Actiereeks geautomatiseerde mails in TOPdesk

Er is super veel mogelijk met actiereeksen en denk dat deze casus ook prima te doen is.

Heeft deze specifieke mail een eigen import? of een specifieke categorisatie die enkel voor deze specifieke melding gebruikt wordt? Je moet namelijk een punt hebben om de actiereeks te triggeren.

In de actiereeks kun je middels freemarker ?keep_after("Emailadres")?keep_before(",\n") stukken uit een tekst ‘selecteren’ en dan gebruiken in de actiereeks, dus ook op het emailadres veld van de melding zetten.

Je kan dat een standaard afmeldingsmail gebruiken, maar je kan ook vanuit de actiereeks mailen…

Zoveel mogelijkheden en opties ;)

Hi ​@Frederik Boomsma,

Dit is inderdaad goed met een actiereeks af te vangen. Zoals je het proces nu hebt uitgeschreven is de belangrijkste stap om het e-mailadres uit het verzoek te halen en dit vervolgens te gebruiken om de juiste persoon als ongeregistreerde aanmelder te koppelen/te mailen.

Je zou de actiereeks bijvoorbeeld als volgt kunnen opbouwen:

1. Controleer of het om het juiste type verzoek gaat
   Bijvoorbeeld een gebeurtenis waarop je zoveel mogelijk informatie specificeert van dit soort meldingen, uiteindelijk wil je misschien een unieke gebruiker voor de mailimport, zodat je weet dat de actiereeks alleen op deze meldingen triggert. Verder kun je denken aan velden zoals:
   • Soort melding
   • Soort binnenkomst
   • Categorie/subcategorie
   • Behandelaarsgroep
   • Aanmaker van de kaart
2. Haal het e-mailadres uit het veld verzoek
   Door gebruik te maken van de keep after, keep before expressie kun je het e-mailadres uit de tekst halen. Dit komt er, afhankelijk van de exacte opmaak van de binnenkomende Microsoft-mail, ongeveer als volgt uit te zien: “${keep_after(”${_variables.keepAfter}“)?keep_before(”${_variables.keepBefore}“)!}”
   Hierbij gebruik je de variables om in te vullen welke tekst er voor, en welke tekst er achter het e-mailadres begint, zodat je die er specifiek uit kunt halen.
3. Zoek de persoon op basis van het e-mailadres
   Vervolgens kun je via een GET op de personen API controleren of deze persoon al in TOPdesk bestaat. Als de persoon gevonden wordt, kun je deze als aanmelder aan de melding koppelen. Daarmee wordt ook het e-mailadres van de oorspronkelijke Microsoft-mail niet meer gebruikt als bestemming voor de verdere communicatie.
   Als dat niet mogelijk is kun je ook gebruik maken van ongeregistreerde aanmelders om hem zo alsnog als aanmelder te koppelen en de e-mail hier naartoe te versturen.
4. Laat de verdere afhandeling regulier verlopen
   De servicedesk kan de melding vervolgens afhandelen. Eventuele automatische afhandelings- of sluitingsmail gaat dan naar de gekoppelde persoon, in dit geval Pieter Boer, in plaats van naar het Microsoft adres.

Als het niet mogelijk is om de persoon als aanmelder te koppelen, dan zou je nog een andere optie kunnen overwegen. Je volgt dan dit proces:

• Microsoft wachtwoordresetmail
• TOPdesk maakt geautomatiseerde melding
• Servicedesk handelt de melding af

Wanneer de servicedesk de melding afhandelt laat je geen mail, maar een actiereeks triggeren.
Die actiereeks werkt in beginsel redelijk hetzelfde als in voorgaande beschrijving; je haalt namelijk nog steeds het mailadres uit het verzoekveld zoals gespecificeerd in stap 2.
Vervolgens trigger je in deze actiereeks een e-mailstap en verstuur je vanuit de actiereeks de mail naar het opgehaalde e-mailadres uit het verzoekveld van Pieter Boer.

Ik denk dat ik persoonlijk voor deze oplossing zou gaan, omdat het makkelijker is hier een trigger op te bouwen, je niet met ongeregistreerde aanmelders hoeft te werken en de oplossing zelf simpeler is in te richten.

Hopelijk kan je hier mee verder.
Mocht je hulp nodig hebben bij het verder uitwerken van de oplossing hoor ik het wel!

Super bedankt voor het meedenken en het delen van jullie kennis.
Ik ben nog wat nieuw in de actiereeksen, maar ik ga even inhoudelijk naar jullie voorstellen/ideeen kijken, en waar nodig kom ik zeker bij jullie terug op de lijn! voer tot nadenken.

Nogmaals bedankt, en een fijne dag verder gewenst!