New Member ⭐⭐⭐⭐⭐

Solved

Ticket delen met team/afdeling (gebruikers)

Forum|Forum|7 months ago
February 24, 2026
20 replies
643 views

Hoi! Binnen onze zorgorganisatie is er een grote behoefte om tickets te kunnen delen met het team/afdeling. Weten jullie een manier waarop je een ticket, dat met een persoonlijk account is aangemaakt, op een eenvoudige manier kan delen met een heel team of afdeling, zonder het ticket met iedere collega los te delen?

Groetjes, Roxanne

Incident Management

This topic has been closed for replies.

Best answer by tverschuur

Meldingen automatisch delen met Persoonsgroepen in SSP mbv aktiereeks

Je kunt in TOPdesk werken met Persoonsgroepen.
Een Persoonsgroep kan bijvoorbeeld een team of een afdeling zijn. In dit voorbeeld bestaat Team A uit 8 personen.

Benodigdheden

Maak een vrij veld aan
- Ga naar Meldingenbeheer → Instellingen en maak een vrij veld van het type Opzoek.
- Geef dit veld de naam “Beschikbaar voor groep”.
- Herstart TOPdesk zodat het veld geactiveerd wordt.
- Na de herstart verschijnt het nieuwe veld onder Meldingenbeheer → Instellingen → Opzoeklijsten
  (en het is zichtbaar op de melding, onder het tabblad Extra information).
Vul de opzoeklijst met gewenste groepen
- Ga naar Opzoeklijsten → Beschikbaar voor groep en voeg één of meerdere groepen toe, zoals:
  - Team A
  - Secretariaat AH
- Van elke groep die je toevoegt in deze opzoeklijst moet je ook een Persoonsgroep aanmaken.
Maak de Persoonsgroepen aan
- Maak de Persoonsgroep Team A aan en voeg alle teamleden toe.
- Maak ook de Persoonsgroep Secretariaat AH aan en voeg de juiste personen toe.

Doel

De opzoeklijst die je hebt toegevoegd is nu beschikbaar in een formulier van de Selfserviceportal (SSP).

Opnemen in een SSP-formulier

Open het gewenste formulier in de SSP‑editor.
Voeg een veld van het type Opzoeklijst toe.
Klik op het potlood‑icoon en koppel het veld aan “Beschikbaar voor groep”.
Hernoem het veld bijvoorbeeld naar “Delen met groep”.

Gebruik in de SSP

De aanmelder ziet nu in de Selfserviceportal het veld Delen met groep en kan daar een groep selecteren waarmee de melding gedeeld moet worden.

Voorbeeld:
Als iemand Team A selecteert (8 personen), hoeft de aanmelder niet meer alle 8 personen handmatig toe te voegen. Een enkele keuze is voldoende.

Voorbeeld in formulier:

Automatisering

De Actiereeks kan vervolgens:

de geselecteerde Persoonsgroep uitlezen, en
alle personen binnen die groep automatisch koppelen aan de melding via “Delen met anderen”.

edwintalsma

Contributor

Op de persoonskaart zou je kunnen aanvinken dat onder Self Service Portal: Mijn aanvragen dat men meldingen mag zien van afdeling of vestiging, dan zien mensen niet alleen meer hun eigen meldingen maar ook die van collega's van dezelfde afdeling of vestiging.

P

Patricia Keijer

Contributor

Sommige van onze behandelaars gebruiken hiervoor de functionaliteit Delen. Daarmee kun je een ticket delen met anderen. Deze personen zien het ticket dan in hun Service Portal en hebben ze rechten als aanvrager. Op die manier kunnen ze ook reageren op het ticket. Dit doen wij ook als de persoon waarmee we delen ook behandelaar is.

Robin

Contributor

Bij ons zijn er functioneel beheerders en anderen die hun aangemaakte meldingen delen vanuit de SelfServiceDesk met elkaar. Zodat ze weten welke meldingen open staan bij de ICT bijvoorbeeld.

Bij het afsluiten van een melding wordt iedereen meegenomen in de afsluitmail. Zodat iedereen op de hoogte is.

Bij wijzigingen werkt dit helaas nog niet.

R

Roxanne JagerAuthor

New Member ⭐⭐⭐⭐⭐

Hi @Patricia Keijer @Robin @edwintalsma ! Dank jullie wel voor jullie reacties. Gebruikers zijn inderdaad al op de hoogte van de Delen-knop in de SSP. Echter, hier kunnen ze alleen een melding delen met specifieke personen. Onze wens zou zijn dat gebruikers een melding kunnen delen met een groep (bijv. hun team/afdeling). De optie van @edwintalsma komt nog het meeste in de buurt. Echter, dan staan al jouw aangemaakte tickets open voor het gehele team (of afdeling). In ons geval is dat ook niet helemaal wenselijk. Tenzij er bijv. een soort van privacy-optie is, dat je bepaalde tickets kan afschermen voor je team. Het blijft nog even zoeken :)

Groetjes, Roxanne

P

Patricia Keijer

Contributor

Hi @Patricia Keijer @Robin @edwintalsma ! Dank jullie wel voor jullie reacties. Gebruikers zijn inderdaad al op de hoogte van de Delen-knop in de SSP. Echter, hier kunnen ze alleen een melding delen met specifieke personen. Onze wens zou zijn dat gebruikers een melding kunnen delen met een groep (bijv. hun team/afdeling). De optie van @edwintalsma komt nog het meeste in de buurt. Echter, dan staan al jouw aangemaakte tickets open voor het gehele team (of afdeling). In ons geval is dat ook niet helemaal wenselijk. Tenzij er bijv. een soort van privacy-optie is, dat je bepaalde tickets kan afschermen voor je team. Het blijft nog even zoeken :)

Groetjes, Roxanne

Hallo Roxanne, wij hebben in onze zoektocht ook naar de optie van Edwin gekeken. Maar dit uiteindeiljk uit privacy overwegingen niet gedaan. Succes met je zoektocht. Houd ons op de hoogte.

Robin

Contributor

Ik denk niet dat het kan. Ik heb gezocht voor je. Maar wie weet.

Delen met persoonsgroepen (die je hiervoor aanmaakt) zou een mooie oplossing zijn. Dat is er nu niet volgens mij. Je zou je vraag wel als TIP kunnen indienen als het niet kan. Ik denk dat meer mensen dit erg handig vinden.

P

Patricia Keijer

Contributor

Ik denk niet dat het kan. Ik heb gezocht voor je. Maar wie weet.

Delen met persoonsgroepen (die je hiervoor aanmaakt) zou een mooie oplossing zijn. Dat is er nu niet volgens mij. Je zou je vraag wel als TIP kunnen indienen als het niet kan. Ik denk dat meer mensen dit erg handig vinden.

Hallo Robin, heb ik inderdaad ook over nagedacht. Ik ga het indienen.

Ik heb het zelfs al ingediend. Vul gerust aan met aanvullende ideeën.

tverschuurAnswer

Explorer ⭐⭐⭐⭐⭐

Meldingen automatisch delen met Persoonsgroepen in SSP mbv aktiereeks

Je kunt in TOPdesk werken met Persoonsgroepen.
Een Persoonsgroep kan bijvoorbeeld een team of een afdeling zijn. In dit voorbeeld bestaat Team A uit 8 personen.

Benodigdheden

Maak een vrij veld aan
- Ga naar Meldingenbeheer → Instellingen en maak een vrij veld van het type Opzoek.
- Geef dit veld de naam “Beschikbaar voor groep”.
- Herstart TOPdesk zodat het veld geactiveerd wordt.
- Na de herstart verschijnt het nieuwe veld onder Meldingenbeheer → Instellingen → Opzoeklijsten
  (en het is zichtbaar op de melding, onder het tabblad Extra information).
Vul de opzoeklijst met gewenste groepen
- Ga naar Opzoeklijsten → Beschikbaar voor groep en voeg één of meerdere groepen toe, zoals:
  - Team A
  - Secretariaat AH
- Van elke groep die je toevoegt in deze opzoeklijst moet je ook een Persoonsgroep aanmaken.
Maak de Persoonsgroepen aan
- Maak de Persoonsgroep Team A aan en voeg alle teamleden toe.
- Maak ook de Persoonsgroep Secretariaat AH aan en voeg de juiste personen toe.

Doel

De opzoeklijst die je hebt toegevoegd is nu beschikbaar in een formulier van de Selfserviceportal (SSP).

Opnemen in een SSP-formulier

Open het gewenste formulier in de SSP‑editor.
Voeg een veld van het type Opzoeklijst toe.
Klik op het potlood‑icoon en koppel het veld aan “Beschikbaar voor groep”.
Hernoem het veld bijvoorbeeld naar “Delen met groep”.

Gebruik in de SSP

De aanmelder ziet nu in de Selfserviceportal het veld Delen met groep en kan daar een groep selecteren waarmee de melding gedeeld moet worden.

Voorbeeld:
Als iemand Team A selecteert (8 personen), hoeft de aanmelder niet meer alle 8 personen handmatig toe te voegen. Een enkele keuze is voldoende.

Voorbeeld in formulier:

Automatisering

De Actiereeks kan vervolgens:

de geselecteerde Persoonsgroep uitlezen, en
alle personen binnen die groep automatisch koppelen aan de melding via “Delen met anderen”.

Share calls with group.json

P

Patricia Keijer

Contributor

Meldingen automatisch delen met Persoonsgroepen in SSP mbv aktiereeks

Je kunt in TOPdesk werken met Persoonsgroepen.
Een Persoonsgroep kan bijvoorbeeld een team of een afdeling zijn. In dit voorbeeld bestaat Team A uit 8 personen.

Benodigdheden

Maak een vrij veld aan
- Ga naar Meldingenbeheer → Instellingen en maak een vrij veld van het type Opzoek.
- Geef dit veld de naam “Beschikbaar voor groep”.
- Herstart TOPdesk zodat het veld geactiveerd wordt.
- Na de herstart verschijnt het nieuwe veld onder Meldingenbeheer → Instellingen → Opzoeklijsten
  (en het is zichtbaar op de melding, onder het tabblad Extra information).
Vul de opzoeklijst met gewenste groepen
- Ga naar Opzoeklijsten → Beschikbaar voor groep en voeg één of meerdere groepen toe, zoals:
  - Team A
  - Secretariaat AH
- Van elke groep die je toevoegt in deze opzoeklijst moet je ook een Persoonsgroep aanmaken.
Maak de Persoonsgroepen aan
- Maak de Persoonsgroep Team A aan en voeg alle teamleden toe.
- Maak ook de Persoonsgroep Secretariaat AH aan en voeg de juiste personen toe.

Doel

De opzoeklijst die je hebt toegevoegd is nu beschikbaar in een formulier van de Selfserviceportal (SSP).

Opnemen in een SSP-formulier

Open het gewenste formulier in de SSP‑editor.
Voeg een veld van het type Opzoeklijst toe.
Klik op het potlood‑icoon en koppel het veld aan “Beschikbaar voor groep”.
Hernoem het veld bijvoorbeeld naar “Delen met groep”.

Gebruik in de SSP

De aanmelder ziet nu in de Selfserviceportal het veld Delen met groep en kan daar een groep selecteren waarmee de melding gedeeld moet worden.

Voorbeeld:
Als iemand Team A selecteert (8 personen), hoeft de aanmelder niet meer alle 8 personen handmatig toe te voegen. Een enkele keuze is voldoende.

Voorbeeld in formulier:

Automatisering

De Actiereeks kan vervolgens:

de geselecteerde Persoonsgroep uitlezen, en
alle personen binnen die groep automatisch koppelen aan de melding via “Delen met anderen”.

Dit ga ik zeker uitproberen. Dank je wel. Dit is mij nooit verteld door TOPdesk.

Robin

Contributor

Meldingen automatisch delen met Persoonsgroepen in SSP mbv aktiereeks

Je kunt in TOPdesk werken met Persoonsgroepen.

Dit is een prachtige oplossing die ik ga aanbieden (na testen).
Vooral bij afdelingen als facilitair is het fijn om elkaars meldingen te kunnen zien.

Voor mij is dit een mooie.

Show more replies

Sign up

Login with your MyTOPdesk account

Login to the community

Login with your MyTOPdesk account