Best Practices

Ik ben de module Change Management binnen TOPdesk aan het uitproberen voor onze organisatie.Ik heb nu een aantal basis templates gemaakt voor het aanvragen van nieuwe gebruikers. Bij iedere afdeling krijgen gebruikers een bepaalde rol mee waar dan privileges aanhangen zoals het krijgen van een telefoon of headset en een set aan groepen binnen Entra die toegekend moeten worden.Nu was ik aan het zoeken naar een manier om de gebruiker een Template te laten kiezen binnen het formulier zoals je dit ook kunt doen voor Impact of Brief Description, maar ik krijg die optie niet gevonden.Is dit wel mogelijk en kijk ik gewoon niet goed of zit hier een beperking op?En als dit een beperking is, wat zou een gestructureerde manier zijn om dit aan te vliegen?

Werk jij bij een organisatie waar bestellingen via het TOPdesk Self Service Portal automatisch worden doorgezet naar AFAS voor verdere afhandeling? Voor een klant zijn we op zoek naar een praktijkvoorbeeld of referentie van iemand die:het bestelproces in het SSP gebruikt, én de vervolgstappen/afhandeling in AFAS laat plaatsvinden.Herkenbaar? Of ken je een organisatie die dit zo heeft ingericht? 👉 Laat het hieronder weten of stuur me een berichtje.Je helpt er een andere TOPdesk‑gebruiker enorm mee!

Beste TOPdesk community,Heeft iemand misschien een voorbeeld (document, print screen of staat open voor een gesprek) van de inrichting van het change proces in TOPdesk? Wij zijn met name benieuwd welke wijzigingsactiviteiten er zijn gedefinieerd en welke gegevens de IT-teams aan moeten leveren voorafgaande aan de uitvoering van de change. We zouden jullie hulp erg op prijs stellen!Met vriendelijke groet,Suzanne

Goedemiddag. Wij werken al jaren met TOPdesk. De afgelopen maanden hebben wij (met een consultant) TOPdesk opnieuw ingericht. Wij staan nu voor de uitdaging om TOPdesk opnieuw te laten adopteren binnen onze organisatie. Wij hebben onze medewerkers jarenlang verwend met telefoontjes, mailtjes en mondelinge meldingen te laten maken en deze minimaal tot niet vast te leggen in TOPdesk. Dat moet en willen we anders. Wij zij n een organisatie met 230 medewerkers.Heeft iemand goede tips om deze adoptie goed te laten verlopen?Alvast bedankt.

Onze projectleiders van de technische dienst zijn op zoek naar een manier om projectopvolging/-oplevering efficiënter te laten verlopenZijn er collega's van een openbaar bestuur die hier projectbeheer/wijzigingsbeheer voor gebruiken? 

Hey allemaal, Mijn taak binnen het team is eeuwig veranderend op vrijwel alle vlakken. Mij is nu gevraagd om KPI's goed in te delen, te bedenken, en waarneming goed in beeld te brengen.Dit "gebeurt” natuurlijk al in TOPdesk, maar…. niemand vult dit serieus in….Ik wil dit denk ik al zo veel mogelijk in formulieren laten doen.Zijn er mensen die al goed gebruik maken van hun KPI's en dit op een mooie manier in beeld weten te brengen, of voldoet de nieuwe reporting hub hier al aan? Wat zijn jullie eisen voor een p1/p2/p3/p4? Zijn er valkuilen waar ik rekening mee moet houden?Ik hoor graag!!! 

💡Voor het maken van duidelijke en consistente icoontjes in de TOPdesk Self Service Portal (SSP) gebruik ik zelf de tool Syncfusion Metro Studio. Dit is een gratis tool waarmee je eenvoudig pictogrammen kunt maken in één uniforme stijl.De tool bevat een grote bibliotheek met iconen die je eenvoudig kunt aanpassen qua kleur, formaat en achtergrond. Daardoor kun je snel een set icoontjes maken die goed bij elkaar passen, bijvoorbeeld met een vaste achtergrondkleur en een wit pictogram. Dit zorgt voor een rustigere en overzichtelijkere Self Service Portal, waarbij gebruikers categorieën sneller herkennen.Een bijkomend voordeel is dat de iconen royalty-free zijn. Ze mogen dus gebruikt worden in commerciële toepassingen en ook in open-source projecten.De iconen kunnen eenvoudig als PNG-afbeelding worden geëxporteerd en vervolgens gebruikt worden in de categorieën of formulieren van de SSP.  

iemand nog tips hoe dit het beste in te regelen met een actiereeks?

Ik heb een vraag over hoe andere organisaties grote changes in TOPdesk communiceren richting hun behandelaren (bij ons ongeveer 500). Met changes bedoel ik bijvoorbeeld nieuwe functionaliteiten van een action sequence binnen Change management of een wijziging in de prioriteitenmatrix.Gebruiken jullie hiervoor bijvoorbeeld de mailingfunctionaliteit in TOPdesk, of hanteren jullie een andere werkwijze? Ik hoor graag hoe jullie dit hebben ingericht.

Ik zou graag aan de Vestigingen velden willen toevoegen. Ik wil namelijk dat ik aan deze kaart kan aanvinken dat het gaat om een uitgifte locatie bijvoorbeeld en ik wil dat er een extra tabblad met informatie over deze uitgifte kan invullen.zoals: Openingstijden extra info ivm bellen voor voor een afspraak aantal telefoonnummers toevoegen extra memo voor bijvoorbeeld als er een locatie of uitgifte plek in de toekomst wordt gewijzigd of locatie gaat verhuizen. zodat ik dit hierin kan meenemen.Ik neem aan dat dit het beste is om te registreren bij de vestigingskaarten of is hier beter een asset van te maken. 

Beste community leden,Voor onze organisatie willen we gebruik gaan maken van wijzigingsbeheer binnen TOPdesk.Even een kort overzicht waarvoor we dit willen gaan gebruiken:Aanvraag van accounts Aanvraag licenties (met of zonder approval flow) Aanvraag veranderingen abonnementen Hardware vervangingen Hardware inleveringen Hardware pickups Aanvraag en wijziging operator accounts TOPdesk Aanvraag workflows Aanvraag wijzigingen workflowsIk ben inmiddels een beetje bekend met het opzetten van wijzigingstemplates en activiteiten templates.Verder zijn er rechten groepen al aangemaakt. Ik heb een 2-tal actiereeksen al ingericht voor de registratiemeldingen richting de eindgebruiker en een voor de approval melding richting de manager.Ook hebben we enige tijd geleden al onze on- en offboarding flows in wijzigingsbeheer opgezet en hier zijn wat actiereeksen voor aanwezig. Daarbuiten heb ik verder nog niks ingericht.Nu was ik eens benieuwd of mensen hier me wellicht mede een beetje op gang kunnen h

Is het mogelijk om in TOPdesk aan de behandelaarskant een formulier op te vragen die net zo eruit ziet als aan de SSP kant maar dan voor de behandelaren. Onze Servicedesk krijgen telefoontjes waarmee ze gelijk dan dit formulier kunnen aanklikken en de gevraagde opties ook meteen in te vullen. Op moment dat er dan alle vragen zijn ingevuld en zij kunnen het niet oplossen bijvoorbeeld of er moet een repair komen voor een laptop dan kan er na het invullen ge-escaleerd wroden naar de 2e lijn of via een koppeling naar de leverancier gestuurd worden.Is dit mogelijk? En zo ja hoe kan ik zo'n formulier voor de Servicedesk maken?

Ik krijg regelmatig de vraag hoe een groep het best om kan gaan met meldingen/wijzigingen die bij een leverancier uitstaan. Het kan zijn dat de leverancier de vraag op de roadmap zet en dit geruime tijd later in releasenotes terugkoppelt. De behandelaars willen graag terugkoppelen naar de aanmelder als het opgelost is. Maar wat doe je met de melding in de tussentijd?Extra info: in de module Wijzigingen hebben we het veld extern nummer aanstaan, in meldingen niet.Opties die ik zelf kan verzinnen:Melding op status Wacht op Leverancier laten staan Werkt in de praktijk niet goed genoeg, staan te lang open en vervuilen de actuele werkvoorraad Melding omzet naar Wijzigingen Minder vervuiling actuele taken, gebruik maken van het Extern nummer veld voor referentie Melding afmelden en een bladwijzer geven Deze bladwijzers checken met de releasenotes of reactie van leverancier In een onzichtbaar actieveld ‘Vraag staat uit bij externe leverancier’ plaatsen en met een selectie op actieveld op d

Hoi allemaal. Wij willen onze laptop voorraadbeheer goed in kaart brengen in Asset Management.We hebben bij inventarisatie de laptops aan een locatie gekoppeld. Is er een mogelijkheid dat alles van deze locatie gekoppeld gaat worden aan een voorraad(ruimte) en wanneer het van deze locatie gaat het ook van de voorraadruimte gaat? Dit zijn op dit moment allemaal handmatige acties. Hebben jullie hier een oplossing voor? Of wellicht een beter idee?

Hoi allemaal,Ik ben voor onze organisatie bezig om change management steeds meer te gebruiken binnen TOPdesk.Nu loop ik bij een aantal formulier en templates aan tegen beperkingen in de werkwijze van onze organisatie.Het gaat dan vooral om approval flows en beperkingen hierbij.De 2 belangrijkste puntjes zijn deze:Hoe om te gaan met een approver als deze niet aanwezig is. Voor zover ik weet is er in TOPdesk geen backup manager of iets aangegeven. Nu zag ik dat dit kan via een SSP aanvraag om een temp manager aan te stellen maar vraag me af of er mensen zijn die hierin andere best practises hebben. We hebben voor een aantal vragen een afwijkende regel qua approvals. Bijvoorbeeld onze hoogste management laag heeft voor een aantal verzoeken geen approver nodig. Een deel omdat de managers hiervan in een ander werelddeel zitten en niet met TOPdesk werken en een deel om onnodig admin werk voor ons hoogste management te besparen. Hoe kan ik dit het beste afvangen als ik formulieren maak? Ik zo

Goedemiddag allen, Ik ben op zoek naar een stuk dashboarding wat je op een extern scherm zou kunnen tonen. We werken met een implementatie afdeling die wijzigingen doorvoeren die impact hebben op de operations. Bij de operations willen we een scherm / dashboard hebben met de wijzigingen die impact hebben. Weet iemand of hier een oplossing voor is? Zo ja, dan hoor ik het graag! 

Hoi Robin hier!Soms ben je bezig in TOPdesk en kom je iets tegen waarvan je dacht…. Waarom heb ik dit nooit eerder gebruikt….. Ookal is het nog zo voor de hand liggend….  Misschien is het dus heel gebruikelijk om dit te gebruiken, maar ik deed dit eigenlijk nooit... Ik had vorige week zo een besef momentje. Wij bij HWW doen ontzettend veel wijzigingen, en daarbij komen ook heel veel wijzigingsactiviteiten kijken. Zoals het controleren van contracten. Hierbij hoeven we enkel snel de naam te controleren met AFAS. Elke keer opende wij een wijziging, dan de activiteit, dan afsluiten, dan de volgende wijziging… En blijkbaar hoeft dit dus niet… Dit staat rechtsboven in de wijziginsactiviteitenAls je namelijk op bovenstaand knopje klikt krijg je een lijst met alle activiteiten….ohja… En met bovenstaande kan je vervolgens alle activiteiten op afgerond zetten.,… Ik hoop dat ik misschien een paar mensen een hoop klikwerk ga besparen, net zoals bij mij dus. 

Ben je klaar met handmatig meldingen afsluiten? Met KI 11138 kun je instellen dat meldingen na de status Opgelost automatisch sluiten – inclusief een update naar de melder.✅ Scheelt repetitief werk✅ Houdt je overzicht schoon✅ Zorgt voor een consistente afhandelingWie gebruikt deze automation al?Deel je ervaring in de comments:Hoeveel tijd scheelt het jou? Heb je nog tips of valkuilen ontdekt? Zou je het iedereen aanraden?

Een gevolg van de veranderende instellingen voor bestandsbeheer is dat je mogelijk een configuratie gebruikt die niet meer past bij de nieuwe opzet van deze instellingen. Daarom moesten we voor sommige klanten bepaalde instellingen uitschakelen.Om deze reden raden wij iedereen aan om de instellingen voor bestandsbeheer te controleren. Zo zorg je ervoor dat je verantwoordelijk blijft omgaan met gegevens in jouw TOPdesk-omgeving.