Vraag & Antwoord (Q&A)

Beste mede Top(per)deskers,Ik heb een flow gemaakt, waarbij in een wijzigingstemplate een autorisatieactiviteit staat die als optioneel kan worden toegevoegd.   Deze activiteit toon ik namelijk in het formulier en kun je dus aanvinken Op zich werkt dat prima wanneer ik hem aan vink..Echter als ik hem niet aan vink, wordt hij nog steeds gekoppeld aan de wijziging, terwijl ik dat juist niet wil. En ik snap niet zo goed waarom dat zo is..Dit is overigens het wijzigingstemplate waar de activiteit onder hangt. Er start namelijk een automatische actie als deze activiteit wordt gekozen, en die moet niet afgetrapt worden als de activiteit niet wordt aangevinkt in het formulier.. 

Goedemiddag, Wij zijn een Standaard wijzigingen proces aan het inrichten die we voor meerdere doelen kunnen gebruiken, zoals standaard updates van applicaties.Hierdoor is het idee ontstaan om kennisitems aan een asset te hangen met de update procedure, of voor meldingen een kennisitem wat te doen met P1 major meldingen voor deze asset. Ik wil dan wel dat als je op de kennisitem klikt in assetmanagement meteen naar het kennisitem gaat.Notitieveld lijkt niet te werken, maar een relatie aar kennisitems zou erg mooi zijn.Heeft iemand dit zo ingericht? en hoe.Andere/betere oplossingen zijn altijd ook welkom.

Ik ben op zoek naar een methode om gekoppelde ruimte + het veld tafelnummer in asset management in de samenvatting van de asset te krijgen, zodat men kan zoeken op tafelnummer om een asset aan een melding te koppelen.We hebben meerdere grote examenzalen waarin pc’s zijn afgegrendeld en het assetnummer niet afleesbaar is. Incidentmelders zien dus niet het pc-nummer, maar kennen wel het tafelnummer waar de betreffende pc staat. In het asset management sjabloon voor de werkplekken heb ik daarom een veld “tafelnummer” toegevoegd en dit veld toegevoegd in de samenvatting. Zo kun je op tafelnummer een object zoeken. Daarnaast zijn gebouw + ruimte gekoppeld.Dat tafelnummer geeft Rij en Kolom aan (“B03”). Het is daardoor helaas niet uniek en eenzelfde tafelnummer bestaat in meerdere examenzalen. Het zou opgelost kunnen worden als ook gekoppeld ruimtenummer in de samenvatting zou staan, maar dat kan helaas niet.Eerste idee is dat in het veld Tafelnummer ook het ruimtenummer wordt geregistreerd

Ik wil TOPdesk gaan inzetten als registratietool voor datalekken, bhv- en interventiemeldingen.Dit type meldingen mag alleen in te zien zijn door de specifieke behandelaarsgroepen.Nu begreep ik dat ik dit met filtering kan regelen, alleen...Ik zie de optie tot filtering alleen niet terug in mijn TOPdesk omgeving. We werken met de laatste SAAS versie en ik heb alle rechten. Dient dit geactiveerd te worden in mijn licentie, of zoek ik op de verkeerde plek? Ik zoek nu bij Functionele instellingen.Vervolg vraag: wat is jullie advies categorie of behandel filter?We werken al geruime tijd met meldingenbeheer en hebben daarin een aantal behandelaarsgroepen gedefinieerd. Nu komen er dus drie type meldingen/behandelaarsgroepen bij. De meldingen die door deze drie groepen gedaan worden, mogen alleen door die betreffende groep gezien worden.Hoe regel ik dit het beste in? 

Wij zijn sinds vandaag om gegaan naar de nieuwe SSP en ik zag dat de icoontjes een gek randje hebben bij een subpagina.Heeft iemand hier een simpele oplossing voor om te zorgen dat een eigen icoontje niet de achtergrond kleur laat tonen in de hoeken? 

Ik heb een vraag over mail versturen uit een lijst e-mail adressen, die in Asset management staan in een aantekeningen veld. Op dit moment hebben wij het zo ingericht dat we functieprofielen hebben staan in Configuratiebeheer. In het tablad informatie  van zo'n kaart is een opmerkingen invulveld.Deze hebben we gevuld met een aantal mailadressen.Het functieprofiel wordt met aanmaken in het Object ID van een wijziging gezet. Via een automatische mail actie vanuit een activiteit wordt er een mail verstuurd, die kijkt naar de mailadressen in dat opmerkingen veld. zodat alleen die mensen een mail krijgen.De code is: [Wijzigingsnummer.Object_ID.Opmerking]Helaas heeft dat veld een max van +/- 125 tekens Hierdoor wil ik deze profielen gaan migreren naar Asset management, en dan een opmerkingen veld gebruiken, die ik met bijvoorbeeld 1000 tekens kan vullen. Ik zit te zoeken, maar ik kan de code er niet voor vinden.Heeft iemand een idee hoe ik dit zou kunnen oplossen. Alles in Asset management b

Hoi allemaal,Wij werken bij Libéma nu zo’n 2 jaar met TOPdesk. Daarvoor liep alles via e-mail en tegenwoordig merken we dat de helpdesk door veel meer gebruikers gevonden wordt. Het aantal meldingen is daardoor flink toegenomen en we merken dat we het op de oude manier niet meer goed kunnen bijbenen.Daarom zijn we nu bezig met het opnieuw inrichten van onze prioriteitenmatrix, zodat we duidelijkere keuzes kunnen maken in wat we wanneer oppakken.Op dit moment werken wij nog met de standaard waardes:Urgentie:Kan niet werken Kan deels werken Kan werkenImpact:Individu Afdeling Locatie OrganisatieIn de praktijk merken we dat dit te weinig onderscheid geeft. Veel meldingen vallen in dezelfde categorie, waardoor prioriteren lastig is en er discussie ontstaat over wat wel of niet voorrang moet krijgen. Hoe hebben jullie dit ingericht, waarvan merken jullie in de praktijk wat werkt? Alle voorbeelden of ervaringen zijn welkom!Alvast bedankt 👍

Eén van onze klanten wil graag een audit log hebben op elk ticket (incident en change).Voor elke behandelaar die het ticket opent en dus inziet, moet ergens een auditlog voor worden aangemaakt zodat ik daarop kan rapporteren.Ik heb al contact gehad met de servicedesk, maar helaas wordt daar niet in voorzien.We zorgen er al voor dat enkel bevoegde mensen die tickets kunnen zien, maar dat is dus niet genoeg.Iemand ideeen voor de auditting rapportage vraag?

Hallo,Ik ben benieuwd hoe jullie dit aanpakken.Situatie:Een supportteam is tijdelijk met verlof en er wordt gevraagd om de bestaande mail notificatie aan te passen om users over vertraging te informerenBelangrijk detail: dit gaat slechts over 1 formulier binnen 1 service, niet over het volledige team of alle formulieren.Mijn bezorgdheid:verlofperiodes komen regelmatig terug als je hiervoor notificaties begint aan te passen, creëer je snel een precedent je introduceert tijdelijke configuraties voor een heel beperkt use caseMijn huidige aanpak zou zijn:geen tijdelijke mailnotificaties aanpassen enkel een melding op het formulier zelf (en nadien verwijderen)👉 Mijn vraag aan jullie:Waar trekken jullie de grens bij dit soort "tijdelijke" vragen? Zouden jullie dit toch ook via een extra nieuwe mail notificatie oplossen (elk support team heeft dan weer zijn eigen voorkeur - periode te melden in de ‘vakantiemail’, of altijd enkel via communicatie (formulier/banner)?Ik wil vermijden dat we de

Hoi,We zijn bezig met de voorbereidingen voor de nieuwe Self-Service Portal en willen alvast starten met het ontwerpen van de tegels in de stijl en opmaak van de nieuwe SSP.Op dit moment lijkt het nog niet mogelijk om de designer aan te passen of te gebruiken zoals nodig is. Daardoor kunnen we de tegels nog niet goed ontwerpen zoals ze straks zichtbaar worden in de nieuwe SSP.Mijn vraag is daarom:Wanneer komt de designer voor de nieuwe SSP beschikbaar?Wij willen dit graag alvast goed voorbereiden, zodat de overgang naar de nieuwe SSP straks zo soepel mogelijk verloopt. Met vriendelijke groet,Shannon Bos

Goedemorgen, ik ben al een dagje aan het stoeien met de reservering API. Het lukt mij niet om een selectie om reserveringen te maken, terwijl dit mij in het verleden wel lukte.Mijn query:/tas/api/reservations?query=plannedStartDate=ge="2026-06-19T08:30:00.000Z";status=="planned";reservedFacilities.location=="cfddaebb-333e-56e8-a460-5746abf9b8f0"In de ruimte staan deze week tientallen reserveringen, maar ik krijg niets terug. Het is opvallend dat als ik de datum een jaar terugzet, dat ik dan wel content terugkrijg. Iemand een idee?

Ik ben op zoek naar een actie of mogelijkheid om na het aanmaken van een wijzigingsactiviteit, die ook weer automatisch te sluiten en een mail gaat sturen naar een persoon in de organisatie die niet de aanmelder en geen behandelaar is in TOPdesk, maar wel één of meerdere actie(s) moet gaan uitvoeren. De activiteit (WA) is optioneel, maar als die na goedkeuren gestart word, moet ik nu handmatig de status aanpassen en wordt automatisch de mail verzonden. ik zou dit graag willen automatiseren. Kan dit?  

Wij gebruiken al jaren reserveringenbeheer maar de reserveringen worden niet gearchiveerd en de meeste oude zijn ook niet te verwijderen omdat er zaken aan gerelateerd zijn.Hoe gaan jullie hier mee om? Reserveringenbeheer heeft al een aantal jaren geen noemenswaardige ontwikkelingen meer gehad waardoor ik deze module steeds meer vind tegenvallen en constant tegen beperkingen aanloop.

We gebruiken de AI toepassing voor het categoriseren van meldingen.Daarbij merk ik dat deze toepassing gebruik maakt van ons archief aan meldingen , wat op zichzelf logisch is.Punt is alleen dit: we hebben jaren een bepaalde categorie indeling gebruikt, maar een jaar of twee geleden zijn we overgegaan naar een andere categorisering. De AI toepassing komt consequent met de oude incident categorieën.Nu zou je kunnen zeggen: ruim die categorieën op. Ze zijn gearchiveerd. Verwijderen is geen optie, want er hangen meldingen aan vast.  Dit lijkt op een typisch geval ‘garbage in = garbage out’. Daarom de vraag: is het mogelijk om een bepaalde set aan meldingen op te geven die als referentie kunnen worden gebruikt?

Sinds recent zijn de bookmarked tasks (tickets geflagged met sterretje) geïntegreerd in het Task Board.Nu merk ik op dat al geselecteerde bookmarked tickets meegenomen werden, maar nieuwe komen hier niet meer in terecht?Heeft nog iemand dit probleem?(al ticket open bij Support, maar misschien is er hulp of tips via community)

Vandaag bestaat de keuze inzake icoontjes, foto’s, vaste tiles in TOPdesk uit een aantal mogelijkheden maar dit is al jaren hetzelfde gebleven. wij gebruiken de build in images voor de tiles en botsen op de limieten momenteel. Zelf foto’s toevoegen zou kunnen, maar een standaard icoon of pictogram is duidelijker dan een foto soms. voor AI bv is er geen gepast pictogram in de lijst. Wij hebben verschillende SSP views omdat we verschillende companies servicen. Elke company heeft zijn kleur en het voordeel aan de ingebouwde pictogrammen is dat die ongeacht de achtergrondkleur gewoon duidelijk zijn en werken. als je zelf icoontjes maakt moet je die bewerken allemaal. Heeft hier nog iemand ervaring mee of loopt die ook tegen de limieten? Of hanteren jullie custom build pictogrammen op het SSP?

Een klant van ons zou graag willen zien hoeveel en welke tickets een bepaalde behandelaar op een bepaalde dag behandeld/geraakt heeft.Via de logging is wel naar voren te halen dat een behandelaar een ticket geraakt heeft, maar niet wanneer.Weet iemand of dit ergens opgehaald kan worden?

Sinds een week of 2 heb ik bij de import van personen soms wel een foutmelding en soms niet.De accounts die de foutmelding geven zijn al bestaande accounts die TOPdesk opnieuw wil aanmaken.Aangezien we dezelfde imports ook nog in de acceptatie hebben draaien, dacht ik vergelijkingsmateriaal te hebben. Helaas. Daar gaan de imports op andere momenten mis. Op andere accounts.Gelukkig gaan de imports gemiddeld 1x per 2 uur goed. Dus staan de nieuwe accounts er in elk geval binnen 2 uur wel in.Mijn TOPdesk is een VA met de laatste versie van 2025.Heeft iemand anders deze problemen ook? En wat heb je hieraan gedaan? Behalve de notificatie uit zetten?

Wij komen bij meerdere TOPdesk omgevingen tegen dat meldingen niet bewerkt/opgeslagen kunnen worden vanwege verzoek/actievelden met ‘gebroken’ afbeeldingen of lege tekstvelden (tekstveld is niet rood, dat er niks in staat, maar verschijnt ‘leeg’).Er is in die velden of niets meer te zien, of afbeeldingen worden weergegeven als:De foutmelding die je terug krijgt bij het proberen op te slaan is steeds als volgt:We komen het tegen in oudere meldingen en velden, maar ook in recent aangemaakte.Tot nu toe is de workaround om het verzoek/actieveld aan te passen en de afbeelding eruit te halen, het veld te vullen met tekst, of het veld weg te halen.Dit biedt echter geen permanente oplossing voor dit terugkerende probleem.Met TOPdesk Support hebben we nog geen goede oorzaak of oplossing gevonden, ook niet in de logging.Wat we tot nu toe uit de logging hebben gehaald voor de lege velden is het volgende:java.lang.NullPointerException: plainText is marked non-null but is null at com.topdesk.mango.

Na de migratie van de objecten van de module Configuratiebeheer naar de module Asset Management wil ik een overzicht maken van alle te keuren assets (objecten).Wat ik wil, is een maand vóór dat de waarde in het veld “Inspectiedatum” verloopt er automatisch een e-mail wordt verstuurd naar de medewerker aan wie het asset is toegewezen en naar diens manager.Met een geautomatiseerde actie die ik heb, is dit deels mogelijk maar daarbij wordt voor ieder asset afzonderlijk een e-mail verstuurt. Wat ik wil, is dat er één e-mail wordt verstuurt naar de medewerker en de manager met daarin een overzicht van alle betreffende assets die binnen een maand gekeurd moeten worden.Ik krijg dit niet voor elkaar.Wat heb ik bedacht en geprobeerd met hulp het antwoord op de vraag “Middelen - Nulmeting persoonsmiddelen”:Personen ophalen (/tas/api/persons?pageSize=2000&archived==false&fields=email,id) Haal in een loop de assets op die gekoppeld zijn aan de persoon (/tas/api/assetmgmt/assets?linkedTo=pe

We zien steeds vaker QR‑codes terug op assets, ruimtes of hardware om meldingen of informatie sneller beschikbaar te maken.We zijn benieuwd:Waar zetten jullie QR‑codes voor in? Wat levert het je op in de praktijk? Wat werkte achteraf minder goed?Deel gerust je aanpak of learnings (zonder gevoelige info).

Er zitten in Topdesk meerdere manieren om je to-do's te ordenen. Je kan de takenwidget per groep gebruiken. Daarin zie je al je taken per groep. In het kanbanbord kan je ze ordenen per status en in de takenlijst zie je ze allemaal onder elkaar gesorteerd op datum.Stellen jullie deze allemaal open voor je eindgebruikers en laat je hen zelf bepalen welke ze gebruiken? Of hebben jullie afspraken gemaakt welk bord je waarvoor gebruikt? Welke is het meest/minst favoriet en waarom?

Wij willen graag voor de Servicedesk (aparte behandelgroep)een maandelijks overzicht ontvangen van het aantal meldingen. Deze rapportage dient maandelijks te worden opgesteldDe rapportage bevat de volgende onderdelen:Het aantal 1e-lijns meldingen van de Servicedesk Het aantal 2e-lijns meldingen van de Servicedesk De uitgevoerde wijzigingsactiviteiten door de Servicedesk Het aantal gemaakte reserveringen in de betreffende maandWij hebben gekeken in in het forum maar kunnen niets hierover vinden. 

Ik ben er eind van de ochtend achter gekomen dat er momenteel een verstoring is rondom het relatief (maart 2026) nieuwe vinkje ‘is aanmelder’ op de persoonskaart.Normaal zou bij het aanmaken van een persoonskaart dit vinkje standaard aan moeten staan en voor zover ik terug kon zien in mijn omgeving, heeft dit ook zo gewerkt tot 12/13 mei.Maar nu staat dat vinkje dus standaard uit.Support heeft aangegeven dat het een bekend probleem is en dat de fix deze week/ volgende week uitgerold wordt. De bugfix werkt niet met terug werkende kracht.Gezien dit vinkje er voor zorgt dat een persoon als aanmelder gezien wordt, leek het mij handig om dit even te delen hier.Wat merk je hiervan in de omgeving?Je kan de persoon niet selecteren in het aanmeldersblok als aanmelder. Persoon niet vindbaar via de aanmelderskaart functionaliteit. Mailimport herkend de persoon niet bij het emailadres, ticket wordt dus niet gekoppeld aan de persoonskaart.