Emailactie met een knop die een activiteit afsluit

Technisch zijn er zeker mogelijkheden om dit met zo min mogelijk handelingen voor de gebruiker op te lossen.

Een mogelijkheid die ik zelf zou onderzoeken is een aparte mailbox in combinatie met mailimport. Je kunt de ontvanger in de mail bijvoorbeeld een eenvoudige link of knop geven waarmee een vooraf opgestelde mail wordt opgesteldvoor die mailbox. Via een apart importaccount kun je die mail vervolgens in TOPdesk laten verwerken en daar een actiereeks achter zetten die de betreffende activiteit direct afmeldt.

Dan hoeft de gebruiker feitelijk alleen maar op een knop te klikken. Je zou dit  Power Automate kunnen oplossen, maar dan bouw je al snel een integratie met authenticatie, autorisaties en foutafhandeling voor iets wat met bestaande TOPdesk-functionaliteit misschien eenvoudiger kan.

Maar ik zou eigenlijk eerst een andere vraag stellen: waarom is er een activiteit aangemaakt waarbij alleen "afgerond" voldoende informatie is?

Als Pietje alleen hoeft te bevestigen dat iets klaar is, maar nergens hoeft vast te leggen wat hij heeft gedaan, wat het resultaat was of welke bijzonderheden er waren, dan zou ik eerst kijken naar de functie van die activiteit binnen het wijzigingsproces.

Een activiteit binnen een wijziging is wat mij betreft niet alleen een vinkje dat van open naar gereed moet. Je wilt er idealiter ook mee kunnen terugvinden wat er daadwerkelijk is uitgevoerd. Dat helpt bij overdracht, controle, kennisdeling en bij een volgende vergelijkbare wijziging.

Anders loop je het risico dat je technisch een prachtige oplossing bouwt waarbij Pietje één keer klikt, TOPdesk keurig "afgerond" registreert en zes maanden later niemand meer weet wat Pietje eigenlijk heeft afgerond. 😉

Dus mijn volgorde zou zijn: eerst bepalen welke informatie je met deze activiteit wilt borgen. Als "gereed" daadwerkelijk alle informatie is die je nodig hebt, dan kun je daarna kijken naar mailimport + actiereeks of eventueel een API-oplossing om die ene klik te automatiseren.