Approval flow - niet manager

Question

Voor onze organisatie willen we een, gedeeltelijk ge-automatiseerde approval flow opzetten:

Medewerker vraagt toegang tot een applicatie aan en duidt aan op basis van een lijst uit Asset management welke software hij graag wenst.
Een approval gaat naar de leidinggevende die dit dan moet verwerken
1. Goedgekeurd → stap 3
2. Afgekeurd → Medewerker ontvangt een bericht
Afhankelijk van een aanvinkveld in het asset (approval nodig van applicatiebeheerder) wordt een approval gestuurd naar de applicatiebeheerder die dit verwerkt.
1. Goedgekeurd → Stap 4
2. Afgekeurd → Medewerker ontvangt een bericht
ICT ontvangt bericht en doet een laatste check op alle data en doet finaal akkoord.
Toegangsbeheerder ontvangt bericht om toegang te geven.
Toegangsbeheerder voert rechten aanpassing aan en geeft via een knop (eveneens approval?) aan dat de aanvrager de rechten heeft ontvangen.
Applicatie wordt toegewezen aan de aanvrager.
Indien deze al toegewezen was aan de toepassing verandert er niets.
Wijziging wordt afgesloten

Het is een relatief eenvoudig proces maar momenteel verloopt dit manueel (via incident management en veel automatisaties etc...).

Heeft iemand ervaring hiermee?

Is het überhaupt mogelijk?

Alvast bedankt.

JeroenvdK · Answer

Volgens mij kan dit prima ondersteund door change management:Dit is standaard form functionaliteitHiervoor kun je bijv. de pre-rfc fase met manager approval gebruiken (makkelijkste als je op de person card de manager van personen gevuld hebt)Dit zou ik automatiseren, maar dan andersom (niet “alleen uitvoeren” als, maar “skippen” als). Je start deze stap dan altijd, maar bouwt een AS die checkt of het vinkje op de gekoppelde asset aanstaat na het Go worden van de activiteit. Als dat niet zo is, dan laat je deze stap skippen en gaat je proces verder.Fase is wellicht nog RfC, want je bent nog aan het beoordelenHier zou ik denk ik deRfC laten goedkeuren. Dan heb je een soort van finale borging dat er een Go is gegeven. Je moet daarvoor wel rechten geven voor autorisatie van RfCs. Als je die autorisatie niet breed wilt uitdelen kun je wellicht ook een gewone autorisatiestap gebruiken waar een AS op aftrapt die dan de RfC alsnog goedkeurt.Fase dus in principe nog RfC denk ik, want je bent nog aan het beoordelen.Reguliere uitvoerende change activity om “iets” te doenFase is implementationIs onderdeel van stap 5 volgens mij. Ik zou niet weten waarom je hiervoor een aparte stap wilt invoeren in het proces.Is dit een handmatige actie? Dan een nieuwe change activityom “iets” te doenFase is implementationAlle acties zijn afgerond. Wij laten dan Servicedesk de Change daadwerkelijk sluiten (als “Implemented” markeren). Maar je kunt er ook hier weer voor kiezen om dat via een activity te doen die een AS aftrapt die daarna de overkoepelende change netjes op implemented zet.

Sign up

Login with your MyTOPdesk account

Login to the community

Login with your MyTOPdesk account