Ticket delen met team/afdeling (gebruikers)

Meldingen automatisch delen met Persoonsgroepen in SSP mbv aktiereeks

Je kunt in TOPdesk werken met Persoonsgroepen.
Een Persoonsgroep kan bijvoorbeeld een team of een afdeling zijn. In dit voorbeeld bestaat Team A uit 8 personen.

Benodigdheden

1. Maak een vrij veld aan
   • Ga naar Meldingenbeheer → Instellingen en maak een vrij veld van het type Opzoek.
   • Geef dit veld de naam “Beschikbaar voor groep”.
   • Herstart TOPdesk zodat het veld geactiveerd wordt.
   • Na de herstart verschijnt het nieuwe veld onder Meldingenbeheer → Instellingen → Opzoeklijsten
     (en het is zichtbaar op de melding, onder het tabblad Extra information).
2. Vul de opzoeklijst met gewenste groepen
   • Ga naar Opzoeklijsten → Beschikbaar voor groep en voeg één of meerdere groepen toe, zoals:
     • Team A
     • Secretariaat AH
   • Van elke groep die je toevoegt in deze opzoeklijst moet je ook een Persoonsgroep aanmaken.
3. Maak de Persoonsgroepen aan
   • Maak de Persoonsgroep Team A aan en voeg alle teamleden toe.
   • Maak ook de Persoonsgroep Secretariaat AH aan en voeg de juiste personen toe.

Doel

De opzoeklijst die je hebt toegevoegd is nu beschikbaar in een formulier van de Selfserviceportal (SSP).

Opnemen in een SSP-formulier

1. Open het gewenste formulier in de SSP‑editor.
2. Voeg een veld van het type Opzoeklijst toe.
3. Klik op het potlood‑icoon en koppel het veld aan “Beschikbaar voor groep”.
4. Hernoem het veld bijvoorbeeld naar “Delen met groep”.

Gebruik in de SSP

De aanmelder ziet nu in de Selfserviceportal het veld Delen met groep en kan daar een groep selecteren waarmee de melding gedeeld moet worden.

Voorbeeld:
Als iemand Team A selecteert (8 personen), hoeft de aanmelder niet meer alle 8 personen handmatig toe te voegen. Een enkele keuze is voldoende.

Voorbeeld in formulier:

Automatisering

De Actiereeks kan vervolgens:

• de geselecteerde Persoonsgroep uitlezen, en
• alle personen binnen die groep automatisch koppelen aan de melding via “Delen met anderen”.

Meldingen automatisch delen met Persoonsgroepen in SSP mbv aktiereeks

Je kunt in TOPdesk werken met Persoonsgroepen.
Een Persoonsgroep kan bijvoorbeeld een team of een afdeling zijn. In dit voorbeeld bestaat Team A uit 8 personen.

Benodigdheden

1. Maak een vrij veld aan
   • Ga naar Meldingenbeheer → Instellingen en maak een vrij veld van het type Opzoek.
   • Geef dit veld de naam “Beschikbaar voor groep”.
   • Herstart TOPdesk zodat het veld geactiveerd wordt.
   • Na de herstart verschijnt het nieuwe veld onder Meldingenbeheer → Instellingen → Opzoeklijsten
     (en het is zichtbaar op de melding, onder het tabblad Extra information).
2. Vul de opzoeklijst met gewenste groepen
   • Ga naar Opzoeklijsten → Beschikbaar voor groep en voeg één of meerdere groepen toe, zoals:
     • Team A
     • Secretariaat AH
   • Van elke groep die je toevoegt in deze opzoeklijst moet je ook een Persoonsgroep aanmaken.
3. Maak de Persoonsgroepen aan
   • Maak de Persoonsgroep Team A aan en voeg alle teamleden toe.
   • Maak ook de Persoonsgroep Secretariaat AH aan en voeg de juiste personen toe.

Doel

De opzoeklijst die je hebt toegevoegd is nu beschikbaar in een formulier van de Selfserviceportal (SSP).

Opnemen in een SSP-formulier

1. Open het gewenste formulier in de SSP‑editor.
2. Voeg een veld van het type Opzoeklijst toe.
3. Klik op het potlood‑icoon en koppel het veld aan “Beschikbaar voor groep”.
4. Hernoem het veld bijvoorbeeld naar “Delen met groep”.

Gebruik in de SSP

De aanmelder ziet nu in de Selfserviceportal het veld Delen met groep en kan daar een groep selecteren waarmee de melding gedeeld moet worden.

Voorbeeld:
Als iemand Team A selecteert (8 personen), hoeft de aanmelder niet meer alle 8 personen handmatig toe te voegen. Een enkele keuze is voldoende.

Voorbeeld in formulier:

Automatisering

De Actiereeks kan vervolgens:

• de geselecteerde Persoonsgroep uitlezen, en
• alle personen binnen die groep automatisch koppelen aan de melding via “Delen met anderen”.

Hi ​@Patricia Keijer ​@Robin ​@edwintalsma ! Dank jullie wel voor jullie reacties. Gebruikers zijn inderdaad al op de hoogte van de Delen-knop in de SSP. Echter, hier kunnen ze alleen een melding delen met specifieke personen. Onze wens zou zijn dat gebruikers een melding kunnen delen met een groep (bijv. hun team/afdeling). De optie van ​@edwintalsma komt nog het meeste in de buurt. Echter, dan staan al jouw aangemaakte tickets open voor het gehele team (of afdeling). In ons geval is dat ook niet helemaal wenselijk. Tenzij er bijv. een soort van privacy-optie is, dat je bepaalde tickets kan afschermen voor je team. Het blijft nog even zoeken :)

Groetjes, Roxanne

Wij hebben momenteel de afdelingen toegevoegd aan de Personen in TOPdesk, met het afdelingse-mailadres. Ze delen de melding met de afdeling (ipv alle losse personen). In de delen en verzoek om informatie mails staat aangegeven dat een afdeling (team of commissie) via reply mag reageren, waarna de TOPdesk mailimport hun antwoord importeert in de melding.
Moet zeggen dat ik de reactie van @tverschuur ook wel heel interessant vind om een keer te bekijken!