Unanswered questions

Hello,I’d like to clarify what specific information I need regarding my question: “What data from the client’s tenant is used by the AI/LLM or Robin to process my AI request?”According to your myTOPdesk-Portal knowledge articles and the information provided by your consultant, can the AI only use data that has been created as knowledge articles within the tenant? Is that correct?  In the first quarter of 2027, the AI will be optimized by TOPdesk, so that it can also read attachments such as Word, PDF, or Excel files from the client’s “Knowledge Items.”In a third step, the AI will then be granted access to active and archived incident data.Could you confirm your strategy regarding the AI’s use of tenant data?  Please also explain how the AI handles imported emails or Microsoft documents that are marked as “sensitive” or “confidential.”  

Not sure if this is possible, but would be handy, when working with subsidiary branches that you could see in the incident’s details for which branch this is.And also having a column-picker in the My requests view would be more than welcome!  

Hallo,Weet iemand of het mogelijk is het Selfserviceprotaal bij Mijn aanvragen in het blok Details aanvraag het veld Externe nummer zichtbaar te krijgen/te tonen?Alvast bedankt voor een reactie!Groet, Chris Hendriks

Wij hebben tot nu toe gebruik gemaakt van het goedkeuringsvinkje binnen reserveerbare locaties.Maar dit geeft problemen als je een reservering van een collega wilt wijzigen.Deze collega is lid van dezelfde persoonsgroep en heeft het recht “Bekijk en bewerk reserveringen aangevraagd door andere leden van deze persoonsgroep”Is het mogelijk om middels een script alle eerder gemaakte reserveringen (die in de toekomst staan) in een keer te wijzigen, zodat het goedkeuringsvinkje van de locatie niet meer actief is?

Wat is de laatste status van One topdesk user? Ik wil het liefst zsm dat gebruikers tegelijkertijd in het ssp en behandelaarsgedeelte kunnen werken.

Ik maak, met actionscript, een activiteit aan (op basis van een keuze). Hierna wil ik er nog 3 aanmaken maar die moeten gekoppeld worden aan elkaar. Dus als de eerste activiteit is afgerond mag de volgende pas starten. Ik weet dat ik dit kan oplossen door de activiteit aan te maken als de vorige activiteit gesloten is. Maar het is makkelijker als je alle activiteiten in 1x kan aanmakenWeet iemand of dit mogelijk is?

We importeren in Topdesk sheets via Asset Management Imports. Deze imports zijn ingepland en verlopen dus automatisch zodra er een imporbestand is geupload. Het hele proces is geautomatiseerd.Soms sluipt er een foutje in de aangeleverde gegevens.Als een import helemaal mislukt, of er kritieke fouten zijn, krijg ik een melding per e-mail via de optie van storingsnotificatie. Soms mislukken er onderdelen aan deze imports, maar is de import technisch wel gelukt. Ik wil graag een notificatie van de uitzonderingen en zoek een methode om ook een melding per e-mail te krijgen als er een of meer assets niet als nieuw zijn geimporteerd, maw de de statussen:Geüpdatet Niet gewijzigd Geen actie ondernomen omdat kaarten gearchiveerd zijnIk heb geen gebeurtenis of geautomatiseerde actie kunnen vinden en vond zo ook in de API-documentatie niet een mogelijkheid. Is dit uberhaupt mogelijk? Wie weet er een oplossing?

Ik dacht een gebeurtenis om te bouwen, maar op de een of andere manier zijn ze niet gelijk (buiten de sjabloon is gelijk aan). De nieuwe versie wordt niet gestartDit is mijn origineel En dit de versie waarvan ik dacht dat hij hetzelfde deed Wat zie ik over het hoofd?

Ik heb een mooie automation gebouwd die vanaf een assetkaart een wijziging aanmaakt.Nu krijg ik de vraag vanuit de gebruiker hoe deze wijziging zichtbaar komt in de asset. Dit kan met een refresh van de Assetkaart, dan komt de wijziging bij de gebeurtenissen te staan, maar ik heb het liefst dat de aangemaakte wijziging direct in de bestaande TOPdesk sessie geopend wordt. Is dat in de automation te bouwen? Of is er een andere truuk voor?

Beste collega functioneel beheerders,Dagelijks ervaar ik problemen bij het uitvoeren van mijn functioneel beheerders taken door de beperking dat je maar 10 actieve tabbladen openen kunt hebben. Graag zou ik willen weten of ik de enige ben die dit probleem ervaart?Als ik bezig ben met een verbetering, wijziging, analyse, onderzoek van een probleem, etc. dan worden er aldoor tabbladen gesloten die ik nodig heb. Ik moet ze constant heropenen en tabbladen sluiten die ik op dat moment ook nodig heb. Tien tabbladen is niet toereikend.Als workaround werk ik nu soms maar met twee behandelaarssessies geopend in een aparte browsers.Ik heb het al eens gemeld bij tip.topdesk. Maar als ik de enige ben die dit probleem en de wens tot aanpassing heb gemeld, zal het onderwerp geen aandacht krijgen. Helaas krijgen we op onze tips/wensen nooit feedback terug, dus ik heb geen idee of anderen dit ook weleens als wens hebben doorgegeven. En stel dat het niet mogelijk is in de programmatuur, zal ik dat ook

Ik wilde een vraag maken en wil daarbij plaatjes zetten maar dat werkt op de een of andere manier niet meer.Krijg een melding “Er is iets fout gegaan, controleer de url en probeer opnieuw”Ben ik de enige? 

Goedemiddag,Wij ervaren binnen onze TOPdesk SaaS-omgeving een probleem met de automatische herplanning van activiteiten bij uitgebreide wijzigingen. Kan goed zijn dat we het verkeerd gebruiken, en het by-design is. Maar ik heb het idee dat het eerder anders was ingesteld dan nu.Huidige situatieBinnen onze wijzigingen werken we met meerdere activiteiten die onderling afhankelijk zijn. Bij alle activiteiten staat de planningsoptie ingesteld op Automatisch aanpassen.Wanneer een activiteit wordt afgerond, worden de opvolgende activiteiten echter niet automatisch opnieuw ingepland. De oorspronkelijke start- en einddatums blijven behouden. Hierdoor blijven activiteiten soms nog dagen in de toekomst gepland, terwijl ze direct kunnen starten. In andere gevallen staan opvolgende activiteiten al als verlopen of te laat gepland voordat ze zijn gestart.Verwachte werkingOnze verwachting is dat TOPdesk bij het afronden van een activiteit de resterende planning automatisch herberekent, mits de optie

Hallo allemaal,Wij zijn aan het onderzoeken of we onze NEN 3140 keuringen volledig in TOPdesk kunnen gaan bijhouden. Ik ben erg benieuwd of er hier al organisaties zijn die dit succesvol hebben ingericht en hun ervaringen willen delen.Ik ben vooral op zoek naar antwoorden op de volgende vragen: Wat registreren jullie precies? Welke velden en specifieke data leggen jullie vast rondom de keuring zelf (denk aan keuringsdatum, resultaat, document/certificaat, naam van de keurmeester)? Hoe pakken jullie de inrichting in Asset Management aan? Het gaat bij NEN 3140 natuurlijk niet alleen om grote installaties, maar juist ook om de enorme hoeveelheid kleine apparatuur zoals haspels, boormachines, waterkokers en ander elektrisch (hand)gereedschap. Voeren jullie elk verlengsnoer en elke boormachine als een individuele asset in (inclusief unieke bestickering/barcodes), of maken jullie gebruik van bulk-assets of andere slimme constructies om het beheer werkbaar te houden?Alle tips, valkuilen of

Goedemiddag, Wij zijn momenteel bezig met het verder inrichten van ons Major Incident-proces in TOPdesk. Onderdeel daarvan is dat we na een Major Incident een evaluatie uitvoeren en een Root Cause Analysis (RCA) opstellen. Op dit moment doen we dit nog aan de hand van een los RCA-sjabloon, maar ik zou de RCA graag structureler in TOPdesk vastleggen. Ik zit bijvoorbeeld te denken aan een apart asset, gekoppeld aan het betreffende Major Incident en/of Problem.Ik ben benieuwd hoe andere organisaties dit hebben ingericht:Leggen jullie een RCA vast in TOPdesk zelf? Gebruiken jullie hiervoor Problem Management, Asset Management of iets anders? Hoe leggen jullie de relatie met het oorspronkelijke Major Incident? En hoe zorgen jullie ervoor dat verbeteracties uit de RCA ook worden opgevolgd?Ben vooral benieuwd naar praktijkvoorbeelden en ervaringen!

Bij TOPdesk Unlocked heb ik een breakout sessie bijgewoond waar ze lieten zien dat je een asset als document (impact analyse, etc) kunt koppelen aan bijvoorbeeld wijzigingsbeheer.Na de sessie hebben ze documentatie gedeeld met daarin een aantal json files. Nu heb ik het voor elkaar dat een asset wel wordt gekoppeld als bijlage, maar ik zou zweren dat ik de asset heb gezien als tabblad in een wijzigingsaanvraag zodat deze daar ingevuld kon worden.Of heb ik mij dat ingebeeld? Ik zie dat namelijk niet terug in de documentatie..

Can anyone point me in the direction of how to select all recorded time registered against an operator and/or across all operationa records. I’ve been looking at reports and selects but there isn’t anything obvious I can see. Thanks

Goedemorgen,We zijn bezig de banner aan te passen naar het nieuwe formaat. Hiervoor hebben we een afmeting aangehouden van 2784x480. Als we dit testen in de nieuwe lay-out lijkt het erop dat de afbeelding op de achtergrond weer wordt verkleind en daarna vergroot, want we krijgen de banner niet scherp in het ssp.Hoe kunnen we dit oplossen? 

In een versie en in Mijlpaal zie je de tabbladen meldingen en problems, met subtabbladen “opgelost door” en “veroorzaakt door”.  Op welke manier worden deze aan een versie  gekoppeld?

Hallo!Ik heb al even gezocht in de beschikbare documentatie van TOPdesk, maar kom er nog niet helemaal uit. Heeft er iemand ervaring met het automatisch toekennen van een behandelaarsgroep aan een melding, op basis van een antwoord dat in het formulier in het SSP is gegeven? Dus stel vraag 1 heeft als antwoord opties A, B, C en DWordt antwoord A gegeven? Dan wordt aan de melding automatisch behandelaarsgroep 1 gekoppeld, wordt antwoord B gegeven dan wordt automatisch behandelaarsgroep 2 gekoppeld etc.Mocht iemand ervaring hebben hoe dit aan te pakken (ik vermoed met acties) dan verneem ik dat graag!Het zou mij ook helpen als ik aan de (sub)categorieen standaard behandelaarsgroepen kan toekennen, maar voor zover ik kan zien kan ik alleen individuele behandelaars aan categorieen koppelen en geen behandelaarsgroepen.

Waarom is het niet mogelijk als je werkt met 2 schermen; op het ene scherm ingelogd te zijn als: Behandelaar en tegelijk op het andere scherm als Melder (SSP)?

Wij zijn binnen onze organisatie volop bezig met het optimaliseren van onze kennisbank, maar we lopen tegen een aantal praktische en strategische vragen aan rondom de feedback die op kennisitems binnenkomt. Ik ben erg benieuwd hoe andere organisaties hiermee omgaan.Onze situatie en vragen zijn als volgt: De levenscyclus van feedback: Wanneer een kennisitem negatieve of positieve feedback ontvangt, verwerken we eventuele inhoudelijke opmerkingen in het artikel zelf. Maar wat is daarna de beste volgende stap voor de feedbackmelding? Moet je deze archiveren zodra de wijziging is doorgevoerd? Of kun je de feedback beter direct verwijderen om je lijst schoon te houden? Wat levert het historisch bewaren van verwerkte feedback op de lange termijn op? De rol van ROBIN (AI): Heeft het apart laten staan of juist archiveren/verwijderen van feedback nog invloed op hoe ROBIN werkt? Maakt ROBIN actief gebruik van opgeslagen (en al dan niet verwerkte) feedback? Reageert of advi

We’re trying to enforce confidentiality at an individual operator level in TOPdesk, rather than at operator-group level.We have already explored operator filters, including keeping sensitive areas such as HR within a filtered group and creating partial calls where another team needs to be involved.The problem is that this becomes too restrictive. Once operators are separated using filters, normal 1-to-1 communication and collaboration with operators outside that filtered group is affected. While this protects the confidential tickets, it also creates barriers to everyday cross-team working.Essentially, we’re trying to achieve:A ticket can be assigned to an individual operator and remain confidential to that operator. Other members of their operator group should not automatically gain visibility of that ticket. The operator should still be able to communicate and collaborate normally with operators across other groups. We want to avoid creating individual or dedicated operator groups fo

Hallo allemaal,Ik vraag mij af hoe andere organisaties met dit vraagstuk omgaan. Wanneer voor een ticket informatie nodig is van een andere afdeling (die niet in TOPdesk werkt), of ze willen die afdeling informeren, wil de servicedesk een e-mail vanuit TOPdesk kunnen sturen, om zo niet tussen Outlook en TD te hoeven schakelen.Ze voeren nu handmatig het algemene e-mail adres van de afdeling in, zodat de mail daar naartoe wordt gestuurd, maar vragen of dit ook vanuit het adresboek kan. Hierin staan alleen persoons- behandelaars- leverancierskaarten. Ik voer de afdeling liever niet op als 1 van deze, om vervuiling te voorkomen.Welke werkwijze gebruiken jullie hiervoor? Alvast bedankt.  

Gebruik van integratie Teams in het maken van meldingen. Wat zijn jullie ervaringen?We willen het hier invoeren, er zijn wat kanttekeningen gemaakt door IT. Ik zie veel positieve punten. We willen gebruikers stimuleren om alles te melden via TOPdesk. Ik denk dat dit een aanvulling kan zijn daarop.gebruiken jullie het?

in TOPdesk-middelenbeheer gaan we sleutels registreren. Voor deze sleutels moet de medewerker een formulier ondertekenen. Dit willen we vanuit TOPdesk gaan inrichten, net zoals we dat nu ook doen bij bv. Telefoons een Laptops. Vanuit het middel (de telefoon of laptop) klikken we dan op 'actie uitvoeren' en kiezen de juiste actie waarbij de medewerker een formulier krijgt per mail om te ondertekenen.Het sleutelbeheer werkt net iets anders in die zin dat een medewerker vaak meerdere sleutels op zijn naam toegewezen krijgt. In de huidige opzet zou je dan vanaf elke sleutel een Actie moeten uitvoeren en steeds de medewerker apart laten ondertekenen voor ontvangst.Idealiter starten we één actie waarin we alle sleutels gekoppeld aan die persoon ophalen en toevoegen in het te ondertekenen document.Het ondertekende document zou vervolgens bij alle middelen (sleutels) moeten worden opgeslagen.Is hier iets van een actiereeks voor die we als basis kunnen gebruiken? Is dit uberhaupt mogelijk? Ik h