Aan de slag met de Community

Goed nieuws: heb je al een MyTOPdesk account? Dan hoef je geen nieuw account aan te maken voor de TOPdesk Community. Je logt eenvoudig in met dezelfde gegevens.Zo ben je in een paar klikken binnenZo doe je meeGa naar de Community en klik rechtsboven op Login. Kies vervolgens voor Login met MyTOPdesk → AD LDSLog in met je vertrouwde MyTOPdesk‑gegevens.De eerste keer dat je inlogt, kies je je gebruikersnaam en vul je het e-mailadres in dat je ook voor MyTOPdesk gebruikt.Klik op Login… en je bent binnen! Geen MyTOPdesk‑account?Geen probleem: op dezelfde pagina kies je Create account en registreer je met je zakelijke e‑mailadres. Zo krijg je direct toegang tot de Community. Goed om te wetenJe gebruikersnaam is zichtbaar in de Community. Kies dus iets wat bij je past – bijvoorbeeld je naam of een herkenbare variant daarvan. Waarom dit handig isDoordat je inlogt met MyTOPdesk, hoef je geen extra account te beheren en is de drempel om de Community te gebruiken lekker laag. Zo kun je direct vr

Ga je binnenkort van werkgever wisselen? Of wil je gewoon weten hoe het werkt als je ooit je e‑mailadres wilt aanpassen? Dan ben je hier goed. We leggen het graag helder uit, zodat je toegang houdt tot jouw Community‑profiel, waar je ook werkt. Hoe zit het met het e‑mailadres van je account?Veel leden maken hun Community‑account aan met een zakelijk e‑mailadres, maar sommige gebruiken juist een persoonlijk adres. Allebei prima.Belangrijk is wel:👉 Je kunt je e‑mailadres in de Community niet zelf aanpassen.Daarom helpen wij je graag wanneer je jouw e‑mailadres wilt aanpassen. Of dat nu komt door een baanwissel of omdat je liever een persoonlijk adres gebruikt. 💙 Je account behouden? Zo pakken we dat aanWil je jouw profiel, badges, bijdragen en instellingen blijven gebruiken onder een nieuw e‑mailadres? Dat regelen we graag voor je.Stuur ons een bericht via topdeskcommunity@topdesk.com  met:Het oude e‑mailadres van je huidige account Het nieuwe e‑mailadres waarop je wilt verdergaanWij p

Goede meldingen houden je betrokken zonder je te overspoelen.InstellenGa naar Profiel → Instellingen → Notificaties. Kies per gebeurtenis: e‑mail, in‑app of uit.Aanbevolen profielenStarter: @mentions aan, reacties op eigen posts aan, wekelijkse samenvatting aan, nieuwe topics alleen in 1–2 kerncategorieën. Power user: @mentions aan, reacties op eigen en gevolgde topics aan, nieuwe topics aan in kerncategorieën, e‑mail voor events aan. Rust & focus: alles in‑app, wekelijkse samenvatting per mail.Slim omgaan met e‑mailMaak mapregels/labels (‘Community’) voor rust in je inbox. Zet push aan voor @mentions, uit voor samenvattingen.Meldingen pauzerenDrukke periode? Schakel tijdelijk over op alleen in‑app meldingen. 

Bij TOPdesk geloven we in de kracht van kennisdeling en samenwerking. User Groups spelen daarin een belangrijke rol: ze brengen gelijkgestemde professionals samen om ideeën uit te wisselen, uitdagingen te bespreken en elkaar te inspireren.Mis je een specifieke User Group?Wil je graag dat er een nieuwe groep wordt gestart rond een bepaald thema, vakgebied of interesse? Dat horen we graag van je!👉 Zo geef je het door:Stuur een e-mail naar TOPdeskCommunity@topdesk.com met:Het onderwerp of thema van de gewenste User Group Eventuele toelichting waarom dit relevant is (Optioneel) of je zelf wilt meedenken of bijdragenSamen zorgen we ervoor dat de Community aansluit bij jouw behoeften!

Samen zorgen we voor een veilige, professionele sfeer. Melden is geen klikken – het is zorgen voor elkaar.Wanneer meldenOnvriendelijke of discriminerende reacties Off-topic of spam Delen van vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens Gevaarlijke of misleidende instructiesZo meld je hetKlik op '...' naast de post of reactie Kies 'Rapporteren' Voeg kort de reden toe ('bevat klantdata', 'persoonlijke aanval') Verzenden. Moderators krijgen direct een seintjeWat gebeurt ernaEen moderator beoordeelt de melding snel Content wordt aangepast, verplaatst of verwijderd indien nodig Bij herhaalde of ernstige overtreding volgt waarschuwing of blokkade Waar passend geven we een korte terugkoppeling in de thread

Events geven verdieping: live demo's, roundtables, Q&A met experts of klantcases. En je ontmoet peers met dezelfde uitdagingen.AanmeldenOpen 'Events' in de community Klik op een eventkaart voor details (agenda, sprekers, doelgroep) Kies 'Aanmelden' / 'Attend'. Bij externe events ga je via 'Register now' naar de registratiesite Voeg het event toe aan je agenda via 'Add to calendar' (indien beschikbaar) Volg het eventtopic voor updates en voorbereidingsmaterialenNa je aanmeldingJe ziet jezelf in de attendees-lijst (indien zichtbaar) Je ontvangt updates in de community en/of per e-mail Bij online events verschijnt vlak voor start de 'Join'-knopTipsStel 1-2 leerdoelen op Plaats vragen vooraf in het eventtopic Deel na afloop je takeaways; anderen profiteren mee

Blijf onderdeel van de community, waar je ook bent. Dankzij de mobiele versie heb je altijd toegang tot kennis en samenwerking, zonder gebonden te zijn aan je werkplek. Gebruik in je browserOpen de community‑URL in Safari , Chrome, Firefox of Edge. De interface past zich automatisch aan je scherm aan; je kunt zoeken, posten, reageren en meldingen bekijken.Als ‘app’ op je startschermiPhone (Safari)1) Open de community in Safari.2) Tik op het deel‑icoon (vierkant met pijl omhoog).3) Kies ‘Zet op beginscherm’.4) Pas eventueel de naam aan (bijv. ‘TOPdesk Community’) en tik ‘Voeg toe’.5) De community staat nu als icoon tussen je apps.Android (Chrome)1) Open de community in Chrome.2) Tik op ⋮ rechtsboven.3) Kies ‘Toevoegen aan startscherm’ of ‘Installeren’.4) Bevestig; er verschijnt een app‑icoon op je startscherm.Notificaties op mobiel Zet e‑mail of in‑app meldingen aan (zie item 8). Maak labels of pushmeldingen in je mailapp voor @mentions.TroubleshootingWerkt ‘Toevoegen aan startscherm’ n

Een open community werkt alleen als we zorgvuldig omgaan met informatie en elkaar.Do’sAnonimiseer screenshots (verwijder namen, e‑mailadressen, ticketnummers). Deel alleen informatie waarvoor je toestemming hebt. Gebruik privéberichten voor gevoelige details.Don’tsGeen persoonsgegevens, contractinformatie of vertrouwelijke systemen. Geen bestanden met gevoelige data; check vóór upload. Geen links naar interne omgevingen.BeveiligingsmeldingenZie je een mogelijke kwetsbaarheid? Post geen details publiek. Neem contact op met het communityteam; we verwijzen je naar het juiste proces.Incidenten & rapporterenZie je ongepaste of risicovolle content? Gebruik ‘Rapporteren’. Moderators ondernemen snel actie (Hoe rapporteer ik ongepaste content).Actie: Twijfel je? Vraag een moderator—beter te veel gecheckt dan spijt achteraf.

Communitymanager: dagelijkse activatie, structuur, tone of voice, rapportages, events. Moderators: bewaken huisregels, verplaatsen/samenvoegen topics, zorgen dat vragen niet blijven liggen. Ambassadeurs/Champions: actieve leden met regelmatige bijdragen; vaak privileges of early‑access. Product-/Supportexperts: inhoudelijke vragen, koppelen naar documentatie of productteams.Wanneer schakel je wie in?Inhoudelijk: post in de juiste categorie (experts lezen mee). Structuur: tag een moderator of community manager Feedback op de community: meld je bij de community manager.TransparantieMedewerkers en moderators zijn herkenbaar aan rolbadge/titel. Twijfel je? Vraag het openlijk in de thread—we helpen graag. 

Badges maken zichtbaar wie actief bijdraagt. Dat helpt nieuwe leden experts te herkennen en motiveert iedereen om kennis te delen.VerdienenAntwoorden geven die anderen helpen (acceptaties). Handige posts schrijven met duidelijke opbouw. Anderen activeren: vragen stellen, samenvatten, bronnen delen. Consistentie: liever elke week een beetje dan één keer heel veel.Reputatie & zichtbaarheidMeer badges = meer zichtbaarheid in overzichten. Je bouwt een netwerk dat je sneller tagt bij relevante onderwerpen.TipsSpecialiseer in 1–2 thema’s; word hét aanspreekpunt. Sluit aan bij ambassadeursprogramma’s of user groups. Gebruik een herkenbare profielfoto en duidelijke bio. 

Snel wegwijs worden: de community bestaat uit categorieën, posts (vragen, conversaties) en tags. Zo blijft alles vindbaar.ZoekenStart breed (1–2 trefwoorden), verfijn met filters (datum, categorie, status). Gebruik exacte termen uit de interface (‘SLA melding’, ‘mutatiebeheer’). Vind je niets? Probeer een synoniem of Engelse term.Tags & volgenTags groeperen onderwerpen; volg tags die bij je rol passen (Change, SSP, API). Abonneer op categorieën of topics voor meldingen.Posten & reagerenRich‑text editor: kopjes, codeblokken en lijstjes voor leesbaarheid. Voeg screenshots/bijlagen toe (geanonimiseerd). @Mention leden of teams voor gericht bereik.Melden & moderatieZie je iets ongepasts? Gebruik ‘Rapporteren’. Moderators helpen verplaatsen, hernoemen of samenvoegen voor overzicht.ToegankelijkheidWerkt ook op mobiel en ondersteunt toetsenbordnavigatie. Alt‑teksten bij afbeeldingen helpen iedereen sneller scannen.

Het juiste posttype vergroot de kans op het gewenste resultaat en houdt de community overzichtelijk.Vraag (Q&A)Doel: één duidelijk antwoord of oplossing. Kenmerk: ‘beste antwoord’ dat valt te markeren. Gebruik: foutmeldingen, instellingen, how‑to.Conversatie (discussie)Doel: ideeën uitwisselen, vergelijken, sparren. Kenmerk: meerdere valide perspectieven, geen ‘beste antwoord’. Gebruik: werkwijzen vergelijken, roadmap‑wensen verkennen, ervaringen delen. 

Met een goede reactie help je de topicstarter én iedereen die later hetzelfde zoekt.Zo voeg je waarde toeBegrijp de vraag: vat in één zin samen wat je leest—voorkomt misverstand. Wees concreet: deel stappen, instellingen of een mini‑how‑to. Leg het ‘waarom’ uit: helpt leren en voorkomt trial‑and‑error. Link naar bronnen: documentatie, releasenotes of eerdere topics. Houd het vriendelijk: ga uit van goede intenties; vraag door bij onduidelijkheid.Discussie op gang houden@Mention collega’s of experts met relevante ervaring. Stel verdiepingsvragen (‘Welke rol heb je in TOPdesk?’). Bouw voort op elkaar: bevestig werkende stappen en breid uit met varianten.AfrondenAls de topicstarter aangeeft dat het werkt of een antwoord markeert, voeg kort een samenvatting toe voor teruglezers. 

Een sterke post levert sneller en betere reacties op. Het helpt anderen te begrijpen wat je vraagt en waarom.Checklist voor een ijzersterke postTitel die raakt: kort + specifiek (‘SLA‑escalatie: melding blijft in wachtrij na 15 min’). Context: omgeving, versie, rol en doel. Wat wil je bereiken en waarom? Wat heb je geprobeerd: stappen, instellingen, scripts, documentatie. Bewijs: geanonimiseerde screenshots, foutmeldingen, logfragmenten. Heldere vraag: ‘Welke instelling mis ik?’ / ‘Wat is een betere workflow voor…?’ Tags: 3–5 relevante tags (bijv. SLA, workflow, API). Structuur: witregels en lijstjes; maak het scanbaar.Do’s & don’tsDo: één concreet onderwerp per post; bedank helpers; markeer een oplossing. Don’t: screenshots met persoonsgegevens; vage klachten zonder details. 

Voel je welkom! Binnen enkele minuten ben je klaar om mee te doen.Stap 1 – Profiel afrondenVoeg een duidelijke foto toe en schrijf kort wie je bent, je rol en interesses. Zet je taalvoorkeuren en notificaties direct goed.Stap 2 – Oriëntatie: vind je wegCategorieën: incidentbeheer, selfservice, integraties, events, enzovoort. Zoeken & tags: begin met één kernwoord; verfijn met filters. Volgen: abonneer je op categorieën en topics die je raken.Stap 3 – Je eerste bijdrageStel jezelf voor in ‘Stel jezelf voor’. Reageer op één topic waar jij ervaring mee hebt. Stel je eerste vraag: kort, concreet, met context (wat je al probeerde, gewenst resultaat).Stap 4 – Blijf op de hoogteZet meldingen aan voor antwoorden en nieuwe topics. Bekijk wekelijks de topconversaties. Schrijf je in voor events en productupdates.Veelgemaakte beginnersfoutenTe weinig context: voeg screenshots of stappen toe. Dubbele vragen: check eerst even via de zoekfunctie. Te veel notificaties: kies gericht.

Goede gesprekken vragen om duidelijke afspraken. Onze richtlijnen zorgen ervoor dat iedereen zich veilig en gehoord voelt, en dat informatie gemakkelijk vindbaar blijft. Lees ook de volledige richtlijnen. Kernregels:Respectvol: ga uit van goede intenties, ga uit van goede intenties; geen persoonlijke aanvallen of discriminerende taal. Relevantie: blijf on-topic (TOPdesk, servicemanagement en aanpalende thema’s). Geen verkoop zonder context. Transparant & eerlijk: deel feiten en vermeld bronnen waar relevant. Privacy: publiceer geen vertrouwelijke informatie of persoonsgegevens. Gebruik geanonimiseerde screenshots. Veiligheid: Geen kwetsende, volwassen of schokkende content.Moderatie en handhaving: Onze moderators bewaken de sfeer en structuur. Bij een overtreding zetten we het gesprek liever terug op de rails. Content verwijderen doen we alleen als dat nodig is. Bij herhaald of ernstig misbruik kunnen we waarschuwen of (tijdelijk) blokkeren.Problemen voorkomen:Deel context, geen kl