Een korte recap voor wie de webinar over de Outlook Reservations Sync heeft gemist.
Eind april kondigden we hier al de Outlook Reservations Sync (ORS) aan: een nieuwe oplossing om Outlook en TOPdesk automatisch in sync te houden voor ruimtereserveringen. In de Q&A 'Reserveringen & planning: hoe loopt dat bij jullie?' kwam dit onderwerp ook al voorbij, met herkenbare reacties over dubbele boekingen en wijzigingen die niet overal landen.
En onlangs heeft Sietse Posthuma in een webinar laten zien hoe ORS in de praktijk werkt. Hieronder een samenvatting van wat er voorbij kwam.
Het idee in één zin
ORS is een automatische, bidirectionele sync tussen Outlook en TOPdesk voor vergaderruimte-reserveringen. Of zoals het op de product update kort en bondig staat: plan once, stay aligned everywhere. Boek je in Outlook, dan staat het ook in TOPdesk. Pas je iets aan in TOPdesk, dan loopt die wijziging terug naar Outlook. Inclusief deelnemers, Teams-links en bezoekersregistratie.
Wat handig is om te weten: je medewerkers blijven boeken in het systeem dat ze gewend zijn. Wie Outlook gebruikt, blijft in Outlook. Het facilitair team heeft ondertussen een actueel beeld in TOPdesk, met de diensten en bezoekersinformatie die ze nodig hebben.
Hoe het in de praktijk werkt
In de live demo maakte Sietse een reservering aan in Outlook: een titel, een paar deelnemers, en een ruimte. Een paar tellen later stond de reservering ook in TOPdesk, met hetzelfde tijdstip, dezelfde deelnemers en het juiste account als aanmelder.
Twee dingen die je niet meteen ziet, maar wel meegenomen worden:
- Externe deelnemers die je in Outlook uitnodigt, worden automatisch geregistreerd als bezoekers in TOPdesk. Geen apart formulier voor de receptie nodig.
- De Teams-link die Outlook bij de uitnodiging maakt, blijft gekoppeld aan de reservering, ook als je later iets aanpast.
Diensten zoals catering, materiaal of on-site support beheer je in TOPdesk. Dat is bewust zo: TOPdesk is de plek waar service management samenkomt, dus daar worden de diensten ook verwerkt en blijft de reservering netjes in sync. Inmiddels is het daarnaast mogelijk om deze diensten via een aparte Add-in toe te voegen, die je los kunt installeren. Zo kun je ze desgewenst ook vanuit Outlook meenemen en is het plaatje compleet.
De andere kant op werkt net zo. Maak je een reservering aan in TOPdesk, dan verschijnt die in Outlook met de ruimte uitgenodigd en het TOPdesk-reserveringsnummer in de body. Een [TD]-prefix laat zien waar die vandaan kwam.
Wat er achter de schermen gebeurt
Voor wie het iets technischer wil: ORS draait op een Azure Function App en gebruikt de Microsoft Graph API voor de Outlook-kant en de TOPdesk REST API voor de TOPdesk-kant. Een paar dingen die je waarschijnlijk wilt weten:
- Credentials staan in Azure Key Vault, niet in app settings. De koppeling is tenant-geïsoleerd: jouw data blijft alleen van jou.
- Updates en nieuwe features worden via CI/CD automatisch uitgerold. Vergelijkbaar met apps op je telefoon die zichzelf updaten.
Er zit ook een rij betrouwbaarheidschecks in. ETag-deduplicatie voorkomt dat dezelfde wijziging meerdere keren wordt verwerkt. Een verwerkingswachtrij zorgt dat events serieel worden afgehandeld in plaats van door elkaar. De [TD]-prefix voorkomt oneindige loops tussen de twee systemen. En een slimme diff-check zorgt dat alleen het deel dat is veranderd wordt geüpdatet, zodat je geen onnodig verkeer over de lijn krijgt.
Wat je zelf in de hand hebt
In het dashboard zie je live hoeveel events vandaag zijn verwerkt, of er iets is geskipt, en het totaal sinds de start. In de demo van Sietse stonden 333 events, geen errors, niks geskipt.
Daarnaast heb je controle over wat er wel en niet wordt gesynchroniseerd. Geen behoefte aan terugkerende reserveringen? Zet die uit. Idem voor andere onderdelen. Standaard staan alle functionaliteiten aan, maar je bepaalt zelf wat je gebruikt.
Goed om te weten
- ORS is een betaalde add-on. Je account manager kan meer vertellen over de kosten.
- De Reservations Management module is een vereiste, omdat de sync daarop voortbouwt.
- De koppeling is op dit moment alleen beschikbaar voor SaaS-omgevingen. Voor VA staat het ook op de planning, maar dat volgt later.
- De focus ligt nu op ruimtes en vergaderreserveringen. Voertuigen en andere assets zijn (nog) niet meegenomen.
- Het is een cloud-only oplossing voor de Exchange-kant. Een volledig on-prem Exchange werkt niet, hybride en volledig cloud wel.
Wat je hierna kunt doen
- Bekijk de webinar terug voor de volledige uitleg en de live demo.
- Lees de product update New: Outlook Reservations Sync voor alle details, inclusief de discussie en vragen in de reacties (bijvoorbeeld over voertuigen, SaaS vs. VA, en de verschillen met andere oplossingen).
- Wil je weten of ORS bij jullie past en wat het kost? Neem contact op met je account manager.
Vraag aan jou
In de eerdere post ging het over waar de planning bij jullie loopt en waar het het vaakst misgaat. Dank voor de reacties daarop. Bij dit onderwerp ben ik benieuwd naar de volgende stap, het overwegen van een oplossing:
- Welk deel van ORS spreekt jullie het meest aan: de sync zelf, het automatisch registreren van externe bezoekers, het overzicht in TOPdesk, of iets anders?
- Bij wie zou ORS in jullie organisatie landen? Facilitair, IT, of een combinatie?
- Stel dat je morgen met ORS zou kunnen starten, wat zou je dan als eerste willen weten? Denk aan de SaaS-vereiste, de Exchange-setup, of hoe je collega's uitlegt dat er aan hun manier van boeken niks verandert.
- Hebben jullie nu al ergens een tussenoplossing voor dit probleem (een handmatig proces, een eigen scriptje, of gewoon dubbel werk)?
- Wat zou voor jullie nog een reden zijn om te twijfelen?
Reageer gerust hieronder, ook met losse gedachten of twijfels. Daar leren we allemaal van.