het aanvragen van nieuwe gebruikers. Bij iedere afdeling krijgen gebruikers een bepaalde rol mee waar dan privileges aanhangen zoals het krijgen van een telefoon of headset en een set aan groepen binnen Entra die toegekend moeten worden.Nu was ik aan het zoeken naar een manier om de gebruiker een Template te laten kiezen binnen het formulier zoals je dit ook kunt doen voor Impact of Brief Description, maar ik krijg die optie niet gevonden.Is dit wel mogelijk en kijk ik gewoon niet goed of zit hier een beperking op?En als dit een beperking is, wat zou een gestructureerde manier zijn om dit aan te vliegen?

Werk jij bij een organisatie waar bestellingen via het TOPdesk Self Service Portal automatisch worden doorgezet naar AFAS voor verdere afhandeling? Voor een klant zijn we op zoek naar een praktijkvoorbeeld of referentie van iemand die:het bestelproces in het SSP gebruikt, én de vervolgstappen/afhandeling in AFAS laat plaatsvinden.Herkenbaar? Of ken je een organisatie die dit zo heeft ingericht? 👉 Laat het hieronder weten of stuur me een berichtje.Je helpt er een andere TOPdesk‑gebruiker enorm mee!

Goedemiddag. Wij werken al jaren met TOPdesk. De afgelopen maanden hebben wij (met een consultant) TOPdesk opnieuw ingericht. Wij staan nu voor de uitdaging om TOPdesk opnieuw te laten adopteren binnen onze organisatie. Wij hebben onze medewerkers jarenlang verwend met telefoontjes, mailtjes en mondelinge meldingen te laten maken en deze minimaal tot niet vast te leggen in TOPdesk. Dat moet en willen we anders. Wij zij n een organisatie met 230 medewerkers.Heeft iemand goede tips om deze adoptie goed te laten verlopen?Alvast bedankt.

Hey allemaal, Mijn taak binnen het team is eeuwig veranderend op vrijwel alle vlakken. Mij is nu gevraagd om KPI's goed in te delen, te bedenken, en waarneming goed in beeld te brengen.Dit "gebeurt” natuurlijk al in TOPdesk, maar…. niemand vult dit serieus in….Ik wil dit denk ik al zo veel mogelijk in formulieren laten doen.Zijn er mensen die al goed gebruik maken van hun KPI's en dit op een mooie manier in beeld weten te brengen, of voldoet de nieuwe reporting hub hier al aan? Wat zijn jullie eisen voor een p1/p2/p3/p4? Zijn er valkuilen waar ik rekening mee moet houden?Ik hoor graag!!! 

💡Voor het maken van duidelijke en consistente icoontjes in de TOPdesk Self Service Portal (SSP) gebruik ik zelf de tool Syncfusion Metro Studio. Dit is een gratis tool waarmee je eenvoudig pictogrammen kunt maken in één uniforme stijl.De tool bevat een grote bibliotheek met iconen die je eenvoudig kunt aanpassen qua kleur, formaat en achtergrond. Daardoor kun je snel een set icoontjes maken die goed bij elkaar passen, bijvoorbeeld met een vaste achtergrondkleur en een wit pictogram. Dit zorgt voor een rustigere en overzichtelijkere Self Service Portal, waarbij gebruikers categorieën sneller herkennen.Een bijkomend voordeel is dat de iconen royalty-free zijn. Ze mogen dus gebruikt worden in commerciële toepassingen en ook in open-source projecten.De iconen kunnen eenvoudig als PNG-afbeelding worden geëxporteerd en vervolgens gebruikt worden in de categorieën of formulieren van de SSP.  

iemand nog tips hoe dit het beste in te regelen met een actiereeks?

Ik heb een vraag over hoe andere organisaties grote changes in TOPdesk communiceren richting hun behandelaren (bij ons ongeveer 500). Met changes bedoel ik bijvoorbeeld nieuwe functionaliteiten van een action sequence binnen Change management of een wijziging in de prioriteitenmatrix.Gebruiken jullie hiervoor bijvoorbeeld de mailingfunctionaliteit in TOPdesk, of hanteren jullie een andere werkwijze? Ik hoor graag hoe jullie dit hebben ingericht.

Ik zou graag aan de Vestigingen velden willen toevoegen. Ik wil namelijk dat ik aan deze kaart kan aanvinken dat het gaat om een uitgifte locatie bijvoorbeeld en ik wil dat er een extra tabblad met informatie over deze uitgifte kan invullen.zoals: Openingstijden extra info ivm bellen voor voor een afspraak aantal telefoonnummers toevoegen extra memo voor bijvoorbeeld als er een locatie of uitgifte plek in de toekomst wordt gewijzigd of locatie gaat verhuizen. zodat ik dit hierin kan meenemen.Ik neem aan dat dit het beste is om te registreren bij de vestigingskaarten of is hier beter een asset van te maken. 

Beste community leden,Voor onze organisatie willen we gebruik gaan maken van wijzigingsbeheer binnen TOPdesk.Even een kort overzicht waarvoor we dit willen gaan gebruiken:Aanvraag van accounts Aanvraag licenties (met of zonder approval flow) Aanvraag veranderingen abonnementen Hardware vervangingen Hardware inleveringen Hardware pickups Aanvraag en wijziging operator accounts TOPdesk Aanvraag workflows Aanvraag wijzigingen workflowsIk ben inmiddels een beetje bekend met het opzetten van wijzigingstemplates en activiteiten templates.Verder zijn er rechten groepen al aangemaakt. Ik heb een 2-tal actiereeksen al ingericht voor de registratiemeldingen richting de eindgebruiker en een voor de approval melding richting de manager.Ook hebben we enige tijd geleden al onze on- en offboarding flows in wijzigingsbeheer opgezet en hier zijn wat actiereeksen voor aanwezig. Daarbuiten heb ik verder nog niks ingericht.Nu was ik eens benieuwd of mensen hier me wellicht mede een beetje op gang kunnen h

Is het mogelijk om in TOPdesk aan de behandelaarskant een formulier op te vragen die net zo eruit ziet als aan de SSP kant maar dan voor de behandelaren. Onze Servicedesk krijgen telefoontjes waarmee ze gelijk dan dit formulier kunnen aanklikken en de gevraagde opties ook meteen in te vullen. Op moment dat er dan alle vragen zijn ingevuld en zij kunnen het niet oplossen bijvoorbeeld of er moet een repair komen voor een laptop dan kan er na het invullen ge-escaleerd wroden naar de 2e lijn of via een koppeling naar de leverancier gestuurd worden.Is dit mogelijk? En zo ja hoe kan ik zo'n formulier voor de Servicedesk maken?

Ik krijg regelmatig de vraag hoe een groep het best om kan gaan met meldingen/wijzigingen die bij een leverancier uitstaan. Het kan zijn dat de leverancier de vraag op de roadmap zet en dit geruime tijd later in releasenotes terugkoppelt. De behandelaars willen graag terugkoppelen naar de aanmelder als het opgelost is. Maar wat doe je met de melding in de tussentijd?Extra info: in de module Wijzigingen hebben we het veld extern nummer aanstaan, in meldingen niet.Opties die ik zelf kan verzinnen:Melding op status Wacht op Leverancier laten staan Werkt in de praktijk niet goed genoeg, staan te lang open en vervuilen de actuele werkvoorraad Melding omzet naar Wijzigingen Minder vervuiling actuele taken, gebruik maken van het Extern nummer veld voor referentie Melding afmelden en een bladwijzer geven Deze bladwijzers checken met de releasenotes of reactie van leverancier In een onzichtbaar actieveld ‘Vraag staat uit bij externe leverancier’ plaatsen en met een selectie op actieveld op d

Hoi allemaal. Wij willen onze laptop voorraadbeheer goed in kaart brengen in Asset Management.We hebben bij inventarisatie de laptops aan een locatie gekoppeld. Is er een mogelijkheid dat alles van deze locatie gekoppeld gaat worden aan een voorraad(ruimte) en wanneer het van deze locatie gaat het ook van de voorraadruimte gaat? Dit zijn op dit moment allemaal handmatige acties. Hebben jullie hier een oplossing voor? Of wellicht een beter idee?

Hoi allemaal,Ik ben voor onze organisatie bezig om change management steeds meer te gebruiken binnen TOPdesk.Nu loop ik bij een aantal formulier en templates aan tegen beperkingen in de werkwijze van onze organisatie.Het gaat dan vooral om approval flows en beperkingen hierbij.De 2 belangrijkste puntjes zijn deze:Hoe om te gaan met een approver als deze niet aanwezig is. Voor zover ik weet is er in TOPdesk geen backup manager of iets aangegeven. Nu zag ik dat dit kan via een SSP aanvraag om een temp manager aan te stellen maar vraag me af of er mensen zijn die hierin andere best practises hebben. We hebben voor een aantal vragen een afwijkende regel qua approvals. Bijvoorbeeld onze hoogste management laag heeft voor een aantal verzoeken geen approver nodig. Een deel omdat de managers hiervan in een ander werelddeel zitten en niet met TOPdesk werken en een deel om onnodig admin werk voor ons hoogste management te besparen. Hoe kan ik dit het beste afvangen als ik formulieren maak? Ik zo