Toekennen Behandelaarsgroep op basis van antwoord in formulier SSP

Het zou mij ook helpen als ik aan de (sub)categorieen standaard behandelaarsgroepen kan toekennen, maar voor zover ik kan zien kan ik alleen individuele behandelaars aan categorieen koppelen en geen behandelaarsgroepen.

Ik kan aan zowel categorieen als subcategorieen operators en operator groups koppelen… Het veld heet weliswaar enkel “operator” maar ik kan ook groups invullen.

Wordt antwoord A gegeven? Dan wordt aan de melding automatisch behandelaarsgroep 1 gekoppeld, wordt antwoord B gegeven dan wordt automatisch behandelaarsgroep 2 gekoppeld etc.

Ik zie hiervoor 2 opties:

1. Je zou kunnen werken met optionele activiteiten in een change flow welke worden gekoppeld op basis van keuze in het formulier (maar misschien kun je die alleen koppelen aan checkboxes en niet aan dropdown lists bedenk ik mij wel).
2. Inderdaad met een automation. Stukje freemarker dat checkt met ?keep_after en ?keep_before wat de gekozen waarde is en die dan het ticket patcht met de oplosgroep die je wilt gebruiken.
   • Dit gebruiken wij ook en gaat redelijk. Vooral goed rekening houden dat als je een meertalige SSP hebt (of meertalig formulier eigenlijk) dat je de check dus doet met een OR voor alle talen die kunnen voorkomen…

Als aanvulling op het antwoord van ​@JeroenvdK, mocht je er (nog) niet mee bekend zijn, de behandelaarsgroepen aan categorieën en subcategorieën toewijzen kan op de volgende plek:

Een andere optie die je nog kan overwegen is om het proces in te richten met een formulier per behandelaarsgroep. Dit heeft wellicht niet de voorkeur als ze verder qua inhoud bijna helemaal overeen komen, maar is functioneel wel een makkelijke oplossing als je er met categorisatie niet uit komt.

Dat is er even vanuit gaande dat het om meldingsformulieren gaat, als een wijziging mogelijk is zou ik bovenstaande antwoord van Jeroen aanhouden!

Wij hebben hier wel iets handigs voor gebouwd. Ik ben benieuwd of anderen dit ook kunnen gebruiken. 

Ons probleem met bovenstaande manieren is dat onze lijsten met keuzes veel te groot zijn voor gebruikers om een keuze te maken. Daarom hebben we een aparte Assetsoort aangemaakt met een beperkt aantal Assets (keuzemogelijkheden in het formulier). In de asset staat niks behalve een behandelaarsgroep.

🔄 Trigger (startvoorwaarde)

De AA wordt gestart wanneer:

• ✅ er een melding wordt aangemaakt
• ✅ via een specifiek Self Service Portal formulier
• ✅ waarbij een bepaalde vrije opzoeklijst‑waarde wordt gebruikt

➡️ Hiermee zorg je dat de actie alleen draait voor dit specifieke proces.

🧩 Functionele werking

1. Assetkoppeling gebruiken

• De melding bevat een gelinkte asset
• Deze assets komen uit een speciaal ingerichte assetsoort binnen Asset Management

2. Speciaal ingerichte assetset

• Er is een aparte assetsoort gemaakt met:
  • ✅ herkenbare naamgeving (voor selectie / filtering)
  • ✅ een veld waarin de behandelaarsgroep is vastgelegd

➡️ Dit voorkomt gebruik van de standaard assetlijsten

3. Probleem dat hiermee opgelost wordt

De reguliere assetlijsten:

• ❌ zijn te groot
• ❌ zijn niet gebruiksvriendelijk in het SSP
• ❌ maken het lastig voor eindgebruikers om de juiste keuze te maken

➡️ Daarom is gekozen voor een afgeslankte, doelgerichte assetset

4. Automatische toewijzing

De AA:

• haalt de gekoppelde asset op
• leest de behandelaarsgroep uit het assetveld
• zet deze automatisch op de melding

🎯 Resultaat

• ✅ Gebruiker kiest eenvoudig uit een beperkte lijst
• ✅ Geen handmatige routering nodig
• ✅ Altijd juiste behandelaarsgroep
• ✅ Minder fouten en snellere afhandeling

HTTP‑stappen Automated Action

1. findincident

Methode: GET  
URL: /tas/api/incidents/id/${unid}

2. findasset

Methode: GET  
URL: /tas/api/assetmgmt/assets/${_responses.findincident.body.asset.id}

3. setoperatorgroup

Methode: PUT  
URL: /tas/api/incidents/id/${unid}

Headers:
Content-Type: application/json

Inhoud:
<#assign response = _variables.Operator_group_field>

{
  "operatorGroup": {
    "id": "${_responses.findasset.body.data[response]}"
  }
}

Variabelen

Operator_group_field
= behandelaarsgroep

Let er wel op dat standaard behandelaarsgroepen op (sub)categorieën door de Selfservice Portal worden genegeerd.